Membangun dan Mempertahankan Alur Peluang RPA dengan ROI Tinggi yang Konsisten
Seiring inisiatif RPA maju dalam organisasi, bergerak dari mengotomatisasi tugas sederhana ke proses besar dan kompleks.
Robotics process automation (RPA) telah menjadi nama yang sangat umum di antara penyedia layanan digital (DSP) dan semua telah melihat manfaatnya dengan satu cara atau lainnya. Namun, menskalakan RPA di seluruh organisasi adalah permainan yang berbeda dan terbukti menjadi tugas yang sangat menantang bagi organisasi. Deloitte’s Global Robotics Report 2018 mengatakan bahwa 80% organisasi yang menerapkan RPA puas dengan hasilnya, tetapi hanya 1% dari mereka yang dapat menskalakan secara signifikan dalam 1 tahun terakhir (50+ bot dalam setahun).
Salah satu alasan utama tantangan ini adalah ketidakmampuan untuk mengidentifikasi kasus penggunaan yang tepat untuk otomatisasi setelah beberapa implementasi awal yang berhasil. Kurangnya visibilitas end-to-end dalam proses yang besar dan kompleks lebih menambah masalah ini.
Disebutkan di bawah ini adalah serangkaian teknik yang dapat membantu menciptakan dan mempertahankan aliran proses yang stabil siap untuk RPA sesuai dengan tingkat maturitas DSP:
Teknik generasi permintaan sesuai dengan tingkat maturitas implementasi RPA DSP
Mari kita pahami masing-masing dengan detail:
Analisis Komprehensif
Analisis komprehensif membantu dalam mengidentifikasi peluang RPA bernilai tinggi bagi DSP yang baru mulai mengadopsi RPA dan berada di tahap awal perjalanan mereka. Ini mempertimbangkan tingkat maturitas, proporsi proses yang dilakukan internal vs. outsourcing, dan semua atau sebagian detail proses yang tersedia. Ini memiliki dua pendekatan:
| Pendekatan Top-down | Pendekatan Bottom-up |
Berdasarkan alokasi full-time equivalent (FTE) dan menganalisis metrik operasional berikut:
*Kekuatan FTE dalam operasi
*Biaya FTE ini
*Alokasi biaya di seluruh fungsi
*Alokasi FTE di seluruh fungsi
*Tingkat intervensi manual yang diperlukan dalam berbagai fungsi
| Fokus pada memasuki detail proses dan meningkatkannya menggunakan metodologi Lean Six Sigma. Ini menganalisis:
*Kompleksitas dan standarisasi proses
*Volume dan dapat diulangnya proses
*Mengidentifikasi tugas yang tidak menambahkan nilai dalam proses dan menganalisis cara untuk menghapusnya
*Ini melibatkan peningkatan organisasi dan proses
|
Berdasarkan hasil gabungan dari pendekatan ini, workshop solusi gabungan diadakan. Itulah tempat tim kepemimpinan IT dan bisnis terlibat untuk menyempitkan proses calon dan membuat proyeksi ROI dan peta jalan otomatisasi. Tujuan teknik ini adalah untuk menyampaikan dokumen proses (As-Is dan To-Be), peluang perbaikan proses, peluang otomatisasi dan arsitektur otomatisasi serta proyeksi biaya.
Workshop Design Thinking
Seiring inisiatif RPA maju dalam organisasi, bergerak dari mengotomatisasi tugas sederhana ke proses besar dan kompleks. Proses seperti itu melintasi banyak tim dan unit bisnis. Misalnya; validasi penawaran dan faktur, status pesanan kerja layanan, layanan notifikasi promosi, dll. Ini menyebabkan kurangnya visibilitas end-to-end dari proses di seluruh unit bisnis, yang mengarah pada analisis yang tidak lengkap. Juga, dalam proses seperti itu, banyak ketidakefisienan terjadi pada tahap serah terima daripada pada tahap tim terpencil.
Workshop design thinking menghimpun berbagai pemangku kepentingan, dari IT dan unit bisnis, dan mendapatkan dukungan serta konsensus untuk inisiatif RPA. Ini memungkinkan mereka untuk mendapatkan pandangan burung dari atas operasi organisasi secara holistik dan berfikir strategi otomatisasi sambil berkolaborasi satu sama lain. Teknik yang digunakan adalah:
- Affinity cluster — kasus penggunaan yang diusulkan selama wawancara fokus dipetakan secara visual di dinding dalam kluster area fungsional yang serupa
- Experience diagramming — tim untuk mengembangkan peta proses yang menangkap persona kunci, titik tolak, & sistem. Terminologi Rose/Thorn/Bud digunakan untuk menyoroti masalah dan peluang
Process Mining
Setiap perbaikan proses dimulai dengan membuat model proses dari proses tersebut. Biasanya ini didasarkan pada dokumentasi proses yang tidak lengkap/kedaluwarsa atau persepsi yang salah dari pemangku kepentingan. Juga, banyak pemangku kepentingan mungkin memiliki banyak cara untuk melakukan proses yang sama dan semuanya bisa tidak efisien.
Alat process mining membantu memvisualisasikan semua jalur yang mungkin untuk melakukan proses menggunakan log peristiwa yang dibuat oleh sistem informasi. Ini membangun aliran As-Is yang tepat dari keadaan saat ini dan membantu dalam analisis detail proses.
Alat ini mengamati bagaimana proses dieksekusi, berapa waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan, langkah mana yang diulang, dan apa yang dapat diotomasi. Ini juga membantu membangun peta jalan otomatisasi berdasarkan data empiris.
Wawasan ini semua membantu memkualifikasi proses untuk otomatisasi, yang sebaliknya bukan pilihan yang jelas. Alat ini juga membantu dalam mengukur manfaat otomatisasi yang berlangsung, karena dapat membagi proses apa pun dan mengidentifikasi magnitudo otomatisasi untuk sub-proses individual. Teknik ini cocok untuk organisasi yang sudah matang dalam perjalanan RPA mereka.
Manfaat
- Teknik Lean Six Sigma yang digunakan dalam analisis komprehensif dapat membantu meningkatkan potensi otomatisasi suatu proses sebesar 20%
- Redesain proses yang terjadi sebagai hasil dari analisis komprehensif dapat mengakibatkan peningkatan penghematan hingga 50%
- Secara rata-rata, workshop design thinking dua hari dapat membantu mengidentifikasi 150+ peluang otomatisasi, dari mana paling sedikit 20% bernilai tinggi
