Membangun Tim - Model Operasi Otomasi (Bagian 2)

Catatan editor: Ini adalah postingan kedua dari seri tiga bagian. Mulailah serial ini dengan membaca Manfaat Model Operasi Otomatisasi (Bagian 1) .

Dalam posting saya sebelumnya, saya membagikan bagaimana model operasi otomatisasi adalah kunci untuk berhasil menskalakan otomatisasi di seluruh organisasi. Tanpa kelincahan yang diperoleh dari model operasi otomatisasi, banyak perusahaan tidak mencapai manfaat yang diharapkan dari program otomatisasi mereka.

Bagian dua (artikel ini) dari seri ini berfokus pada bagaimana sponsor eksekutif otomasi dan berbagai fungsi pelaksana (disorot dalam grafik di bawah) bekerja sama sebagai tim untuk mencapai nilai dari otomatisasi proses robot (RPA) dalam skala besar.

Manfaat bagi unit bisnis dan TI untuk memiliki model operasi otomatisasi adalah untuk mencapai keseimbangan yang tepat antara inovasi dan kontrol. Secara teori, standarisasi proses bisnis untuk menciptakan efisiensi, efektivitas biaya, dan penggunaan kembali di seluruh pasar dan wilayah akan didukung oleh setiap karyawan. Namun, pemimpin pasar regional di perusahaan mungkin juga memiliki fokus pada kecepatan, kelincahan, dan hasil bisnis yang lebih spesifik saat mereka menavigasi realitas pasar lokal yang tidak dapat diprediksi.

Tahap awal program RPA, dari mulai hingga penskalaan, adalah titik perubahan penting ketika cakupan dipercepat dari departemen ke seluruh organisasi. Sebelumnya, saya membagikan karakteristik program untuk mendorong keberhasilan otomatisasi di empat tahap spektrum kematangan otomatisasi:

• Buktikan

• Tetapkan

• Luaskan

• Otomatisasi penskalaan

Mempekerjakan bakat yang tepat dan memiliki sponsor yang sesuai di setiap tahap program otomatisasi Anda adalah penting untuk kesuksesan.

Dari pengalaman saya, ada berbagai jenis sponsor eksekutif yang dibutuhkan untuk berpindah dari satu panggung ke panggung lainnya seperti yang ditunjukkan pada gambar di bawah ini. Model operasi otomatisasi memungkinkan sponsor tersebut menjadi paling efektif karena ada kejelasan peran dan proses yang jelas untuk berbagai bagian organisasi untuk bekerja sama.

Mobilizer:Mensponsori perpindahan dari pembuktian ke pendirian

Tahap pembuktian program otomasi menawarkan peluang besar untuk menetaskan ide-ide otomasi dan mendapatkan momentum dengan para juara bisnis dengan merintis cara pengoperasian yang baru. Pada tahap ini, sangat penting untuk membuktikan nilai bagi para penggemar proyek yang mensponsori percontohan RPA. Realisasi nilai pada tahap pembuktian memaksa perusahaan untuk berinvestasi lebih jauh dan membangun kemampuan otomatisasi bagi perusahaan.

Tahap awal menemukan nilai RPA bisa membuat merinding seperti yang terjadi di perusahaan asuransi American Fidelity. “Segera setelah saya melihat demo RPA, saya menyadari dua hal:pertama, jika itu nyata, itu akan mengubah segalanya, dan kedua, ada banyak cara RPA dapat membantu perusahaan kami,” kata Shane Jason Mock, Wakil Presiden Penelitian dan Pengembangan.

Penggemar proyek yang membantu memulai tahap pembuktian biasanya perlu bermitra dengan apa yang saya sebut sebagai 'mobilizer'. Mobilizer adalah juara bisnis yang sangat penting untuk pembentukan pusat keunggulan otomatisasi (CoE). Istilah mobilizer menggambarkan seseorang yang dapat secara efektif menjelaskan nilai otomatisasi ke unit bisnis lain, merekrut bakat ke tim RPA, dan menarik dana awal.

Mobilizer harus menjadi eksekutif berpengaruh (misalnya, kepala keunggulan proses global) yang dapat memperkenalkan potensi otomatisasi penuh bagi perusahaan untuk membenarkan investasi ke dalam CoE—dan membenarkan investasi CoE di atas prioritas yang bersaing.

Kemajuan ke tahap pembentukan penting karena membangun fondasi bakat dan fungsi terpusat yang akan mengantarkan RPA ke organisasi. Grafik di bawah menjelaskan peran yang biasanya membentuk CoE terpusat.

Dalam praktiknya, peran-peran ini akan diwujudkan oleh beberapa orang di masa-masa awal sebelum menjadi posisi yang berbeda. Penting untuk dicatat bahwa meskipun daftarnya mungkin tampak sedikit menakutkan, ini belum tentu karyawan baru. Mereka dapat berupa peran yang sudah ada dalam organisasi yang biasanya disatukan di bawah payung CoE atau dimanfaatkan dari tim lain yang sudah ada sebelumnya.

CoE terpusat sangat penting untuk memecahkan beberapa masalah penting di awal tahap penetapan. Sebelum pembentukan CoE, setiap proses dibangun sebagai proyek otomatisasi terpisah, yang mahal dan menghasilkan kualitas atau praktik yang tidak konsisten.

Dengan memusatkan keahlian dan membangun praktik yang konsisten, seperti proses delapan langkah dalam diagram di atas, CoE meningkatkan kualitas dan menurunkan biaya untuk memberikan otomatisasi. CoE juga biasanya berada pada posisi terbaik untuk memusatkan pengadaan perangkat lunak otomatisasi dan mengelola lisensi.

Namun, ketika program otomatisasi matang dalam tahap penetapan, otonomi yang dibutuhkan oleh para pemimpin pasar lokal dan unit bisnis dapat menjadi titik gesekan dengan CoE terpusat jika tidak ditangani dengan kerangka kerja yang konsisten. Di sinilah CoE mulai berjuang tanpa sponsor eksekutif yang tepat yang dapat membentuk komite pengarah global dan mendukung CoE dengan model operasional yang matang untuk otomatisasi.

Untuk keluar dari fase pembentukan, Anda perlu memiliki strategi elemen program mana yang akan disatukan—artinya unit bisnis memiliki otonomi untuk mengendalikan nasib mereka sendiri (catatan:bagian ketiga dari seri ini akan membahas hal ini secara rinci). Ini membutuhkan jenis sponsor eksekutif otomatisasi yang berbeda untuk memastikan partisipasi, menegakkan tata kelola, dan mengkonsolidasikan pendanaan dari berbagai bagian perusahaan dan pasar regional.

Pelayan digital:Mensponsori perpindahan dari pendirian menjadi berkembang

Jenis sponsor yang dibutuhkan untuk berhasil melampaui tahap pembentukan adalah apa yang saya sebut sebagai 'pelayan digital'. Penatalayan digital memahami proses bisnis global yang melintasi unit bisnis. Mereka adalah:

• Mampu menavigasi organisasi secara budaya

• Secara teknis mahir menautkan RPA ke semua teknologi lain yang digunakan di seluruh organisasi

• Mampu mengarahkan elemen manajemen perubahan yang diperlukan untuk inovasi

Pelayan digital adalah pemimpin opini yang dijunjung tinggi tetapi bisa dari lini bisnis apa pun. Orang ini adalah laporan langsung dari C-Suite (minimal) dan merasa nyaman bekerja dengan pemangku kepentingan secara global.

Sementara penggerak merekrut bakat dan pendanaan ke CoE untuk sentralisasi pengembangan RPA, pengelola digital melangkah lebih jauh untuk merekrut eksekutif berpengaruh ke komite pengarah.

Jalur cepat otomatisasi:Mempercepat gerakan lurus untuk memperluas

Sebelumnya di artikel ini, saya memperkenalkan kisah American Fidelity dan pilot yang mereka selesaikan dalam tahap pembuktian otomatisasi yang menyebabkan merinding ketika tim mereka pertama kali melihatnya. Cerita tidak berakhir di situ. Kegembiraan awal itu menyebabkan RPA memainkan peran kunci dalam memungkinkan model bisnis digital baru untuk melayani pelanggan.

“Robot memungkinkan kami menciptakan butik itu, pengalaman yang disesuaikan, unik untuk setiap pelanggan—dalam skala besar. Robot telah memungkinkan kami untuk menjadi lebih personal dengan setiap pelanggan. Kami tidak akan pernah mencoba ini dengan tim manusia; itu hanya akan memakan terlalu banyak waktu, ”kata Mock.

American Fidelity dilacak dengan cepat dari percontohan kecil hingga memungkinkan pengalaman pelanggan yang benar-benar baru.

Baca kisah American Fidelity selengkapnya .

Saat ini, saya melihat banyak pelanggan menangani otomatisasi dengan lebih ambisius sejak awal sebagai bagian dari transformasi digital di seluruh perusahaan untuk menciptakan keunggulan kompetitif.

Perusahaan-perusahaan ini memiliki beberapa kesamaan yang memungkinkan mereka untuk berakselerasi ke tahap perluasan:

1. Sejak awal, sponsor eksekutif memiliki karakteristik pelayan digital yang dijelaskan di atas.

2. Teknologi RPA sudah dipahami dengan baik dalam C-Suite dan jalur otomatisasi dibuat dengan pendekatan top-down yang dijelaskan di bagian pertama seri ini.

3. Mengotomatiskan proses kompleks yang bekerja di seluruh unit bisnis adalah hal yang wajar karena mereka memiliki pemilik proses global atau komite pengarah.

Artikel berikutnya (dan terakhir) dalam seri ini akan merinci tindakan dan keputusan yang diambil dalam tahap perluasan untuk mencapai skala penuh. Tahap perluasan adalah titik kritis di mana minat awal dari C-suite dapat memudar atau didukung, tergantung pada seberapa baik program otomatisasi terkait dengan tujuan transformasi yang lebih luas.

Tahap perluasan biasanya ditandai dengan tidak hanya menggunakan pengembang profesional untuk beralih ke proses yang lebih kompleks, tetapi juga pengenalan pengembangan warga untuk otomatisasi individu.

Bagian ketiga dari seri ini akan membahas cara memperluas produsen otomasi dengan mengembangkan pengembang warga, kunci untuk menskalakan otomatisasi. Tujuan akhir dari scale adalah untuk mengembangkan model operasi otomatisasi menjadi kerangka kerja untuk inovasi digital di seluruh perusahaan.