Utilitas dapat meningkatkan kinerja keuangan fungsi MRO

Utilitas – listrik, gas alam, air, air limbah dan telekomunikasi – merupakan aset yang intensif. Ini berlaku untuk pembangkitan/produksi/pemrosesan dan transmisi dan distribusi (T&D). Mempertahankan aset-aset ini merupakan pengeluaran yang sangat besar, seringkali 15 hingga 20 persen dari pendapatan, yang kira-kira sama dengan laba sebelum pajak. Mengapa utilitas bersedia menghabiskan begitu banyak untuk pemeliharaan? Itu hanya karena kinerja operasional mereka membutuhkannya. Kinerja operasional ini mencakup kemampuan untuk memberikan kepada pelanggan dengan cara yang andal, aman, dan menguntungkan meskipun terjadi cuaca yang tidak terduga dan permintaan yang berfluktuasi.

Korelasi langsung antara waktu aktif yang tinggi dan keuntungan sangat jelas – pendapatan berhenti ketika peralatan berhenti. Untuk utilitas, kunci untuk laporan laba-rugi (P&L) dan profitabilitas yang baik adalah pemeliharaan yang efektif – termasuk manajemen material MRO.

Pemeliharaan Utilitas Sangat Sulit
Untuk pembangkit listrik, setiap utilitas memiliki aset yang terletak bersama di suatu lokasi dan biasanya ditutupi oleh sebuah bangunan. Namun, jauh lebih banyak aset yang tersebar secara geografis dan tunduk pada kondisi yang tidak terkendali, termasuk cuaca, gempa bumi, dan vandalisme. Selain itu, aset-aset tersebut seringkali sudah berumur – terpasang sejak 100 tahun yang lalu (khususnya dalam hal distribusi air). Kondisi lingkungan dan usia infrastruktur keduanya mempengaruhi kebutuhan pemeliharaan. Kondisi cuaca buruk sering terjadi saat kebutuhan kapasitas energi paling besar; pertimbangkan gas alam untuk pemanasan selama badai musim dingin atau tenaga listrik untuk pendinginan selama gelombang panas musim panas.

Peluang untuk Peningkatan
Mempertahankan keunggulan operasional membutuhkan fokus yang kuat dalam menemukan cara untuk melakukan pekerjaan dengan lebih baik. Mempertahankan kekuatan finansial, termasuk manajemen kinerja aset, menjadi semakin penting dalam ekonomi yang sangat menantang ini. Manajer harus menemukan penghematan biaya tanpa mengorbankan keamanan atau keandalan. Mengingat tugas yang sulit untuk memelihara beragam aset yang didistribusikan secara luas, sebagian besar utilitas harus memperhatikan dengan cermat inventaris suku cadang dan bahan MRO lainnya. Analisis dan pengoptimalan inventaris MRO merupakan peluang yang kaya untuk peningkatan.

Beberapa faktor dapat mengakibatkan manajemen inventaris yang buruk untuk utilitas:

• Keputusan pembelian berdasarkan meminimalkan risiko, atau "berjaga-jaga"
• Pengadaan di luar sistem pembelian dengan sedikit tata kelola
• Tidak ada pelacakan kinerja vendor (untuk pengiriman dan kualitas tepat waktu)
• Sedikit atau tidak ada catatan riwayat pembelian yang disimpan untuk analisis permintaan
• Visibilitas yang tidak jelas dari inventaris yang didistribusikan di beberapa lokasi
• Tidak ada penyesuaian untuk perubahan yang dilakukan pada aset atau prosedur operasi

Kurangnya manajemen persediaan MRO yang efektif ini berimbas ke seluruh bisnis, menciptakan masalah pemeliharaan dan pengadaan serta masalah layanan pelanggan. Juga, persediaan yang menua menyebabkan belokan yang buruk dan keusangan dengan penghapusan. Tentu saja, lebih banyak inventaris meningkatkan ruang gudang, peralatan, dan tenaga kerja untuk penanganan material. Dolar berlebihan yang terikat dalam persediaan juga memiliki efek negatif pada neraca.

Metrik eksekutif senior ada di laporan P&L dan neraca. Mengingat luasnya pemeliharaan dalam sebuah utilitas, manajemen inventaris MRO yang buruk memiliki efek nyata pada metrik ini – bukan hal yang baik untuk karier manajer pemeliharaan.

Dinamika Industri Masa Depan Memperumit Masalah
Saat kita melangkah ke masa depan, akankah manajemen persediaan menjadi lebih mudah atau lebih sulit untuk utilitas? Beberapa pendorong industri tampaknya memperburuk masalah, yang mengarah pada peningkatan inventaris MRO:

• Meningkatkan peningkatan dan perbaikan seiring bertambahnya usia infrastruktur; termasuk pembangkit listrik tradisional dan khususnya aset linier T&D yang terpapar cuaca
• Keanekaragaman teknologi pembangkit energi terbarukan dan alternatif lainnya – angin, surya termal dan fotovoltaik, sel bahan bakar, pembangkitan bersama berbahan bakar fosil, pembangkit listrik tenaga air dan pasang surut, dan banyak lagi – mendorong berbagai teknologi dan keragaman bahan MRO
• Jaringan pintar yang akan datang menyediakan lebih banyak teknologi dan perangkat untuk dirawat
• Generasi terdistribusi mengarah ke aset individu yang lebih tersebar dan harus dipelihara (daripada beberapa item besar di satu situs, banyak situs kecil didistribusikan secara luas)
• Konsolidasi dan merger industri menyebabkan duplikasi inventaris dengan keragaman konvensi penamaan di entitas aslinya

Satu Solusi untuk Utilitas
Solusi tersedia untuk membantu utilitas dalam upaya mereka meningkatkan kinerja keuangan fungsi MRO. Salah satu solusi tersebut tersedia melalui sebuah perusahaan bernama Oniqua. Perusahaan ini menyediakan alat analisis yang dirancang untuk inventaris MRO, pemeliharaan, dan optimalisasi pengadaan. Ini mengekstrak data dari perencanaan sumber daya perusahaan (ERP), manajemen aset perusahaan (EAM) dan sistem transaksional lainnya (termasuk IBM Maximo, SAP, Oracle, dan lainnya). Ini melakukan optimasi, dan kemudian mengekspor parameter baru ke dalam sistem ERP atau EAM untuk dieksekusi.

Oniqua Analytics Suite (OAS) berfokus pada aspek strategis manajemen material MRO. Ini mendukung ini dengan kumpulan kemampuan perangkat lunak yang memungkinkan organisasi untuk membuat pemilihan item, tingkat stok, dan keputusan pemilihan pemasok secara rasional. Kemampuan metrik Oniqua memungkinkan organisasi untuk melacak dan mengontrol dampak dari keputusan ini. Selain itu, alat analisisnya memungkinkan organisasi untuk mengidentifikasi potensi peningkatan dengan analisis “bagaimana jika” sebelum mereka membuat perubahan.

Pengetahuan Oniqua untuk inventaris MRO, pemeliharaan, dan pengoptimalan pengadaan sangat tertanam dalam solusi perangkat lunaknya. Ini membedakan OAS dari solusi pengoptimalan inventaris tujuan umum. Kriteria yang digunakan untuk mencapai ketersediaan dan biaya yang optimal sangat berbeda dari yang digunakan dalam manajemen rantai pasokan biasa atau solusi manajemen inventaris ERP. Oniqua menerapkan 20 tahun pengalamannya dalam mendukung organisasi intensif aset untuk menyempurnakan pendekatan pengoptimalan berbasis fakta perusahaan.

OAS memungkinkan pengguna untuk merasionalisasi dan mengurangi inventaris MRO mereka dengan menghindari pengisian kembali suku cadang yang tidak penting untuk keandalan, sementara secara efisien mengisi kembali suku cadang pengganti yang benar-benar penting. Berdasarkan serangkaian kriteria yang ditentukan dalam proyek, tim akan berhenti melakukan bisnis dengan vendor berkinerja buruk dan, sebaliknya, mengandalkan vendor berkinerja tinggi. Utilitas dapat mengkonsolidasikan pembelian, mengoptimalkan penggunaan stok yang dimiliki vendor dan pengaturan konsinyasi, dan meningkatkan tingkat catatan layanan pengiriman secara keseluruhan dari pemasok peralatannya.

Dengan persediaan MRO utilitas yang cukup besar dan didistribusikan secara luas, investasi di OAS dapat memberikan pengembalian yang signifikan. Pengalaman Oniqua menunjukkan bahwa sebagian besar utilitas dapat mencapai pengembalian dalam tiga hingga enam bulan. Ini terutama berlaku untuk mereka yang memiliki lebih dari $10 juta dalam inventaris MRO, yang akan mencakup hampir semua utilitas menengah hingga besar.

Kata Akhir
Rangkaian perangkat lunak ini memberikan peluang untuk meningkatkan ketersediaan aset dan biaya material – sesuai dengan peran manajer pemeliharaan. Hal ini juga memberikan kesempatan untuk meningkatkan laporan P&L dan neraca – untuk karier manajer pemeliharaan.