Cara sukses dalam perjalanan menuju perusahaan yang sepenuhnya otomatis

Ada perjalanan yang harus dimulai untuk mencapai otomatisasi penuh.

Era otomatisasi telah tiba. Bisnis di seluruh dunia menyerahkan tugas berbasis aturan yang tidak menguntungkan kepada robot perangkat lunak yang dibuat menggunakan teknologi yang disebut Robotic Process Automation (RPA). Ini meningkatkan efisiensi dan memungkinkan karyawan untuk fokus pada pekerjaan bernilai tambah yang benar-benar diperhitungkan. Banyak organisasi, bagaimanapun, tetap pada awal perjalanan mereka dan masih membuka potensi otomatisasi penuh, yang dapat dicirikan sebagai kesimpulan logis dari RPA. Ketika mereka tiba di tujuan ini, perusahaan akan mencapai keseimbangan optimal antara apa yang dapat dicapai oleh robot perangkat lunak RPA atas nama karyawan, dan kemampuan terbaik karyawan. Semua pekerjaan yang dapat diotomatisasi akan diotomatisasi dan dengan demikian, pekerja akan sepenuhnya bebas dari tugas yang digerakkan oleh proses.

Otomatisasi penuh adalah tujuan akhir – dan jalur yang akan mendapatkannya bervariasi dari bisnis ke bisnis tergantung pada kebutuhan mereka. Tidak ada skenario yang ideal dan tidak ada pendekatan 'satu sisi cocok untuk semua' agar berhasil dengan menerapkan otomatisasi di seluruh perusahaan.

Beberapa karakteristik utama akan membentuk perjalanan:pekerja yang terlibat, tujuan bisnis, dan integrasi otomatisasi. Pada akhirnya, tujuannya adalah robot untuk setiap orang dan ekosistem otomatisasi yang bekerja sama untuk membebaskan semua karyawan dari tugas-tugas yang membutuhkan banyak data.

Memulai dengan otomatisasi

Saat pertama kali memulai otomatisasi, banyak bisnis merasa ingin tetap membuka opsi dan menggunakan waktu yang tersedia untuk mempelajari apa yang dapat dilakukan otomatisasi untuk tim dan bisnis mereka. Langkah pertama dalam perjalanan menuju otomatisasi penuh seringkali merupakan fase pengujian yang bergantung pada pembuktian laba atas investasi dan akibatnya meyakinkan C-suite, kepala departemen, dan TI tentang manfaatnya.

Selanjutnya, setelah otomatisasi ditambahkan ke agenda, untuk mendukung penyediaan pandangan dan tata kelola terpusat, organisasi harus membuat Pusat Keunggulan RPA untuk memperjuangkan dan mendorong penggunaan teknologi. Pada tahap ini, proses terpilih dipilih, seringkali dalam isolasi, berdasarkan fakta bahwa mereka memiliki potensi tinggi tetapi merupakan tugas bernilai rendah yang dapat dengan cepat diotomatisasi dan menunjukkan pengembalian langsung dalam hal peningkatan produktivitas atau kepuasan pelanggan. Pendekatan top-down, proses demi proses ini, yang diterapkan oleh pakar RPA, akan membantu program otomatisasi berjalan.

NHS Shared Business Service (SBS), misalnya, memilih tugas yang sangat padat karya untuk memelihara file arus kas sebagai otomatisasi skala besar pertamanya. Awalnya butuh 20 karyawan dan dua jam per orang untuk menyelesaikan tugas harian. Robot perangkat lunak sekarang mencapai ini dalam waktu kurang dari lima jam. Hasilnya menarik perhatian para pemangku kepentingan dan sejak itu, NHS SBS telah menciptakan seluruh ekosistem robot yang menangani lebih dari 250 proses.

Meningkatkan skala proyek otomatisasi Anda di seluruh perusahaan

Pendekatan proses-demi-proses awal yang dipimpin oleh para ahli RPA harus didukung oleh para ahli materi pelajaran, yang dapat menunjukkan keahlian yang diperoleh selama bertahun-tahun dalam melakukan tugas atau proses dan memiliki posisi terbaik untuk mengetahui bagaimana hal itu dapat ditingkatkan . Bisnis yang hanya mengandalkan Center of Excellence untuk mengidentifikasi, membuat, dan menerapkan otomatisasi mungkin hanya dapat menyentuh 3 hingga 7% dari semua kemungkinan otomatisasi.

Pengembang RPA tidak memiliki pengetahuan dasar yang diperlukan untuk memahami kebutuhan individu, dan dengan demikian potensi otomatisasi yang luas. Oleh karena itu, demokratisasi otomatisasi harus dimulai. Ini akan melibatkan mendidik karyawan tentang cara kerja teknologi dan mendorong para ahli di seluruh perusahaan untuk berkontribusi dalam upaya tersebut.

Dengan pandangan yang lebih lengkap tentang proses departemen, karyawan yang telah menyelesaikan pelatihan RPA atau 'pengembang warga' dapat membuka kemungkinan otomatisasi yang lebih luas dan meningkatkan efeknya pada laba. Orange Spain, operator jaringan seluler, memulai proses ini pada tahun 2017 dengan melatih 13 orang dari berbagai unit bisnis. Sekarang memiliki duta RPA di setiap departemen, memungkinkan mereka untuk menemukan peluang baru untuk otomatisasi. Hingga saat ini, perusahaan telah mengerahkan 400 robot di seluruh perusahaan.

Untuk mencapai skala yang dibutuhkan untuk tumbuh melalui fase ini, karyawan harus memiliki setidaknya beberapa pemahaman tentang teknologi. Sebuah perusahaan penerbangan memilih untuk menggelar skema pelatihan di seluruh perusahaan yang terbuka untuk semua orang, mulai dari profesional teknologi hingga agen tiket dan asisten bagasi. Ini termasuk memberi karyawan akses ke perangkat lunak gratis, pakar, dan bahkan sesi Build-a-Bot.

Karena semakin banyak karyawan yang terlibat dan datang untuk mendukung perjalanan otomatisasi perusahaan, apakah itu melalui pemahaman umum atau benar-benar membangun bot itu sendiri, RPA dapat menjadi bagian terpadu dari budaya organisasi secara keseluruhan. Otomatisasi dapat berubah dari mengambil tugas yang berdiri sendiri menjadi proses departemen atau bahkan lintas departemen.

Dengan melibatkan lebih banyak karyawan dalam perjalanan otomatisasi, bisnis dapat meningkatkan upayanya dan pada akhirnya mencapai otomatisasi penuh sebagai hasilnya.

Permainan akhir:otomatisasi penuh

Dalam perusahaan yang sepenuhnya otomatis, robot akan mengatur back office sementara karyawan manusia akan menambah nilai di depan. Setiap pekerjaan memiliki beberapa elemen pekerjaan yang berulang atau berdasarkan aturan. Hal ini terlihat baik dalam skala besar, seperti tim keuangan yang memproses ribuan faktur, dan pada tugas yang kurang intensif tetapi masih berulang seperti mengirim satu email tertentu dalam seminggu.

Di Rumah Sakit Mater di Dublin, organisasi mengadopsi pendekatan 'robot untuk setiap perawat' pada awal pandemi. Dengan memberikan setiap perawat di departemen akses ke robot perangkat lunak, departemen Pencegahan dan Pengendalian Infeksi menghemat 3 jam waktu administrasi sehari, 18 jam per minggu, dan 936 jam setahun. Ini membebaskan waktu penting di hari perawat untuk merespons tekanan COVID-19 dan lebih memfokuskan waktu pada perawatan pasien.

Tim TI, bagaimanapun, tidak dapat diharapkan untuk membangun semua otomatisasi ini. Ini hanya akan memakan waktu terlalu lama untuk menjadi efektif. Platform low-code atau no-code memungkinkan karyawan untuk menjadi co-producer dengan IT, dan dengan demikian membangun dan menyebarkan robot dengan cepat dan secara reaktif.

Untuk mengotomatisasi setiap proses, otomatisasi juga harus cerdas. Memperkenalkan AI memungkinkan otomatisasi kognitif yang membutuhkan penilaian. Misalnya, robot perangkat lunak dapat memindai, mengekstrak, dan memproses data dari sumber terstruktur, tetapi robot perangkat lunak yang didukung AI dapat membaca dan memahami data dari sumber terstruktur dan tidak terstruktur, seperti catatan tulisan tangan, dan memprosesnya sesuai kebutuhan.
Dengan proses yang lebih otomatis otomatis, sistem dapat berintegrasi. Tidak lagi didasarkan pada proyek departemen, upaya ini dapat berfokus pada seluruh alur kerja yang menggabungkan semua proyek otomatisasi menjadi inisiatif di seluruh perusahaan yang mencakup semua fungsi dan disiplin ilmu.

Untuk bisnis yang mendekati awal perjalanan otomatisasi mereka, otomatisasi penuh mungkin tampak sebagai tujuan yang jauh. Tentu saja, tidak mungkin untuk mencapainya dalam semalam. Namun, dengan melakukan satu otomatisasi pada satu waktu dan semakin melibatkan lebih banyak karyawan dan alur kerja tambahan, bisnis dapat meletakkan dasar untuk suatu hari nanti mencapai perusahaan yang sepenuhnya otomatis.