Apa itu Sistem Manajemen Inventaris? Definisi Sistem Manajemen Inventaris, Manfaat, Praktik Terbaik &Lainnya

• Sistem untuk mengidentifikasi setiap item inventaris dan informasi terkaitnya, seperti label kode batang atau tag aset.
• Alat perangkat keras untuk membaca label kode batang, seperti pemindai kode batang genggam atau ponsel cerdas dengan aplikasi pemindaian kode batang.
• Perangkat lunak manajemen inventaris, yang menyediakan database pusat dan titik referensi untuk semua inventaris, ditambah dengan kemampuan untuk menganalisis data, membuat laporan, memperkirakan permintaan di masa mendatang, dan banyak lagi.
• Proses dan kebijakan untuk pelabelan, dokumentasi, dan pelaporan. Ini harus mencakup teknik manajemen inventaris seperti Just in Time, Analisis ABC, First-In First-Out (FIFO), Stock Review, atau metodologi lain yang telah terbukti.
• Orang yang terlatih untuk mengikuti kebijakan dan proses ini.

SearchERP mendefinisikan manajemen inventaris sebagai "pengawasan aset (persediaan) dan item stok yang tidak dikapitalisasi." Manajemen persediaan adalah komponen manajemen rantai pasokan yang mengawasi aliran barang (produk, barang, dll.) saat barang bergerak dari produsen ke gudang dan kemudian ke titik penjualan. “Fungsi utama manajemen inventaris adalah menyimpan catatan terperinci dari setiap produk baru atau yang dikembalikan saat memasuki atau meninggalkan gudang atau tempat penjualan,” jelas SearchERP, yang menunjukkan pentingnya memiliki sistem manajemen inventaris yang jelas dan mapan untuk memastikan bahwa proses dan dokumentasi disederhanakan dan seefisien mungkin, serta meminimalkan kesalahan.
Manfaat Sistem Manajemen Inventaris
Tanpa sistem manajemen persediaan, barang dan produk yang mengalir melalui suatu organisasi pasti akan kacau balau. Sistem manajemen persediaan memungkinkan perusahaan untuk memelihara catatan terpusat dari setiap aset dan barang dalam kendali organisasi, menyediakan satu sumber kebenaran untuk lokasi setiap barang, informasi vendor dan pemasok, spesifikasi, dan jumlah total persediaan. item tertentu yang saat ini tersedia.
Karena inventaris sering kali terdiri dari aset bergerak, sistem manajemen inventaris sangat penting untuk mengawasi tingkat stok saat ini dan memahami item apa yang bergerak cepat dan item mana yang lebih lambat pergerakannya, yang pada gilirannya memungkinkan organisasi untuk menentukan kapan waktunya untuk menyusun ulang dengan akurasi yang lebih tinggi. Secara keseluruhan, sistem manajemen inventaris yang komprehensif menawarkan banyak manfaat bagi perusahaan, termasuk:

• Peningkatan arus kas
• Kemampuan pelaporan dan perkiraan yang lebih baik
• Pengurangan biaya penyimpanan (overhead)
• Pengurangan biaya tenaga kerja
• Pengurangan stok mati
• Organisasi yang lebih baik
• Transparansi yang ditingkatkan
• Meningkatkan hubungan pemasok, vendor, dan mitra

Tantangan Sistem Manajemen Inventaris
Sistem manajemen persediaan dapat memiliki efek dramatis pada produktivitas dan efisiensi bila diterapkan dengan benar. Sebagian besar tantangan yang terkait dengan sistem manajemen inventaris muncul dari kegagalan mengikuti praktik terbaik atau mengandalkan metode yang sudah ketinggalan zaman, seperti dokumentasi manual dan tata letak dan proses penyimpanan yang tidak konsisten. Dalam kasus ini, perombakan manajemen inventaris yang lengkap mungkin dilakukan untuk merampingkan manajemen inventaris dan menambah kejelasan dan konsistensi pada proses di seluruh perusahaan.

Sistem manajemen inventaris yang baik mengurangi kesalahan manusia dengan menghilangkan dokumentasi manual melalui penggunaan label barcode, pemindai kode batang, dan perangkat lunak manajemen inventaris, mengurangi kesalahan yang merugikan seperti:

• Memiliki terlalu banyak persediaan yang bergerak lambat, menghabiskan ruang penyimpanan yang berharga, dan memakan keuntungan perusahaan.
• Tanpa terduga kehabisan stok item inventaris penting, yang dapat menunda rantai pasokan karena pesanan di awal.
• Catatan yang tidak akurat (nomor suku cadang salah, penghitungan inventaris salah) yang timbul dari kesalahan dokumentasi manual.
• Waktu kerja yang terbuang sia-sia untuk melacak barang-barang yang disimpan di lokasi yang salah. Penyimpanan inventaris yang tidak dioptimalkan untuk efisiensi (karena tata letak gudang atau ruang penyimpanan yang buruk) juga dapat meningkatkan waktu pengambilan stok, yang juga meningkatkan biaya tenaga kerja.

Praktik Terbaik untuk Sistem Manajemen Inventaris
Cleary Inventory menjelaskan bahwa sistem manajemen inventaris yang baik dapat membantu meningkatkan produktivitas, tetapi hanya jika Anda menyiapkannya dengan beberapa hal dasar termasuk:

• Nama lokasi
• Label lokasi yang mudah dibaca
• Nomor identifikasi barang unik
• Satuan ukuran
• Hitungan awal
• Solusi perangkat lunak yang memantau dan melacak aktivitas secara efektif
• Kebijakan dan proses perusahaan yang jelas
• Orang yang tahu cara mendukung kebijakan dan proses ini

Menerapkan sistem manajemen inventaris yang komprehensif bisa jadi rumit. Ini bukan hanya soal membeli program perangkat lunak yang bagus; sistem manajemen inventaris harus menangani orang, proses, dan teknologi dari ujung ke ujung. Mengikuti praktik terbaik untuk menyiapkan sistem manajemen inventaris di seluruh perusahaan yang komprehensif adalah investasi yang akan terus terbayar dengan sendirinya melalui efisiensi yang lebih besar dan peningkatan laba.