Seri Perangkat Lunak ERP: Merumuskan Kebutuhan Pengguna yang Komprehensif

Setelah suatu perusahaan telah menentukan proposition nilai penting untuk melanjutkan dengan pemilihan dan implementasi perangkat lunak baru atau ditingkatkan, saatnya untuk merumuskan kebutuhan rinci untuk sistem baru untuk mendukung. Kebutuhan ini esensial untuk menentukan best fit dan nilai akhir dari solusi baru.

Dua Kategori Kebutuhan

Kebutuhan harus diklasifikasikan sebagai “state saat ini” dan “state masa depan.” Kebutuhan state saat ini disajikan untuk menjelaskan kepada vendor potensial bagaimana perusahaan berbisnis saat ini. Proses bisnis state saat ini dipengaruhi oleh tidak hanya kondisi bisnis saat ini tetapi juga oleh keterbatasan perangkat lunak saat ini dalam memproses transaksi dan bagaimana perusahaan Anda berinteraksi dengan pelanggan dan pemasok Anda.

Kebutuhan state masa depan menyajikan bagaimana perusahaan berencana untuk beroperasi di masa depan dan menggunakan perangkat lunak untuk mendukung fungsinya. Masa depan harus didefinisikan dalam waktu 5 hingga 7 tahun. Meskipun tidak ada perusahaan yang dapat meramalkan dengan tepat bagaimana mereka akan beroperasi tujuh tahun dari sekarang, sebuah perusahaan dapat membayangkan bagaimana ia berencana untuk berbisnis dan jenis perangkat lunak dan hardware yang akan dibutuhkan untuk mencapai strategi jangka panjangnya.

Peta Proses Bisnis

Perusahaan juga perlu mempertimbangkan bagaimana mereka ingin mengumpulkan informasi tentang operasi saat ini dan masa depan mereka. Jelasnya, pengumpulan informasi didasarkan pada interaksi di antara pengguna saat ini dan mereka di organisasi yang akan bertanggung jawab untuk menyajikan informasi yang dikumpulkan kepada vendor.

Beberapa perusahaan mampu menyiapkan peta proses bisnis yang menyajikan struktur lengkap dari setiap aspek dari proses bisnis state saat ini dan state masa depan mereka. Peta-peta ini menggunakan input dari mereka di bisnis yang bekerja dengan transaksi dalam kegiatan bisnis tertentu. Daftar peta potensial dari proses bisnis state saat ini dan state masa depan dapat mencakup alur kerja berikut:

• CRM
• Quoting dan Sales Order Entry
• Customer Service
• Engineering – untuk mendukung penawaran dan untuk mendukung manufaktur
• Supply Chain/Purchasing
• Warehouse Management/Inventory Management/Receiving
• Planning and Scheduling
• Work Orders dan Shop Floor Reporting
• Shipping
• Quality
• Accounting – Accounts Payable dan Cash Disbursements
• Accounting – Billing/Accounts Receivable/Cash Application
• Accounting – General Ledger

Peta proses bisnis harus mencakup semua input dan output yang terkait dengan proses bisnis state saat ini dan state masa depan. Kegiatan-kegiatan ini harus “di-overlay” dengan indikator perangkat lunak apa yang digunakan untuk mendukung tindakan saat ini. Contoh dapat menjadi kegiatan yang menggunakan sistem ERP saat ini, kegiatan yang menggunakan MS Excel atau Database Access, atau kegiatan yang dilakukan secara manual.

Dengan warna kode kegiatan, pembaca peta dapat mendapatkan visualisasi seberapa banyak setiap teknologi yang digunakan untuk mendukung proses bisnis saat ini dan yang direncanakan. Salah satu manfaat yang terlihat dari peta state masa depan harus menjadi warna seragam dari perangkat lunak baru yang direncanakan untuk dipilih dan eliminasi warna lain, terutama yang untuk spreadsheet Excel dan database Access.

Checklists

Checklists telah digunakan untuk memilih perangkat lunak selama bertahun-tahun. Checklists biasanya didasarkan pada pengetahuan pihak ketiga yang mencantumkan secara harfiah ratusan atau ribuan kebutuhan fungsional yang dikelompokkan mirip dengan daftar di atas. Banyak dari checklist ini terkait dengan database kemampuan ya/tidak dari sejumlah vendor perangkat lunak. Dengan menyelesaikan checklist, pengguna akan memiliki daftar vendor ERP yang paling mampu memenuhi kebutuhan pengguna.

Tantangan dari checklist adalah bagaimana database yang mendasarinya dikembangkan. Vendor tidak selalu jujur sepenuhnya tentang apakah mereka menyediakan fungsionalitas spesifik tetapi bagaimana perangkat lunak sebenarnya menyediakan informasi.

Apakah solusi tertentu adalah untuk perusahaan dengan penjualan $5 juta hingga $25 juta atau untuk perusahaan dengan penjualan $250 juta hingga $500 juta memerlukan klarifikasi. Contoh ekstrim adalah SAP dan Oracle menyediakan fungsionalitas untuk mendukung area proses bisnis di atas dan begitu pula JobBOSS dan E2 (solusi bengkel pekerjaan populer). Ada perlu kecocokan antara cakupan solusi, kebutuhan, dan anggaran (proposition nilai), serta industri dan struktur manufaktur dasar antara manufaktur diskrit dan manufaktur proses.

Jika suatu organisasi akan menggunakan checklist (layanan), pastikan checklist diselesaikan awalnya oleh staf yang bertanggung jawab untuk setiap area dan kemudian ditinjau oleh tim seluruh perusahaan yang dapat menghubungkan jawaban individual dengan operasi dan kebutuhan seluruh perusahaan.

Narratives

Preferensi penulis adalah dokumen naratif yang menjelaskan proses state saat ini dan membahas kebutuhan state masa depan. Dengan mewawancarai orang-orang dalam proses bisnis, naratif dapat dibuat yang menceritakan cerita bagaimana bisnis berjalan saat ini dan bagaimana ia ingin beroperasi di masa depan. Ada tingkat detail yang solid yang disajikan yang akan memungkinkan vendor untuk memahami bisnis sepenuhnya. Naratif juga dapat dilengkapi dengan apa yang dilakukan bisnis, mengapa bisnis mencari perangkat lunak baru (proposition nilai), dan teknologi apa yang saat ini ada.

Apa yang Ingin Ditinjau oleh Vendor

Dari umpan balik yang telah diterima penulis di masa lalu, sebagian besar vendor kesulitan untuk sepenuhnya mengikuti peta proses bisnis dan bosan dengan checklist yang berisi 2.000 fitur. Naratif lebih mudah ditinjau. Vendor masih menghabiskan banyak waktu untuk bertanya-tanya yang sudah diungkapkan dalam ketiga dokumen tersebut sehingga perusahaan perlu bersiap untuk meninjau semua proses dengan detail yang cukup bahkan ketika upaya besar dilakukan untuk mengembangkan kebutuhan pengguna dan perangkat lunak.

Upaya dan perhatian yang signifikan harus ditempatkan dalam mengembangkan kebutuhan pengguna karena apa yang telah didokumentasikan adalah fondasi bagaimana solusi perangkat lunak alternatif akan dievaluasi untuk kecocokan, fungsi, dan nilai. Kebutuhan pengguna yang dikembangkan dengan baik akan memungkinkan vendor untuk membuat presentasi paling lengkap tentang bagaimana kemampuan mereka akan mendukung visi Anda tentang kesuksesan operasi masa depan.

Benar-benar salah Anda jika vendor tidak berada dalam posisi untuk menunjukkan kemampuan mereka dengan keuntungan terbaik untuk perusahaan Anda. Solusi vendor yang dengan mudah terlihat tidak memenuhi kebutuhan dasar Anda tidak pernah harus muncul di ruang konferensi Anda untuk presentasi.

Harry Landsburg, Direktur Teknologi Konsultasi Proses Bisnis DVIRC, telah bekerja dengan lebih dari 300 perusahaan untuk mendokumentasikan bagaimana proses bisnis mereka dapat paling baik didukung oleh perangkat lunak yang ditingkatkan atau baru. Pendekatannya dalam menghubungkan cara kliennya beroperasi dengan pasar teknologi menghasilkan pilihan dan implementasi yang lebih baik. Untuk informasi lebih lanjut, pelajari lebih banyak atau hubungi kami.