Pengadaan Digital: Jalur Terbukti Menuju Sukses Pasca Pandemi
Seiring pasar dan bisnis di seluruh dunia berusaha pulih dari pandemi coronavirus, mereka harus beralih ke pengadaan digital sebagai bagian kunci dari solusi. Pengadaan digital memungkinkan organisasi untuk mendorong garis bawah ke depan — bahkan ketika pendapatan garis atas jangka pendek melambat — dan menawarkan visibilitas pengeluaran yang sangat dibutuhkan.
Mengetahui di mana dan seberapa banyak Anda mengeluarkan uang sangat krusial untuk manajemen keuangan dan pertumbuhan, baik dalam waktu krisis maupun di luarnya. Meskipun situasi saat ini mungkin menantang, pemimpin pengadaan berada di posisi “sweet spot” yang sempurna untuk membantu membangun kembali operasi — jika mereka memiliki alat dan sumber daya yang tepat.
Jalan Menuju Pemulihan
Di era kerja jarak jauh baru, wajib untuk memiliki aplikasi bisnis yang dapat digunakan karyawan dari mana saja dan kapan saja. Pengadaan bukan pengecualian. Saat tantangan operasional timbul, banyak organisasi tidak memiliki alat dan teknologi yang tepat untuk membantu mengelola fungsi keuangan dan pengadaan mereka dari meja kantor mereka. Penggunaan kertas fisik, baik itu surat, faktur, atau bahkan mencairkan cek, menciptakan ketidakefisienan yang dapat dihindari dan kesalahan yang mahal. Perusahaan tidak lagi dapat menanggansi penurunan terkait fungsi pembelian dan AP. Masuk digitalisasi.
Mendigitalkan dan mengotomatisasi proses procure to pay dapat sangat menguntungkan organisasi, bahkan setelah mereka melanjutkan bisnis seperti biasa. Pengadaan digital memungkinkan Anda untuk melacak berbagai aset, seperti pengeluaran, PO, faktur, barang, data pemasok, dan lainnya, semuanya di satu platform yang nyaman dan mudah digunakan, memastikan visibilitas dan transparansi pengeluaran. Dilengkapi dengan pandangan holistik tentang operasi dan pengeluaran yang terkelola dengan baik, pemimpin pengadaan dapat membuat keputusan keuangan yang cerdas dan terinformasi baik segera maupun di masa depan.
Mendigitalkan fungsi pengadaan juga mengarah pada adopsi karyawan yang meningkat. Di dunia saat ini, karyawan akan melakukan apa yang perlu dilakukan agar efisien dan produktif, bahkan jika berarti melanggar aturan. Ini menyebabkan pengeluaran liar dan pembelian maverick dan membuka Anda pada risiko dan biaya yang meningkat. Teknologi pengadaan yang tepat memperbaiki ini. Dilengkapi dengan pengalaman pembelian seperti konsumen dan antarmuka yang ramah pengguna, Anda dapat memberikan karyawan sistem yang sebenarnya ingin digunakan sementara Anda mempertahankan kontrol korporat dan keuangan.
Banyak tim beroperasi dengan sumber daya terbatas dan mengalokasikan waktu dan anggaran untuk memvalidasi data dan memperbaiki kesalahan bukanlah kemungkinan — dan tidak harus demikian. Digitalisasi dapat menurunkan biaya tenaga kerja dan tantangan yang datang dengan manajemen manual sambil meningkatkan efisiensi dan akurasi. Alih-alih membuang sumber daya dengan menyetujui PO secara manual dan mengelola faktur yang diperlukan untuk menjalankan bisnis Anda, pengadaan digital memungkinkan tim Anda untuk fokus pada hal yang paling penting — seperti keputusan inovasi gambaran besar — dengan membuat pekerjaan mereka lebih cepat dan lebih mudah.
‘Di Mana Saya Memulai?’
Dalam resep untuk pengadaan yang berhasil, langkah pertama adalah untuk menerapkan sistem yang mendigitalkan fungsi AP dan pembelian dari atas ke bawah, termasuk pemasok, pembelian, faktur, pembayaran, dan pelaporan. Kemudian Anda dapat mulai mengukur ROI pengadaan Anda dan mengoptimalkan sesuai untuk nilai yang lebih terwujud.
Memanfaatkan teknologi yang tepat esensial untuk membangun keberhasilan. Pemimpin pengadaan dapat tidur nyenyak mengetahui bahwa mereka memiliki digitalisasi sebagai senjata rahasia mereka, tidak peduli krisis apa yang mungkin datang.
Joe Fox adalah CEO Vroozi.
