Cara Mencapai Proses Order-to-Cash yang Lancar dengan Process Mining
Proses order-to-cash (O2C) adalah salah satu proses yang mencakup perusahaan yang dapat membuat atau menghancurkan bisnis Anda. Hasil dari proses mission-critical ini secara langsung memengaruhi kepuasan pelanggan, seberapa baik Anda mengelola arus kas, dan seberapa bahagia karyawan Anda.
Namun, kompleksitas dan luasnya proses O2C menjadikannya salah satu proses tersulit untuk dilacak dan dioptimalkan. Dapat dikatakan bahwa ada peluang besar untuk perbaikan pada proses O2C.
Dalam artikel ini, kita akan melihat bagaimana peningkatan proses O2C dapat dicapai menggunakan kombinasi strategis penambangan proses dan otomatisasi.
Baru untuk memproses penambangan? Saya sarankan Anda mulai dengan membaca pengantar kami untuk memproses entri blog penambangan.
Mari kita mulai dengan dasar-dasar O2C.
Apa yang dimaksud dengan proses order-to-cash?
Tujuan dari proses O2C adalah untuk mengirimkan barang ke pelanggan dengan imbalan uang tunai. Dalam skenario penjualan dari stok, alur prosesnya adalah:
-
Pembuatan pesanan
-
Pemenuhan pesanan
-
Pengiriman pesanan
-
Faktur
-
Pembayaran
Ini adalah langkah inti dalam prosesnya, tetapi jika Anda tahu sedikit tentang proses O2C, Anda akan tahu bahwa itu tidak pernah semudah ini! Pikirkan langkah-langkah tambahan yang membentuk proses, seperti masalah pos barang, membuat pengiriman, atau menyelesaikan pemeriksaan kredit. Ada jutaan transaksi yang melintasi departemen dan sistem, sehingga hampir mustahil untuk mendapatkan gambaran yang jelas tentang keseluruhan proses.
Prosesnya terdiri dari dua bagian utama:manajemen pesanan dan piutang. Dan mereka memiliki tujuan yang sedikit berbeda.
Manajemen pesanan melibatkan semua langkah dari pembuatan pesanan hingga pengiriman. Pengiriman pesanan kemudian memicu pembuatan faktur. Tujuan dari manajemen pesanan termasuk meningkatkan tingkat pesanan yang sempurna, tingkat pengiriman yang tepat waktu, dan waktu siklus pemenuhan pesanan.
Piutang usaha dimulai dari saat pembuatan faktur dan berakhir pada penyelesaian faktur. Sasaran piutang usaha termasuk mengurangi pembayaran yang lewat jatuh tempo dan penjualan yang belum dibayar (DSO).
Tantangan
Dalam proses O2C, kedua sisi (manajemen pesanan dan piutang) dari proses ini sangat bergantung satu sama lain. Manajemen pesanan tidak dapat mencapai efisiensi yang sebenarnya tanpa dukungan piutang dan sebaliknya. Namun, tim yang menjalankan kedua bagian proses ini terkadang berakhir bekerja dalam silo yang tidak memungkinkan proses yang efisien.
Tantangan umum lainnya dalam proses O2C meliputi:
-
Tingkat kesalahan yang tinggi karena entri pesanan manual, mengakibatkan pengerjaan ulang yang mahal dan memakan waktu
-
Data master pelanggan yang tidak terpelihara dengan baik, mengakibatkan penundaan dan kehilangan pendapatan
-
Masalah dengan pemenuhan pengiriman, memengaruhi tingkat retensi pelanggan
-
Tingkat DSO yang tinggi, memengaruhi arus kas dan kehilangan peluang untuk investasi di area bisnis lainnya.
Proses kompleks seperti O2C sangat cocok untuk menggunakan penambangan proses untuk menemukan potensi otomatisasi. Tanpa penambangan proses, Anda hanya akan melihat puncak gunung es O2C.
Pertama, gunakan penambangan proses untuk menemukan proses O2C
Penambangan proses terhubung langsung ke sistem yang berinteraksi dengan proses O2C, seperti SAP dan sistem perencanaan sumber daya perusahaan (ERP) lainnya. Menggunakan lapisan transformasi data bawaan, teknologi ini mengubah data menjadi grafik proses yang mencatat seluruh proses dari awal hingga akhir. Ini menangkap semua variasi proses, kemacetan, pengerjaan ulang, dan pengecualian.
Contoh grafik proses
Dengan penambangan proses, Anda dapat melihat dengan tepat apa terjadi dalam prosesnya, cari tahu mengapa itu terjadi, dan kerjakan rencana tindakan untuk meningkatkan itu.
Maju dengan cepat dengan otomatisasi
Penambangan proses memandu Anda dalam menemukan potensi otomatisasi yang belum dimanfaatkan dalam proses Anda. Cara tercepat untuk mendorong transformasi di O2C adalah dengan menerapkan otomatisasi proses robotik (RPA) bersama dengan penambangan proses. Misalnya, dengan penambangan proses, Anda mungkin menemukan masalah pos barang (yaitu ketika pesanan telah diambil dan siap dikirim, tidak pernah terjadi tepat waktu). Hal ini dapat menunda pengiriman ke pelanggan dan juga berarti bahwa tingkat stok yang salah ditampilkan dalam sistem.
Menggali sedikit lebih dalam, Anda menemukan akar penyebab masalah ini hanyalah bahwa spesialis pengiriman Anda memiliki terlalu banyak pengiriman untuk ditangani, yang mengakibatkan masalah pengiriman barang yang tertunda. Solusi efektif untuk ini adalah memiliki robot perangkat lunak yang menangani masalah pengiriman barang, meringankan pekerjaan spesialis pengiriman, dan memastikan pengiriman dikirimkan tepat waktu.
Lihat infografis ini untuk mengetahui mengapa penambangan proses adalah pahlawan super baru otomatisasi.
Terus pantau dan tingkatkan proses secara keseluruhan
Tetapi proses penambangan tidak berhenti di situ.
Setelah mengotomatiskan proses Anda melalui RPA, Anda dapat menggunakan penambangan proses untuk melacak hasil dan memastikan bahwa otomatisasi memiliki efek yang diinginkan. Masuk akal bahwa setelah mengotomatisasi, Anda ingin beberapa wawasan tentang dampak pada sisa proses. Misalnya, apakah waktu siklus proses meningkat? Apakah tarif pengiriman tepat waktu Anda meningkat? Ini semua adalah metrik yang dapat dilacak dengan penambangan proses, membantu Anda terus memantau dan meningkatkan proses.
Mungkin juga masuk akal untuk mengoptimalkan proses Anda dengan cara lain, sebelum memperkenalkan otomatisasi.
Misalnya, salah satu pelanggan Anda terus-menerus mengeluh bahwa pengiriman mereka datang lebih lambat dari yang diharapkan. Menggunakan penambangan proses, Anda dapat memverifikasi bahwa memang, pengiriman ke pelanggan ini selalu tiba satu hari lebih lambat dari yang diharapkan. Akar penyebab dalam contoh ini adalah bahwa waktu tunggu dalam sistem adalah satu hari kurang dari waktu tunggu sebenarnya, yang berarti ada perbedaan antara tanggal pelanggan mengharapkan pesanan mereka dan hari mereka benar-benar menerimanya. Dalam contoh ini, penyesuaian data master sederhana berhasil dan memastikan pelanggan senang.
Jaga proses tetap pada jalurnya dan dapat diprediksi
Seperti segala sesuatu, proses dapat berubah. Jadi, masuk akal jika otomatisasi Anda berubah dengannya. Kombinasi penambangan proses dan RPA membantu Anda mengawasi proses sehingga Anda dapat bertindak cepat setiap kali ada sesuatu yang memaksa proses untuk berubah, baik itu undang-undang, persaingan, atau bahkan pandemi.
Dorong peningkatan O2C dengan UiPath
Kemampuan praktis yang mendukung menjaga proses O2C Anda tetap pada jalurnya mencakup kemampuan untuk menetapkan robot untuk menangani tugas secara otomatis di UiPath Orchestrator, sehingga mereka dapat mengatasi kemalasan atau penyimpangan yang tidak diinginkan dalam waktu dekat. UiPath Action Center memastikan orang yang tepat dibawa ke loop setiap kali ada beberapa pengecualian yang perlu ditangani.
Saat Anda menggabungkan penambangan proses dengan RPA, itu bisa berubah menjadi lompatan besar dalam efisiensi, penghematan biaya, dan kepuasan pelanggan.
Penambangan Proses UiPath menggabungkan penambangan proses dan RPA terbaik di kelasnya. Hasilnya, Anda tidak hanya dapat menemukan potensi otomatisasi dalam proses O2C Anda, tetapi juga mengoptimalkan dan memantau otomatisasi secara berkelanjutan.
Ingin melihat bagaimana organisasi terkemuka menggunakan UiPath Process Mining? Cari tahu bagaimana Grupo Assa menggunakan penambangan proses dan RPA untuk menavigasi transformasi digital.
Siap untuk mulai melihat manfaat penambangan proses di organisasi Anda sendiri? Dengan menggunakan konektor UiPath Process Mining yang siap pakai untuk SAP O2C, Anda dapat segera mulai meningkatkan dan mengotomatiskan proses O2C Anda. Hubungi kami untuk memulai.
