29 Pakar Mengungkapkan Bagaimana Usaha Kecil Dapat Meningkatkan Proses Manajemen Inventarisnya

Nico Muoio

@freespeechgame
Nico Muoio adalah seorang pengusaha remaja ajaib, pencipta game Freedom of Speech. Nico memulai bisnis pertamanya yang menguntungkan pada usia 9 tahun dan sekarang berusia 18 tahun. Saat ini dia memprioritaskan bisnis daripada kuliah untuk meluncurkan usaha terbarunya:Freedom of Speech, LLC. Dia sukses dan telah memecahkan tantangan bisnis dari perspektif yang unik.
“Kiat nomor satu saya untuk meningkatkan proses manajemen inventaris untuk UKM adalah…”
Selalu miliki rencana yang matang, tidak hanya dari sisi profit margin, tapi juga dari sisi logistik. Formula EOQ juga membantu jika Anda mampu menyimpan stok dalam jumlah yang lebih besar di suatu tempat.
Kegagalan terbesar saya adalah bisnis penjualan kembali jam tangan yang saya mulai di tahun kedua sekolah menengah saya. Situs web saya, Potongan Waktu Time Warp , dipasarkan murah, jam tangan kerangka Cina sebagai item fashion yang dibutuhkan setiap "pria" untuk pakaian sehari-hari mereka. Situs web penjualan kembali berjuang untuk mendapatkan daya tarik karena harga hampir tidak cukup kompetitif untuk bersaing dengan perusahaan lain yang serupa dengan kami. Saya segera mengetahui bahwa model bisnis dropshipping yang saya bayangkan tidak akan berhasil karena pesaing saya memiliki inventaris dan oleh karena itu dapat mengirim dan menjual jam tangan lebih cepat daripada yang saya bisa. Tidak menyerah, saya memutuskan untuk menginvestasikan uang yang saya simpan dari bisnis sebelumnya untuk mengambil inventaris agar dapat bersaing dengan waktu pengiriman pesaing saya. Biaya untuk menjalankan bisnis dengan cepat hilang dari saya, menyebabkan saya menghentikannya. Dalam upaya untuk mendapatkan kembali sebagian dari apa yang telah saya investasikan, saya buru-buru menjual jam tangan yang tersisa di inventaris saya kepada anak-anak yang bersekolah bersama saya. Itu juga mengajari saya untuk sepenuhnya mengetahui pasar saya dan memahami permintaan sebenarnya untuk produk saya sebelum menginvestasikan uang saya. Ini benar-benar pelajaran yang mahal untuk dipelajari, tetapi pelajaran yang membantu mempersiapkan saya untuk bisnis yang lebih sukses.

John Crowley

@peoplehrms
John Crowley membuat konten bermanfaat tentang sumber daya manusia, manajemen sumber daya, dan teknologi cloud. Dia bekerja sebagai Head of Content untuk People HR dan mengelola blog People HR yang populer.
“Untuk meningkatkan proses manajemen inventaris…”
Jika Anda memilih penyedia perangkat lunak cloud yang dapat membuktikan bahwa mereka mengikuti praktik keamanan informasi yang baik, maka semakin sedikit area bisnis yang perlu Anda khawatirkan untuk mengamankan diri sendiri. Misalnya, seorang profesional SDM yang menjaga informasi karyawan terikat oleh undang-undang perlindungan data, karena ini digolongkan sebagai 'data pribadi'. Jika departemen SDM menggunakan sistem dan prosedur lokal, maka tim keamanan informasi perlu memastikan bahwa ini dikelola dengan tepat. Jika departemen SDM menggunakan penyedia perangkat lunak SDM berbasis cloud, maka selama Anda dapat memverifikasi bahwa vendor menganggap serius keamanan informasi, Anda dapat mengurutkan 'setel dan lupakan' untuk area bisnis ini. Idealnya, Anda menginginkan penyedia perangkat lunak cloud terakreditasi oleh ISO27001 – ini adalah standar internasional untuk manajemen keamanan informasi dan membuktikan bahwa penyedia telah diaudit secara independen dan memenuhi persyaratan.

Scott Frederick

@LogisticsPlus
Scott Frederick adalah Wakil Presiden, Pemasaran untuk Logistics Plus Inc. (penyedia solusi transportasi, logistik, dan rantai pasokan terkemuka di dunia).
“Kiat nomor satu saya untuk bisnis kecil dapat meningkatkan proses manajemen inventaris adalah…”
Mengalihdayakan manajemen inventaris Anda ke perusahaan logistik pihak ketiga (3PL) berpengalaman yang berspesialisasi dalam pergudangan dan pemenuhan.
Memanfaatkan penyedia pergudangan dan pemenuhan 3PL memungkinkan Anda fleksibilitas untuk menyiapkan dan menskalakan model distribusi Anda sebagai tuntutan bisnis bergeser. Dengan menyimpan inventaris Anda di bawah atap penyedia gudang 3PL, Anda memungkinkan pengiriman beberapa pengiriman dengan cara yang lebih ekonomis daripada yang mungkin dilakukan sebaliknya. Memanfaatkan 3PL yang memiliki solusi teknologi yang kuat berarti Anda dapat menyamakan kedudukan dalam hal visibilitas inventaris tanpa menginvestasikan ratusan ribu dolar dalam sistem dan infrastruktur TI. 3PL juga dapat menskalakan operasinya untuk mengatasi fluktuasi permintaan dan memungkinkan Anda memperkirakan dengan mudah biaya awal setiap produk Anda.

Fergus Macdonald

@fergytweets
Fergus dan istrinya Emma menjalankan Eagle &Fox – pengecer online yang berbasis di Edinburgh, Skotlandia. Merek mereka Kilt Society dan The Tartan Blanket Co. menawarkan produk tradisional yang diperbarui untuk konsumen modern.
“Otomatiskan semua yang Anda bisa…”
Perangkat lunak dan sistem semakin pintar dan murah setiap hari. Gunakan alat-alat itu untuk keuntungan Anda dan otomatisasi sepenuhnya semua yang Anda bisa. Semakin sedikit ruang untuk kesalahan manusia, semakin sedikit kesalahan. Inventaris dan pengiriman yang benar dan akurat berarti pemeriksaan stok lebih cepat, Anda tidak pernah menjual terlalu banyak, Anda mendapatkan lebih sedikit pengembalian, lebih sedikit pelanggan yang kecewa, dan semua sistem Anda yang lain berjalan lebih lancar.

Scott Toal

@oeveo
Mitra pendiri Short Run Pro dan merek anak perusahaannya, Federal Brace, Killarney Metals, Oeveo, dan Bison Built. Pengalaman Mr. Toal adalah dalam mengembangkan merek pasar khusus untuk mendukung konsumen yang kurang terlayani dengan solusi inovatif.
“Gunakan penanda visual bersama dengan sistem komputer Anda dan jumlah siklus…”
Bahkan sistem manajemen yang paling lengkap pun akan memiliki lubang. Ketika kegagalan proses inventaris terjadi pada SKU Anda yang bergerak cepat, itu menyakitkan. Perlindungan terbaik terhadap masalah persediaan adalah mata. Gunakan penanda visual di stasiun pengambilan Anda yang menunjukkan perkiraan jumlah bagian dan latih staf Anda untuk memberi tahu saat penanda tersebut menunjukkan level rendah.

Mario Serna

@CeremonySupply
Mario Serna bekerja dengan Perlengkapan Upacara. Dia adalah seorang profesional e-commerce dengan pengalaman lebih dari 11 tahun. Sebagian besar pengalaman itu adalah dalam manajemen gudang, yang sangat melibatkan manajemen inventaris. Ini sangat penting dalam e-niaga karena pelanggan tidak hadir secara fisik untuk menjamin ketersediaan.
“Kiat terbaik saya untuk membantu meningkatkan manajemen inventaris bisnis adalah…”
Minimalkan proses manual sebanyak mungkin.
Kecuali Anda adalah bisnis yang sangat berteknologi maju, hampir tidak mungkin untuk menghilangkan tenaga kerja manual dari proses manajemen inventaris. Namun, yang harus Anda minimalkan adalah jumlah langkah yang harus dilakukan seseorang untuk mendapatkan penghitungan inventaris yang akurat. Di zaman modern, tidak ada alasan mengapa bisnis apa pun harus beroperasi dengan penghitungan manual kuno, lembar inventaris tulisan tangan, dan entri manual ke dalam database. Ada banyak aplikasi perangkat lunak terjangkau untuk manajemen inventaris yang dapat dioperasikan dari tablet atau bahkan smartphone. Apa yang benar-benar perlu Anda verifikasi adalah bahwa perangkat lunak dapat mengintegrasikan pemindai label kode batang yang menghitung secara otomatis. Ada pemindai kode batang yang terhubung secara nirkabel melalui Bluetooth, memberikan pengambil inventaris kebebasan untuk bergerak tanpa kabel menghalangi. Ini meminimalkan margin kesalahan manusia yang datang dengan penghitungan mental saat memilah barang dagangan. Pemindai secara otomatis mencatat/memperbarui hitungan dalam perangkat lunak, jadi yang harus Anda fokuskan hanyalah memindai setiap item satu per satu. Meski begitu, pemindaian ganda yang tidak disengaja atau kesalahan perangkat lunak/koneksi sesekali dapat terjadi, tetapi jauh lebih sedikit daripada jumlah (dan jenis) kesalahan yang dapat dihasilkan oleh proses manual.

Danny Ing

@cin7online
Danny adalah Pendiri dan Kepala Arsitek Cin7, solusi manajemen inventaris berbasis cloud. Dibesarkan dan dididik di Selandia Baru, Danny tinggal dan bekerja di Auckland di mana ia telah membangun karir membantu perusahaan meningkatkan proses bisnis mereka untuk berkembang di dunia multi-saluran.
“Bisnis kecil harus menjaga proses manajemen inventaris mereka sesederhana mungkin…”
Semakin sedikit proses entri data yang redundan, semakin baik mereka. Kesederhanaan memungkinkan mereka untuk menghabiskan lebih banyak waktu dan sumber daya staf yang berharga untuk mengembangkan, memasarkan, dan menjual produk mereka dan lebih sedikit waktu untuk administrasi.
Bisnis kecil biasanya mengelola inventaris secara terpisah dari pesanan pembelian, faktur, dan akuntansi mereka. Ini berarti bahwa setiap kali sebuah perusahaan menerima kiriman atau mengirimkan pesanan, mereka harus memproses penjualan dan faktur di satu tempat, menyesuaikan stok mereka di tempat lain, dan memperbarui keuangan mereka di satu titik entri data lagi. Hal ini tidak hanya memperumit manajemen inventaris, tetapi juga mengubur jumlah dan biaya stok terbaru dalam spreadsheet dan buku besar, membuat informasi tersebut hampir tidak berguna untuk membuat keputusan manajemen inventaris yang kritis terhadap waktu.
Sebuah proses yang mengintegrasikan langkah-langkah ini dengan satu solusi dapat secara dramatis mengurangi persyaratan administrasi dan entri data serta memberikan visibilitas waktu nyata dari jumlah stok dan biaya untuk membuat keputusan bisnis yang penting.

Jack Shinder

@AMBICODOORS
Jack Shinder adalah Presiden AMBICO.
“Pastikan semua staf memahami dan memanfaatkan proses yang ada…”
Salah satu alasan paling umum mengapa sistem manajemen inventaris tim tidak efektif adalah bahwa anggota tim atau bahkan departemen penuh tidak menggunakannya dengan benar. Ini bisa jadi karena pengabaian, atau bisa jadi masalah membutuhkan penjelasan dan arahan yang lebih baik atau mungkin membutuhkan sistem yang terintegrasi lebih baik dengan alur kerja alami. Luangkan waktu untuk melatih karyawan tentang sistem dan protokol dan meminta pertanggungjawaban anggota tim untuk mengikuti petunjuk ini.

Reuben Kats

@falconwebsites
Reuben Kats adalah Web Designer untuk Falcon Marketing.
“Dari pengalaman sebelumnya bekerja di gudang, perlu memastikan selalu up to date…”
Apakah ada penjualan atau tidak, karyawan, rekan kerja, dan lainnya masih rentan untuk mendapatkan barang dari toko yang sebenarnya. Seseorang perlu mencatat semua pembelian, faktur harus ditunjukkan, dan stok harus responsif baik online maupun offline. Seseorang harus mengimplementasikan platform seperti Magento untuk menghindari masalah di masa mendatang dengan platform back-end. Jika sebuah perusahaan memiliki banyak stok di sistem mereka, mereka perlu melihat produk apa yang paling banyak terjual, menghitung ulang produk, dan memperbarui produk dalam inventaris. Pastikan laporan mingguan diberikan kepada CEO dan siapa pun yang mungkin perlu mengetahuinya.

Bradley Shaw

@ExpertBrad
Bradley Shaw adalah pemilik Pakar SEO Brad Inc. Dia telah menjadi Pemasar Digital dan Ahli Konsultasi Online Sejak 1997.
“Tips utama saya untuk meningkatkan proses manajemen inventaris adalah…”
Menerapkan kendali mutu. Kontrol kualitas sangat penting dalam bisnis ukuran apa pun dan harus segera diterapkan. Memiliki proses untuk memastikan kualitas dapat secara langsung dikaitkan dengan kepuasan pelanggan dan pertumbuhan bisnis. Memulai prosedur pengendalian kualitas dapat dilakukan dengan mudah seperti membuat daftar periksa yang menyediakan semua prosedur yang harus diikuti karyawan saat memeriksa barang yang mereka terima. Misalnya, Anda dapat meminta pekerja untuk memeriksa produk berikut ini:

• Tanda-tanda kerusakan seperti bocor, sobek, atau segel rusak.
• Warna, gaya, dan ukuran produk – semuanya harus sama dengan deskripsi pada pesanan pembelian.
• Harga dan persyaratan penjualan – saat semua karyawan bekerja untuk mencapai tujuan yang sama, kualitas akan meningkat.
  

Dr. Ameerzeb Pirzada

@ZDentalStudio
Dr. Ameerzeb Pirzada adalah Kepala dan Konsultan Dokter Gigi di Z Dental Studio.
“Untuk meningkatkan proses manajemen inventaris, perusahaan harus…”
Gunakan pendekatan early in, early out (EIEO).
Barang atau produk harus dijual dalam urutan kronologis yang sama dengan saat dibeli. Pendekatan EIEO adalah kebutuhan mutlak untuk barang-barang seperti makanan, bunga, makeup, dan barang-barang lainnya yang mudah rusak. Seorang pemilik restoran, misalnya, harus benar-benar menyadari makanan di dalam dapur dan menerapkan metode EIEO untuk meningkatkan persediaan dapur. Selain itu, ini juga merupakan ide yang baik untuk barang yang tidak mudah rusak karena barang yang ada di sekitar penyimpanan dapat dengan mudah rusak oleh siapa saja, atau menjadi usang dan membuatnya tidak dapat dijual.
Cara sempurna untuk menjalankan EIEO di unit penyimpanan atau gudang adalah menambahkan item baru dari belakang sehingga produk lama berada di depan.

Ostap Bosak

@MarquisGardens
Ostap Bosak adalah manajer di Marquis Gardens, Pengecer Fitur Air dan Pasokan Kolam terbesar di wilayah Toronto.
“Saran saya adalah…”
Menerapkan sistem komputer ujung ke ujung untuk menjalankan inventaris seseorang.
Ini mungkin mengejutkan, tetapi banyak perusahaan kecil dan menengah masih menggunakan kertas dan terkadang Excel. Bahkan sistem perangkat lunak inventaris yang paling sederhana memungkinkan pelacakan inventaris yang masuk dan keluar, serta tingkat stok saat ini. Marquis Gardens menjadi terkomputerisasi hanya beberapa tahun yang lalu, tetapi memiliki dampak positif yang luar biasa pada bisnis kami. Ada lebih sedikit kesalahan dan jam kerja yang terlibat. Ini juga hampir menghilangkan terjadinya kekurangan atau kelebihan stok dalam bisnis kami.

Gary C. Smith

@NAEIR
Gary C. Smith adalah Presiden dan CEO NAEIR, Asosiasi Nasional untuk Pertukaran Sumber Daya Industri, organisasi cinderamata terbesar di AS. NAEIR telah menerima sumbangan kelebihan persediaan dari lebih dari 8.000 perusahaan AS and redistributed more than $3 billion in products to non-profits and schools.
“The best way to improve your inventory management processes if you're a small business is…”
Have you ever considered donating your overstock to charity?
It’s called ‘product philanthropy’ or ‘ gifts-in-kind donations.’ It’s faster and easier than the methods you’re currently using. It’s more financially advantageous, too, thanks to a little-known tax break.
You may never have heard of IRC Section 170(e) (3), but it’s a key piece of tax code. It states that when C Corps donate their inventory to qualified nonprofits, they don’t just receive a tax deduction:they can receive a tax deduction equal to up to twice the cost of the donated products. Under the tax code, deductions are equal to the cost of the inventory donated, plus half the difference between the cost and fair market-selling price, not to exceed twice the cost.
You don’t have to go hunting for worthy not-for-profits to accept your excess merchandise. A gifts-in-kind organization will do all the work for you. Gifts-in-kind organizations are 501c3 nonprofits that exist to collect corporate product donations and then distribute them to qualified nonprofits. A gifts-in-kind organization should accept 100% your overstocks, at any time throughout the year. It’s particularly helpful when consolidating a warehouse, transitioning between selling seasons or dealing with a run of returns.
The time you’ll save — and the tax benefits you’ll reap — aren’t the only advantages to making gifts-in-kind donations. You’ll also:

• Protect your brand – Discounting inventory devalues your products and your name, while making corporate donations elevates your brand.
• Enhance employee engagement – Employees like working for companies with heart. Sharing the names of the charities that benefited from your gifts-in-kind donations makes great employee newsletter content that raises morale.
• Keep your inventory current – There’s no reason to hang onto obsolete stock when you have such a simple process for moving it.
• Keep your warehouse uncluttered – Storage space is valuable. Most gifts-in-kind organizations will accept both large and small volume donations at any time, allowing you to better manage your warehouse space.

Justin Laxton

@alltravelsizes
Justin Laxton is the Sales &Marketing Manager for AllTravelSizes and Weiner’s Ltd. He is also responsible for many of the companies’ projects, which have included a warehouse efficiency audit and setting up procedures for every task they do.
“My top tip for small business to improve their inventory management process is…”
To have an organized and labeled warehouse/storage area with defined procedures for each step of the process.
An organized warehouse/storage area allows for products to be found and anyone in the organization to know how much product is available at any time. An organized warehouse/storage area alone won’t do much if nobody knows where to find items.
We ran into an issue where we were growing at about a 40% rate for the last two years. We didn’t have overstock locations for products recorded anywhere, so anytime product wasn’t in its main location, our stockers and order pickers were wasting time having to look for product.
Once we began labeling where products were in overstock – we have an inventory management program called Acctivate which allows us to record item locations – we saw a dramatic decrease in the amount of time it took for an order to be picked and in the amount of time it took to stock the main item location.
In addition, the second part of this is to clearly define procedures for how each step of the warehouse/storage process. We found that by putting in writing how products should be received, manufactured (when applicable), stocked, and how orders should be picked, packed, and shipped, provided us with an equal time savings and contributed to a much better managed inventory.

Rachel Baileys

@thescarpetta
Rachel Baileys is the Marketing Manager for The Scarpetta, an online retailer for women’s designer shoes.
“My #1 tip for inventory management is…”
To track and collect as much data as possible, especially inventory movement data. This allows you to have so much valuable insight on what is working within your inventory. You would be surprised how long a pair of shoes has been sitting on the shelf or how quickly others move.

William Swift

@OhMattress
William Swift is a manager of marketing department in a mattress company. He shared several useful sleeping tips and knowledge about mattress on his blog.
“My No.1 tip would be…”
Looking at your sales data.
Sales data tells you everything about your small business far more than who bought your products and you can easily spot obvious trends or seasonality. You can also find some less obvious un-explainable patterns. It would make you confident when managing your inventory. But the problem is that you will have not much enough data to look at if you’re just starting up your business. You might have guessed the answer –look at your competitors!

Andrea L. Brady

@ConcannonCPA
Andrea L. Brady, CPA, is a shareholder at Concannon Miller, a CPA and business consulting firm with offices in Bethlehem, Pa. and St. Petersburg, Fla. She heads the firm’s audit and manufacturing teams.
“My top tips for improving inventory management processes are…”
Proper ordering:Managers or other appointed employees should order properly to ensure that last minute purchases of product are a very rare occurrence. Technology can be very helpful in the ordering process. In this age of information, you should already know how much inventory you use in the day-to-day operations of your business and when your deliveries are arriving.
There are times when last-minute purchases are necessary, but it should never be because management doesn’t know how to order. This should only be done in the case of unforeseeable circumstances. An example of unforeseeable would be loss of product due to equipment failure or a delivery was shorted.
Another would be if your business had an unexpected busy day – that’s unforeseeable. However, if it occurred during a known regular busy period, then that is foreseeable and the staff should have ordered to handle the additional sales. Management needs to be keenly aware of the business’s regular busy and slow periods to properly handle inventory ordering.
In addition to the higher costs of having to buy back-up inventory last minute, another cost factor is the fact that someone may have to leave the business to get the product. You are now paying someone to drive to get product rather than performing their usual work duties.
Products and Tracking Solutions from Camcode:

• Warehouse Rack Location Labels
• Barcode Labels
• Warehouse Location Labels
• UID Tags
• Inventory Control Tags
• Warehouse Aisle Signage
• Metal Equipment Tags
• Warehouse Signs
• Custom Foil Labels