Otomasi cerdas:Membangun tenaga kerja keuangan digital masa depan

Otomatisasi cerdas dapat membangun tenaga kerja keuangan digital masa depan di mana kolaborasi antara pekerja digital dan fisik menghasilkan kapasitas organisasi yang lebih besar dan pemberdayaan karyawan.

Teknologi pengambilan multisaluran dan alur kerja telah banyak membantu firma akuntansi dan departemen keuangan di banyak industri membuat data berfungsi untuk bisnis mereka dan tidak bertentangan dengan mereka. Tapi mereka hanya melangkah sejauh ini, dan inilah mengapa ada kebutuhan untuk otomatisasi cerdas.

Dengan otomatisasi proses keuangan, organisasi kini dapat merampingkan dan mempercepat siklus pembelian-untuk-bayar, pesanan-ke-tunai, dan catatan-ke-laporan dengan menangkap dan mengekstrak informasi dari sumber mana pun, secara otomatis mengarahkannya ke alur kerja persetujuan, dan mentransfer informasi ke dalam sistem pencatatan. Namun, meskipun sistem ERP adalah inti yang kuat dari operasi keuangan pelanggan Anda, ia memiliki keterbatasan.

Sebagian besar organisasi masih dipaksa untuk mengalokasikan karyawan untuk menangani pekerjaan manual yang memakan waktu untuk memproses informasi dari sumber pihak ketiga atau untuk menangani tugas-tugas yang unik untuk bisnis mereka. Oleh karena itu, meskipun otomatisasi proses keuangan telah diterapkan, kemungkinan ada kesenjangan alur kerja dan titik buta yang signifikan yang dapat melemahkan pengambilan keputusan dan pada akhirnya meregangkan hubungan pelanggan dan vendor.

Otomasi proses keuangan hanyalah bagian dari persamaan

Mari kita asumsikan sebuah organisasi telah mengadopsi teknologi otomatisasi proses keuangan dan mungkin membangun arsitektur berorientasi layanan untuk memungkinkan aplikasi bekerja sama. Meskipun sistem ini dapat memperoleh data dari berbagai sumber, meningkatkan dan menyampaikan informasi dengan benar mungkin memerlukan beberapa keterampilan TI yang signifikan. Tantangan ini semakin diperparah ketika berurusan dengan proses otomatisasi yang menjangkau aplikasi internal perusahaan dan mitra eksternal dan sistem pelanggan, situs web, layanan online, dan sebagainya.

Intinya:solusi otomatisasi proses keuangan tidak dirancang untuk menautkan ke banyak sumber internal dan eksternal yang berbeda untuk mengakses atau mengintegrasikan data, atau segudang tugas manual lainnya yang unik untuk bisnis.
Masalah rumit lainnya adalah fakta bahwa seiring pertumbuhan bisnis, dengan lebih banyak data, semakin banyak pula kompleksitas; mudah untuk kembali menambahkan lebih banyak sumber daya untuk mengatasi masalah. Tetapi ada cara yang lebih baik daripada melemparkan orang ke masalah atau berinvestasi dalam pengembangan kustom yang mahal untuk mencoba mengatasi ERP.

Menjembatani kesenjangan otomatisasi proses dengan RPA dan otomatisasi cerdas

Masuki robotic process automation (RPA), kemampuan yang kuat yang tampaknya dibuat khusus untuk menjembatani kesenjangan otomatisasi dalam proses keuangan dan akuntansi.

RPA dirancang untuk berfungsi sebagai pelengkap —bukan pengganti — untuk alur kerja otomatisasi keuangan dan akuntansi yang ada dan dapat disesuaikan untuk memenuhi kebutuhan firma akuntansi atau departemen keuangan organisasi ukuran apa pun. Karena RPA berada di atas teknologi organisasi yang ada, RPA bekerja dengan baik dengan sistem inti yang terpasang dan dapat diimplementasikan dengan cepat untuk meminimalkan gangguan operasional pada bisnis sehari-hari. RPA menggunakan robot perangkat lunak untuk meniru tindakan berbasis aturan tertentu yang dilakukan seseorang saat bekerja di komputer (tetapi dengan akurasi 100%) dan ideal untuk mencakup tugas-tugas yang tersisa dalam alur kerja yang secara historis sulit untuk diotomatisasi.

Kasus Penggunaan:Pemrosesan Faktur

Penyedia telekomunikasi global menerima 1.000 lembar email setiap hari di AP, sebagian besar terkait dengan faktur, dan mereka mengandalkan proses manual yang tidak efisien.

Sebelum otomatisasi proses:

• 14 hari untuk memproses faktur (rata-rata)
• Biaya keterlambatan 2-3% setelah sering tidak dapat memenuhi persyaratan pembayaran pemasok

Sekarang, lusinan robot perangkat lunak mengambil 9.000 faktur/bulan dari 30 situs web vendor dan mengirimkan data ke sistem keuangan, siap untuk pemrosesan dan pembayaran.

Setelah otomatisasi proses:

• 1-2 hari untuk memproses faktur
• peningkatan produktivitas 400%

RPA bekerja dalam sistem perusahaan, dalam aplikasi desktop seperti Microsoft Excel, dan di seluruh sumber eksternal seperti situs web dan portal web, misalnya, masuk ke portal pemasok untuk mengumpulkan informasi atau menyalin dan memasukkan data antar aplikasi. Jika Anda mempertimbangkan seluruh spektrum keuangan dan akuntansi, mungkin ada ratusan hingga ratusan ribu tugas berbasis aturan yang saling bergantung yang perlu dilakukan dalam urutan yang sama, berulang-ulang.

Di sinilah RPA bersinar.

Singkatnya, RPA memberdayakan organisasi untuk mendelegasikan tugas manual yang memakan waktu dan rawan kesalahan ke robot, dan meningkatkan karyawan untuk fokus pada tugas yang lebih strategis dan bernilai lebih tinggi. Tepat di mana RPA paling baik diterapkan dalam organisasi atau departemen tertentu akan bergantung pada prioritas paling mendesak saat ini dan tujuan jangka panjangnya.

Kasus Penggunaan:Procure-to-pay

Penyedia transportasi utama memungkinkan pelanggan untuk meminta penjemputan melalui email; namun, CSR ditugaskan untuk memasukkan kembali detail pengiriman secara manual dari email ke aplikasi penjadwalan internal, serta portal pengirim.

Sebelum Proses Otomatisasi:

• Akses secara manual 70+ portal mitra—dengan info masuk, navigasi, transaksi, dan laporan yang berbeda
• Menghemat biaya:Setiap CSR hampir tidak dapat melayani 1 pelanggan premium

RPA secara otomatis membaca email, mengekstrak detail, memasukkannya ke dalam aplikasi penjadwalan dan memposting ke portal pengirim dalam hitungan detik setelah email awal.

Setelah Otomatisasi Proses :

• 100% manual, pekerjaan rutin dihilangkan
• 90% hingga 95% waktu karyawan digunakan kembali untuk pekerjaan yang bernilai lebih tinggi.
• Tidak ada kesalahan transkripsi yang mahal

Otomasi Cerdas – Mewujudkan janji transformasi digital menyeluruh yang sesungguhnya

Seringkali, ketika pelanggan Anda diminta untuk mengevaluasi prioritas otomatisasi mereka, muncul pertanyaan:Bagaimana jika saya ingin melampaui menjembatani kesenjangan tugas manual dalam alur kerja saya dengan RPA dan membawa proses saya ke tingkat optimalisasi dan produktivitas berikutnya?

Jelas bahwa robot perangkat lunak 'onboarding' sebagai tenaga kerja digital untuk menangani tugas berbasis aturan yang berulang yang menghabiskan waktu dan kekuatan otak karyawan yang kritis terus membuktikan nilainya. Namun banyak organisasi menemukan bahwa operasi bisnis mereka menjadi semakin kompleks karena banyaknya data tidak terstruktur yang ditemukan dalam dokumen dan email, transaksi seluler, tanda tangan elektronik, penanganan pengecualian, otentikasi/validasi biometrik, manajemen kasus, dan komunikasi pelanggan.

Mengatasi proses dan kompleksitas data ini memerlukan platform otomatisasi cerdas terpadu generasi berikutnya yang menggabungkan teknologi analitik dan kognitif dengan RPA untuk mengotomatiskan lebih banyak proses end-to-end, sambil mendorong nilai yang lebih besar:

Pertimbangkan contoh kerangka otomatisasi cerdas berikut yang mengoptimalkan proses keuangan dan akuntansi biasa:

• Sebelum otomatisasi cerdas, seorang karyawan memasukkan faktur atau pesanan penjualan secara manual; ini secara inheren lambat dan menimbulkan risiko kesalahan manusia dan penundaan yang signifikan.
• Kerangka kerja Otomatisasi Cerdas menyerap data (format apa pun); secara otomatis mengklasifikasikan dan mengekstrak data; mengintegrasikan informasi dengan ERP (SAP, Oracle, dll.); menganalisis kinerja tidak hanya kemampuan platform dan apakah mereka dijalankan sebagaimana dimaksud, tetapi memberikan wawasan tentang proses faktur atau pesanan penjualan; dan memberikan wawasan real-time tersebut kepada eksekutif dalam format yang tepat yang ingin mereka terima untuk mengoptimalkan kinerja keuangan dan operasional.

Salah satu lembaga jasa keuangan mengurangi biaya pemrosesan faktur sebesar 75%, menghasilkan penghematan biaya operasional tahunan sebesar $1,3 juta dengan Intelligent Automation.

Hasil akhirnya adalah alur kerja proses yang benar-benar otomatis yang menghubungkan back office ke front office. Pelanggan diberdayakan untuk tidak hanya menskalakan, tetapi juga mengukur manfaat dan ROI dari penerapan otomatisasi proses mereka.

Di situlah letak kekuatan sebenarnya dari platform otomatisasi cerdas:membangun tenaga kerja keuangan digital masa depan di mana kolaborasi antara pekerja digital dan fisik menghasilkan kapasitas organisasi dan pemberdayaan karyawan yang lebih besar.

Chris Huff adalah  CSO dari Kofax. Dia mengembangkan dan mendorong inisiatif strategis global perusahaan, kepemimpinan pemikiran otomatisasi cerdas, dan integrasi horizontal lintas fungsi.