Mendukung Pengadaan di Industri Utilitas Listrik

Dengan penekanan baru pada energi hijau, dan kewajiban emisi gas rumah kaca bersih-nol nasional yang direncanakan pada tahun 2050 oleh Administrasi Biden, investasi yang signifikan harus dilakukan untuk meningkatkan proses pengadaan — lebih dari $2 triliun, seperti yang diperkirakan oleh Departemen Energi AS. .

Persentase yang signifikan dari pengeluaran itu akan terkonsentrasi di sektor utilitas listrik. Untuk memastikan pengembalian investasi yang maksimal, manajemen pengadaan industri harus menerapkan praktik terbaik untuk merampingkan proses dan menerapkan teknologi generasi mendatang. Dorongan menuju digitalisasi pengadaan akan menjadi inisiatif fokus utama bagi industri utilitas.

Selama dekade terakhir, organisasi pengadaan di banyak utilitas listrik telah secara signifikan meningkatkan kemampuan mereka, memperkenalkan konsep sumber strategis dan mencari cara yang lebih baik untuk mengelola pengeluaran, pemasok, dan kontrak. Namun, peluang untuk perbaikan masih berlimpah, karena fungsi pengadaan di utilitas sering berkembang secara independen di beberapa unit operasi bisnis:

• Grup generasi sering memiliki unit bisnis terpusat sendiri, dengan fokus yang sangat transaksional. Ini mengelola pengeluaran di seluruh operasi pembangkitan khusus.
• Pengadaan transmisi dan distribusi fungsi sering difokuskan pada peningkatan dan pemeliharaan, serta pada proyek konstruksi baru. Sebagian besar ditujukan untuk memenuhi jadwal proyek, dan mungkin tidak memiliki pengurangan biaya sebagai metrik strategis.
• Pengadaan perusahaan fungsi lebih sering diselaraskan secara fungsional dengan penekanan pada kegiatan pengadaan rutin, kepatuhan kontrak, dan siklus hidup pemasok dan manajemen hubungan.

Inisiatif dan tujuan yang berbeda-beda dari fungsi pengadaan di seluruh perusahaan utilitas dapat menyebabkan operasi tertutup dan kinerja suboptimal. Melihat proses bisnis, teknologi, dan ukuran kinerja, kepemimpinan melihat keterputusan yang signifikan — dan bersama mereka, peluang untuk peningkatan.

Proses pengadaan-untuk-membayar menjalankan siklus pengadaan lengkap dari saat permintaan pembelian dibuat saat faktur dibayar. Proses pengadaan-untuk-bayar yang terintegrasi penuh akan memberikan cakupan menyeluruh dan fungsionalitas pelacakan.

Biasanya, sebagian besar utilitas telah menerapkan proses manual dengan standarisasi dan integrasi terbatas di seluruh unit operasi dan dengan pemasok. Akibatnya, perusahaan sering dihadapkan pada operasi yang memakan waktu dan mahal.

Tingkat otomatisasi minimal mungkin ada di seluruh proses pengadaan hingga pembayaran, yang membutuhkan interaksi manual tingkat tinggi. Analisis pembelanjaan harus dilakukan sebagai inisiatif berkelanjutan setiap beberapa tahun untuk membangun kontrol lebih besar atas pengeluaran dolar dan nilai yang dihasilkan. Manajemen pengadaan harus mengeksplorasi peluang seperti penerapan teknologi e-procurement dengan katalog punch-out, untuk mendorong ke arah pengadaan yang lebih optimal.

Utilitas harus merencanakan untuk memulai perbaikan untuk:

• Standarisasi dan sentralisasi semua aktivitas dan proses transaksional di seluruh organisasi.
• Menerapkan otomatisasi dan outsourcing di seluruh proses pengadaan-untuk-membayar, termasuk transfer dokumen elektronik dengan pemasok, portal pemasok dengan flip pesanan pembelian, dan proses pembayaran langsung yang dikelola terutama oleh jaringan perbankan.
• Buat proses persetujuan yang canggih yang memungkinkan intervensi bisnis, keuangan, dan pengadaan yang relevan.
• Menerapkan penyimpanan dokumen elektronik , perutean dan integrasi ke utang usaha, alur kerja persetujuan, dan kepatuhan terhadap persyaratan audit, hukum, dan peraturan.
• Mulai portal swalayan bagi klien dan vendor untuk mengakses data pengadaan-untuk-bayar, mengirimkan faktur, dan menerima data kinerja.

Sistem baru membantu dalam proses pengadaan dan dapat menghasilkan laporan keluaran untuk mengukur, meningkatkan, dan mengontrol kinerja yang seragam di seluruh organisasi. Lebih disukai, teknologi ini akan menyediakan satu sistem terintegrasi yang sepenuhnya otomatis dan menghasilkan analisis dan laporan yang tepat waktu untuk keputusan dan manajemen yang efektif.

Biasanya, sebagian besar utilitas mengelola aktivitas pengadaan dalam silo fungsional di beberapa unit operasi, dengan campuran proses manual dan elektronik dengan kemampuan pelaporan dasar. Biasanya, kami melihat organisasi utilitas menggunakan sistem manual seperti database Excel atau Access, serta aplikasi perencanaan sumber daya perusahaan (ERP), untuk mendukung siklus hidup pengadaan di beberapa unit operasi.

Investasi yang signifikan dalam teknologi harus dilakukan selama tiga sampai lima tahun ke depan agar utilitas untuk mematangkan proses mereka dan meningkatkan sistem yang ada. Menerapkan aplikasi baru juga penting untuk merekrut, mengembangkan, dan mempertahankan sumber daya manusia dari sumber daya dan tenaga kerja yang berkurang. Jika teknologi Anda lebih tua dari orang yang menggunakannya, sumber daya manusia Anda berisiko. Generasi baru talenta tumbuh dengan teknologi NextGen, dan tidak akan mentolerir infrastruktur dukungan teknologi yang kurang dari saat ini.

Manajemen data master adalah faktor kunci sukses lainnya yang sering hilang di lingkungan multi-sistem yang menua.

Mengingat keadaan ini, utilitas harus menetapkan strategi teknologi pengadaan mereka untuk diterapkan:

• I.T. global yang terintegrasi penuh infrastruktur sistem yang menggabungkan operasi pengadaan-untuk-bayar, biasanya termasuk permintaan untuk memeriksa pemberdayaan, manajemen kontrak, analisis dan pelaporan pembelanjaan, dan solusi lain yang sesuai.
• Alur kerja otomatis , memungkinkan otorisasi dan permintaan standar serta proses pengadaan.
• Sebuah gudang data terkonsolidasi dengan format standar, menyediakan sistem perencanaan penawaran dan permintaan elektronik berbasis web.
• Proses yang sangat otomatis memanfaatkan penyimpanan dan transfer dokumentasi elektronik, analisis pembelanjaan, dan pelaporan intelijen bisnis yang canggih.
• Akses elektronik untuk pemasok strategis ke informasi yang dipilih, seperti data permintaan dan perkiraan, tingkat inventaris, jadwal produksi dan proyek, serta dokumentasi pengadaan hingga pembayaran.

Perusahaan utilitas harus mampu mengukur kinerja jaringan pasokan mereka. Alat yang berharga termasuk dasbor eksekutif, kartu skor seimbang, indikator kinerja utama, dan tolok ukur.

Biasanya, utilitas memiliki beberapa metrik dasar bersama dengan aktivitas benchmarking ad hoc untuk mengukur kinerja pengadaan. Namun, tidak ada pendekatan standar untuk pengadaan dan kartu skor pemasok. Tidak ada metrik atau proses yang terdefinisi dengan baik untuk melacak dan melaporkan kinerja pengadaan secara konsisten dan bermakna. Tidak ada definisi yang konsisten atau makna bersama tentang "penghematan biaya", tanpa konfirmasi tindak lanjut dari penghematan aktual yang dicapai. Dan perusahaan yang beroperasi sering kali tidak menghargai penghematan biaya saat mereka tidak terlibat dalam pemilihan pemasok.

Untuk memastikan sistem pengukuran kinerja yang konsisten, perusahaan utilitas harus bergerak ke arah berikut:

• Perataan metrik yang fungsional antara organisasi internal, dengan indikator kinerja utama yang dilacak di tingkat karyawan, diukur baik secara kuantitatif maupun kualitatif.
• Kartu skor berimbang untuk mengukur kinerja pengadaan, dengan kemajuan yang dipantau setidaknya setiap minggu atau bulanan, dan metrik yang diselaraskan dengan KPI bisnis secara keseluruhan.
• Pembandingan eksternal untuk mengidentifikasi kesenjangan kinerja, menetapkan target, dan mengidentifikasi perubahan proses untuk menutup kesenjangan.

Ketika utilitas menghadapi tantangan yang timbul dari pandemi, cuaca buruk, dan jumlah tenaga kerja yang menyusut, mereka perlu merangkul teknologi generasi berikutnya untuk kinerja pengadaan listrik. Utilitas harus bertindak untuk memanfaatkan dana yang tersedia dan kesadaran publik, sehingga mereka dapat terus memberikan daya secara efisien kepada komunitas yang mereka layani.

Sandeep Shah adalah kepala praktik konsultasi pengadaan global, dan TK Subramanian adalah direktur keterlibatan, dengan Tata Consultancy Services (TCS).