Implementasi ISO 9001:2015: Perencanaan Strategis Mendorong Keberhasilan
Oleh Curtis Lopez, Manajer Proyek Missouri Enterprise dan Ahli ISO
Perubahan dalam ISO 9001:2015 mencakup penyesuaian besar dalam cara perusahaan melihat Sistem Manajemen Mutu mereka. Anda mungkin telah mendengar pernyataan, "Tidak lagi departemen manajemen mutu!" untuk menggambarkan perubahan tersebut. Itu adalah kalimat yang bagus yang menangkap inti dari evolusi menuju ISO 9001:2015 baru, karena sekarang, semua orang bertanggung jawab atas mutu, dari pimpinan atas, manajer tingkat menengah, orang pabrik, operator mesin, personel back-office…semua orang memiliki peran yang harus dimainkan.
Untuk secara efektif mencapai dan sepenuhnya mengimplementasikan perubahan budaya ini dalam standar ISO baru, produsen perlu menyelaraskan strategi organisasi, proses bisnis, dan sistem manajemen mutu untuk membuat Rencana Strategis tertulis yang menentukan tindakan yang diperlukan untuk mencapai tujuan yang tepat dan untuk secara efektif menyampaikan tujuan tersebut ke seluruh organisasi. Rencana Strategis perlu menempatkan semua orang pada halaman yang sama menuju mengelola, mencapai, dan mempertahankan mutu.
Mengembangkan Rencana Strategis yang efektif bukan hal yang sederhana. Ini memerlukan waktu dan usaha untuk menghasilkan, dan membutuhkan wawasan kritis tentang bagaimana perusahaan Anda beroperasi sehari-hari saat ini, sehingga Anda dapat melihat di mana perbaikan diperlukan untuk besaran. Karena pentingnya memahami kelebihan dan kelemahan perusahaan Anda dengan benar, bantuan dari ahli luar dalam ISO 9001:2015 dapat menjadi aset yang sangat berharga untuk mengembangkan rencana strategis Anda.
Seorang ahli akan memandu Anda melalui latihan Perencanaan Strategis, menjaga Anda tetap di jalur untuk penyelesaian dan menawarkan mata luar kritis yang akan melihat hal-hal yang mungkin terlewatkan, diabaikan, atau disembunyikan oleh orang. Kejujuran sangat penting pada tahap penilaian Perencanaan Strategis.
Berikut beberapa tahap dasar dari proses Perencanaan Strategis, diikuti dengan ilustrasi langkah kritis lainnya dalam latihan:
- Analisis / Penilaian – Mengembangkan pemahaman tentang lingkungan internal dan eksternal saat ini.
- Formulasi Strategi – Membuat dan mendokumentasikan strategi tingkat tinggi dan strategi tingkat organisasi dasar.
- Eksekusi Strategi – Menerjemahkan rencana menjadi tindakan, di mana perencanaan operasional dan item tindakan spesifik diidentifikasi dan ditangani.
- Evaluasi / Pemertahanan / Manajemen – Melakukan pengaturan dan evaluasi berkelanjutan atas kinerja, budaya, komunikasi, pelaporan data, dan masalah manajemen strategis lainnya.
KSF dan KPI
Sebagai bagian dari proses Perencanaan Strategis, organisasi diminta untuk mengidentifikasi Faktor Kunci Keberhasilan (KSFs) mereka. Cara untuk memikirkan Faktor Kunci Keberhasilan adalah dengan melihat bisnis dari perspektif pasar dan pelanggan. Fungsi, aktivitas, atau praktik bisnis apa yang dihargai dan diminta oleh kondisi pasar dan kebutuhan pelanggan? Apa yang harus dilakukan perusahaan untuk bersaing di pasar dan untuk dianggap oleh pelanggan sebagai menambahkan nilai pada hubungan bisnis? Faktor apa yang penting dalam proses pengambilan keputusan pelanggan yang menghasilkan pesanan? Mengapa pelanggan memilih perusahaan Anda atas kompetitor?
Setelah KSFs ditentukan, maka Indikator Kinerja Utama dapat dikembangkan untuk mendukung arah strategis organisasi Anda. KPI adalah ukuran kinerja yang menunjukkan kemajuan menuju hasil yang diinginkan. KPI strategis memantau implementasi dan efektivitas strategi organisasi, menentukan kesenjangan antara kinerja aktual dan target, dan menentukan efektivitas organisasi dan efisiensi operasional.
KPI yang Baik…
- Memberikan cara objektif untuk melihat apakah strategi bekerja.
- Menawarkan perbandingan yang mengukur tingkat perubahan kinerja seiring waktu.
- Mengfokuskan perhatian karyawan pada hal yang paling penting untuk keberhasilan.
- Mengizinkan pengukuran pencapaian, bukan hanya pekerjaan yang dilakukan.
- Memberikan bahasa umum untuk komunikasi.
- Mengurangi ketidakpastian yang tidak terwujud.
- Valid, untuk memastikan pengukuran hal yang tepat.
- Dapat diverifikasi, untuk memastikan akurasi pengumpulan data.
Apa Itu Strategi?
Istilah "Perencanaan Strategis" menyiratkan penggunaan "strategi", jadi sebelum kita mengasumsikan bahwa semua orang benar-benar tahu apa arti strategi dalam arti bisnis yang sepenuhnya, mari kita luangkan waktu untuk mendefinisikannya. Strategi adalah tentang mengintegrasikan aktivitas organisasi dan menggunakan serta mengalokasikan sumber daya yang terbatas dalam lingkungan organisasi untuk memenuhi tujuan saat ini.
Saat merencanakan strategi, penting untuk mempertimbangkan bahwa keputusan tidak diambil dalam ruang hampa dan bahwa setiap tindakan yang diambil oleh perusahaan kemungkinan akan dihadapi reaksi dari mereka yang terpengaruh – kompetitor, pelanggan, karyawan, atau pemasok. Strategi juga dapat didefinisikan sebagai pengetahuan tentang tujuan, ketidakpastian peristiwa, dan kebutuhan untuk mempertimbangkan perilaku yang mungkin atau aktual dari orang lain.
Perubahan ISO 9001:2015 Sudah Ada SEKARANG.
Seperti yang dinyatakan sebelumnya, proses Perencanaan Strategis memerlukan waktu dan usaha, dan jika Anda belum memulai perencanaan untuk implementasi perubahan dalam standar ISO 9001:2015 baru, Anda perlu bergerak sekarang juga. Jika Anda telah memulai proses dan tidak bergerak cepat untuk mencapai tujuan Anda, Anda perlu mendorong untuk penyelesaian sekarang. Baiklah, pertimbangkan nilai dan return on investment yang akan Anda dapatkan dengan membawa ahli luar seperti Missouri Enterprise untuk membantu organisasi Anda melalui proses Perencanaan Strategis untuk memenuhi standar ISO 9001:2015 baru.
Arah Strategis sebagaimana Saat Ini Dinyatakan dalam ISO 9001:2015
Klausul 4.1 Organisasi harus menentukan isu eksternal dan internal yang relevan dengan tujuan dan arah strategisnya dan yang memengaruhi kemampuannya untuk mencapai hasil yang diinginkan dari sistem manajemen mutunya.
Klausul 5.2: Pimpinan atas harus mendirikan, menerapkan, dan mempertahankan kebijakan mutu yang sesuai dengan tujuan dan konteks organisasi dan mendukung arah strategisnya.
6.2.1 Organisasi harus menetapkan tujuan mutu pada fungsi, tingkat, dan proses yang relevan yang diperlukan untuk sistem manajemen mutu.
Tujuan mutu harus:
a) konsisten dengan kebijakan mutu;
b) dapat diukur;
c) mempertimbangkan persyaratan yang berlaku;
d) relevan dengan kesesuaian produk dan layanan serta dengan peningkatan kepuasan pelanggan;
e) dipantau;
f) disampaikan;
g) diperbarui sesuai kebutuhan.
Organisasi harus memelihara informasi terdokumentasi mengenai tujuan mutu.
6.2.2 Saat merencanakan bagaimana mencapai tujuan mutunya, organisasi harus menentukan:
a) apa yang akan dilakukan;
b) apa sumber daya yang akan diperlukan;
c) siapa yang akan bertanggung jawab;
d) kapan akan diselesaikan;
e) bagaimana hasil akan dievaluasi.
Klausul 9.3: Pimpinan atas harus meninjau sistem manajemen mutu organisasi, pada interval yang direncanakan, untuk memastikan kesesuaian, keadequakan, efektivitas, dan keselarasan yang berkelanjutan dengan arah strategis organisasi.
Tanggal Penting:
ISO 9001:2015 diterbitkan pada September 2015 dan sudah menjadi standar yang paling banyak diadopsi dalam sejarah standar. Untuk membantu lebih dari 1 juta perusahaan yang telah bersertifikat ISO 9001:2008 beralihlah ke standar baru, ISO telah menetapkan periode transisi tiga tahun selama sertifikasi ISO 9001:2008 akan tetap berlaku. Transisi ini berakhir pada September 2018. Penting untuk dicatat bahwa setelah 2018, perusahaan yang bersertifikat ISO 9001:2008 dan tidak bersertifikat ISO 9001:2015 akan kehilangan sertifikasi ISO 9001 mereka sampai mereka bersertifikasi ulang ke standar baru.
Untuk mempelajari lebih lanjut tentang ISO atau bagaimana Missouri Enterprise dapat membantu, hubungi Area Business Manager Anda.
