ISO 9001:2015 Baru – Perencanaan Strategis adalah Kunci Implementasi
Oleh Curtis Lopez, Manajer Proyek Perusahaan Missouri dan Pakar ISO
Perubahan dalam ISO 9001:2015 mencakup penyesuaian besar dalam cara perusahaan memandang Sistem Manajemen Mutu mereka. Anda mungkin pernah mendengar pernyataan, “Tidak ada lagi departemen manajemen mutu!” untuk menggambarkan perubahan tersebut. Ini adalah kalimat bagus yang menangkap esensi evolusi ke ISO 9001:2015 yang baru, karena sekarang, setiap orang bertanggung jawab atas kualitas, mulai dari manajemen puncak, hingga manajer menengah, karyawan pabrik, operator mesin, personel back-office…setiap orang memiliki bagian untuk dimainkan.
Untuk secara efektif mencapai dan sepenuhnya menerapkan perubahan budaya ini dalam standar ISO baru, produsen perlu menyelaraskan strategi organisasi, proses bisnis, dan sistem manajemen mutu untuk membuat Rencana Strategis tertulis yang mendefinisikan tindakan yang diperlukan untuk mencapai tujuan yang tepat dan untuk mengomunikasikannya secara efektif. tujuan ke seluruh organisasi. Rencana Strategis perlu menempatkan semua orang pada pemahaman yang sama dalam mengelola, mencapai, dan mempertahankan kualitas.
Mengembangkan Rencana Strategis yang efektif bukanlah hal yang sederhana. Dibutuhkan waktu dan upaya untuk menghasilkan, dan dibutuhkan wawasan kritis tentang bagaimana perusahaan Anda beroperasi sehari-hari hari ini, sehingga Anda dapat melihat di mana perbaikan perlu terjadi untuk besok. Karena pentingnya untuk benar-benar memahami kekuatan dan kelemahan perusahaan Anda, bantuan ahli dari luar dalam ISO 9001:2015 dapat menjadi aset yang sangat berharga untuk mengembangkan rencana strategis Anda.
Seorang ahli akan memandu Anda melalui latihan Perencanaan Strategis, membuat Anda tetap di jalur untuk penyelesaian dan menawarkan Anda mata luar yang kritis yang akan melihat hal-hal yang mungkin terlewatkan atau diabaikan orang atau disapu di bawah karpet. Keterusterangan sangat penting untuk fase penilaian Perencanaan Strategis.
Berikut adalah beberapa fase yang sangat mendasar dari proses Perencanaan Strategis, diikuti dengan ilustrasi langkah-langkah penting lainnya dalam latihan:
- Analisis / Penilaian – Mengembangkan pemahaman tentang lingkungan internal dan eksternal saat ini.
- Perumusan Strategi – Membuat dan mendokumentasikan strategi tingkat tinggi dan strategi tingkat organisasi dasar.
- Eksekusi Strategi – Terjemahkan rencana menjadi tindakan, di mana lebih banyak perencanaan operasional dan item tindakan spesifik diidentifikasi dan ditangani.
- Evaluasi / Keberlanjutan / Manajemen – Melakukan penyempurnaan dan evaluasi berkelanjutan atas kinerja, budaya, komunikasi, pelaporan data, dan masalah manajemen strategis lainnya.
KSF dan KPI
Sebagai bagian dari proses Perencanaan Strategis, organisasi ditugaskan untuk mengidentifikasi Key Success Factors (KSFs) mereka. Cara untuk memikirkan Faktor Kunci Sukses adalah dengan melihat bisnis dari perspektif pasar dan pelanggan. Fungsi, aktivitas, atau praktik bisnis apa yang dinilai dan diminta oleh kondisi pasar dan kebutuhan pelanggan? Apa yang harus dilakukan perusahaan untuk bersaing di pasar dan dianggap oleh pelanggan sebagai nilai tambah bagi hubungan bisnis? Faktor-faktor apa yang penting dalam proses pengambilan keputusan pelanggan yang menghasilkan pesanan? Mengapa pelanggan memilih perusahaan Anda daripada pesaing?
Setelah KSF ditentukan, maka Indikator Kinerja Utama dapat dikembangkan untuk mendukung arah strategis organisasi Anda. KPI adalah ukuran kinerja yang menunjukkan kemajuan menuju hasil yang diinginkan. KPI Strategis memantau penerapan dan efektivitas strategi organisasi, menentukan kesenjangan antara kinerja aktual dan yang ditargetkan, serta menentukan efektivitas dan efisiensi operasional organisasi.
KPI bagus…
- Berikan cara yang objektif untuk melihat apakah strategi berhasil.
- Tawarkan perbandingan yang mengukur tingkat perubahan kinerja dari waktu ke waktu.
- Fokuskan perhatian karyawan pada hal yang paling penting bagi kesuksesan.
- Izinkan pengukuran pencapaian, bukan hanya pekerjaan yang dilakukan.
- Menyediakan bahasa yang sama untuk komunikasi.
- Bantu kurangi ketidakpastian tak berwujud.
- Apakah valid, untuk memastikan pengukuran hal yang benar.
- Dapat diverifikasi, untuk memastikan keakuratan pengumpulan data.
Apa itu Strategi?
Istilah "Perencanaan Strategis" menyiratkan penggunaan "strategi", jadi jangan sampai kita menganggap semua orang benar-benar tahu apa arti strategi dalam arti bisnis sepenuhnya, mari luangkan waktu sejenak untuk mendefinisikannya. Strategi adalah semua tentang mengintegrasikan kegiatan organisasi dan memanfaatkan dan mengalokasikan sumber daya yang terbatas dalam lingkungan organisasi untuk memenuhi tujuan saat ini.
Saat merencanakan strategi, penting untuk mempertimbangkan bahwa keputusan tidak diambil dalam ruang hampa dan bahwa setiap tindakan yang diambil oleh perusahaan kemungkinan besar akan ditanggapi oleh reaksi dari mereka yang terpengaruh – pesaing, pelanggan, karyawan, atau pemasok. Strategi juga dapat didefinisikan sebagai pengetahuan tentang tujuan, ketidakpastian peristiwa, dan kebutuhan untuk mempertimbangkan kemungkinan atau perilaku aktual orang lain.
Perubahan ISO 9001:2015 ada di sini SEKARANG.
Seperti yang dinyatakan sebelumnya, proses Perencanaan Strategis membutuhkan waktu dan usaha, dan jika Anda belum mulai merencanakan penerapan perubahan dalam standar ISO 9001:2015 yang baru, Anda harus segera bergerak. Jika Anda telah memulai proses dan tidak bergerak cepat untuk memenuhi tujuan Anda, Anda perlu mendorong penyelesaian sekarang. Apa pun itu, pertimbangkan nilai dan laba atas investasi yang akan Anda dapatkan dari mendatangkan pakar dari luar seperti Missouri Enterprise untuk membantu organisasi Anda melalui proses Perencanaan Strategis guna memenuhi standar ISO 9001:2015 yang baru.
Arah Strategis seperti yang Dinyatakan Saat Ini dalam ISO 9001:2015
Klausul 4.1 Organisasi harus menentukan masalah eksternal dan internal yang relevan dengan tujuan dan arah strategisnya dan yang mempengaruhi kemampuannya untuk mencapai hasil yang diinginkan dari sistem manajemen mutunya.
Klausul 5.2:Manajemen puncak harus menetapkan, menerapkan, dan memelihara kebijakan mutu yang sesuai dengan tujuan dan konteks organisasi dan mendukung arah strategisnya.
6.2.1 Organisasi harus menetapkan sasaran mutu pada fungsi, tingkat, dan proses yang relevan yang diperlukan untuk sistem manajemen mutu.
Sasaran mutu harus:
a) konsisten dengan kebijakan mutu;
b) terukur;
c) mempertimbangkan persyaratan yang berlaku;
d) relevan dengan kesesuaian produk dan layanan serta peningkatan kepuasan pelanggan;
e) dipantau;
f) dikomunikasikan;
g) diperbarui sebagaimana mestinya.
Organisasi harus memelihara informasi terdokumentasi tentang sasaran mutu.
6.2.2 Ketika merencanakan bagaimana mencapai sasaran mutunya, organisasi harus menentukan:
a) apa yang akan dilakukan;
b) sumber daya apa yang akan dibutuhkan;
c) siapa yang akan bertanggung jawab;
d) kapan akan selesai;
e) bagaimana hasil akan dievaluasi.
Klausul 9.3:Manajemen puncak harus meninjau sistem manajemen mutu organisasi, pada interval yang direncanakan, untuk memastikan kesesuaian, kecukupan, efektivitas, dan keselarasannya yang berkelanjutan dengan arah strategis organisasi.
Tanggal Penting:
ISO 9001:2015 diterbitkan pada September 2015 dan sudah menjadi standar yang paling banyak diadopsi dalam sejarah standar. Untuk membantu lebih dari 1 juta perusahaan yang telah bersertifikat ISO 9001:2008 pindah ke standar baru, ISO telah menetapkan masa transisi tiga tahun di mana sertifikasi ISO 9001:2008 akan tetap berlaku. Transisi ini berakhir pada September 2018. Penting untuk dicatat bahwa setelah 2018, perusahaan-perusahaan yang disertifikasi ISO 9001:2008 dan belum disertifikasi ISO 9001:2015 akan kehilangan sertifikasi ISO 9001 mereka sampai mereka melakukan sertifikasi ulang ke standar baru.
Untuk mempelajari lebih lanjut tentang ISO atau bagaimana Missouri Enterprise dapat membantu, hubungi Manajer Bisnis Area Anda.
