Memahami Peran Gudang Pemeliharaan

Dalam setiap organisasi, ada banyak departemen yang harus bekerja sama dengan departemen lain. Dalam manufaktur, pemeliharaan dan operasi harus bekerja sebagai mitra. Kemitraan penting lainnya adalah pemeliharaan dan toko pemeliharaan. Untuk mencapai tingkat efektivitas perawatan yang tinggi, tidak ada yang lebih penting daripada memberikan suku cadang yang tepat kepada orang-orang perawatan pada waktu yang tepat.

Meskipun kemitraan pemeliharaan/toko sangat penting, namun sulit untuk dikembangkan dan dipertahankan karena membutuhkan disiplin dan tekad dari kedua belah pihak. Artikel ini akan menjelaskan tanggung jawab pemeliharaan dan penyimpanan untuk sukses.

Banyak operasi toko pemeliharaan tidak efektif. Fokusnya sering kali tampak pada keamanan dengan menjaga gedung tetap terkunci, tidak mengizinkan petugas pemeliharaan untuk mencari suku cadang dan umumnya mencegah kerugian. Terkadang tujuan toko benar-benar tidak sinkron dengan tujuan pemeliharaan.

Misalnya, toko mungkin fokus pada pengurangan persediaan tanpa memahami konsekuensinya. Saya telah melihat contoh di mana toko melapor ke pembelian, yang pada gilirannya melapor ke organisasi pengadaan perusahaan. Struktur yang menempatkan toko secara organisasi jauh dari pelanggannya akan selalu menimbulkan masalah layanan.

Untuk mengembangkan gambaran toko perawatan yang efektif, penting untuk memulai dengan prinsip yang kokoh. Misalnya, toko harus memiliki proses bisnis yang lengkap, standar, sistem, fasilitas dan staf untuk mengontrol dan melindungi bahan pemeliharaan dari saat mereka memasuki tempat sampai mereka digunakan untuk pekerjaan pemeliharaan. Ini harus mencakup bahan yang ditebar, bahan katalog “stok nol”, pembelian langsung, dan suku cadang khusus yang mungkin disimpan di luar gedung toko.

Toko juga harus memudahkan petugas pemeliharaan untuk menemukan, memilih, memperoleh dan, jika perlu, mengembalikan bahan yang mereka butuhkan sambil mempertahankan tingkat keamanan yang tinggi setiap saat, siang (atau malam hari dalam operasi berkelanjutan).

Selain itu, bahan harus disimpan dan ditangani agar selalu berada dalam kondisi yang memenuhi sasaran keandalan saat keluar dari kendali toko.

Mengikuti prinsip-prinsip ini, rantai pasokan internal untuk bahan pemeliharaan akan terlihat seperti ini:

Implikasi dari proses seperti itu signifikan dan memerlukan pemeliharaan dan penyimpanan untuk bekerja sama secara erat agar berhasil sepenuhnya. Misalnya, jika toko akan menyiapkan bahan untuk pekerjaan pemeliharaan, pemeliharaan harus memberi tahu toko tentang semua bahan yang dibutuhkan (produk perencanaan) dan memberi tahu toko kapan akan digunakan (produk penjadwalan).

Tanpa perencanaan dan penjadwalan yang tepat, bahan pementasan akan sangat sulit dan tentunya boros. Persyaratan ini berarti bahwa efektivitas toko sangat bergantung pada disiplin operasi dan pemeliharaan yang dapat menjadwalkan pekerjaan, dan mengharuskan pekerjaan terjadwal direncanakan secara rinci.

Toko dapat mendukung pemeliharaan dengan menyediakan layanan berikut:

• Cara yang kuat dan sederhana bagi orang-orang pemeliharaan di semua tingkatan untuk menemukan bahan, termasuk standar penamaan yang baik, katalog "stok dan non-stok" yang terintegrasi, dan bantuan dari staf toko bila diperlukan, semuanya didukung oleh sistem komputer yang sangat fungsional

• Sistem "masalah gratis" yang dikelola dengan baik untuk suku cadang kecil

• Fasilitas yang sesuai dengan staf yang memadai untuk menyimpan, melindungi, mengontrol, mengambil, mengatur, dan mengirimkan semua item yang ditebar dan semua item yang dibeli langsung dengan aman

• Lokasi dan fasilitas yang aman untuk pementasan “work order kits” selama minimal dua minggu pekerjaan pemeliharaan non-shutdown, jika proses penjadwalan kerja mingguan digunakan

• Fasilitas yang sesuai untuk menyimpan, melindungi, mengontrol, mengambil, dan mengirimkan semua material dengan aman untuk penghentian yang direncanakan

• Proses sederhana untuk menerima barang yang dikembalikan dan memastikan barang tersebut layak untuk diisi ulang

• Proses untuk mengelola suku cadang yang dapat diperbaiki dan diserialisasi

• Pencatatan lokasi dan pergerakan suku cadang yang disimpan di luar gedung toko, dengan masukan dari orang-orang pemeliharaan dan operasi yang bertanggung jawab atas suku cadang tersebut

• Sistem manajemen inventaris yang baik untuk segera mengisi kembali item yang telah mencapai titik pemesanan ulang, mengganti item yang telah mencapai umur simpan, dan mengelola fungsi inventaris dasar lainnya

• Pemeliharaan katalog terpadu dari item yang ditebar dan non-stok yang sesuai, berdasarkan standar penamaan yang menggunakan terminologi yang sama seperti yang digunakan oleh pemeliharaan

• Menyelidiki kehabisan stok dan menyarankan perawatan jika tampaknya disebabkan oleh masalah peralatan (mis., peningkatan penggunaan) atau dengan menggunakan stok perawatan untuk proyek

• Memublikasikan indikator kinerja utama yang sesuai yang memantau kinerja toko

Karena toko memiliki proses bisnis untuk mengontrol pergerakan material baik dari dan kembali ke toko, masuk akal untuk memasukkan semua objek yang digunakan oleh pemeliharaan. Ini dapat mencakup alat khusus dan manual perawatan, tetapi penting agar prosesnya sederhana, seperti menggunakan sistem “tag alat” dan bukan sistem komputer.

Jika pernyataan pemeliharaan bertujuan untuk menyediakan pabrik fisik kepada mitra operasi yang, jika dioperasikan dengan benar, akan terus memenuhi semua tujuan termasuk produksi, kualitas, keselamatan, dan lingkungan dengan biaya total serendah mungkin dalam jangka panjang, pernyataan toko tujuannya bisa jadi untuk menyediakan mitra pemeliharaan dengan semua bahan yang mereka butuhkan pada waktu yang tepat, di tempat yang tepat dan dalam kondisi untuk mendukung tujuan keandalan, semuanya dengan biaya serendah mungkin dalam jangka panjang.

Terakhir, untuk mendukung pemeliharaan dan penyimpanan dalam mengelola bahan dan peralatan, manajer harus memastikan bahwa operasi memiliki tingkat keamanan yang tinggi dan setiap kasus pencurian properti perusahaan ditangani dengan cara yang akan sangat mencegah pencurian di masa mendatang.