Selesaikan Lebih Banyak Pekerjaan Pemeliharaan dengan Perencanaan yang Tepat

Pemodal terkenal Bernard Baruch sering dikutip mengatakan, "Dua dan dua masih dan akan selalu sama dengan empat." Ini, beberapa orang akan mengatakan, konsep kuno semakin tidak disukai dalam beberapa tahun terakhir, karena jelas pembatasan aritmatika dasar bukanlah sesuatu yang harus terus mengikat kita di dunia baru yang berani saat ini.

Jauh lebih berguna jika dua dan dua bisa sama:

• Apa pun yang diharapkan analis (atau lebih baik).
• Apa pun yang diinginkan bos Anda.
• Apa pun yang membuat proyek saat ini dapat dibenarkan.

Dengan mengingat hal ini, beberapa matematika yang tampak aneh yang benar-benar berfungsi dalam pemeliharaan tanaman adalah aturan bahwa:
“10 dikurangi 1 sama dengan 16,5.”

Aturan ini sangat membantu dengan aturan lain yang hampir selalu benar:
“Di sebagian besar pabrik, tidak pernah ada cukup petugas pemeliharaan.”

Jika saya memiliki 10 mekanik perawatan dan backlog terus bertambah, bagaimana Anda bisa menyelesaikan lebih banyak pekerjaan perawatan?

Mempekerjakan lebih banyak orang biasanya merupakan proses yang panjang dan sulit, dan selalu bagian terlama dan tersulit adalah mendapatkan persetujuan (biasanya memang demikian).

Kontraktor adalah pilihan dan pasti akan menyelesaikan pekerjaan (dan biasanya yang terbaik untuk tugas khusus), tetapi mereka dapat menghabiskan anggaran dengan cukup cepat.

Lembur menghabiskan anggaran juga, dan juga membuat orang kelelahan setelah tidak terlalu lama.

Anda juga bisa mengalahkan semua orang untuk menyelesaikan lebih banyak, tetapi itu menjadi kontraproduktif dengan cukup cepat. Plus, karena Anda biasanya bekerja dalam proses yang rusak untuk memulai, berapa banyak lagi yang bisa Anda selesaikan? Etos kerja (kecuali dalam beberapa kasus) tidak menjadi masalah. Namun, frustrasi bisa saja terjadi.

Atau, Anda bisa hidup (atau mencoba), seperti yang dilakukan banyak orang, dengan kecemasan, kegembiraan, frustrasi, dan konsekuensi dari tidak menyelesaikan apa yang benar-benar perlu dilakukan.

Tetapi misalkan Anda mengambil mekanik terbaik dan terorganisasi Anda dan menempatkannya dalam peran perencanaan, menuntut dia dan kelompoknya dengan menggunakan dia semata-mata sebagai sumber daya untuk bekerja dengan mereka untuk:

• Identifikasi cara terbaik dan tercepat dalam melakukan suatu pekerjaan.

• Identifikasi bahan, alat, dll., yang diperlukan untuk melakukan pekerjaan itu dengan cara terbaik. Dengan cara ini, mereka dapat dipersiapkan sebelumnya.

• Bekerja dengan supervisor (atau penjadwal) untuk membuat jadwal berdasarkan waktu sumber daya yang realistis.

Dengan cara ini, Anda menyelesaikan lebih banyak hal dengan orang-orang yang Anda miliki hanya dengan tidak membuang waktu mereka. (Percaya atau tidak, mayoritas orang justru menyukai ini.)

Tentu saja, berkali-kali tanggapan terhadap proposal ini adalah berbagai ekspresi warna-warni, semuanya tidak menarik dan menimbulkan keraguan yang tidak baik tentang berbagai atribut dan keturunan dari si pengusul. Yang lebih ringan meliputi:

• “Bagaimana kita bisa melepaskan mekanik untuk menjadi perencana? Terlalu banyak pekerjaan yang harus diselesaikan.”

• “Anda ingin kami mengeluarkan mekanik terbaik kami dari angkatan kerja dan memintanya mengerjakan dokumen? Apakah kamu gila?”

Tetapi angka-angka yang dikumpulkan oleh berbagai survei terkemuka selama bertahun-tahun biasanya dan secara konsisten menunjukkan bahwa pengaturan pekerjaan pemeliharaan yang tidak direncanakan biasanya menghasilkan waktu kerja aktual (atau disebut waktu putar kunci pas) sekitar 35 persen dari waktu mekanik yang tersedia. Sisa waktu dihabiskan dengan banyak cara lain, termasuk:

• Bepergian ke dan dari lokasi kerja dan berbagai tempat lainnya (toko perawatan, ruang suku cadang, ruang makan, kamar kecil, dok penerima, kantor supervisor, kantor insinyur, kantor manajer produksi, dll.)

• Menunggu peralatan tersedia (mundur dari jadwal karena kerusakan sebelumnya)

• Menentukan bagaimana melakukan pekerjaan dan bahan apa, dll., yang dibutuhkan (bepergian ke semua tempat di atas dan berkonsultasi dengan mereka)

• Mendapatkan bahan (setelah Anda menemukannya; jika tidak, maka Anda harus melalui proses penentuan lagi)

• Mendapatkan alat (kecuali orang lain menggunakannya atau tidak mengembalikannya, maka Anda memiliki proses pencarian)

• Mendapatkan bantuan saat dibutuhkan (bepergian dan berkonsultasi lagi)

• Pembersihan pekerjaan (jika Anda pernah menyelesaikannya)

• Pembersihan alat (jika Anda pernah menyelesaikannya)

• dll.

Survei yang sama biasanya menunjukkan bahwa dengan dasar yang terencana dan terjadwal dengan baik, waktu kerja aktual meningkat menjadi sekitar 65 persen dari waktu yang tersedia dengan semua komponen waktu non-kerja berkurang secara signifikan.

Jadi, jika Anda mengubah satu mekanik dari 10 menjadi perencana, Anda memiliki sembilan mekanik yang bekerja pada 65 persen vs 35 persen sebelumnya. Jadi, secara efektif Anda sekarang memiliki 16,5 dari 35 persen mekanik Anda saat ini.

Anda baru saja menambahkan 6,5 mekanik dengan pindah ke pekerjaan yang direncanakan dan dijadwalkan.

• Atau, “10 dikurangi 1 sama dengan 16,5″
• Atau, “Beli 1 gratis 6,5”

Berdasarkan ini, bagaimana Anda bisa tidak berkomitmen pada seorang perencana? Beberapa orang akan berkata, “Sebagian besar pekerjaan kami adalah pekerjaan darurat tanpa waktu untuk perencanaan, jadi bagaimana seorang perencana dapat membantu?” Nah, kuncinya hanya untuk memulai.

Harus ada pekerjaan yang dilakukan pada waktu henti yang dijadwalkan, di mana ada waktu untuk perencanaan. Mulailah dengan itu. Jika Anda mulai menyelesaikan pekerjaan perbaikan terjadwal lebih cepat dan lebih baik (atau bahkan mendekati waktu yang Anda perkirakan) dalam waktu henti yang dijadwalkan, maka secara menakjubkan Anda mulai dapat menyelesaikan pekerjaan pemeliharaan pencegahan dalam waktu henti yang dijadwalkan daripada dilewati.

Tanpa inspeksi PM, tidak ada harapan untuk lolos dari banyak pekerjaan darurat. Tapi dengan mereka, ada.

Inspeksi menghasilkan perintah kerja untuk lebih banyak pekerjaan perbaikan tidak langsung yang dapat direncanakan dan dijadwalkan — pekerjaan yang benar-benar Anda selesaikan (dan lakukan dengan benar). Pekerjaan darurat — penggunaan sumber daya yang paling tidak efisien — mulai berkurang. Anda kemudian mulai memulai siklus kebaikan.

Banyak hal baik lainnya juga mulai terjadi — yang utama adalah Anda mulai mendapatkan lebih banyak kredibilitas. Itu membuka banyak pintu.

Tentu saja, pengurangan dramatis tidak terjadi dalam semalam. Ada pelatihan individu dan kelompok, mengembangkan proses, mendapatkan penerimaan dan komitmen untuk menjalankan proses, dan beberapa pengaturan sistem. Tapi itu mulai memiliki efek yang sangat cepat. Mulai saja.

OKE. Jadi Anda tidak langsung mendapatkan semua mekanik tambahan Anda, tetapi Anda mulai mendapatkan beberapa. Bahkan jika Anda tidak mendapatkan sistem perencanaan dan penjadwalan yang cukup baik untuk mendapatkan semuanya, Anda masih jauh di depan Anda.

Komentar yang selalu saya dengar setelah sistem perencanaan diterapkan adalah, “Kami baru saja menyelesaikan lebih banyak pekerjaan.” Sungguh menakjubkan bagaimana hal itu membantu.

Tentang Penulis

Saat ini bekerja sebagai konsultan, John Crossan pensiun setelah menghabiskan 30 tahun lebih dengan Perusahaan Clorox. Perannya selama 14 tahun terakhir terutama difokuskan pada peningkatan operasi dengan mendorong instalasi dan implementasi berkelanjutan dari mekanisme prosedural manufaktur dan pemeliharaan dasar di 30 pabrik yang bervariasi di AS dan Kanada. Sebelum Clorox, John juga memegang peran operasional dan teknik dengan Johnson &Johnson dan Burndy Corporation. Dia dapat dihubungi melalui email di [email protected] atau online di www.johncrossan.com.