Data Pemeliharaan Dijelaskan: Kunci Manajemen Aset yang Terpercaya

Jika Anda ingin keakuntabilan di departemen pemeliharaan, pertama Anda membutuhkan visibilitas. Namun membangun gambaran besar pemeliharaan dapat menantang karena melibatkan banyak bagian yang berbeda, dan banyak dari mereka selalu bergerak.

Inilah mengapa data pemeliharaan yang akurat dan terpercaya hadir.

Apa itu data pemeliharaan?

Data pemeliharaan adalah data yang Anda bagikan dengan tim pemeliharaan sehingga mereka dapat menjaga aset Anda tetap beroperasi. Ini juga adalah data yang Anda tangkap tentang aset Anda, termasuk pekerjaan yang dilakukan tim pada aset, serta hasil dari pekerjaan itu, dalam bentuk metrik pemeliharaan, indikator kinerja utama, dan laporan.

Apa perbedaan antara dokumentasi pemeliharaan dan data pemeliharaan?

Pada beberapa level, tidak ada perbedaan sama sekali. Faktanya, Anda bisa agak filosofis dan berkata, "Semua adalah data. Segala sesuatu adalah data."

Namun jika Anda terlalu terjebak dalam lubang kelinci itu, Anda mungkin menemukan diri Anda berdebat bahwa The Matrix adalah dokumenter. Jadi, membantu untuk menarik garis praktis antara dokumentasi pemeliharaan dan data pemeliharaan.

Dokumentasi pemeliharaan pada dasarnya statis. Setelah Anda memilikinya, cenderung tidak berubah. Jadi, data pemeliharaan Anda dapat mencakup:

• Kebijakan
• Prosedur
• Daftar periksa
• Manual
• Skema
• Diagram
• Jadwal PM
• Jaminan

Data pemeliharaan sebagian besar kurang statis, meskipun tidak selalu berubah, itu selalu tumbuh. Jadi, di sini Anda memiliki:

• Permintaan kerja
• Tingkat inventaris
• Hasil inspeksi
• Metrik pemeliharaan
• KPI

Tergantung pada strategi pemeliharaan yang Anda gunakan, Anda mungkin juga menyertakan data dari indikator mekanis hingga bahkan sensor yang dipasang langsung pada aset Anda.

Mengapa data pemeliharaan penting?

Ada kutatan hebat tentang pentingnya data dari teksis organisasi Geoffrey Moore, "Tanpa big data, Anda seperti rusa di tengah tol." Namun dengan data pemeliharaan, Anda tahu di mana Anda telah berada, di mana Anda sekarang, dan di mana Anda pergi.

Keuntungan besar lainnya adalah bahwa, ketika Anda memiliki data yang baik, Anda tidak perlu membuang waktu bergantung pada perasaan perut, harapan dan doa, atau bahkan tebakan yang berpendidikan. Alih-alih, Anda memiliki angka nyata yang dapat Anda percayai.

Ini adalah kutatan lain tentang data: "Jika kita memiliki data, mari kita lihat data. Jika yang kita miliki hanyalah opini, mari kita ikuti yang saya." Ini adalah dari mantan CEO Netscape dan menyoroti bagaimana data yang baik adalah equalizer hebat. Ini menyelamatkan waktu Anda dari harus berdebat tentang apa yang telah dilakukan dan apa yang perlu Anda lakukan selanjutnya. Data adalah cara yang sempurna untuk keluar dari rutinitas melakukan sesuatu dengan cara tertentu karena "selalu kita lakukan begini."

Jadi, bagaimana Anda dapat mendapatkan data pemeliharaan yang baik?

Mulailah dengan menghindari semua cara Anda dapat akhirnya dengan data buruk, termasuk bergantung pada entri manual dan menyimpan segalanya di kertas atau spreadsheet. Jika Anda dapat beralih dari itu, Anda dapat mendapatkan data yang baik.

Tapi mengapa metode itu begitu terkenal buruk dalam menghasilkan data yang baik? Apa yang membuatnya begitu andal tidak andal?

Setiap kali seseorang di tim memasukkan data secara manual, Anda berisiko nyata mereka menambahkan kesalahan. Cukup membutuhkan satu saat gangguan untuk secara tidak sengaja menulis satu daripada tujuh. Dan bahkan jika teknisi pertama mendapatkannya dengan benar, selalu ada kemungkinan yang berikutnya tidak. Satu terlihat banyak seperti tujuh.

Bahkan ketika Anda mendapatkan semua data yang tepat dengan sempurna, catatan kertas sulit dibagikan dan dilacak. Jika Anda ingin mendapatkan permintaan kerja baru ke teknisi, "serah terima" melibatkan menemukan mereka dan melempar kertas langsung ke tangan mereka. Jika mereka berhasil tidak kehilangan atau merusak kertas, Anda bahkan mungkin mendapatkannya kembali setelah mereka menutup permintaan kerja.

Untuk spreadsheet, Anda dapat dengan mudah membuat banyak data baru, tetapi itu akhirnya bekerja melawan Anda. Karena tidak ada yang menghubungkan semua salinan file tersebut, tidak ada cara untuk Anda mengetahui mana yang terbaru, mana yang memiliki data paling terkini.

Bagaimana CMMS membantu memastikan Anda mendapatkan data yang baik yang dapat Anda manfaatkan untuk pemeliharaan yang lebih baik?

Dengan metode tradisional, Anda akan selalu mengalami kesulitan dalam mengumpulkan data yang baik, menjaganya aman, membagikannya dengan mudah, dan memastikan semua orang memiliki versi paling terkini.

Solusi perangkat lunak manajemen pemeliharaan komputer (CMMS) yang baik membantu Anda menghindari semua masalah itu karena memiliki basis data terpusat tempat Anda dapat menjaga semua data Anda aman, terlindungi, dan dapat diakses.

Otomatisasi tangkapan

Setelah Anda menyiapkan CMMS Anda, entri data jauh lebih mudah, membuatnya juga jauh lebih andal. Alih-alih harus menulis semuanya, Anda dapat menggunakan perangkat lunak untuk melakukan segala sesuatu mulai dari meninjau permintaan pemeliharaan hingga menghasilkan, memprioritaskan, menetapkan, dan melacak permintaan kerja. Dan karena semuanya di satu tempat, Anda tidak perlu terus-menerus menyalin hal-hal, menghapus langkah-langkah di mana Anda paling mungkin menambahkan kesalahan.

Untuk teknisi, perangkat lunak membuatnya jauh lebih mudah untuk memperbarui permintaan kerja di lokasi dan secara real-time. Alih-alih harus mengingat apa yang mereka lakukan dan kemudian menulis semuanya setelah kembali ke kantor pemeliharaan, teknisi dapat menggunakan aplikasi seluler CMMS untuk memasukkan pembaruan mereka segera. Dan karena sudah ada bidang data dan menu turun, mereka dapat melihat tepat data apa yang perlu mereka sertakan.

Otomatisasi pengolahan

Setelah Anda memiliki data pemeliharaan yang baik, Anda dapat memanfaatkannya. Menggunakan CMMS, Anda dapat mengambil semua data mentah tersebut dan memprosesnya menjadi wawasan yang dapat ditindaklanjuti tentang operasi pemeliharaan Anda. Sekarang Anda tahu:

• Aset mana yang paling mahal untuk dipelihara
• Berapa banyak yang Anda habiskan untuk on-demand versus pencegahan
• Berapa lama perbaikan cenderung berlangsung pada aset krusial
• Mengapa biaya inventaris naik atau turun
• PM mana yang perlu disesuaikan atau jadwal baru

Dan itu baru permulaan. Dengan melacak metrik pemeliharaan dan indikator kinerja utama (KPI) yang penting, Anda akhirnya dapat mendapatkan visibilitas yang Anda butuhkan untuk menerapkan akuntabilitas yang Anda inginkan.

Langkah selanjutnya

Hippo di sini untuk membantu Anda mendapatkan solusi yang paling sesuai untuk Anda, dari menjawab pertanyaan Anda tentang segala sesuatu yang terkait pemeliharaan hingga membantu Anda memesan demo perangkat lunak langsung.

Ringkasan

Meskipun benar bahwa "Data adalah raja," tidak semua data sama. Dokumentasi pemeliharaan cenderung lebih statis, dan mencakup manual, templat, jaminan, gambar, dan skema Anda. Data pemeliharaan cenderung kurang statis, tetapi itu terutama karena selalu tumbuh. Di sini, Anda dapat menyertakan permintaan kerja dan data sensor. Setelah Anda memiliki data yang baik, Anda dapat membuat keputusan yang lebih baik tentang cara mengoperasikan dan meningkatkan operasi pemeliharaan Anda. Setelah Anda tahu di mana Anda telah berada dan di mana Anda sekarang, Anda dapat lebih mudah dan lebih baik memutuskan di mana Anda ingin pergi. Namun mendapatkan data yang baik sulit jika Anda mencoba menggunakan metode manual lama. Ada terlalu banyak tempat di mana data salah ditambahkan atau data baik Anda hilang. Perangkat lunak CMMS modern membuat kehidupan jauh lebih mudah karena membantu Anda menjaga semua data Anda di satu basis data terpusat. Dari sana, perangkat lunak membantu Anda mengubah data mentah itu menjadi wawasan tentang operasi Anda.