Pengadaan Kolaboratif Persediaan Esensial di Tengah Tantangan Pandemi
Awalnya dalam perjuangan melawan COVID-19, seiring meningkatnya kasus dan permintaan alat pelindung diri (PPE), rumah sakit dan sistem perawatan kesehatan AS dengan cepat menyadari bahwa saluran normal untuk persediaan tidak akan dapat memenuhi kebutuhan mereka.
Banyak rumah sakit bergantung pada distribusi just-in-time (JIT) PPE dan persediaan yang penting untuk misi dalam hal pandemi yang ditularkan melalui pernapasan. Yang terbaik yang dapat dilakukan oleh vendor JIT adalah menyediakan sebagian kecil dari apa yang dibutuhkan rumah sakit, mengingat kenaikan permintaan yang meluas dan signifikan.
Untuk menseimbangkan, rumah sakit dan sistem perawatan kesehatan di seluruh dunia mencoba mencari produk sendiri, mengejar setiap lead yang bisa mereka temukan. Meskipun persediaan tetap langka, kotak masuk tim rantai pasok segera meluap dengan ajakan dari organisasi dan individu yang tidak dikenal, masing-masing janji memiliki sumber PPE yang berharga. Desperate untuk melindungi tenaga kesehatan dan pasien, banyak profesional sourcing mulai tanpa lelah mengejar setiap lead yang bisa mereka temukan, sering kali hanya untuk menemukan persediaan tidak lagi tersedia, atau lebih buruk, membutuhkan pembayaran tunai di muka untuk persediaan yang kualitasnya rendah atau tidak ada. Sementara itu, seiring meningkatnya permintaan, harga persediaan juga naik, karena rumah sakit, sistem perawatan kesehatan, dan agen pemerintah menemukan diri mereka dalam perang tawar untuk produk dari sumber yang tidak dikenal dan kadang-kadang mencurigakan.
Berkolaborasi untuk Kebaikan Umum
American Hospital Association (AHA) adalah salah satu organisasi pertama yang mengakui kebutuhan untuk mengatasi tantangan pada tingkat sistem, daripada semua orang beroperasi dalam mode do-it-yourself. Pada waktu yang hampir sama, Global Healthcare Exchange (GHX) menerima panggilan dari anggota penyedia komunitasnya, meminta bantuan untuk memverifikasi organisasi yang tidak dikenal ini. Itulah saatnya GHX dan Association for Health Care Resource & Materials Management (AHRMM), grup keanggotaan profesional dari AHA, mulai bekerja sama. GHX menawarkan layanan pro bono untuk memanfaatkan sumber daya yang biasanya digunakan untuk membantu rumah sakit mengakreditasi pemasok. Ia menyediakan layanan verifikasi awal, sementara AHRMM mempublikasikan informasi tentang vendor yang lolos saringan awal, atas kebijakan mereka, di situs web yang dapat diakses publik. Tujuannya adalah untuk meminimalkan pekerjaan yang ganda di antara tim rantai pasok rumah sakit, dengan menciptakan satu lokasi tempat mereka dapat melihat hasil upaya verifikasi.
Selama akhir Maret dan awal April, volume vendor tumbuh secara eksponensial. Untuk mengelola aliran masuk ini, GHX mendirikan portal pendirian sendiri untuk vendor untuk menambahkan diri mereka ke antrian verifikasi. AHRMM, sementara itu, menyadari bahwa beberapa vendor membuat tuntutan yang berat, seperti kuantitas pesanan minimum yang besar atau membutuhkan pembayaran tunai di muka. Sebagai akibatnya, AHRMM menyisipkan pertanyaan tambahan ke dalam proses verifikasi tentang produk yang tersedia, biaya pengiriman, harga, dan syarat dan ketentuan, dan mempublikasikan informasi ini di samping nama pemasok yang terverifikasi dalam upaya untuk lebih menyederhanakan pekerjaan yang diperlukan oleh tim rantai pasok rumah sakit. Pertanyaan ini juga berfungsi untuk saring vendor yang memilih untuk tidak menjawab pertanyaan ini. Sejak itu, AHRMM telah memungkinkan rumah sakit yang telah bekerja dengan vendor yang terverifikasi untuk menilai pengalaman mereka dengan mereka, untuk membantu organisasi mitra mengidentifikasi sumber berkualitas dan merasa lebih percaya dalam pilihan mereka.
Hingga 17 Juli, GHX telah memverifikasi lebih dari 770 vendor, dan 315 telah disetujui dan diposting di situs web AHRMM. Meskipun ini tidak menjamin bahwa pemasok atau produknya sah, ini telah membantu meminimalkan jumlah vendor yang harus diverifikasi rumah sakit sendiri, sambil mengurangi potensi pelaku tidak terpercaya untuk menipu rumah sakit dan mengancam kesehatan dan kesejahteraan pasien dan staf. Namun, penting untuk dicatat bahwa rumah sakit harus tetap mengikuti kebijakan dan prosedur review dan persetujuan vendor yang biasa mereka lakukan.
Maju dalam Inisiasi Verifikasi
Upaya kolaboratif ini menarik perhatian National Governors Association (NGA), yang berusaha untuk mengkonsolidasikan pekerjaan yang dilakukan tidak hanya oleh GHX dan AHRMM, tetapi juga organisasi lain yang telah memverifikasi pemasok dan persediaan krusial. Gubernur telah memainkan peran utama di negara bagian dan wilayah mereka dalam memastikan ketersediaan peralatan yang menyelamatkan jiwa, meskipun pengalaman yang terbatas sebelum pandemi dalam menavigasi rantai pasok global yang kompleks. Dengan memuat hasil kolektif di satu situs web, mereka yang mencari PPE dan persediaan lain akan memiliki toko satu pintu tempat mereka dapat mencari baik produk maupun vendor. Organisasi penyedia layanan kesehatan juga akan dapat melihat vendor dan produk mana yang telah lolos beberapa saringan atau ditinjau oleh rekan mereka, memperluas nilai berbagai inisiasi sourcing.
Salah satu inisiasi semacam itu sedang diorganisir oleh Public Spend Forum (PSF), platform intelijen pasar global untuk pasar sektor publik. Melalui GovShop, platform intelijen pemasok dan kontrak gratisnya, PSF menyediakan data pemasok dan kontrak yang komprehensif di seluruh pasar. Respons terhadap COVID-19, tim mereka bekerjasama dengan Defense Joint Task Force, National Governor’s Association, dan organisasi perawatan kesehatan seperti AHRMM untuk memverifikasi pemasok dan mengumpulkan set data rantai pasok gratis terbesar tentang inventaris, kapasitas, dan ketersediaan produk terkait COVID-19. Set data ini mengagregat informasi dari pemasok dan dimaksudkan untuk membantu agen kesehatan mencari produk yang dibutuhkan sebagai respons terhadap virus.
COVID-19 telah mengancam kesehatan dan kesejahteraan jutaan individu dan organisasi di seluruh dunia. Di sisi yang lebih cerah, ini juga telah mengumpulkan organisasi, baik publik maupun swasta, sambil membawa organisasi dengan sumber daya sah untuk mendukung perjuangan. Rantai pasok menurut sifatnya adalah sistem yang tumbuh dengan kolaborasi. COVID-19 mungkin telah dimulai dengan menyoroti kerapakan rantai pasok perawatan kesehatan, tetapi ini akan berakhir dengan demonstrasi dari apa yang mungkin ketika pemangku kepentingan berkumpul untuk tujuan umum.
Karen Conway adalah vice president of healthcare value di GHX. Mike Schiller adalah senior director of supply chain di AHRMM.
