Rapat pagi:Perencanaan dan penjadwalan pemeliharaan
Di seluruh dunia, sebagian besar pabrik mengadakan rapat pagi. Sebagai konsultan, saya telah diminta untuk duduk di banyak pertemuan ini, dan kesimpulan saya dari pengalaman ini adalah bahwa kebanyakan dari mereka tidak terlalu efektif atau berarti bagi para peserta.
Pertama-tama, fokus pertemuan sering kali pada peristiwa masa lalu. Misalnya, setiap departemen melaporkan apa yang terjadi kemarin, dan sangat sedikit waktu yang dihabiskan untuk rencana hari ini. Selain itu, lebih sedikit waktu yang dihabiskan untuk kegiatan yang harus dilakukan besok dan seterusnya. Skenario terburuk
Izinkan saya memberi tahu Anda sedikit tentang rapat paling tidak efektif yang pernah saya hadiri dengan menjelaskan kasus umum. Pada pertemuan ini, ruangan menjadi bising, orang harus berdiri karena tidak ada tempat duduk, dan tidak ada alat bantu visual seperti overhead projector, flip chart atau papan tulis.
Selain itu, pemimpin rapat tidak memimpin rapat sama sekali dan sering berbicara dengan suara rendah, sehingga tidak dapat didengar. Peserta menerima laporan produksi terbaru dan diminta – satu per satu – untuk membaca bagian yang menjadi tanggung jawabnya. Pada titik ini, adalah umum untuk melihat bahwa orang tidak mendengarkan bagian dari laporan produksi yang tidak secara langsung berlaku untuk mereka. Selain itu, ketika mereka membaca bagian mereka sendiri, orang lain juga tidak mendengarkannya.
Dalam skenario yang paling buruk, pengrajin pemeliharaan tidak mulai bekerja di pagi hari sampai mereka berbicara dengan supervisor mereka. Hal ini sering menyebabkan keterlambatan pekerjaan karena supervisor menghadiri rapat pagi jam 8 pagi, sedangkan kru datang jam 7 pagi. Dari pengalaman yang panjang, kru belajar bahwa jadwal kerja dan tugas kerja sering berubah akibat rapat pagi. . Oleh karena itu, mereka menunggu hingga supervisor kembali dari rapat pagi sekitar pukul 08.30 untuk mulai bekerja hari itu.
Membuat rapat yang lebih efektif
Untuk meningkatkan efektivitas pertemuan pagi di pabrik Anda, saya sarankan Anda menanyakan beberapa pertanyaan dasar berikut kepada diri Anda sendiri:
- Mengapa saya menghadiri rapat?
- Apakah saya hadir karena pabrik kami selalu mengadakan pertemuan itu setiap hari jam 8 pagi?
- Apakah saya harus hadir karena ini adalah cara paling efisien untuk organisasi untuk menerima informasi tentang apa yang terjadi tadi malam?
- Apa yang diharapkan peserta lain dari saya, dan apa yang saya harapkan dari mereka?
- Apakah ada cara untuk meningkatkan komunikasi di pertemuan ini? Misalnya, dapatkah saya mempersiapkan bagian presentasi saya dengan bagan dan alat bantu visual lainnya dan berharap orang lain mengikuti contoh?
- Apakah kita perlu mengadakan pertemuan ini setiap hari, atau apakah itu cukup untuk memilikinya pada hari Senin dan Jumat?
- Apakah kita perlu mengadakan pertemuan ini di pagi hari, atau bisa kita pindah ke tengah hari dan kemudian fokus pada kegiatan besok?
Karakteristik pertemuan yang efektif
Beberapa pertemuan yang sangat efektif yang saya hadiri memiliki beberapa karakteristik berikut:
- Pemimpin memimpin rapat, dan dia dapat secara jelas terdengar di seluruh ruangan.
- Rapat dimulai tepat waktu dan berakhir tepat waktu.
- Alat bantu visual digunakan, dan hanya informasi yang berarti bagi sebagian besar hadirin disajikan. Terutama rapat yang efektif menyajikan semua informasi mereka menggunakan Power Point atau perangkat lunak presentasi lainnya yang diproyeksikan pada layar besar.
- Pertemuan berfokus pada mengkomunikasikan informasi penting, menjelaskan hasil terkini dan mendefinisikan masalah yang harus dipecahkan.
- Setiap pertemuan mencakup tiga hingga lima menit pengajaran/diskusi merusak.
Tidak ada rapat?
Secara pribadi, saya percaya ada baiknya mengadakan rapat jika itu produktif, dan sudah pasti bahwa peserta harus menyertakan orang-orang operasi dan pemeliharaan di minimal. Jika tujuan rapat Anda adalah untuk menyebarkan informasi, terkadang Anda dapat melakukannya dengan menggunakan televisi internal dan jaringan komputer. Dengan kemampuan tersebut, Anda mungkin dapat mengadakan lebih sedikit rapat.
Tentang penulis:
Christer Idhammar adalah presiden IDCON Inc., keandalan berbasis Raleigh, N.C. dan manajemen pemeliharaan perusahaan konsultan yang berspesialisasi dalam pendidikan, pelatihan, dan implementasi operasi yang ditingkatkan, keandalan dan manajemen pemeliharaan praktek. Untuk mempelajari lebih lanjut, kunjungi www.idcon.com atau e-mail [email protected].
