Melindungi Aset Kesehatan Tengah Pengangkasan Anggaran: Tujuan Manajemen Utama
Industri dan organisasi di seluruh negeri terus merasakan dampak dari anggaran yang menyusut, regulasi yang ketat, dan tekanan semakin besar untuk mengelola sumber daya dengan lebih baik. Industri kesehatan tidak terkecuali. Hal ini baru-baru ini terungkap ketika hampir $6 juta peralatan milik negara hilang dari rumah sakit Louisiana State University (LSU), dan lebih dari $15 juta peralatan baru tidak terlacak dengan baik sebelum digunakan.
Selain akuntabilitas keuangan yang buruk dan waktu yang terbuang mencari aset yang hilang, praktik manajemen aset yang buruk juga dapat memiliki konsekuensi yang lebih serius. Ketika jutaan dolar peralatan rumah sakit hilang, tidak hanya anggaran yang terpengaruh, tetapi perawatan kritis bagi pasien juga terancam. Kursi roda, mesin X-ray, stetoskop, suntikan, plester, dan ribuan perlengkapan serta perangkat lain harus selalu tersedia untuk digunakan.
Survei Nursing Times menemukan lebih dari satu perawat per tiga menghabiskan setidaknya satu jam untuk mencari peralatan selama satu shift rumah sakit rata-rata. Hal ini tidak hanya mengakibatkan pengeluaran yang sia-sia, tetapi juga kehilangan waktu berharga yang dapat digunakan untuk perawatan pasien.
Di luar sumber daya yang sia-sia dan dampak potensial pada hasil pasien, manajemen aset yang buruk juga dapat mengakibatkan masalah keuangan atau regulasi. Menurut auditor yang meninjau pelaporan keuangan Divisi Layanan Kesehatan LSU, "Kegagalan untuk memberi tag dan memasukkan data ke dalam sistem manajemen aset negara meningkatkan risiko aset akan disalahgunakan atau menjadi tidak dapat dilokalisir, laporan keuangan akan tidak akurat dan dapat mengakibatkan ketidakpatuhan terhadap hukum dan peraturan negara."
Manfaat Manajemen Aset dengan Tag Aset
Selain menurunkan risiko aset disalahgunakan dan membantu kepatuhan regulasi, ada banyak manfaat menggunakan tag aset untuk manajemen aset. Dari akuisisi hingga pengeluarannya dan semua langkah di antaranya, lokasi, histori perbaikan, jumlah, dan nilai aset dapat dengan mudah dilacak menggunakan sistem manajemen aset dengan tag aset atau label aset.
Kontrol Inventaris yang Lebih Baik
Memiliki aset yang cukup dan berfungsi dengan baik sangat penting bagi industri kesehatan. Penting untuk mengetahui peralatan yang benar siap digunakan saat dibutuhkan. Namun, memiliki terlalu banyak peralatan yang salah memakan biaya dan mengambil ruang inventaris untuk barang lain yang diperlukan. Rumah sakit dan organisasi kesehatan lain dapat menggunakan manajemen aset untuk praktik kontrol inventaris guna membuat keputusan yang lebih tepat mengenai inventaris fisik, seperti kapan memesan barang tertentu atau kapan mengganti barang.
Efisiensi yang Ditingkatkan
Manajemen aset yang tepat juga memaksimalkan efisiensi bagi karyawan dan peralatan mereka. Pikirkan apa yang dapat dilakukan perawat dengan waktu tambahan satu jam per shift yang mereka habiskan untuk mencari peralatan. Dan setelah mereka menemukan peralatan itu, hanya untuk menemukan baterai habis atau perangkat bermasalah, waktu berharga lagi terbuang. Pelacakan aset menggunakan kode batang untuk secara otomatis mengumpulkan data aset telah terbukti lebih cepat, lebih murah, dan lebih akurat daripada proses pengumpulan data manual.
Manajemen Pemeliharaan yang Ditingkatkan
Salah satu cara untuk membangun efisiensi dalam pelacakan aset adalah manajemen pemeliharaan peralatan yang tepat. Tidak ada gunanya menemukan peralatan jika itu rusak atau tidak berfungsi dengan maksimal. Rumah sakit dan sistem kesehatan dapat menggunakan manajemen aset dengan kode batang untuk dengan benar mengidentifikasi aset dan memulai pesan kerja untuk aset tersebut dengan memindai label kode batang pada peralatan menggunakan pemindai kode batang tangan atau bahkan perangkat seluler dengan aplikasi pemindai kode batang yang terinstal.
Kode batang juga dapat digunakan untuk pemantauan kondisi dan kontrol inventaris suku cadang. Yang paling penting, manajemen aset dapat mencakup pemeliharaan prediktif. Dengan cara itu, rumah sakit dapat merencanakan peralatan kritis untuk dievaluasi, mengurangi waktu henti peralatan.
Kemudahan dalam Memenuhi Persyaratan Kepatuhan
Regulasi pelaporan keuangan mempengaruhi organisasi di setiap industri. Selain persyaratan ini, rumah sakit dan organisasi kesehatan sering menghadapi regulasi yang lebih ketat mengenai privasi dan perawatan pasien. Untuk organisasi yang mematuhi peraturan negara dan federal, menghasilkan laporan yang akurat menjadi lebih cepat dan mudah dengan data yang dikumpulkan secara otomatis dari praktik manajemen aset dengan label kode batang. Selain manajemen aset yang lebih baik, ini membantu organisasi mencegah denda keuangan dari ketidakpatuhan terhadap peraturan.
Perawatan Pasien yang Lebih Baik
Di atas semuanya, perawatan pasien adalah fungsi terpenting bagi organisasi kesehatan. Ketika dokter, perawat, dan profesional kesehatan lainnya memiliki alat yang tepat pada waktu yang tepat dan yakin bahwa alat serta perangkat berfungsi dengan baik dan terkalibrasi dengan tepat, kesehatan pasien teroptimalkan. Semakin sedikit waktu staf kesehatan yang harus dihabiskan untuk mencari dan menilai peralatan, semakin banyak waktu yang dapat dihabiskan dengan pasien.
Mengetahui apa yang Anda miliki, di mana letaknya, dan berapa nilainya sangat penting untuk setiap organisasi, tetapi terutama di bidang kesehatan. Menggunakan praktik manajemen aset yang terotomatisasi memberikan organisasi kesehatan lebih banyak kontrol atas aset, yang mempengaruhi anggaran, efisiensi, dan pada akhirnya perawatan pasien.
