Mengencangkan Anggaran dan Meningkatkan Keamanan:Sasaran Manajemen Aset Perawatan Kesehatan

Industri dan organisasi di seluruh negeri terus merasakan dampak dari menyusutnya anggaran, peraturan yang ketat, dan meningkatnya tekanan untuk mengelola sumber daya dengan lebih baik. Tidak terkecuali industri kesehatan. Seperti yang terjadi baru-baru ini ketika ditemukan bahwa hampir $6 juta peralatan rumah sakit milik negara hilang dari rumah sakit Universitas Negeri Louisiana (LSU), dan lebih dari $15 juta peralatan yang baru dibeli tidak dilacak dengan benar sebelum digunakan.
Selain akuntabilitas keuangan yang buruk dan waktu yang terbuang untuk mencari aset yang hilang, praktik pengelolaan aset yang buruk juga dapat menimbulkan konsekuensi yang lebih serius. Ketika jutaan dolar peralatan rumah sakit hilang, tidak hanya anggaran yang terpengaruh, tetapi perawatan kritis untuk pasien juga dipertaruhkan. Kursi roda, mesin sinar-X, stetoskop, jarum suntik, perban, dan ribuan perlengkapan dan perangkat lainnya harus tersedia untuk digunakan.
Sebuah survei oleh Nursing Times menemukan bahwa lebih dari sepertiga perawat menghabiskan setidaknya satu jam mencari peralatan selama shift rumah sakit rata-rata. Hal ini tidak hanya mengakibatkan pemborosan pengeluaran, tetapi juga hilangnya waktu berharga yang dapat digunakan untuk perawatan pasien.
Selain sumber daya yang terbuang dan dampak potensial pada hasil pasien, pengelolaan aset yang buruk juga dapat mengakibatkan masalah keuangan atau peraturan. Menurut auditor yang meninjau pelaporan keuangan Divisi Layanan Perawatan Kesehatan LSU, “Kegagalan untuk menandai dan memasukkan data ke dalam sistem manajemen aset negara meningkatkan risiko bahwa aset akan disalahgunakan atau tidak ditemukan, laporan keuangan akan salah saji dan dapat mengakibatkan ketidakpatuhan terhadap undang-undang dan peraturan negara.”
Manfaat Pengelolaan Aset dengan Tag Aset
Selain menurunkan risiko penyalahgunaan aset dan membantu kepatuhan terhadap peraturan, ada banyak manfaat menggunakan tag aset untuk manajemen aset. Dari akuisisi hingga pembuangan dan semua langkah di antaranya, lokasi aset, riwayat perbaikan, kuantitas, dan nilai dapat dengan mudah dilacak menggunakan sistem pengelolaan aset dengan tag aset atau label aset.
Kontrol Inventaris yang Lebih Baik
Memiliki aset yang cukup dan berfungsi dengan baik sangat penting untuk industri perawatan kesehatan. Penting untuk mengetahui bahwa peralatan yang tepat siap digunakan saat dibutuhkan. Namun, memiliki terlalu banyak peralatan yang salah itu mahal dan menghabiskan ruang inventaris untuk barang-barang lain yang diperlukan. Rumah sakit dan organisasi layanan kesehatan lainnya dapat memanfaatkan manajemen aset untuk praktik pengendalian inventaris guna membuat keputusan yang lebih tepat mengenai inventaris fisik, seperti kapan memesan item tertentu atau kapan harus mengganti item.
Efisiensi yang Ditingkatkan
Manajemen aset yang tepat juga memaksimalkan efisiensi bagi karyawan dan peralatan mereka. Pikirkan apa yang dapat dilakukan perawat dengan jam tambahan per shift yang mereka habiskan untuk mencari peralatan. Dan begitu mereka menemukan peralatan itu, hanya untuk menemukan baterainya mati atau perangkatnya tidak berfungsi, waktu yang lebih berharga hilang. Pelacakan aset menggunakan kode batang untuk mengumpulkan data aset secara otomatis telah terbukti lebih cepat, lebih murah, dan lebih akurat daripada proses pengumpulan data manual.
Manajemen Pemeliharaan yang Lebih Baik
Salah satu cara untuk membangun efisiensi dalam pelacakan aset adalah manajemen pemeliharaan peralatan yang tepat. Tidak ada gunanya menemukan peralatan jika rusak atau tidak berfungsi dengan baik. Rumah sakit dan sistem perawatan kesehatan dapat menggunakan manajemen aset dengan kode batang untuk mengidentifikasi aset dengan benar dan memulai perintah kerja untuk aset tersebut dengan memindai label kode batang pada peralatan menggunakan pemindai kode batang genggam atau bahkan perangkat seluler dengan aplikasi pemindaian kode batang terpasang.
Kode batang juga dapat dimanfaatkan untuk pemantauan kondisi dan pengendalian persediaan suku cadang. Yang terpenting, manajemen aset dapat menggabungkan pemeliharaan prediktif. Dengan begitu, rumah sakit dapat merencanakan peralatan penting yang akan dinilai, sehingga mengurangi waktu henti peralatan.
Kemudahan dalam Memenuhi Persyaratan Kepatuhan
Peraturan pelaporan keuangan berdampak pada organisasi di industri mana pun. Selain persyaratan ini, rumah sakit dan organisasi perawatan kesehatan sering menghadapi peraturan yang lebih ketat mengenai privasi dan perawatan pasien. Untuk organisasi yang mematuhi peraturan negara bagian dan federal, lebih cepat dan lebih mudah untuk menghasilkan laporan yang akurat dengan data yang dikumpulkan secara otomatis dari praktik manajemen aset dengan label kode batang. Selain pengelolaan aset yang lebih baik, ini membantu organisasi mencegah hukuman finansial dari ketidakpatuhan terhadap peraturan.
Perawatan Pasien yang Lebih Baik
Di atas segalanya, perawatan pasien adalah fungsi terpenting bagi organisasi kesehatan. Ketika dokter, perawat, dan profesional kesehatan lainnya memiliki alat yang tepat pada waktu yang tepat dan memiliki keyakinan bahwa alat dan perangkat berfungsi dengan baik dan dikalibrasi dengan benar, kesehatan pasien akan dioptimalkan. Semakin sedikit waktu yang harus dimiliki staf layanan kesehatan untuk mencari dan menilai peralatan, semakin banyak waktu yang dapat mereka habiskan bersama pasien.
Mengetahui apa yang Anda miliki, di mana letaknya, dan apa nilainya sangat penting bagi organisasi mana pun, terutama dalam perawatan kesehatan. Memanfaatkan praktik manajemen aset otomatis memberi organisasi layanan kesehatan lebih banyak kontrol atas aset, yang berdampak pada anggaran, efisiensi, dan pada akhirnya perawatan pasien.