Membangun Kemitraan Mulus antara Perencanaan Pemeliharaan dan Operasi Storeroom

Ketika perencanaan pemeliharaan tidak terstruktur, storeroom mengalami penggunaan bagian yang tidak teratur, safety stock yang melonjak, biaya yang lebih tinggi, dan frustrasi yang meluas. Computerized Maintenance Management System (CMMS) yang tidak dikonfigurasi dengan baik dapat memparah masalah. Artikel ini menjelaskan cara memecah silo dan membentuk kemitraan produktif di mana aktivitas perencanaan dan storeroom bersimpang.

Temuan Umum

Di seluruh pabrik, pendekatan terhadap perencanaan pemeliharaan, penjadwalan, dan manajemen storeroom MRO sangat berbeda. Observasi berikut, yang diambil dari penilaian dan pengalaman nyata, menggambarkan jebakan umum:

• Hanya sekitar 10% perencana/pengatur yang dimanfaatkan sepenuhnya.
• Sebagian besar organisasi menggabungkan perencanaan dan penjadwalan dalam satu peran, daripada memisahkan fungsi-fungsi.
• Storeroom sering menyimpan lebih dari 50% suku cadang usang—bagian yang tidak lagi dibutuhkan oleh pabrik—membuang sumber daya yang berharga setiap tahun.
• Di 45% storeroom yang disurvei, silo masih ada antar departemen.
• Perencana menghabiskan rata-rata lima jam per hari kerja delapan jam untuk mencari dan mencari bagian yang diperlukan untuk pekerjaan terjadwal.
• Hanya 10% waktu perencana yang dikonsentrasikan pada perencanaan yang benar.
• Hampir 65% storeroom melaporkan komunikasi antar departemen yang buruk, yang mengakibatkan biaya berlebihan dan kehilangan peluang.
• Lebih dari 30% storeroom tidak melakukan cycle counting.
Hampir 45% storeroom bergantung pada satu KPI—nilai inventori—mengabaikan metrik kinerja lainnya.
• Teknisi pemeliharaan membuang 22% hari mereka untuk mencari bagian.
• Sebagian besar organisasi baik gagal mendokumentasikan proses kunci atau menyimpan dokumentasi dalam lubang hitam digital yang tidak dapat diakses.

Tantangan ini dapat terasa memberatkan—seperti memakan seekor gajah. Namun, kemajuan dapat dicapai dengan memecah masalah menjadi potongan yang dapat dielola dan mengembangkan peta jalan yang jelas dan bertahap.

Anda mungkin bertanya, “Di mana saya memulai?” Dengan prosedur yang buruk ditulis dan ketergantungan pada pengetahuan tribal, lebih baik memulai dengan menjelaskan proses inti.

Proses Sebelum Alat

Di banyak fasilitas, staf pemeliharaan dan storeroom berkomunikasi melalui CMMS atau Enterprise Asset Management (EAM) yang mengotomatisasi alur kerja. Idealnya, proses bisnis ini didefinisikan sebelum sistem diluncurkan. Sayangnya, itu tidak selalu terjadi.

Audit proses sangat penting untuk mencegah kebiasaan buruk menjadi praktik standar. Ketika deviasi terdeteksi, investigasi apakah perubahan lingkungan memjustifikasi perilaku baru.

Kaji proses setiap 18 bulan untuk mendorong perbaikan berkelanjutan. Teknik lean seperti value-stream mapping dapat mengungkap peluang efisiensi yang tersembunyi.

Peta proses memaparkan peran: siapa yang melakukan apa, kapan, dan bagaimana. Dari peta ini, buat matriks RACI untuk menetapkan tanggung jawab, akuntabilitas, konsultasi, dan kebutuhan informasi. Meskipun memakan waktu, klarifikasi ini menghilangkan duplikasi upaya—seperti skenario di mana quotation perencana dibuang oleh pembeli storeroom.

Konfigurasi CMMS/EAM

Setelah proses dikodekan, sematkan ke dalam CMMS. Konfigurasi yang tepat bergantung pada hierarki lokasi fungsional dan peralatan yang akurat. Penomoran peralatan harus berhenti setelah strategi pemeliharaan berakhir; level yang lebih dalam mewakili bagian.

Banyak implementasi melupakan data nama plate detail dan gagal mengisi Bill-of-Materials (BOM) dari manual produsen atau gambar proyek. BOM yang komprehensif—termasuk item stok dan non-stok—mengurangi waktu yang dihabiskan tim pemeliharaan dan storeroom untuk mencari bagian.

Pengumpulan dan pengisian data berkelanjutan sangat penting. BOM yang akurat memberdayakan manajer storeroom untuk membuat keputusan persediaan yang tepat dan memastikan setiap bagian memiliki hubungan “where-used” yang didokumentasikan.

Jabat Tangan Komunikasi

Komunikasi yang buruk sering muncul karena antarmuka antar fungsi tidak formal. CMMS dapat memformalkan interaksi ini. Pikirkan setiap antarmuka sebagai jabat tangan yang mengonfirmasi alur informasi:

• Perencana ke procurement atau pembeli storeroom.
• Procurement ke storeroom (jika procurement adalah fungsi terpisah).
• Storeroom ke scheduler—pekerjaan siap untuk dijadwalkan.
• Scheduler ke storeroom untuk pengiriman kit atau pengiriman.
• Pemeliharaan kembali ke storeroom untuk bagian kit yang tidak digunakan atau item yang dapat direkonstruksi.

Status flag dalam CMMS—seperti Awaiting Materials, Ready to Schedule, Scheduled, Completed, dan Closed—melacak kemajuan. Lengkapi dengan pembaruan verbal, rapat, dan email, diarahkan oleh daftar periksa rapat untuk menghindari langkah kritis yang terlewat.

John Kotter memperingatkan bahwa kita kurang berkomunikasi dengan faktor 10 hingga 100. Memanfaatkan metrik bersama—misalnya, mean time to repair (MTTR) atau inventory turnover—menyelaraskan semua pemegang kepentingan menuju tujuan keandalan aset bersama.

Pembelian di Luar Proses Storeroom

Beberapa organisasi menggunakan purchase cards atau pembelian ad-hoc untuk melintasi hambatan proses. Meskipun cepat, praktik ini dapat menyebabkan:

• Pembelian yang tidak terkait dengan aset atau item inventori, merusak integritas BOM.
• Ketidakmampuan untuk melacak biaya pemeliharaan yang sebenarnya.
• Kehilangan data penggunaan bagian, mencegah perhitungan persediaan dan safety stock yang akurat.
• Ketidakmampuan untuk merotasi inventori, menyebabkan kedaluwarsa usia rak item seperti V-belt atau bantalan.

Pastikan semua pembelian melewati CMMS sehingga bagian dapat dilacak, dikeluarkan, dan dirotasi secara efektif.

Menyatukan Semuanya

Keberhasilan bergantung pada tujuan bersama: keandalan, ketersediaan, pengurangan biaya, keselamatan, kepatuhan lingkungan, dan kualitas. Fungsi pemeliharaan dan storeroom harus menjadi mitra yang setara, bukan subordin satu sama lain. Kolaborasi saling membuka nilai penuh dari kedua fungsi.

Baca lebih lanjut tentang perencanaan dan penjadwalan pemeliharaan:

The What, Why and How of Wrench Time

Time Zones Create Maintenance Planning Lag

How a Planner and Scheduler Should Deal with an Urgent Job

Artikel ini sebelumnya diterbitkan dalam Reliable Plant 2019 Conference Proceedings.