Kasus Pengadaan Digital Lebih Kuat dari Sebelumnya
Ketika pasar dan bisnis di seluruh dunia ingin pulih dari pandemi virus corona, mereka harus beralih ke pengadaan digital sebagai bagian penting dari solusi. Pengadaan digital memungkinkan organisasi untuk mendorong keuntungan — bahkan ketika pendapatan jangka pendek, pendapatan utama sedang melambat — dan menawarkan visibilitas pembelanjaan yang sangat dibutuhkan.
Mengetahui di mana dan berapa banyak yang Anda belanjakan sangat penting untuk manajemen dan pertumbuhan keuangan, baik di saat krisis maupun setelahnya. Meskipun situasi saat ini mungkin menantang, para pemimpin pengadaan berada di "titik manis" yang sempurna untuk membantu membangun kembali operasi — jika mereka memiliki alat dan sumber daya yang tepat.
Jalan menuju Pemulihan
Di era kerja jarak jauh yang baru, sangat penting untuk memiliki aplikasi bisnis yang dapat digunakan karyawan dari mana saja dan kapan saja. Pengadaan tidak terkecuali. Ketika tantangan operasional muncul, banyak organisasi tidak memiliki alat dan teknologi yang tepat untuk membantu mengelola fungsi keuangan dan pengadaan mereka jauh dari meja kantor mereka. Penggunaan kertas fisik, apakah itu surat, faktur, atau bahkan menguangkan cek, menciptakan inefisiensi yang dapat dihindari dan kesalahan yang mahal. Perusahaan tidak dapat lagi menanggung perlambatan terkait dengan pembelian dan fungsi AP. Masukkan digitalisasi.
Digitalisasi dan otomatisasi proses pengadaan hingga pembayaran dapat sangat menguntungkan organisasi, bahkan setelah mereka melanjutkan bisnis seperti biasa. Pengadaan digital memungkinkan Anda melacak banyak aset, seperti pembelanjaan, PO, faktur, barang, data pemasok, dan lainnya, semuanya dalam satu platform yang nyaman dan mudah digunakan, memastikan visibilitas dan transparansi pembelanjaan. Berbekal pandangan holistik tentang operasi dan pengeluaran yang dikelola dengan baik, para pemimpin pengadaan dapat membuat keputusan keuangan yang cerdas dan terinformasi baik segera maupun di masa depan.
Digitalisasi fungsi pengadaan juga mengarah pada peningkatan adopsi karyawan. Di dunia sekarang ini, karyawan akan melakukan apa yang mereka butuhkan untuk menjadi efisien dan produktif, bahkan jika itu berarti melanggar aturan. Hal ini menyebabkan pembelanjaan yang tidak tepat dan pembelian yang berlebihan dan membuka Anda terhadap risiko dan peningkatan biaya. Teknologi pengadaan yang tepat memperbaikinya. Dilengkapi dengan pengalaman membeli seperti konsumen dan antarmuka yang ramah pengguna, Anda dapat memberi karyawan Anda sistem yang benar-benar ingin mereka gunakan saat Anda mempertahankan kontrol perusahaan dan keuangan.
Banyak tim yang beroperasi dengan sumber daya yang terbatas dan mengalokasikan waktu serta anggaran untuk memvalidasi data dan memperbaiki kesalahan bukanlah suatu kemungkinan — dan itu tidak harus terjadi. Digitalisasi dapat menurunkan biaya tenaga kerja dan tantangan yang datang dengan manajemen manual sekaligus meningkatkan efisiensi dan akurasi. Daripada membuang-buang sumber daya secara manual menyetujui PO dan mengelola invoice yang diperlukan untuk menjaga bisnis Anda tetap berjalan, pengadaan digital memungkinkan tim Anda untuk fokus pada hal yang paling penting — seperti gambaran besar, keputusan inovatif — dengan membuat pekerjaan mereka lebih cepat dan lebih mudah.
'Dari Mana Saya Mulai?'
Dalam resep pengadaan yang sukses, langkah pertama adalah menerapkan sistem yang mendigitalkan AP dan fungsi pembelian dari atas ke bawah, termasuk pemasok, pembelian, faktur, pembayaran, dan pelaporan. Kemudian Anda dapat mulai mengukur ROI pengadaan dan mengoptimalkannya untuk nilai realisasi lebih lanjut.
Mengambil keuntungan dari teknologi yang tepat sangat penting untuk membangun kesuksesan. Pemimpin pengadaan dapat merasa tenang mengetahui bahwa mereka memiliki digitalisasi sebagai senjata rahasia mereka, apa pun krisis yang mungkin terjadi.
Joe Fox adalah CEO Vroozi.
