Bagaimana Teknologi Mengatasi Tiga Tantangan Utama Penghitungan Biaya Pekerjaan
Pelacakan waktu yang akurat adalah kritis untuk mengelola biaya tenaga kerja guna mencapai profitabilitas bagi bisnis konstruksi, memisahkan bisnis yang berhasil dari yang lainnya.
Jika biaya tenaga kerja tidak dialokasikan ke proyek atau tugas yang tepat, atau kuantitas pekerjaan yang selesai salah, sulit untuk mengontrol anggaran proyek. Akurasi memiliki dampak langsung pada keuntungan atau kerugian proyek.
Penghitungan biaya pekerjaan dan pelacakan waktu yang efektif hanya sebaik data yang dikumpulkan. Untungnya, solusi cloud berbasis real-time saat ini dapat menyederhanakan proses-proses ini, serta menghubungkan titik data kunci lainnya dari bisnis. Dengan mengintegrasikan akuntansi, gaji, penghitungan biaya pekerjaan, pelacakan waktu, manajemen aset, dan program ERP, solusi yang tepat memungkinkan visibilitas yang lebih besar di seluruh lini, dan memungkinkan pengambilan keputusan yang lebih baik dalam proses.
Berikut adalah tiga skenario yang menyebabkan sakit kepala yang sering dihadapi kontraktor dan pengawas saat menangani sistem penghitungan biaya pekerjaan dan pelacakan waktu, bersama dengan wawasan tentang bagaimana peningkatan dapat mengurangi stres, mengurangi kesalahan manusia, dan membantu meningkatkan keuntungan proyek.
Sakit Kepala No. 1: Pelacakan jam tenaga kerja dan tugas yang selalu berubah. Pelacakan jam tenaga kerja dan produktivitas tim bergantung pada setiap anggota yang secara akurat memelihara kartu waktu berbasis kertas atau spreadsheet. Namun tidak hanya ini memakan waktu yang berharga untuk diisi, mereka lebih cenderung memiliki inkonsistensi. Seringkali, kartu waktu ini diisi hari atau bahkan minggu kemudian, setelah pekerjaan dilakukan. Juga, anggota tim secara tidak sengaja dapat mengetik atau menulis kode biaya tidak aktif, mengabaikan jam, atau memperlebih-lebih waktu yang dihabiskan di lokasi atau bekerja pada tugas tertentu.
Pelacakan waktu berbasis cloud real-time menghilangkan masalah ini dengan mencapai penghitungan biaya pekerjaan yang sebenarnya untuk proyek konstruksi. Sebaliknya menunggu untuk mengisi kartu waktu kertas atau spreadsheet, setiap anggota tim membuka aplikasi berbasis cloud di ponsel mereka, mengautentikasi dengan PIN, memilih proyek yang sedang dikerjakan, memilih tugas yang akan dilakukan, dan memilih peralatan yang akan digunakan untuk melakukan pekerjaan mereka pada hari itu. Setelah mereka mengonfirmasi entri mereka, aplikasi mengambil selfie karyawan dan mengonfirmasi lokasi fisik mereka. Kemampuan pengenalan wajah aplikasi membandingkan foto selfie karyawan dengan foto profil mereka, dan menandai masalah apa pun dengan peringatan ketidakcocokan.
Solusi pelacakan waktu dengan pengenalan wajah membuat biaya pekerjaan lebih akurat, karena kontraktor tahu orang yang tepat mengalokasikan jam tenaga kerja ke proyek yang tepat dengan akurasi penuh. Ketika aplikasi pelacakan waktu terintegrasi dengan sistem perencanaan sumber daya perusahaan atau gaji, data biaya pekerjaan tersedia dan disetujui di cloud. Kemudian informasi akhirnya dikirim ke bidang data yang sesuai untuk pemrosesan dan pelaporan. Ketika tim beralih dari satu tugas ke tugas lain, seperti mencampur semen untuk mencurahkan semen, setiap anggota tim cukup memilih tugas berikutnya tanpa perlu clock out dari tugas sebelumnya. Setiap perubahan tugas memakan waktu kurang dari tiga detik untuk diselesaikan. Karyawan hanya perlu clock out ketika mereka selesai bekerja untuk hari itu.
Cara terbaik untuk mendapatkan biaya pekerjaan yang paling akurat adalah mengumpulkan data biaya pekerjaan saat terjadi. Karyawan masih dapat menangkap biaya pekerjaan dan clock in dan out saat terjadi, bahkan ketika tidak ada akses internet atau layanan data seluler yang memadai.
Pelacakan real-time memberi kontraktor data terbaik untuk laporan biaya pekerjaan yang akurat, dan menangkap kemajuan real-time pada proyek, mengungkap masalah pada saat yang paling mungkin. Ini memberi kontraktor peluang terbaik untuk melindungi garis bawah proyek.
Sakit Kepala No. 2: Menangani data yang tidak sinkron antara aplikasi. Kontraktor telah menggunakan teknologi selama bertahun-tahun untuk meningkatkan akurasi penghitungan biaya pekerjaan. Beberapa masih menggunakan kertas. Lainnya menggunakan spreadsheet atau perangkat lunak mandiri lainnya. Ada perbaikan sedang dari beralih ke spreadsheet dibandingkan metode pengumpulan tangan tulis, namun sebagian besar spreadsheet berisi kesalahan komputasi atau entri. Banyak perusahaan mengumpulkan data pada kertas, menambahkan data itu ke spreadsheet, lalu memasukkannya lagi ke perangkat lunak.
Masih ada banyak titik kesalahan dan celah yang membuang waktu dan menyebabkan tantangan akurasi. Kesalahan sederhana dalam pengumpulan atau entri data dapat menyebabkan asumsi yang mahal. Dengan perbandingan, sistem terintegrasi modern, dengan kontrol, memungkinkan semua data biaya pekerjaan untuk tetap sinkron. Pengaman seperti ini membantu kontraktor meningkatkan upaya penghitungan biaya pekerjaan mereka, sehingga proyeksi yang mereka buat akan secara erat selaras dengan pekerjaan yang pada akhirnya akan dilakukan.
Ketika sistem ERP dan gaji terintegrasi secara real-time dengan aplikasi pelacakan waktu, ini menciptakan sistem terhubung di mana struktur biaya proyek sama. Ini memastikan bahwa cara Anda mengumpulkan data dari lapangan cocok dengan struktur data untuk laporan biaya pekerjaan di ERP untuk pelaporan biaya pekerjaan yang akurat dan pemrosesan gaji. Juga, jika ada tugas baru yang ditambahkan ke proyek di tengah jalan karena perubahan pesanan, integrasi ERP akan secara otomatis menambahkan tugas ke aplikasi pelacakan waktu untuk karyawan lapangan untuk memilih tugas baru. Secara tambahan, integrasi yang lebih canggih hanya akan menunjukkan kode biaya spesifik proyek, untuk melindungi karyawan dari memilih kode biaya yang salah.
Solusi pelacakan waktu mencerminkan struktur biaya proyek di ERP, sehingga pengawas menyadari bagaimana anggaran tenaga kerja proyek mereka terpengaruh, sambil juga dapat menangkap kebocoran anggaran yang menunggu cukup awal untuk membuat keputusan tepat waktu untuk membantu menjaga proyek mereka tetap dalam anggaran.
Berikut adalah contoh hipotesis: Kru trotoar beton datang untuk bekerja. Ketika mereka clock in, kode biaya baru dari ERP ditambahkan ke aplikasi pelacakan waktu dari perubahan pesanan kemarin, seperti penambahan mat tulangan besi ke trotoar. Pengawas memberi tahu karyawan tentang ini, dan karyawan dapat memilih tugas baru. Tidak ada kemungkinan kesalahan ketik atau menggunakan kode untuk proyek yang berbeda, pada hari yang berbeda, atau tarif yang berbeda. Seiring tim menyelesaikan tugas mereka, aplikasi pelacakan waktu dan sistem ERP terus berbagi data, memberikan pengawas pembaruan berkelanjutan pada total tenaga kerja dan produksi mereka. Yang terpenting, ini memungkinkan pengawas untuk membandingkan anggaran perkiraan dengan biaya aktual mereka, sehingga mereka tetap tepat waktu dan dalam anggaran, dan memastikan semua tenaga kerja dapat ditagih dan terakuntansi, sambil tetap mempertimbangkan perubahan atau penambahan di tengah proyek.
Sakit Kepala No. 3: Menghadapi proses manual yang tidak efisien. Memindahkan data dari satu tempat ke tempat lain pada kertas, spreadsheet, atau dalam program sangat memakan waktu. Pengawas ingin tim mereka menghabiskan waktu mereka untuk bekerja pada pekerjaan, bukan membuang waktu administratif. Hari ini, 26,4% dari semua perusahaan konstruksi menyatakan bahwa tidak ada satu pun dari solusi perangkat lunak mereka yang berkomunikasi satu sama lain. Itulah tempat solusi terintegrasi hadir, membantu pekerja menyelesaikan tugas sederhana dengan kecepatan dan akurasi.
Dalam sistem berbasis cloud dengan pengumpulan data lapangan langsung, laporan biaya pekerjaan dibuat dari data terbaru, menunjukkan status saat ini dari setiap tugas pada setiap proyek. Memiliki informasi ini memberi kontraktor kejelasan tentang perubahan status proyek saat terjadi, dan memungkinkan mereka untuk membuat keputusan cepat saat perlu disesuaikan.
Contoh lain. Menggunakan kartu waktu kertas, staf gaji harus secara manual memasukkan informasi gaji ke dalam sistem gaji, lalu staf akuntansi atau manajer proyek harus mengetik jumlah jam per kode biaya dan mengalokasikannya ke proyek yang tepat. Kemudian mereka perlu memasukkan kuantitas produksi per kode biaya ke dalam ERP atau perangkat lunak estimasi atau spreadsheet. Staf gaji dapat menghabiskan waktu hingga lima menit untuk entri data per karyawan, dan staf akuntansi atau manajer proyek akan menghabiskan waktu setidaknya sebanyak itu untuk memasukkan data biaya pekerjaan ke dalam ERP. Aplikasi pelacakan waktu real-time secara instan mencatat entri waktu mereka, unit produksi yang selesai, dan alokasi biaya pekerjaan, dan mengintegrasikan data itu ke dalam gaji dan sistem ERP.
Karyawan perusahaan steiger menghabiskan empat hingga lima jam per hari untuk secara manual memasukkan data gaji dan memastikan waktu karyawan mereka dikodekan ke proyek yang tepat. Mereka juga harus memindai dan mengatur kertas untuk penyimpanan digital. Ketika mereka beralih ke aplikasi pelacakan waktu berbasis cloud dan mengumpulkan tenaga kerja dan biaya pekerjaan secara real-time, mereka mengurangi proses manual menjadi satu jam per hari, menghasilkan peningkatan produktivitas sebesar 78%.
Setiap proyek konstruksi memiliki serangkaian bagian yang bergerak, dan dapat menyebarkan perhatian pengawas. Baik menyederhanakan pelacakan waktu, meningkatkan penghitungan biaya pekerjaan, atau mentransfer data penting dari satu departemen ke departemen lain, solusi berbasis cloud real-time menghilangkan kesalahan paksa, membuat penawaran lebih kompetitif, dan mengurangi sakit kepala yang tidak perlu di sepanjang jalan.
Mike Merrill adalah pendiri dan chief operating officer di WorkMax.
