Menguasai Perjalanan Menuju Perusahaan Secara Penuh Terotomatisasi
Ada perjalanan yang harus ditempuh untuk mencapai otomasi penuh.
Zaman otomasi telah tiba. Bisnis di seluruh dunia menyerahkan tugas rutin yang tidak memuaskan dan berbasis aturan kepada robot perangkat lunak yang dibangun menggunakan teknologi yang disebut Otomatisasi Proses Robotik (RPA). Ini meningkatkan efisiensi dan memungkinkan karyawan untuk fokus pada pekerjaan yang menambah nilai yang benar-benar penting. Banyak organisasi, namun, masih berada di awal perjalanan mereka dan belum membuka potensi otomasi penuh, yang dapat ditandai sebagai kesimpulan logis dari RPA. Ketika mereka tiba di tujuan ini, perusahaan akan mencapai keseimbangan optimal antara apa yang dapat dicapai robot perangkat lunak RPA atas nama karyawan, dan apa yang paling cocok dilakukan oleh karyawan. Semua pekerjaan yang dapat diotomatisasi akan diotomatisasi dan sebagai hasilnya, pekerja akan sepenuhnya bebas dari tugas yang diproses.
Otomatisasi penuh adalah tujuan akhir — dan jalur yang akan membawa seseorang ke sana bervariasi dari bisnis ke bisnis tergantung pada kebutuhan mereka. Tidak ada skenario ideal dan tidak ada pendekatan 'one size fits all' untuk berhasil dalam menerapkan otomasi perusahaan yang menyeluruh.
Beberapa karakteristik kunci akan membentuk perjalanan: pekerja yang terlibat, tujuan bisnis, dan integrasi otomasi. Pada akhirnya, tujuannya adalah robot untuk setiap orang dan ekosistem otomasi yang bekerja sama untuk melepaskan semua karyawan dari tugas yang intensif data.
Memulai dengan otomasi
Saat pertama kali memulai otomasi, banyak bisnis merasa mereka ingin membuka opsi mereka dan menggunakan waktu yang tersedia untuk menjelajahi apa yang dapat dilakukan otomasi untuk tim dan bisnis mereka. Langkah pertama dalam perjalanan menuju otomasi penuh biasanya adalah fase pengujian yang bergantung pada membuktikan return on investment dan consequently meyakinkan C-suite, kepala departemen, dan IT tentang manfaatnya.
Selanjutnya, setelah otomasi telah dimasukkan ke dalam agenda, untuk mendukung dengan menyediakan tampilan terpusat dan tata kelola, organisasi harus membuat RPA Centre of Excellence untuk mendukung dan mendorong penggunaan teknologi. Pada tahap ini, proses tertentu dipilih, seringkali secara terisolasi, berdasarkan fakta bahwa mereka memiliki potensi tinggi tetapi tugas bernilai rendah yang dapat dengan cepat diotomatisasi dan menunjukkan return yang segera dalam hal peningkatan produktivitas atau kepuasan pelanggan. Pendekatan top-down, proses demi proses ini, yang diimplementasikan oleh ahli RPA, akan membantu program otomasi meluncur.
NHS Shared Business Service (SBS), misalnya, memilih tugas yang sangat intensif tenaga kerja dalam memelihara file arus kas sebagai otomatisasi skala besar pertamanya. Awalnya memakan waktu 20 karyawan dan dua jam per orang untuk menyelesaikan tugas harian ini. Robot perangkat lunak sekarang mencapai ini dalam waktu kurang dari lima jam. Hasilnya menarik perhatian pemangku kepentingan dan sejak itu, NHS SBS telah menciptakan seluruh ekosistem robot yang menangani lebih dari 250 proses.
Menskalakan proyek otomasi Anda perusahaan yang menyeluruh
Pendekatan proses demi proses awal yang dipimpin oleh ahli RPA harus didukung oleh ahli subjek, yang dapat membawa keahlian yang diperoleh selama bertahun-tahun melakukan tugas atau proses dan paling berposisi untuk tahu bagaimana itu dapat ditingkatkan. Bisnis yang hanya bergantung pada Center of Excellence untuk mengidentifikasi, menciptakan dan menerapkan otomasi mungkin hanya dapat mencapai 3 hingga 7% dari semua otomasi yang mungkin.
Pengembang RPA kurang pengetahuan dalam yang fundamental yang diperlukan untuk memahami kebutuhan individu, dan sehingga cakupan penuh potensi otomasi. Oleh karena itu, demokratisasi otomasi harus dimulai. Ini akan melibatkan mendidik karyawan tentang cara kerja teknologi dan mendorong ahli di seluruh perusahaan untuk berkontribusi dalam upaya tersebut.
Dengan pandangan yang lebih lengkap tentang proses departemen, karyawan yang telah menyelesaikan pelatihan RPA atau 'citizen developers' dapat membuka kemungkinan otomasi yang lebih luas dan meningkatkan efeknya pada bottom line. Orange Spain, operator jaringan seluler, memulai proses ini pada tahun 2017 dengan melatih 13 orang dari berbagai unit bisnis. Sekarang memiliki suasana RPA di setiap departemen, memungkinkan mereka untuk mengungkap peluang baru untuk otomasi. Hingga saat ini, perusahaan telah menerapkan 400 robot di seluruh perusahaan.
Untuk mencapai skala yang diperlukan untuk tumbuh melalui fase ini, karyawan harus setidaknya memiliki beberapa pemahaman tentang teknologi. Suatu perusahaan penerbangan memilih untuk meluncurkan program pelatihan perusahaan yang terbuka untuk semua, dari profesional teknologi hingga agen tiket dan asisten bagasi. Ini termasuk memberikan karyawan akses ke perangkat lunak gratis, ahli dan bahkan sesi Build-a-Bot.
Seiring lebih banyak karyawan terlibat dan datang untuk mendukung perjalanan otomasi perusahaan, apakah itu melalui pemahaman umum atau sebenarnya membangun bot mereka sendiri, RPA dapat menjadi bagian terintegrasi dari budaya keseluruhan organisasi. Otomatisasi dapat bertransformasi dari menangani tugas mandiri menjadi proses departemen atau bahkan lintas departemen.
Dengan melibatkan lebih banyak karyawan dalam perjalanan otomasi, bisnis dapat menskalakan upayanya dan pada akhirnya mencapai otomasi penuh sebagai hasilnya.
Permainan akhir: otomasi penuh
Di perusahaan yang sepenuhnya terotomatisasi, robot akan memerintah back office sementara karyawan manusia akan menambah nilai di front. Setiap pekerjaan memiliki beberapa elemen tugas yang berulang atau berbasis aturan. Ini terlihat baik pada skala besar, seperti tim keuangan yang memproses ribuan faktur, dan pada tugas yang kurang intensif tetapi masih berulang seperti mengirim satu email tertentu seminggu sekali.
Di Mater Hospital di Dublin, organisasi mengadopsi pendekatan 'sebuah robot untuk setiap perawat' pada awal pandemi. Dengan memberikan setiap perawat di departemen akses ke robot perangkat lunak, departemen Pencegahan dan Pengendalian Infeksi menghemat 3 jam waktu administratif sehari, 18 jam per minggu dan 936 jam setahun. Ini membebaskan waktu penting dalam hari perawat untuk merespons tekanan COVID-19 dan fokus lebih banyak waktu pada perawatan pasien.
Tim IT, namun, tidak dapat diharapkan untuk membangun semua otomasi ini. Ini akan terlalu lama untuk efektif. Platform low-code atau no-code memungkinkan karyawan untuk menjadi co-producer dengan IT, dan sehingga membangun dan menerapkan robot dengan cepat dan pada dasar reaktif.
Untuk mengotomatisasi setiap proses, otomasi juga harus cerdas. Memperkenalkan AI memungkinkan otomasi kognitif yang memerlukan penilaian. Misalnya, robot perangkat lunak dapat memindai, mengekstrak dan memproses data dari sumber yang terstruktur tetapi robot perangkat lunak yang didukung AI dapat membaca dan memahami data dari sumber yang terstruktur dan tidak terstruktur, seperti catatan tangan, dan memprosesnya sesuai kebutuhan.
Dengan lebih banyak proses yang diotomatisasi, sistem dapat terintegrasi. Tidak lagi didasarkan pada proyek departemen, upaya dapat fokus pada seluruh alur kerja yang menghubungkan semua proyek otomasi ke dalam inisiensi perusahaan yang menyeluruh yang mencakup semua fungsi dan disiplin.
Bagi bisnis yang dekat dengan awal perjalanan otomasi mereka, otomasi penuh mungkin terlihat sebagai tujuan yang jauh. Tentu saja, tidak mungkin untuk mencapainya dalam semalam. Namun, dengan mengambil satu otomasi satu waktu dan secara bertumbuh melibatkan lebih banyak karyawan dan alur kerja tambahan, bisnis dapat menaruh fondasi untuk suatu hari mencapai perusahaan yang sepenuhnya terotomatisasi.
