Tiga Masalah Biaya Pekerjaan yang Dapat Dipecahkan Teknologi
Pelacakan waktu yang akurat sangat penting untuk mengelola biaya tenaga kerja guna mencapai keuntungan bagi bisnis konstruksi, memisahkan bisnis yang sukses dari bisnis lainnya.
Jika biaya tenaga kerja tidak dialokasikan ke proyek atau tugas yang tepat, atau jumlah pekerjaan yang diselesaikan salah, sulit untuk mengontrol anggaran proyek. Akurasi memiliki dampak langsung pada keuntungan atau kerugian proyek.
Penetapan biaya pekerjaan dan pelacakan waktu yang efektif hanya sebaik data yang dikumpulkan. Untungnya, solusi berbasis cloud real-time saat ini dapat merampingkan proses ini, serta menghubungkan titik data utama bisnis lainnya. Dengan mengintegrasikan akuntansi, penggajian, penetapan biaya pekerjaan, pelacakan waktu, manajemen aset, dan program ERP, solusi yang tepat memungkinkan visibilitas yang lebih besar di seluruh bidang, dan memungkinkan pengambilan keputusan yang lebih baik dalam prosesnya.
Berikut adalah tiga skenario pemicu sakit kepala yang biasa dihadapi kontraktor dan supervisor saat menangani sistem penetapan biaya dan pelacakan waktu, bersama dengan wawasan tentang bagaimana peningkatan level dapat mengurangi stres, mengurangi kesalahan manusia, dan membantu meningkatkan keuntungan proyek.
Sakit Kepala No. 1:Melacak jam kerja dan tugas yang terus berubah. Melacak jam kerja dan produktivitas tim bergantung pada setiap anggota yang secara akurat memelihara kartu waktu berbasis kertas atau spreadsheet. Tetapi tidak hanya ini membutuhkan waktu yang berharga untuk diisi, mereka lebih cenderung memiliki inkonsistensi. Seringkali, kartu waktu ini diisi berhari-hari atau bahkan berminggu-minggu kemudian, setelah pekerjaan selesai. Selain itu, anggota tim dapat secara tidak sengaja mengetik atau menulis dalam kode biaya tidak aktif, menghilangkan jam atau melebih-lebihkan waktu yang dihabiskan di tempat atau mengerjakan tugas tertentu.
Pelacakan waktu berbasis cloud secara real-time menghilangkan masalah ini dengan mencapai penetapan biaya pekerjaan yang sebenarnya untuk proyek konstruksi. Alih-alih menunggu untuk mengisi lembar waktu kertas atau spreadsheet, setiap anggota tim membuka aplikasi berbasis cloud di ponsel mereka, mengautentikasi dengan PIN, memilih proyek yang sedang mereka kerjakan, memilih tugas yang akan mereka lakukan, dan memilih bagian peralatan yang akan mereka gunakan untuk melakukan pekerjaan mereka hari itu. Setelah mereka mengonfirmasi entri mereka, aplikasi mengambil selfie karyawan dan mengonfirmasi lokasi fisik mereka. Kemampuan pengenalan wajah aplikasi membandingkan foto selfie karyawan dengan foto profil mereka, dan menandai masalah apa pun dengan peringatan ketidakcocokan.
Solusi pelacakan waktu dengan pengenalan wajah membuat biaya pekerjaan lebih akurat, karena kontraktor mengetahui bahwa orang yang tepat menetapkan jam kerja untuk proyek yang tepat dengan akurasi yang lengkap. Saat aplikasi pelacakan waktu terintegrasi dengan perencanaan sumber daya perusahaan atau sistem penggajian, data biaya pekerjaan tersedia dan disetujui di cloud. Kemudian informasi tersebut pada akhirnya didorong ke bidang data yang sesuai untuk diproses dan dilaporkan. Ketika tim beralih dari tugas ke tugas, seperti mencampur semen ke menuangkan semen, setiap anggota tim hanya memilih tugas berikutnya tanpa perlu keluar dari tugas sebelumnya. Setiap perubahan tugas membutuhkan waktu kurang dari tiga detik untuk diselesaikan. Karyawan hanya perlu keluar jam setelah selesai bekerja untuk hari itu.
Cara terbaik untuk mendapatkan biaya pekerjaan yang paling akurat adalah dengan mengumpulkan data biaya pekerjaan saat itu terjadi. Karyawan masih dapat menangkap biaya pekerjaan dan jam masuk dan keluar saat itu terjadi, bahkan ketika tidak ada akses internet atau layanan data seluler yang memadai.
Pelacakan waktu nyata memberi kontraktor data terbaik untuk laporan biaya pekerjaan yang akurat, dan menangkap kemajuan proyek secara waktu nyata, mengungkapkan masalah secepat mungkin. Ini memberi kontraktor peluang terbaik untuk melindungi keuntungan proyek.
Sakit Kepala No. 2:Berurusan dengan data yang tidak sinkron antar aplikasi. Kontraktor telah menggunakan teknologi selama bertahun-tahun untuk meningkatkan akurasi penetapan biaya pekerjaan. Beberapa masih menggunakan kertas. Lainnya menggunakan spreadsheet atau perangkat lunak lain yang berdiri sendiri. Mungkin ada peningkatan moderat dari pindah ke spreadsheet melalui metode pengumpulan tulisan tangan, tetapi sebagian besar spreadsheet mengandung kesalahan perhitungan atau entri. Banyak perusahaan mengumpulkan data di atas kertas, menambahkan data tersebut ke dalam spreadsheet, lalu memasukkannya kembali ke dalam perangkat lunak.
Masih banyak kemungkinan titik kesalahan dan celah yang membuang waktu dan menyebabkan tantangan akurasi. Pengumpulan data yang sederhana atau kesalahan entri dapat menyebabkan asumsi yang mahal. Sebagai perbandingan, sistem terintegrasi modern, dengan kontrol, memungkinkan semua data biaya pekerjaan tetap sinkron. Pagar pembatas seperti ini membantu kontraktor meningkatkan upaya penetapan biaya pekerjaan mereka, sehingga proyeksi yang mereka buat akan sangat selaras dengan pekerjaan yang pada akhirnya akan selesai.
Ketika ERP dan sistem penggajian terintegrasi secara real time dengan aplikasi pelacakan waktu, itu menciptakan sistem yang saling berhubungan di mana struktur biaya proyek adalah sama. Ini memastikan bahwa cara Anda mengumpulkan data dari lapangan sesuai dengan struktur data untuk laporan biaya pekerjaan di ERP untuk pelaporan biaya pekerjaan dan pemrosesan penggajian yang akurat. Juga, jika ada tugas baru yang ditambahkan ke proyek di tengah jalan karena urutan perubahan, integrasi ERP akan secara otomatis menambahkan tugas ke aplikasi pelacakan waktu untuk karyawan lapangan untuk memilih tugas baru. Selain itu, integrasi yang lebih canggih hanya akan menampilkan kode biaya khusus proyek, untuk melindungi karyawan dari memilih kode biaya yang salah.
Solusi pelacakan waktu mencerminkan struktur biaya proyek di ERP, sehingga supervisor menyadari bagaimana anggaran tenaga kerja proyek mereka terpengaruh, sementara juga dapat menangkap kelebihan anggaran yang tertunda cukup awal untuk membuat keputusan tepat waktu guna membantu proyek mereka tetap berjalan. anggaran.
Berikut adalah contoh hipotetis:Seorang kru trotoar beton muncul untuk bekerja. Saat mereka masuk, kode biaya baru dari ERP telah ditambahkan ke aplikasi pelacakan waktu dari pesanan perubahan kemarin, seperti penambahan tikar rebar ke trotoar. Supervisor memberi tahu karyawan tentang hal itu, dan karyawan dapat memilih tugas baru. Tidak ada kemungkinan salah ketik atau menggunakan kode untuk proyek yang berbeda, pada hari yang berbeda atau tarif yang berbeda. Saat tim menyelesaikan tugas mereka, aplikasi pelacak waktu dan sistem ERP terus membagikan data, memberi supervisor pembaruan berkelanjutan tentang total tenaga kerja dan produksi mereka. Yang terpenting, ini memungkinkan penyelia untuk membandingkan perkiraan anggaran dengan biaya aktual mereka, sehingga mereka tetap tepat waktu dan sesuai anggaran, dan memastikan bahwa semua tenaga kerja dapat ditagih dan dipertanggungjawabkan, sambil tetap memperhitungkan perubahan atau penambahan di tengah proyek.
Sakit Kepala No. 3:Mengatasi proses manual yang tidak efisien. Memindahkan data dari satu tempat ke tempat lain di atas kertas, spreadsheet, atau dalam program sangat memakan waktu. Supervisor ingin tim mereka menggunakan waktu mereka untuk mengerjakan suatu pekerjaan, bukan membuang waktu administratif. Hari ini, 26,4% persen dari semua perusahaan konstruksi menyatakan bahwa tidak ada solusi perangkat lunak mereka yang berkomunikasi satu sama lain. Di situlah solusi terintegrasi masuk, membantu pekerja menyelesaikan tugas sederhana dengan kecepatan dan akurasi.
Dalam sistem berbasis cloud dengan pengumpulan data lapangan langsung, laporan biaya pekerjaan dibuat dari data terbaru, yang menunjukkan status terkini dari setiap tugas di setiap proyek. Memiliki informasi ini memberikan kejelasan kepada kontraktor tentang perubahan status proyek saat terjadi, dan memungkinkan mereka membuat keputusan cepat saat penyesuaian perlu dilakukan.
Contoh lain. Dengan menggunakan kartu waktu kertas, petugas penggajian harus secara manual memasukkan informasi penggajian ke dalam sistem penggajian, kemudian petugas akuntansi atau manajer proyek harus mengetikkan jumlah jam per kode biaya dan menugaskannya ke proyek yang tepat. Kemudian mereka perlu memasukkan jumlah produksi per kode biaya ke dalam ERP atau menaksir perangkat lunak atau spreadsheet. Petugas penggajian dapat menghabiskan waktu hingga lima menit untuk entri data per karyawan, dan petugas akuntansi atau manajer proyek akan menghabiskan setidaknya jumlah waktu tersebut untuk memasukkan data biaya pekerjaan ke dalam ERP. Aplikasi pelacakan waktu-nyata secara instan merekam entri waktu, unit produksi yang diselesaikan, dan alokasi biaya pekerjaan, serta mengintegrasikan data tersebut ke dalam sistem penggajian dan ERP.
Karyawan perusahaan perancah menghabiskan empat hingga lima jam per hari secara manual memasukkan data penggajian dan memastikan waktu karyawan mereka dikodekan ke proyek yang tepat. Mereka juga harus memindai dan mengatur dokumen untuk penyimpanan digital. Saat mereka pindah ke aplikasi pelacakan waktu berbasis cloud dan mengumpulkan biaya tenaga kerja dan pekerjaan secara real time, mereka mengurangi proses manual menjadi satu jam sehari, menghasilkan peningkatan produktivitas sebesar 78%.
Setiap proyek konstruksi memiliki rangkaian bagian yang bergerak, dan dapat mengalihkan perhatian supervisor secara tipis. Baik itu menyederhanakan pelacakan waktu, meningkatkan biaya pekerjaan, atau mentransfer data penting dari satu departemen ke departemen lain, solusi berbasis cloud real-time menghilangkan kesalahan yang tidak disengaja, membuat tawaran lebih kompetitif, dan mengurangi sakit kepala yang tidak perlu di sepanjang jalan.
Mike Merrill adalah salah satu pendiri dan chief operating officer WorkMax .
