Cara membuat dan memelihara alur yang stabil dari peluang ROI tinggi untuk penerapan RPA
Seiring kemajuan inisiatif RPA dalam sebuah organisasi, ia bergerak dari mengotomatisasi tugas sederhana ke proses besar dan kompleks.
Otomatisasi proses robot (RPA) telah menjadi nama yang sangat umum di antara penyedia layanan digital (DSP) dan semuanya telah melihat manfaatnya dalam satu atau lain cara. Namun, penskalaan RPA di seluruh organisasi adalah permainan bola yang berbeda dan terbukti menjadi tugas yang sangat menantang bagi organisasi. Laporan Robotika Global Deloitte 2018 mengatakan bahwa 80% organisasi yang menerapkan RPA senang dengan hasilnya, tetapi hanya 1% dari mereka yang mampu berkembang pesat dalam 1 tahun terakhir (50+ bot dalam setahun).
Salah satu alasan utama untuk tantangan ini adalah ketidakmampuan untuk mengidentifikasi kasus penggunaan yang tepat untuk otomatisasi setelah beberapa implementasi awal yang berhasil. Kurangnya visibilitas ujung ke ujung dalam proses yang kompleks dan besar semakin menambah masalah ini.
Disebutkan di bawah ini adalah serangkaian teknik yang dapat membantu menciptakan dan memelihara alur proses yang siap untuk RPA sesuai dengan tingkat kematangan DSP:
Teknik pembangkitan permintaan sesuai dengan kematangan implementasi RPA DSP
Mari kita pahami masing-masing secara detail:
Analisis Komprehensif
Analisis komprehensif membantu mengidentifikasi peluang RPA bernilai tinggi untuk DSP yang baru mengadopsi RPA dan berada di tahap awal perjalanan mereka. Ini mempertimbangkan tingkat kematangan, proporsi proses yang dilakukan di rumah vs. outsourcing, dan setiap atau semua detail proses yang tersedia. Ini memiliki dua pendekatan:
| Pendekatan Top-down | Pendekatan Bawah |
Ini didasarkan pada alokasi setara waktu penuh (FTE) dan analisis metrik operasional berikut:
*Kekuatan FTE dalam operasi
*Biaya FTE ini
*Alokasi biaya lintas fungsi
*Alokasi FTE lintas fungsi
*Tingkat intervensi manual diperlukan dalam berbagai fungsi
| Ini berfokus untuk masuk ke detail proses dan meningkatkannya menggunakan metodologi Lean Six Sigma. Ini menganalisis:
*Kompleksitas dan standarisasi proses
*Volume dan pengulangan proses
*Mengidentifikasi tugas yang tidak bernilai tambah dalam proses dan menganalisis cara menghapusnya
*Ini melibatkan peningkatan organisasi dan proses
|
Berdasarkan hasil gabungan dari pendekatan ini, lokakarya solusi bersama dilakukan. Di sinilah tim kepemimpinan TI dan bisnis terlibat untuk mempersempit proses prospektif dan untuk membuat proyeksi ROI dan peta jalan otomatisasi. Tujuan dari teknik ini adalah untuk memberikan dokumen proses (As-Is dan To-Be), peluang peningkatan proses, peluang otomatisasi dan arsitektur otomatisasi serta proyeksi biaya.
Lokakarya pemikiran desain
Seiring kemajuan inisiatif RPA dalam suatu organisasi, ia bergerak dari mengotomatisasi tugas sederhana ke proses besar dan kompleks. Proses tersebut melintasi beberapa tim dan unit bisnis. Sebagai contoh; validasi kutipan dan faktur, status perintah kerja layanan, layanan pemberitahuan promosi, dll. Hal ini menyebabkan kurangnya visibilitas proses dari ujung ke ujung di seluruh unit bisnis, yang menyebabkan analisis tidak lengkap. Selain itu, dalam proses seperti itu, banyak inefisiensi terjadi pada tahap hand-off daripada pada tahap tim yang diam.
Lokakarya pemikiran desain menyatukan beragam pemangku kepentingan, dari TI dan unit bisnis, dan mendapatkan dukungan dan konsensus mereka untuk inisiatif RPA. Ini memungkinkan mereka untuk mendapatkan pandangan menyeluruh tentang operasi organisasi dan ide strategi otomatisasi sambil berkolaborasi satu sama lain. Teknik yang digunakan adalah:
- Kluster afinitas – kasus penggunaan yang disarankan selama wawancara fokus dipetakan secara visual di dinding dalam kelompok area fungsional yang serupa
- Diagram pengalaman – tim untuk mengembangkan peta proses yang menangkap persona utama, titik arah, &sistem. Terminologi Mawar/Duri/Bud digunakan untuk menyoroti masalah dan peluang
Proses Penambangan
Setiap perbaikan proses dimulai dengan membuat model proses dari proses itu. Ini biasanya didasarkan pada dokumentasi proses yang tidak lengkap/kedaluwarsa atau persepsi yang salah dari para pemangku kepentingan. Selain itu, banyak pemangku kepentingan mungkin memiliki banyak cara untuk melakukan proses yang sama dan semuanya bisa menjadi tidak efisien.
Alat penambangan proses membantu memvisualisasikan semua jalur yang mungkin dalam melakukan suatu proses menggunakan log peristiwa yang dibuat oleh sistem informasi. Ini membangun aliran Apa Adanya yang tepat dari keadaan saat ini dan membantu dalam analisis proses yang terperinci.
Alat-alat ini mengamati bagaimana proses dijalankan, berapa banyak waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan, langkah mana yang diulang, dan apa yang dapat diotomatisasi. Ini juga membantu membangun peta jalan otomatisasi berdasarkan data empiris.
Semua wawasan ini membantu dalam proses kualifikasi untuk otomatisasi, yang bukan merupakan pilihan yang jelas. Alat-alat ini juga membantu dalam mengukur manfaat otomatisasi yang sedang berlangsung, karena dapat memecah proses apa pun dan mengidentifikasi besarnya otomatisasi untuk masing-masing sub-proses. Teknik ini cocok untuk organisasi yang sudah matang dalam perjalanan RPA mereka.
Manfaat
- Teknik Lean Six Sigma yang digunakan dalam analisis komprehensif dapat membantu meningkatkan potensi otomatisasi suatu proses sebesar 20%
- Pendesainan ulang proses yang terjadi sebagai hasil dari analisis komprehensif dapat menghasilkan peningkatan penghematan hingga 50%
- Rata-rata, lokakarya pemikiran desain selama dua hari dapat membantu mengidentifikasi 150+ peluang otomatisasi, di mana minimal 20% dapat menjadi nilai tinggi
