Lemari Arsip

Bcickground

Lemari arsip adalah perabot kantor yang ditandai dengan laci yang menyimpan kertas di folder yang ditempatkan secara vertikal. Sementara lemari tersebut terutama digunakan untuk menyimpan dokumen, mereka juga memfasilitasi pengorganisasian, penghapusan, dan penggunaan dokumen tersebut.

Sejak awal penggunaan catatan tertulis, telah diperlukan untuk mengatur dan menyimpan informasi. Metode pengarsipan kuno termasuk tablet tanah liat yang disimpan di perpustakaan, dan gulungan kulit atau papirus yang disegel dalam wadah batu atau gerabah. Metode pengarsipan lain dikembangkan kemudian. Terkadang catatan hanya disimpan di rak. Selama akhir Abad Pertengahan, juru tulis menggunakan file spindel. Alat-alat ini—pada dasarnya tongkat tajam yang menempel pada alasnya—mirip dengan garpu logam yang digunakan oleh bisnis kecil saat ini untuk menghemat kuitansi. Pengarsipan pigeonhole, di mana bundel kertas ditempatkan di rak-rak yang tersegmentasi ke dalam bilik terpisah, menjadi sesuai untuk pengarsipan skala kecil dan akses langsung. Sebaliknya, arsip yang tidak digunakan sehari-hari dapat disimpan dalam kotak atau peti. Orang juga dapat menggunakan mesin cetak untuk menyalin tanda terima dan surat ke dalam buku fotokopi, dan kotak kuat untuk menyimpan dokumen berharga.

Untuk memenuhi tuntutan bisnis yang berkembang selama akhir 1800-an, beberapa metode pengarsipan dikembangkan, di antaranya file bellow, box, dan Shannon. Perangkat ini dicatat untuk mengatur materi, baik secara kronologis atau abjad, dalam wadah kecil yang dapat dengan mudah dibuka. Pada tahun 1868, lemari pertama yang dilengkapi dengan laci tersedia, tetapi karena kertas-kertas itu diletakkan rata, pengambilannya menjadi tidak praktis.

File vertikal diperkenalkan pada Pameran Dunia 1893 di Chicago. Dr. Nathaniel S. Rosenau dikreditkan dengan gagasan tersebut, yang diambil dari metode pengarsipan kartu vertikal yang sudah ada. File vertikal adalah lemari arsip yang familiar saat ini. Model paling awal dibuat dari kayu, tetapi secara bertahap digantikan oleh file vertikal baja pada abad kedua puluh. Sementara lemari arsip sangat umum dan terkenal sehingga sering dianggap sebagai satu-satunya atau cara terbaik untuk menyimpan arsip, pakar manajemen arsip umumnya setuju bahwa arsip vertikal hanya berguna untuk kantor kecil atau arsip rumah tangga.

Sistem lain termasuk file vertikal yang lebih pendek, lebih lebar; file rak terbuka (mirip dengan rak buku); dan sistem yang dikontrol secara elektronik. Pada tahun 1940-an, sistem file kartu putar bermotor pertama ditemukan. Berkas berukuran letter bermotor segera menyusul, dan versi mekanis, horizontal, roda besar tersedia selama tahun 1950-an. Dalam dekade berikutnya, didorong oleh meningkatnya permintaan untuk file rak vertikal atau terbuka yang besar, sebuah sistem dikembangkan dengan menekan tombol dapat membawa rak atau laci setinggi mata. File kartu saat itu menggunakan sistem kartu berlubang:ketika kode yang sesuai dimasukkan, kartu file yang diinginkan akan muncul. Baru-baru ini, pemindaian elektro-optik memungkinkan penggunaan pemindai untuk menemukan folder yang dikodekan dengan benar.

Bahan Baku

Lemari arsip tipikal terdiri dari kotak yang bagian-bagiannya terbuat dari baja 18-gauge secara seragam; bagian bawah kasing mungkin tertutup atau tidak. Meskipun beberapa kotak lemari arsip, biasanya yang diproduksi untuk konsumen perorangan, terbuat dari kayu ek, baja tetap dibuat oleh Setelah die-cut atau dicap dengan ukuran yang tepat, komponen baja diarahkan dalam proses elektrostatik. Cat pada pistol cat diberi muatan positif, sedangkan bagian kabinet diberi muatan negatif. Muatan yang berlawanan menyebabkan cat menempel secara merata ke permukaan kabinet.
Setelah pengecatan, komponen-komponen dilas bersama-sama dalam proses yang dikenal sebagai pengelasan titik. Satu elektroda ditempatkan pada setiap bagian, dan arus listrik dilewatkan di antara mereka. Panas yang dihasilkan oleh arus menyatukan bagian-bagian tersebut. jauh bahan yang paling umum digunakan untuk lemari arsip bisnis. Seperti halnya, kompresor (mekanisme yang dapat disesuaikan yang bergerak ke belakang atau ke depan untuk menahan sejumlah besar atau lebih kecil file secara tegak lurus) juga terbuat dari baja, dan keduanya biasanya dicat. Untuk memastikan hasil akhir yang tahan lama, cat epoksi khusus diterapkan secara elektrostatis. Cat epoksi didasarkan pada resin sintetis yang kekuatannya berasal dari polimer kondensasi, molekul yang membentuk rantai ketat selama proses kondensasi. Lukisan elektrostatik memerlukan pengaplikasian cat dengan satu muatan ke objek dengan muatan yang berlawanan; perbedaan muatan menyebabkan cat melekat erat pada benda. Aksesori kabinet termasuk pegangan dan pemegang label kartu, keduanya kemungkinan terbuat dari aluminium anodized. Mekanisme geser dan bantalan bola biasanya baja, sedangkan rol biasanya terbuat dari nilon kepadatan tinggi.

Beberapa lemari arsip dibuat agar tahan api. Lemari seperti itu lebih berat karena dindingnya dibangun dengan ruang enkapsulasi khusus yang diisi dengan vermikulit (mineral tanah liat yang ringan dan sangat menyerap air) dan beberapa galon air. Ketika lemari arsip dipanaskan dengan adanya api, vermikulit meleleh dan air berubah menjadi uap, sehingga menerima panas dan menjaga dokumen tetap dingin.

Manufaktur
Proses

Menyiapkan komponen baja

• 1 Baja 18-gauge dari mana sebagian besar komponen lemari arsip dibuat dibeli dalam jumlah besar. Ini dapat mencapai pabrik dalam gulungan dengan lebar 11,8 hingga 15,7 inci (0,3 hingga 4 meter), atau, untuk komponen yang lebih besar seperti dinding lemari arsip, dalam lembaran dengan beberapa ukuran:9,8 kali 12 kaki atau 8 kali 9,8 kaki (3 kali 3,66 meter atau 2,44 kali 3 meter).
• 2 Untuk membuat komponen kecil seperti kompresor, pita baja dari kumparan digulung ke mesin yang memotongnya dengan cetakan. Untuk membuat rak atau pembagi, gulungan dibuka dan dicap dengan mesin press. Untuk membuat bagian samping, atas, dan bawah lemari arsip, lembaran baja besar dipotong sesuai ukuran. Bagian lemari yang lebih kuat, seperti gusset, rusuk, dan panel ujung, dibuat hanya dengan melipat baja satu, dua, atau tiga kali, tergantung pada seberapa besar kekuatan yang diinginkan, dan ditumbuk untuk membentuk bagian yang tebal dan berlapis.

Melukis komponen

• 3 Dua jalur perakitan, satu untuk suku cadang besar, dan satu lagi untuk suku cadang kecil, disiapkan untuk pengecatan. Untuk menghasilkan hasil akhir yang luar biasa, konvensional Lemari arsip vertikal lengkap mencakup kompresor, mekanisme geser, dan pegangan untuk setiap laci. Kabinet yang berkualitas akan tahan terhadap karat, jatuh, dan benturan. atau, lebih sering, cat epoksi digunakan dalam pistol elektrostatik. Metode efektif ini menyebarkan cat dalam bentuk bubuk, hanya menghasilkan satu persen limbah. Lukisan elektrostatik bekerja paling baik dalam ruang hampa, jadi area 23 inci (58 sentimeter) di sekitar objek yang akan dicat dibersihkan. Kawat aluminium mengalir dari pistol cat ke kabinet untuk membumikannya. Sementara cat diberi muatan positif, komponen yang akan dicat menerima muatan negatif. Pistol kemudian mengirimkan cat keluar melalui kepala kecil yang ditangkupkan yang berputar untuk menutupi semua permukaan, bahkan yang tidak rata, secara merata. Setelah penyemprotan, bagian-bagiannya dipanaskan untuk mengamankan cat. Ikatan kuat yang terbentuk antara cat dan bagian yang bermuatan berbeda menghasilkan hasil akhir yang tahan lama.

Pengelasan komponen kabinet

• 4 Setelah dicat, bagian atas, bawah, dan samping kabinet dilas menjadi satu. Bagian-bagiannya dipegang dengan stabil dalam jig, perangkat yang menyerupai catok. Lemari arsip dilas di tempat, artinya pengelasan dilakukan secara berkala antara dua lembar logam yang tumpang tindih. Selama pengelasan titik, sumber daya arus tinggi bertegangan rendah dengan dua elektroda, satu di setiap sisi sambungan, ditempatkan di satu titik, dan diberi tekanan. Arus dihasilkan di antara dua elektroda, dan hambatan logam terhadap arus menghasilkan panas yang mengikat kedua lembaran menjadi satu. Metode ini juga dikenal sebagai pengelasan hambatan listrik.

Merakit kabinet

• 5 Mekanisme geser tempat laci bergerak biasanya dibeli dari produsen khusus dan ditempatkan di dalam dudukan yang dibaut pada tempatnya di dalam kabinet. Laci kemudian dirakit. Beberapa komponen, seperti gerendel atau pemegang label kartu, hanya dimasukkan ke dalam lubang yang telah dipotong sebelumnya pada baja dan dijepit pada tempatnya. Bagian lain, seperti pegangan, dibaut ke tempatnya.

Kontrol Kualitas

Tujuan lemari arsip yang paling jelas adalah untuk menyimpan dokumen, tetapi fungsi lain yang kurang jelas adalah melindungi dokumen dari debu, air, cahaya, angin, dan, dalam kasus lemari arsip tahan api, api. Lemari arsip yang berkualitas akan tahan terhadap karat, jatuh, dan benturan. Barisan kertas yang panjang dan padat bisa sangat berat:laci file ukuran letter penuh dapat memiliki berat sekitar 260 hingga 310 pon (120 hingga 140 kilogram). Lemari arsip yang dibangun dengan benar dapat menangani beban ini. Mekanisme laci harus dalam keadaan baik selama masa pakai lemari arsip. Kompresor harus tetap berfungsi untuk menahan kertas-kertas dengan erat. Laci tidak boleh terbuka secara tidak sengaja, tetapi laci harus terbuka dengan lancar saat tidak terkunci (persyaratan ini biasanya bergantung pada mekanisme geser yang dilumasi dua kali setahun).

Salah satu metode pengujian melibatkan masa pakai lemari arsip yang panjang. Berat yang dibutuhkan untuk membuka laci ditentukan dengan menggunakan timbangan pegas. Bobot ini dipasang pada pintu, yang kemudian dibuka dan ditutup setidaknya 50.000 kali untuk mensimulasikan penggunaan selama dua puluh tahun.

Toleransi dan dimensi juga penting dalam membuat lemari arsip, karena, meskipun dimensi tinggi, lebar, dan kedalaman mungkin sedikit berbeda dari pabrikan ke pabrikan, lemari arsip harus dibuat agar sesuai dengan ukuran folder standar. Untuk memudahkan pengambilan, ruang laci untuk folder biasanya sekitar satu sentimeter lebih lebar dari folder standar.

Lemari arsip tahan api memiliki sistem peringkat yang menunjukkan kisaran suhu di mana dokumen akan tetap terlindungi. Minimal, dokumen akan aman pada suhu 354 derajat Fahrenheit (177 derajat Celcius). Bahkan pada 1704 derajat Fahrenheit (927 derajat Celcius), dokumen akan aman selama satu jam. Iklim yang ideal untuk dokumen akan menawarkan suhu antara 68 dan 78 derajat Fahrenheit (18-24 derajat Celcius) dengan kelembaban relatif 50 persen.

Masa Depan

Tren terbaru dalam lemari arsip adalah kemungkinan hilangnya mereka dari kantor yang terkomputerisasi. Prognostikator tahun 1960-an dan 1970-an membayangkan kantor tanpa kertas di mana informasi akan disimpan dengan rapi di—dan dapat diambil dengan mudah dari—komputer hemat-ruang floppy disk dan database. Namun, terlepas dari prevalensi komputer, baru-baru ini pada tahun 1990, sepenuhnya 95 persen dari semua dokumen kantor ada di atas kertas, dengan satu juta lembar kertas per menit dibuat di Amerika Serikat saja. Pada saat ini, komputer sering tampak hanya berfungsi sebagai sarana lain untuk menghasilkan kertas, atau hard copy. Keakraban dengan dan preferensi untuk dokumen kertas akan, setidaknya dalam waktu dekat, memerlukan penggunaan lemari arsip yang berkelanjutan.