Sistem Manajemen Inventori: Definisi, Manfaat & Praktik Terbaik untuk Semua Industri

Apa Itu Sistem Manajemen Inventori?

Ketika sebagian besar orang memikirkan manajemen inventori, mereka memikirkan aplikasi ritail. Meskipun operasi ritail sangat bergantung pada manajemen inventori, sistem manajemen inventori digunakan secara luas dalam berbagai industri, dari manufaktur hingga utilitas, perawatan kesehatan, pendidikan, pemerintah, dan lebih banyak. Sistem manajemen inventori menyederhanakan dan memusatkan proses untuk mengontrol alur dan pemeliharaan inventori untuk memastikan bahwa jumlah inventori yang tepat tersedia pada waktu yang tepat dan dengan kualitas yang tepat.

Definisi Sistem Manajemen Inventori
Sistem manajemen inventori adalah kombinasi teknologi (perangkat keras dan perangkat lunak) dan proses serta prosedur yang mengawasi pemantauan dan pemeliharaan produk yang disimpan, baik produk tersebut adalah aset perusahaan, bahan baku dan persediaan, atau produk jadi siap dikirim ke vendor atau konsumen akhir. Sistem manajemen inventori yang lengkap terdiri dari:

• Sistem untuk mengidentifikasi setiap item inventori dan informasi terkaitnya, seperti label barcode atau tag aset. 
• Alat perangkat keras untuk membaca label barcode, seperti pemindai barcode handheld atau smartphone dengan aplikasi pemindaian barcode.
• Perangkat lunak manajemen inventori, yang menyediakan database pusat dan titik referensi untuk semua inventori, dipadukan dengan kemampuan untuk menganalisis data, menghasilkan laporan, meramalkan permintaan masa depan, dan lebih banyak.
• Proses dan kebijakan untuk pelabelan, dokumentasi, dan pelaporan. Ini harus mencakup teknik manajemen inventori seperti Just in Time, ABC Analysis, First-In First-Out (FIFO), Stock Review, atau metodologi terbukti lainnya.
• Orang yang dilatih untuk mengikuti kebijakan dan proses ini.

SearchERP mendefinisikan manajemen inventori sebagai “pengawasan aset non-kapital (inventori) dan item stok.” Manajemen inventori adalah komponen dari manajemen rantai pasokan yang mengawasi alur item (produk, barang, dll.) saat mereka bergerak dari produsen ke gudang dan kemudian ke titik penjualan. “Fungsi kunci manajemen inventori adalah untuk mencatat secara rinci setiap produk baru atau dikembalikan saat masuk atau keluar dari gudang atau titik penjualan,” menjelaskan SearchERP, yang menunjukkan pentingnya memiliki sistem manajemen inventori yang jelas dan terjamin untuk memastikan proses dan dokumentasi semulus dan efisien mungkin, serta untuk meminimalkan kesalahan.

Manfaat Sistem Manajemen Inventori
Tanpa sistem manajemen inventori, barang dan produk yang mengalir melalui organisasi akan pasti menjadi berantakan. Sistem manajemen inventori memungkinkan perusahaan untuk memelihara catatan terpusat dari setiap aset dan item dalam kontrol organisasi, memberikan satu sumber kebenaran untuk lokasi setiap item, informasi vendor dan supplier, spesifikasi, dan jumlah total item tertentu yang saat ini tersedia di stok.

Karena inventori sering terdiri dari aset yang dapat dipindahkan, sistem manajemen inventori krusial untuk tetap mengawasi tingkat stok saat ini dan memahami item mana yang bergerak cepat dan item mana yang lebih lambat bergerak, yang pada gilirannya memungkinkan organisasi untuk menentukan kapan saatnya memesan ulang dengan lebih akurat. Secara keseluruhan, sistem manajemen inventori yang komprehensif menawarkan manfaat yang tak terhitung bagi perusahaan termasuk:

• Aliran kas yang ditingkatkan
• Kemampuan pelaporan dan peramalan yang lebih baik
• Pengurangan biaya penyimpanan (overhead)
• Biaya tenaga kerja yang berkurang
• Pengurangan stok mati
• Organisasi yang lebih baik
• Transparansi yang ditingkatkan
• Hubungan supplier, vendor, dan mitra yang ditingkatkan

Tantangan Sistem Manajemen Inventori
Sistem manajemen inventori dapat memiliki efek dramatis pada produktivitas dan efisiensi saat diimplementasikan dengan benar. Sebagian besar tantangan yang terkait dengan sistem manajemen inventori timbul dari gagal mengikuti praktik terbaik atau bergantung pada metode ketinggalan zaman, seperti dokumentasi manual dan tata letak serta proses penyimpanan yang tidak konsisten. Dalam kasus ini, renovasi lengkap sistem manajemen inventori mungkin diperlukan untuk menyederhanakan manajemen inventori dan menambahkan klarifikasi dan konsistensi ke proses di seluruh perusahaan.

Sistem manajemen inventori yang baik mengurangi kesalahan manusia dengan menghilangkan dokumentasi manual melalui penggunaan label barcode, pemindai barcode, dan perangkat lunak manajemen inventori, mengurangi kesalahan mahal seperti:

• Memiliki terlalu banyak inventori yang bergerak lambat di stok, menempati ruang penyimpanan berharga dan mengikis laba bersih perusahaan.
• Menghabiskan stok item inventori yang esensial secara tidak terduga, yang dapat menunda rantai pasokan karena backorder.
• Catatan yang tidak akurat (nomor bagian yang salah, hitungan inventori yang salah) yang timbul dari kesalahan dokumentasi manual.
• Jam kerja yang terbuang untuk mencari item yang disimpan di lokasi yang salah. Penyimpanan inventori yang tidak dioptimalkan untuk efisiensi (karena tata letak gudang atau ruang stok yang buruk) juga dapat meningkatkan waktu pemilihan stok, yang juga meningkatkan biaya tenaga kerja.

Praktik Terbaik untuk Sistem Manajemen Inventori
Cleary Inventory menjelaskan bahwa sistem manajemen inventori yang baik dapat membantu meningkatkan produktivitas, tetapi hanya jika Anda menyiapkannya dengan beberapa esensial dasar termasuk:

• Nama lokasi
• Label lokasi yang mudah dibaca
• Nomor identifikasi item unik
• Satuan ukuran
• Hitungan awal
• Solusi perangkat lunak yang efektif memantau dan melacak aktivitas
• Kebijakan dan proses perusahaan yang jelas
• Orang yang tahu cara mendukung kebijakan dan proses ini

Menerapkan sistem manajemen inventori yang komprehensif dapat kompleks. Ini bukan sekadar masalah membeli program perangkat lunak yang baik; sistem manajemen inventori harus mengatasi orang, proses, dan teknologi dari ujung ke ujung. Mengikuti praktik terbaik untuk menyiapkan sistem manajemen inventori yang komprehensif di seluruh perusahaan adalah investasi yang akan membayar diri berulang kali melalui efisiensi yang lebih besar dan peningkatan pada laba bersih.