Mengoptimalkan Inventaris MRO: Cara Menetapkan Tingkat Stok yang Efektif

Pada tahun 1960, iklan TV terkenal bertanya, "Apakah tiga cukup? Apakah enam terlalu banyak? Anda tidak pernah tahu dengan prunes." Jika Anda ingat iklan tersebut, itu menyoroti kebenaran sederhana: jumlah yang tepat tergantung pada situasi. Jika tidak, pencarian cepat untuk Fletcher's Castoria akan mengingatkannya.

Hari ini, banyak gudang cadangan MRO menghadapi dilema yang sama. Apakah tiga unit cukup? Apakah enam berlebihan? Ketika ditanya bagaimana menentukan tingkat stok yang tepat, jawaban umum adalah "tergantung." Artikel ini menguraikan pertimbangan kunci dan memperkenalkan metode praktis untuk menetapkan tingkat stok yang menyeimbangkan layanan dan biaya.

Sebelum mengevaluasi tingkat stok, tanyakan apakah suatu item memang perlu disimpan. Beberapa berargumen bahwa cadangan cadangan kritis harus selalu ada; yang lain berpendapat bahwa hanya item kritis yang harus disimpan. Intisari perdebatan itu valid: beberapa bahan harus dengan mudah tersedia setiap saat. Namun, *dengan mudah tersedia* tidak selalu berarti tersedia atau di lokasi. Jika suatu bagian dapat diperoleh dalam waktu yang tidak membahayakan operasi atau menimbulkan risiko yang tidak dapat diterima, mungkin tidak perlu menyimpannya di inventaris. Persekutan, stok vendor, dan serupa dapat mengurangi waktu tunggu hingga titik di mana penyimpanan di lokasi menjadi redundan.

Asumsikan Anda memutuskan bagian harus disimpan, pertanyaan berikutnya adalah bagaimana menentukan tingkat yang tepat dan siapa yang harus membuat keputusan itu. Beberapa perusahaan bergantung pada perangkat lunak dan model statistik untuk menghitung titik pemesanan ulang, tetapi metodologi harus transparan dan selaras dengan kritikalitas bagian, probabilitas kegagalan, dan keandalan vendor. Jika alat hanya mengeluarkan angka yang tidak dapat Anda tafsirkan, nilainya diragukan. Biaya, tanggung jawab atas kekurangan stok atau inventaris berlebihan, dan kesederhanaan pendekatan semuanya harus dipertimbangkan.

Model Titik Pemesanan

Sebagian besar bagian MRO menggunakan metode Titik Pemesanan. Gambar 1 mengilustrasikan konsep dasarnya.

Gambar 1. Model Titik Pemesanan

Diagram menunjukkan bagaimana penggunaan mengurangi inventaris yang ada hingga titik pemesanan ulang tercapai, memicu pesanan pengisian ulang. Permintaan terus berlangsung selama waktu tunggu, dan saat pesanan tiba, inventaris meningkat dengan jumlah pemesanan ulang. Pola gergaji yang dihasilkan menjaga inventaris fluktuasi antara maksimum dan minimum.

Saat titik pemesanan ulang dan jumlah ditetapkan dengan benar, layanan terjamin dan inventaris dikelola dengan efisien. Dalam kenyataan, permintaan dapat tidak teratur, vendor tidak andal, dan waktu tunggu bervariasi. Oleh karena itu, stok aman harus menahan fluktuasi pasokan dan permintaan sambil menjaga inventaris pada tingkat yang dapat diterima.

Item baru sering meminta pemohon mengisi formulir permintaan stok dengan kuantitas *minimum* dan *maksimum*. Nilai-nilai ini sering diterima tanpa validasi, yang mengakibatkan kekurangan stok atau inventaris berlebihan yang bertahan karena parameter jarang ditinjau kembali.

Pendekatan yang lebih baik memeriksa setiap parameter penyimpanan secara mendalam. Pertama, titik pemesanan ulang.

Titik Pemesanan Ulang

Dalam model Titik Pemesanan, titik pemesanan ulang adalah tingkat inventaris terendah yang harus tercapai dalam kondisi ideal—sering disebut sebagai *stok aman*. Itu harus mencakup total permintaan yang diantisipasi selama waktu tunggu bagian, memastikan dukungan terus-menerus sambil menunggu pengisian ulang. Pertanyaan kunci untuk pemohon meliputi:

1. Apakah pemohon memiliki estimasi yang andal tentang permintaan di masa depan? Apakah analisis mode kegagalan dan probabilitas telah dilakukan? Apakah kritikalitas aset dipertimbangkan, atau daftar cadangan yang disarankan produsen hanya disalin?
2. Apakah ketersediaan item dipahami? Siapa vendor, dan apa waktu tunggu yang diiklankan dan keandalannya?
3. Apakah pemohon mengetahui informasi apa yang diperlukan dan bagaimana akan digunakan? Apakah mereka diharapkan memberikan kuantitas minimum (stok aman) atau kuantitas maksimum (jumlah pemesanan ulang)?

Tingkat stok harus mendukung kebutuhan yang diantisipasi, bukan sekadar mengisi rak. Formulir permintaan stok harus meminta estimasi permintaan selama periode yang ditentukan—minggu, bulan, tahun, atau lainnya—dan, setelah pembelian memverifikasi waktu tunggu dan keandalan vendor, semua pemangku kepentingan (pemohon, rekayasa keandalan, gudang, pembelian, pemeliharaan, operasi) harus setuju pada titik pemesanan ulang akhir.

Jumlah Pemesanan Ulang

Jumlah pemesanan ulang biasanya dipengaruhi oleh ukuran lot vendor, kuantitas pemesanan ekonomis, atau penyimpanan yang tersedia. Ini menentukan seberapa sering pesanan ditempatkan (jumlah gigi dalam pola gergaji) dan mempengaruhi tingkat stok rata-rata serta biaya penyimpanan. Daripada meminta pemohon untuk kuantitas maksimum, minta berapa unit yang dikeluarkan sekaligus. Pembelian dan gudang kemudian dapat merekomendasikan jumlah pemesanan ulang yang tepat yang menyeimbangkan biaya pemesanan dengan investasi inventaris. Konsensus di antara pemangku kepentingan tetap esensial.

Mencari Keseimbangan yang Tepat

Dengan biaya unit, waktu tunggu yang direncanakan, dan permintaan yang diestimasi, model Titik Pemesanan dapat memproyeksi kuantitas yang ada dan investasi untuk setiap kombinasi titik pemesanan ulang dan jumlah.

Contoh 1 (item nilai rendah):

Tersedia: 16 potong
Titik Pemesanan Ulang: 14 potong
Jumlah Pemesanan Ulang: 12 potong
Biaya Unit: $10,00
Waktu Tunggu yang Direncanakan: 4 minggu
Persyaratan yang Diestimasi: 100 per tahun

Tingkat penggunaan (~2 per minggu) berarti titik pemesanan ulang mewakili ~7 minggu permintaan. Dengan waktu tunggu 4 minggu, inventaris tidak pernah menurun di bawah 8 potong (~4 minggu). Investasi stok aman rendah, jadi margin keselamatan konservatif dapat diterima untuk item $10. Namun, jumlah pemesanan ulang 12 potong (≈6 minggu permintaan) mengakibatkan pesanan yang sering, meningkatkan biaya pemesanan relatif terhadap biaya penyimpanan minimal. Untuk item nilai lebih tinggi, trade-off berubah secara dramatis.

Contoh 2 (item nilai tinggi, penggunaan rendah):

Tersedia: 1 potong
Titik Pemesanan Ulang: 0 potong
Jumlah Pemesanan Ulang: 1 potong
Biaya Unit: $2.500
Waktu Tunggu yang Direncanakan: 8 minggu
Persyaratan yang Diestimasi: 2 per tahun

Strategi umum ini—gunakan unit saat ini, lalu pesan satu lagi—menciptakan periode di mana inventaris nol. Jika risiko itu dapat diterima, parameter mungkin sudah baik; jika tidak, sesuaikan titik pemesanan ulang dan jumlah untuk mengurangi risiko kekurangan stok.

Menggunakan model seperti ini menyoroti masalah layanan dan investasi untuk setiap item, memungkinkan Anda menyesuaikan parameter hingga profil inventaris selaras dengan tingkat layanan yang dapat diterima dan target biaya. Alat ini berguna untuk item baru dan untuk memvalidasi yang ada dengan data penggunaan terbaru.

Faktor Keberhasilan Kritis

Model mengasumsikan permintaan yang stabil, yang jarang terjadi. Penggunaan di masa lalu mungkin tidak memprediksi kebutuhan di masa depan, jadi persyaratan yang diestimasi harus divalidasi secara berkala. Data biaya unit dan waktu tunggu yang akurat juga esensial untuk output yang realistis.

Sama seperti memotong pohon menghilangkan materi mati untuk mendorong pertumbuhan yang sehat, memotong inventaris MRO memastikan kesehatan operasional jangka panjang. Kunci adalah melibatkan semua pemangku kepentingan, setuju pada pendekatan yang seimbang, dan meninjau kembali parameter saat hasil menyimpang dari harapan—daripada menyalahkan satu pihak.

Ketika diterapkan dengan benar, model ini memberdayakan Anda untuk mengelola inventaris secara proaktif daripada reaktif.

Artikel ini pertama kali muncul dalam IMPACT newsletter Life Cycle Engineering.

Tentang penulis
Doug Wallace, CPIM, memiliki lebih dari 30 tahun pengalaman gabungan dalam operasi rantai pasokan dan konsultasi manajemen, spesialisasi dalam perencanaan enterprise global, produksi dan kontrol inventaris, dan manajemen bahan. Sebagai subjek ahli manajemen bahan untuk Life Cycle Engineering (LCE), fokus utamanya adalah menerapkan praktik terbaik dalam perolehan, operasi gudang, optimasi inventaris, dan penggunaan sistem bisnis dan informasi terkait. Hubungi di dwallace@LCE.com.