Panduan yang Sangat Sederhana untuk Manajemen Suku Cadang

Sebagian besar perusahaan merasa sulit untuk mempertahankan manajemen suku cadang yang efektif karena ada ketakutan bahwa persediaan suku cadang mungkin tidak sejalan dengan pengendalian biaya operasional yang efektif. Sebagai manajer pabrik, berbagai harapan untuk mengetahui cara melakukan manajemen suku cadang yang efisien menjadi penting.

Untuk menjadi manajer pabrik yang sukses, manajemen persediaan suku cadang yang praktis tetap menjadi dasar untuk operasi pabrik yang andal. Sebagai manajer pabrik atau manajer rantai pasokan, Anda diharuskan mengetahui proses penentuan suku cadang mana yang Anda perlukan untuk membuat sistem Anda produktif. Anda perlu mengembangkan pendekatan terencana yang mengikuti praktik industri terbaik.

Bagaimana menjadi efisien dalam pengelolaan suku cadang?

Ada beberapa hal yang perlu diperhatikan dalam menciptakan manajemen persediaan suku cadang yang efektif. Tujuh hal yang perlu dipertimbangkan telah dianalisis dengan cermat untuk membantu meningkatkan kinerja, efektivitas operasi pabrik, dan juga mengurangi biaya. Berikut adalah tujuh hal yang perlu dipertimbangkan:

1. Strategi operasi
2. Standarisasi proses perintah kerja
3. Kontrol inventaris suku cadang yang efektif
4. Pemahaman mendalam tentang waktu tunggu untuk berbagai bagian
5. Menghitung risiko untuk setiap peralatan
6. Menyimpan suku cadang untuk peralatan baru
7. Mengadopsi langkah-langkah keamanan yang lebih baik

Hal-hal ini, jika diperhitungkan, dapat menghasilkan pengurangan biaya penyimpanan, pengurangan gangguan kinerja, dan peningkatan efisiensi secara keseluruhan.

Mari kita analisis masing-masing secara lebih mendalam.

Strategi operasi

Strategi operasi melibatkan kehendak operasi dari pendekatan reaktif atau prediktif. Beberapa bisnis memiliki kebiasaan membuat rencana operasional berdasarkan peristiwa yang responsif. Untuk melakukan manajemen suku cadang dengan sukses, perlu mengadopsi strategi prediktif.

Meskipun pendekatan reaktif tidak pernah dapat sepenuhnya ditinggalkan, inti dari manajemen pemeliharaan yang sukses terletak pada kemampuan untuk mencegah masalah di masa depan sebelum terjadi.

Hal-hal yang perlu dipertimbangkan untuk manajemen persediaan yang efektif yang melibatkan strategi operasi suku cadang meliputi:

• Pengumpulan dan analisis data yang relevan untuk meningkatkan strategi bisnis Anda.
• Memiliki kemampuan untuk mencakup seluruh ruang lingkup operasional untuk proses manajemen bagian. Cakupan ini mencakup menemukan dan memecahkan masalah signifikan yang mungkin muncul dalam jangka panjang.
• Pastikan untuk mencari pola kegagalan yang mungkin mengungkapkan masalah yang tampaknya kurang terlihat.
• Penggunaan manajemen prediktif untuk membantu penggunaan sumber daya yang lebih baik, mengurangi biaya, dan waktu yang terkait dengan pemecahan masalah.

Standarisasi proses perintah kerja

Penggunaan proses perintah kerja yang kuat tetapi langsung dapat membantu dalam manajemen inventaris yang efektif. Setelah dipertimbangkan, prosesnya harus dibuat mudah untuk diikuti dan distandarisasi untuk semua orang.

Perintah kerja yang aktif memerlukan pedoman yang tepat yang mencakup semua penerbitan suku cadang – sehingga sistem pengendalian inventaris menjaga akurasi. Pengembangan proses perintah kerja yang tidak terlalu rumit memastikan semua informasi yang diperlukan diperhitungkan.

Hal-hal yang perlu diperhatikan untuk membakukan proses perintah kerja antara lain:

• Betapa rumitnya pendekatan untuk mendapatkan suku cadang tanpa perintah kerja.
• Kemampuan untuk menemukan karyawan yang tidak mengikuti alur kerja yang ditentukan, yang dapat menyebabkan ketidaktepatan inventaris.
• Apakah Anda memiliki proses yang cukup fleksibel di mana perintah kerja dengan prioritas lebih tinggi dapat dibuat terlebih dahulu.
• Menangani perintah kerja dan permintaan pesanan pembelian lebih awal untuk mengurangi waktu tunggu suku cadang.

Tidak ada cara yang lebih baik untuk menstandardisasi alur kerja Anda selain dengan jelas mendefinisikan praktik terbaik dan membuat seluruh proses didukung oleh perangkat lunak pemeliharaan seluler.

Kontrol inventaris suku cadang yang efektif

Manajemen persediaan suku cadang tidak selalu harus menyeluruh untuk bisa disebut produktif. Pada kenyataannya, tidak mungkin melihat stok berbagai suku cadang dalam jumlah besar. Menyimpan dan mengatur suku cadang dengan benar di tempat yang dipilih dan aman adalah kunci pengendalian inventaris.

Permintaan untuk pemesanan ulang kemungkinannya kecil jika suku cadang atau stok baru diambil tanpa catatan. Analisis dan tinjauan yang tepat terhadap sistem check-out dan penyimpanan Anda dapat mengungkapkan banyak hal tentang kualitas kontrol inventaris Anda.

Hal-hal yang perlu dipertimbangkan untuk mencapai kontrol yang lebih baik atas inventaris meliputi:

• Mengembangkan kriteria yang jelas untuk membantu, mengkategorikan, dan menentukan suku cadang (menandai suku cadang dengan istilah seperti "kritis" dapat membantu dalam penentuan prioritas inventaris suku cadang).
• Meninjau semua suku cadang secara berkala berdasarkan perubahan waktu, penggantian/pengganti, dan lainnya.
• Melakukan peninjauan suku cadang secara berkala untuk melihat apakah Anda menyimpan kelebihan stok untuk suku cadang tertentu dapat membantu mengurangi biaya inventaris Anda secara keseluruhan.

Menggunakan CMMS dengan modul inventaris suku cadang atau perangkat lunak manajemen inventaris lain yang ditunjuk adalah cara terbaik untuk tetap mengendalikan tingkat inventaris Anda dan menghilangkan kebutuhan untuk pemeriksaan inventaris berkala – dengan anggapan bahwa setiap orang yang menggunakan suku cadang memperbarui level stok sesuai dengan itu.

Untuk melihat CMMS secara mendetail, lihat panduan Apa itu Sistem CMMS dan Bagaimana Cara Kerjanya.

Pemahaman mendalam tentang waktu tunggu untuk bagian yang berbeda

Mendapatkan pengetahuan menyeluruh tentang waktu tunggu suku cadang Anda sangat penting untuk menciptakan manajemen inventaris suku cadang yang sukses. Waktu tunggu untuk suatu suku cadang sangat penting untuk mempertimbangkan suku cadang mana yang akan distok, dan berapa volumenya.

Misalnya, suku cadang untuk mesin yang tidak penting untuk operasi sehari-hari sering kali tidak disertakan dalam rencana penyimpanan. Di sisi lain, jika kehilangan waktu produksi menyiratkan kerugian finansial yang besar bagi bisnis Anda, tinggal satu atau dua hari tanpa suku cadang untuk aset penting tersebut hampir tidak dapat diterima.

Hal-hal yang perlu dipertimbangkan ketika mencari pemahaman mendalam tentang waktu tunggu untuk inventaris suku cadang meliputi:

• Membuat suku cadang sesuai pesanan untuk suku cadang dengan waktu pengerjaan yang lama dan menghapus opsi percepatan (sebaiknya yang terbaik adalah menyimpan suku cadang dengan waktu pengerjaan yang lama).
• Membuat daftar komponen di luar merek yang dapat diperoleh dengan cepat (sebagai pengganti yang layak selama krisis).

Stok suku cadang untuk peralatan baru

Sangat sering, kami mendengar manajer mengklaim bahwa “tidak diperlukan suku cadang untuk pemasangan peralatan baru.” Meskipun kelihatannya logis, ini adalah pendekatan yang salah untuk manajemen suku cadang yang efisien karena mengasumsikan bahwa vendor memasok mesin dan suku cadang yang sempurna dan berkualitas (yang tidak selalu demikian).

Tapi, sayangnya, kegagalan bagian selama startup peralatan bukanlah hal yang luar biasa. Menyimpan cadangan dalam jumlah yang tepat yang siap digunakan dalam keadaan seperti itu mungkin bukan ide yang buruk.

Hal-hal yang perlu dipertimbangkan untuk menyimpan suku cadang untuk peralatan baru meliputi:

• Bekerja dengan divisi operasi untuk memastikan anggaran termasuk dana untuk suku cadang.
• Meminta vendor untuk daftar suku cadang penting yang direkomendasikan untuk mesin yang baru saja mereka jual kepada Anda.
• Memanfaatkan informasi yang tersedia untuk meningkatkan keputusan tentang suku cadang mana yang perlu disimpan.

Menghitung risiko untuk setiap peralatan

Tidak dapat dihindari, peralatan dapat gagal kapan saja, tetapi menghitung risiko waktu henti dapat membantu manajemen suku cadang yang efisien.

Setiap kali mesin mati atau karena perbaikan yang signifikan, mungkin ada beberapa komponen yang masih berharga untuk penggunaan di masa mendatang.

Hal-hal yang perlu dipertimbangkan selama perhitungan risiko untuk setiap peralatan meliputi:

• Menghitung eksposur Anda dengan menentukan berapa total biaya downtime satu jam untuk perusahaan Anda.
• Bekerja dengan data terkait dan waktu tunggu untuk suku cadang.
• Menentukan biaya dan alasan penghentian.
• Membuat perbandingan biaya untuk pembelian suku cadang "baru vs lama" untuk penggantian.

Mengadopsi langkah-langkah keamanan yang lebih baik

Membatasi siapa yang dapat mengakses gudang persediaan suku cadang juga merupakan langkah penting dalam menciptakan sistem manajemen suku cadang yang efisien. Jika setiap orang memiliki akses ke gudang/ruangan inventaris suku cadang, kemungkinan besar Anda akan memimpin pertempuran tanpa akhir dengan ketidakakuratan inventaris.

Beberapa praktik penting yang perlu dipertimbangkan dalam menerapkan langkah-langkah keamanan yang lebih baik meliputi:

• Mengadopsi kebijakan yang membuat akses ke inventaris suku cadang terlarang untuk beberapa staf.
• Memastikan penerapan langkah-langkah keamanan fisik, seperti penghitung suku cadang, untuk setiap stok inventaris.
• Memasang sistem kamera keamanan di samping akses lencana masuk dan keluar.
• Mendidik karyawan di lantai pabrik tentang perawatan suku cadang yang tepat dan melakukan peninjauan suku cadang penting secara konsisten.

Contoh penghitung suku cadang metrik – Sumber gambar

Pengambilan kunci

Seringkali, manajemen persediaan suku cadang tidak mendapatkan perhatian yang dibutuhkan dan hanya diperhatikan secara serius jika biaya persediaan perlu dikurangi atau bila suku cadang hilang terus menerus memperpanjang waktu henti yang mahal.

Intinya, sistem inventaris yang akurat, di samping manajemen suku cadang yang efisien, memungkinkan penggunaan suku cadang menjadi jauh lebih proaktif dan responsif terhadap tuntutan operasional. Bisnis Anda dapat menghemat banyak uang dengan mengetahui bagian mana yang memainkan peran penting dalam operasi Anda sehari-hari – dan menyimpannya sesuai kebutuhan.