Mengapa CMMS Ungguli Spreadsheet: 10 Keuntungan Utama
Spreadsheet umum digunakan oleh manajer fasilitas dan pemeliharaan untuk melacak aset dan operasi yang mereka supervisi. Secara permukaan, spreadsheet terlihat seperti solusi yang wajar.
- Sebagian besar bisnis dilengkapi dengan aplikasi spreadsheet berbasis komputer.
- Mereka adalah biaya yang diharapkan dan tidak perlu dibangtukan untuk anggaran.
- Sebagian besar karyawan terbiasa menggunakannya sehingga mereka adalah solusi yang mudah digunakan yang memerlukan sedikit atau tidak pelatihan sama sekali.
- Spreadsheet memiliki kemampuan pelaporan yang cukup kuat dan dapat membuat grafik yang memukau manajemen atas.
- Manajer fasilitas dan pemeliharaan dapat mengkompilasi lembar data aset dan peralatan utama, inventaris, utilitas, lokasi, supplier, vendor, karyawan, penyewa, dan pelanggan.
Dengan semua manfaat ini, mengapa manajer akan memeriksa sistem seperti sistem manajemen pemeliharaan terkomputerisasi (CMMS), sistem manajemen fasilitas berbantu komputer (CAFM) atau perangkat lunak manajemen fasilitas (FMS)? Afinal, sistem perangkat lunak ini jauh lebih mahal (dibandingkan dengan MS Excel), kurang familiar, dan memerlukan banyak waktu dan tenaga untuk diimplementasikan dan melatih stafnya.
Ya, tampaknya manfaat spreadsheet luas tetapi kita tidak boleh mengabaikan manfaat CMMS begitu cepat, dan sebenarnya, kita harus mempertimbangkan untuk mengadopsi mereka sebagai bagian dari operasi kita. Berikut adalah 10 alasan mengapa manajer harus menggunakan perangkat lunak CMMS alih-alih spreadsheet:
1. Pelayanan pelanggan yang ditingkatkan untuk penyewa dan pelanggan
Perusahaan yang menyediakan layanan kepada penyewa dan pelanggan lain dapat meningkatkan layanan yang mereka berikan dengan perangkat lunak manajemen fasilitas dan sistem manajemen pemeliharaan terkomputerisasi (CMMS). Sistem ini memungkinkan penyewa, staf, dan pelanggan lain untuk mengajukan permintaan layanan secara real-time dan permintaan secara otomatis diarahkan kepada penyedia layanan. Pelanggan dapat di-email pembaruan status dan dengan mudah memeriksa kemajuan. Spreadsheet tidak dapat memberikan ini, dan jika manajer ingin tetap memberitahu pelanggan tentang status permintaan mereka, mereka harus melakukan ini secara manual. Memperbarui permintaan secara manual memerlukan banyak waktu, tidak dapat diandalkan, dan rentan terhadap kesalahan. Akhirnya, pelanggan dan penyewa akan lebih puas dengan perusahaan yang menggunakan sistem pemeliharaan atau manajemen fasilitas yang memberitahu mereka tentang permintaan layanan mereka.
2. Akses mudah ke dokumen penting
Manajemen fasilitas bertindak sebagai pusat terpusat untuk dokumen penting. Orang yang bekerja di departemen fasilitas dan pemeliharaan sering perlu mengakses dokumen kritis seperti rencana lantai, manual operasi, garansi, gambar, kontrak supplier dan vendor, perjanjian sewa, faktur, pesanan pembelian, dan lainnya. Semua dokumen ini dengan mudah disimpan dan diakses dalam database. Tanpa perangkat lunak, Anda bisa menghabiskan jam atau bahkan hari untuk mencari manual operasi atau gambar mekanis. Spreadsheet gagal dibandingkan dengan perangkat lunak manajemen fasilitas dan CMMS ketika datang untuk mengelola dan mengakses dokumen penting.
3. Peringatan email otomatis dan pengingat
Salah satu keuntungan terbesar CMMS dan FMS dibandingkan spreadsheet adalah kemampuan mereka untuk mengirimkan pemberitahuan dan peringatan otomatis kepada berbagai pihak. Perangkat lunak dapat dikonfigurasi untuk mengirim email dan pesan teks saat acara penting terjadi. Pemberitahuan dikirim saat permintaan layanan dibuat, item inventaris telah mencapai ambang kritis, pemeliharaan mencegah perlu dilakukan, inspeksi jatuh tempo, garansi mendekati kedaluwarsa, atau terjadi kerusakan.
Selain itu, peringatan secara otomatis dikirim saat pekerjaan tidak mendapat respons dalam periode waktu tertentu. Misalnya, jika seorang teknisi telah diberi tahu bahwa lift tidak berfungsi tetapi tidak merespons pemberitahuan dalam satu jam, manajer fasilitas akan diberi tahu sehingga mereka dapat bertindak dengan cepat. Menggunakan spreadsheet menghasilkan manajer yang reaktif dan sering bertindak saat terlambat. Sedangkan, perangkat lunak pemeliharaan memungkinkan manajer dan teknisi untuk menjadi proaktif, menghindari kerusakan, dan merespons lebih cepat.
4. Pemeliharaan mencegah yang ditingkatkan
Perangkat lunak pemeliharaan gedung memiliki fitur pemeliharaan mencegah dan terjadwal yang secara otomatis memicu pesan kerja sesuai dengan jadwal yang ditetapkan. Beberapa sistem bahkan memicu tugas saat pembacaan telah mencapai ambang kritis (PM berbasis meter). Pemberitahuan dapat dikirim sebelum acara terjadwal serta saat pemeliharaan jatuh tempo. Jika pekerjaan belum selesai, peringatan dikirim ke supervisor. Tanpa perangkat lunak, pemeliharaan mencegah dapat dengan mudah diabaikan, resulting in more frequent downtime and higher repair costs. Spreadsheet hanya sejauh dokumentasi kapan pemeliharaan mencegah dan inspeksi dijadwalkan untuk terjadi, tetapi tidak jauh lebih jauh. Jika pemeliharaan mencegah adalah prioritas di organisasi Anda, mungkin lebih baik untuk tidak bergantung pada spreadsheet.
5. Kemampuan pelaporan yang ditingkatkan
Kita semua tahu bahwa jika Anda kompeten dalam menggunakan spreadsheet, Anda dapat membuat beberapa laporan yang luar biasa. Manajemen atas terkesan ketika mereka ditampilkan dengan diagram lingkaran, diagram batang, dan diagram penyebaran. Ini menunjukkan bahwa Anda tahu hal Anda dan menaruh beberapa upaya ke dalam presentasi.
Perangkat lunak manajemen fasilitas dan pemeliharaan menyediakan kemampuan pelaporan yang setara dan lebih. Selain alat penulisan laporan yang kuat, paket perangkat lunak datang dengan laporan siap pakai yang built-in. Ini adalah laporan yang diperlukan oleh manajer termasuk; pesan kerja yang terlambat, pemeliharaan mencegah dan inspeksi yang akan datang, biaya pemeliharaan bulanan, biaya tenaga kerja dan utilizasi, analisis siklus hidup peralatan, dan tingkat inventaris untuk menyebut beberapa. Bayangkan waktu yang dibutuhkan seseorang untuk dengan benar membangun laporan ini dalam spreadsheet.
Laporan juga dapat dijadwalkan dan secara otomatis dikirim melalui email saat diperlukan. Untuk manajer yang mencintai spreadsheet mereka, laporan CMMS dapat diekstraksi dan dimodifikasi menggunakan fungsi spreadsheet. Banyak sistem pemeliharaan juga memiliki dasbor yang dapat disesuaikan yang memungkinkan pengguna untuk melihat data real-time pada indikator kinerja utama (KPI).
6. Aksesibilitas
Dalam sepuluh tahun terakhir kita telah melihat perpindahan menuju perangkat lunak berbasis web yang memungkinkan akses melalui browser. Ini pada dasarnya memberikan pengguna akses di mana saja, kapan saja asalkan ada koneksi internet. Baru-baru ini, dengan proliferasi internet nirkabel, pengguna perangkat lunak dapat mengakses database mereka dari ponsel pintar atau tablet. Pemberitahuan dan peringatan email yang sama sekarang dapat diterima secara jarak jauh, tidak membatasi pengguna pada komputer desktop. Ini menghasilkan waktu respons yang lebih cepat, lebih sedikit kertas, dan komunikasi yang lebih baik. Ketika datang untuk CMMS software vs spreadsheets, tingkat aksesibilitas ini tidak dapat dicapai dengan spreadsheet.
7. Akreditasi LEED
Menerapkan perangkat lunak manajemen fasilitas dan sistem manajemen pemeliharaan terkomputerisasi (CMMS) diakui sebagai cara efektif untuk mengurangi konsumsi energi gedung. CAFM memungkinkan manajer untuk dengan mudah melaporkan sistem yang berkinerja buruk dan membuat keputusan tepat waktu untuk kapan peralatan harus ditingkatkan atau pemeliharaan diperlukan. Perangkat lunak pemeliharaan dilengkapi dengan alat pelaporan yang mengidentifikasi peralatan yang gagal dan memungkinkan manajer untuk melihat tren. Nilai yang ditambahkan perangkat lunak ke program pemeliharaan mencegah dilihat sebagai langkah menuju operasi gedung yang lebih hijau. Itulah mengapa memiliki sistem perangkat lunak pemeliharaan yang ada mendapatkan fasilitas satu poin menuju akreditasi LEED.
8. Menambahkan catatan baru
Perangkat lunak manajemen fasilitas dan pemeliharaan melakukan pekerjaan yang lebih baik dalam mencatat peristiwa dibandingkan spreadsheet. Saat permintaan layanan diajukan, perangkat lunak secara otomatis membuat catatan nama peminta, informasi kontak, waktu dan tanggal permintaan. Perangkat lunak juga membuat catatan siapa yang merespons dan kapan dia atau dia merespons. Faktanya, perangkat lunak secara otomatis mencatat setiap transaksi. Bayangkan melakukan ini dengan spreadsheet yang melibatkan beberapa orang menambahkan catatan. Ini akan hampir mustahil.
9. Manajemen pesan kerja
CMMS dan FMS memiliki kemampuan untuk menyederhanakan seluruh proses pesan kerja menggunakan perangkat lunak pesan kerja, sesuatu yang tidak mungkin dengan spreadsheet. Dengan perangkat lunak pemeliharaan yang ada, staf dan pelanggan dapat mengajukan permintaan, yang dapat disetujui (atau ditolak) dan dikirim ke staf pemeliharaan dan vendor luar. Perangkat lunak secara otomatis mencatat waktu permintaan, kapan diterima dan setiap transaksi selama proses pesan kerja. Foto, faktur, dan dokumen penting lainnya dapat ditambahkan ke pesan kerja untuk referensi. Manajer pemeliharaan dapat dengan mudah menarik data tentang waktu respons, waktu untuk menyelesaikan dan biaya yang terlibat. Seperti yang disebutkan, pemberitahuan dan peringatan email dihasilkan sehingga semua pihak diperbarui tentang status pesan kerja. Proses manajemen pesan kerja yang lebih baik juga menghasilkan waktu respons yang lebih cepat dan mengurangi waktu henti peralatan.
10. Biaya yang diminimalkan
Jika Anda saat ini menggunakan spreadsheet, kemungkinan besar hal-hal terlewatkan. Pemeliharaan mencegah tidak dilakukan sesuai rencana. Ada hubungan terbalik antara pemeliharaan mencegah dan pemeliharaan tidak terjadwal. Waktu henti peralatan dan biaya perbaikan menurun seiring dengan meningkatnya pemeliharaan mencegah dan terjadwal. Ada penghematan biaya yang dapat diperoleh dengan dokumentasi dan pelaporan yang lebih baik tentang kinerja vendor dan teknisi, utilizasi tenaga kerja, dan kinerja peralatan. CMMS dan FMS juga memiliki alat manajemen inventaris yang memungkinkan perusahaan untuk mengoptimalkan tingkat inventaris, menjaga inventaris rendah, tetapi memiliki persediaan yang tersedia saat dibutuhkan—penghemat biaya lainnya. Memberikan manajer dengan alat pelaporan perangkat lunak pemeliharaan yang kuat memungkinkan mereka untuk membuat keputusan yang lebih baik yang menghemat uang perusahaan.
Biasanya, sistem perangkat lunak pemeliharaan menunjukkan ROI dalam kurang dari setahun dan pengurangan biaya pemeliharaan 5-15% dapat diharapkan. Pengurangan biaya bahkan lebih besar jika tidak ada sistem pemeliharaan mencegah atau terjadwal yang ada dan pemeliharaan reaktif. Banyak variabel terlibat dalam perhitungan ROI, namun mengingat manfaat CMMS yang dijelaskan dalam artikel ini, implementasi sistem manajemen pemeliharaan terkomputerisasi (CMMS) atau perangkat lunak manajemen fasilitas yang tepat dapat menjadi penghemat biaya yang besar.
CATATAN PENULIS: Kami dapat memahami keraguan Anda; perusahaan CMMS yang memberitahu Anda mengapa perangkat lunak pemeliharaan hebat bisa sedikit menunda. Namun, kami berpegang pada tidak hanya sistem CMMS kami sendiri, tetapi juga solusi perangkat lunak pemeliharaan secara umum. Dan Anda tidak perlu hanya mempercayai kata kami, klik di sini untuk membaca salah satu dari banyak cerita sukses klien.
