Seri Perangkat Lunak ERP:Mengembangkan Persyaratan Pengguna

Setelah perusahaan menentukan proposisi nilai penting untuk bergerak maju dengan pemilihan dan implementasi perangkat lunak baru atau yang ditingkatkan, sekarang saatnya untuk membentuk persyaratan terperinci untuk mendukung sistem baru. Persyaratan ini penting untuk menentukan kecocokan terbaik dan nilai akhir dari solusi baru.

Dua Kategori Persyaratan

Persyaratan harus diklasifikasikan sebagai "keadaan saat ini" dan "keadaan masa depan." Persyaratan negara saat ini disajikan untuk menjelaskan kepada vendor potensial bagaimana perusahaan melakukan bisnis saat ini. Proses bisnis keadaan saat ini tidak hanya dipengaruhi oleh kondisi bisnis saat ini tetapi juga oleh keterbatasan perangkat lunak saat ini tentang bagaimana transaksi diproses dan perusahaan Anda berinteraksi dengan pelanggan dan pemasoknya.

Persyaratan negara masa depan menyajikan bagaimana perusahaan berencana untuk beroperasi di masa depan dan menggunakan perangkat lunak untuk mendukung fungsinya. Masa depan harus didefinisikan dalam 5 sampai 7 tahun. Meskipun tidak ada perusahaan yang dapat meramalkan dengan tepat bagaimana mereka akan beroperasi tujuh tahun dari sekarang, sebuah perusahaan dapat membayangkan bagaimana rencananya untuk melakukan bisnis dan jenis perangkat lunak dan teknologi perangkat keras apa yang diperlukan untuk mencapai strategi jangka panjangnya.

Peta Proses Bisnis

Perusahaan juga perlu mempertimbangkan bagaimana mereka ingin mengumpulkan informasi tentang operasi mereka saat ini dan masa depan. Jelas pengumpulan informasi didasarkan pada interaksi antara pengguna saat ini dan orang-orang di organisasi yang akan bertanggung jawab untuk menyajikan informasi yang dikumpulkan kepada vendor.

Beberapa perusahaan mampu menyiapkan peta proses bisnis yang menyajikan struktur lengkap dari setiap aspek keadaan mereka saat ini dan keadaan proses bisnis masa depan. Peta-peta ini memanfaatkan masukan dari pelaku bisnis yang melakukan transaksi dalam aktivitas bisnis tertentu. Daftar peta potensial dari proses bisnis keadaan saat ini dan keadaan masa depan dapat mencakup alur kerja berikut:

• CRM
• Penawaran dan Entri Pesanan Penjualan
• Layanan Pelanggan
• Teknik – untuk mendukung kutipan dan mendukung manufaktur
• Rantai Pasokan/Pembelian
• Manajemen Gudang/Manajemen Inventaris/Penerimaan
• Perencanaan dan Penjadwalan
• Pelaporan Perintah Kerja dan Lantai Toko
• Pengiriman
• Kualitas
• Akuntansi – Hutang dan Pengeluaran Tunai
• Akuntansi – Penagihan/Piutang/Aplikasi Tunai
• Akuntansi – Buku Besar

Peta proses bisnis harus mencakup semua input dan output yang terkait dengan proses bisnis keadaan saat ini dan masa depan. Kegiatan ini harus "dilapisi" dengan indikator perangkat lunak apa yang digunakan untuk mendukung tindakan saat ini. Contohnya dapat berupa aktivitas yang menggunakan sistem ERP saat ini, aktivitas yang menggunakan MS Excel atau Access Database, atau aktivitas yang dilakukan secara manual.

Dengan memberi kode warna pada aktivitas, pembaca peta dapat memperoleh visualisasi tentang seberapa banyak setiap teknologi digunakan untuk mendukung proses bisnis saat ini dan yang direncanakan. Salah satu manfaat yang terlihat dari peta keadaan masa depan adalah warna seragam dari perangkat lunak baru yang direncanakan untuk pemilihan dan penghapusan warna lain, terutama untuk spreadsheet Excel dan database Access.

Daftar Periksa

Daftar periksa telah digunakan untuk memilih perangkat lunak selama beberapa dekade. Daftar periksa biasanya didasarkan pada pengetahuan pihak ketiga yang mencantumkan ratusan atau ribuan persyaratan fungsional yang dikelompokkan mirip dengan daftar di atas. Banyak dari daftar periksa ini terkait dengan basis data kemampuan ya/tidak dari sejumlah vendor perangkat lunak. Dengan melengkapi daftar periksa, pengguna akan memiliki daftar vendor ERP yang paling mampu memenuhi kebutuhan pengguna.

Tantangan daftar periksa adalah bagaimana database yang mendasarinya dikembangkan. Vendor tidak selalu terbuka sepenuhnya tentang apakah mereka menyediakan fungsionalitas tertentu, tetapi bagaimana perangkat lunak tersebut benar-benar menyediakan informasi.

Apakah solusi khusus untuk perusahaan yang penjualannya $5 juta sampai $25 juta atau untuk perusahaan yang penjualannya $250 juta sampai $500 juta memerlukan klarifikasi. Contoh ekstrim adalah bahwa SAP dan Oracle menyediakan fungsionalitas untuk mendukung area proses bisnis di atas dan begitu pula JobBOSS dan E2 (solusi toko pekerjaan populer). Harus ada kesesuaian antara cakupan solusi, persyaratan, dan anggaran (proposisi nilai), serta industri dan struktur manufaktur dasar antara manufaktur diskrit dan manufaktur proses.

Jika sebuah organisasi akan menggunakan daftar periksa (layanan) pastikan daftar periksa selesai, awalnya beli staf yang bertanggung jawab untuk setiap area dan kemudian ditinjau oleh tim di seluruh perusahaan yang dapat menghubungkan jawaban individu dengan operasi dan kebutuhan di seluruh perusahaan.

Narasi

Preferensi penulis adalah dokumen naratif yang menjelaskan proses keadaan saat ini dan membahas kebutuhan keadaan di masa depan. Dengan mewawancarai orang-orang dalam proses bisnis, narasi dapat dibuat yang menceritakan kisah bagaimana bisnis berjalan hari ini dan bagaimana ingin beroperasi di masa depan. Mungkin ada tingkat detail yang solid yang disajikan yang memungkinkan vendor memahami bisnis sepenuhnya. Narasi juga dapat dilengkapi dengan apa yang dilakukan bisnis, mengapa bisnis mencari perangkat lunak baru (proposisi nilai), dan teknologi apa yang ada saat ini.

Yang Ingin Diulas Vendor

Dari umpan balik yang penulis terima di masa lalu, sebagian besar vendor berjuang untuk sepenuhnya mengikuti peta proses bisnis dan bosan dengan daftar periksa yang panjangnya 2.000 fitur. Narasi lebih mudah untuk ditinjau. Vendor masih menghabiskan banyak waktu untuk mengajukan pertanyaan yang sudah diungkapkan dalam ketiga dokumen sehingga perusahaan harus bersiap untuk meninjau semua proses secara mendetail bahkan ketika upaya yang signifikan dilakukan untuk mengembangkan persyaratan pengguna dan perangkat lunak.

Upaya dan perhatian yang signifikan harus ditempatkan dalam mengembangkan persyaratan pengguna karena apa yang telah didokumentasikan adalah dasar bagaimana solusi perangkat lunak alternatif akan dievaluasi untuk kesesuaian, fungsi, dan nilai. Persyaratan pengguna yang dikembangkan dengan baik akan memungkinkan vendor untuk membuat presentasi paling lengkap tentang bagaimana kemampuan mereka akan mendukung visi Anda tentang kesuksesan operasi di masa depan.

Ini benar-benar salah Anda jika vendor tidak diposisikan untuk menunjukkan kemampuan mereka untuk keuntungan terbaik dari perusahaan Anda. Solusi vendor yang mudah diamati karena tidak memenuhi kebutuhan dasar Anda seharusnya tidak pernah muncul di ruang konferensi Anda untuk presentasi.

Harry Landsburg , Direktur Konsultasi Teknologi Proses Bisnis DVIRC, telah bekerja dengan lebih dari 300 perusahaan untuk mendokumentasikan bagaimana proses bisnis mereka dapat didukung dengan baik oleh perangkat lunak yang ditingkatkan atau baru. Pendekatannya untuk menghubungkan cara kliennya beroperasi dengan pasar teknologi menghasilkan hasil seleksi dan implementasi yang lebih baik. Untuk informasi lebih lanjut,  pelajari lebih lanjut  atau  hubungi kami.