6 Langkah dalam Alur Proses Pemberian Tag Aset

Setiap organisasi yang menggunakan penandaan aset untuk mengelola aset fisik memerlukan proses yang jelas dan efisien untuk menandai aset saat aset diperoleh dan memantau aset sepanjang masa pakainya.

Apa itu Pemberian Tag Aset?

Penandaan aset adalah proses menempelkan tag atau label identifikasi, juga dikenal sebagai tag aset, ke aset. Penandaan aset digunakan untuk aset tetap dan aset bergerak untuk menyediakan cara untuk mengidentifikasi aset individual sepanjang masa manfaatnya. Biasanya dicetak dengan kode batang, tag aset dipindai menggunakan pembaca kode batang genggam atau ponsel cerdas yang dilengkapi dengan aplikasi pemindaian kode batang, yang memungkinkan pengguna memperoleh dan mendokumentasikan data terkait lokasi aset, riwayat pemeliharaan, atau detail lainnya.

Penandaan aset biasanya digunakan untuk manajemen inventaris, aplikasi dalam proses (WIP), dan untuk mengelola proses pemeliharaan dan perbaikan dengan solusi CMMS. Pemberian tag aset digunakan di banyak industri, mulai dari perawatan kesehatan hingga pendidikan, hingga pergudangan, hingga pertahanan, utilitas, dan manufaktur.

Apa Tujuan Sistem Penandaan Aset?

Penandaan aset memungkinkan perusahaan untuk menetapkan pengidentifikasi unik untuk setiap aset. Dicetak dengan barcode, tag aset menghilangkan kebutuhan untuk entri data manual, memungkinkan pelacakan inventaris yang akurat dan efisien serta dokumentasi aktivitas yang efisien seperti pemeliharaan dan perbaikan. Dengan melacak lokasi setiap aset, riwayat pemeliharaan, penggunaan, dan detail lainnya, perusahaan dapat menyederhanakan pencatatan dan merampingkan pelaporan untuk tujuan akuntansi dan pajak. Misalnya, data pemanfaatan yang lengkap memudahkan penghitungan penyusutan untuk aset peralatan.

Beberapa industri memiliki peraturan yang mengatur jenis aset yang harus diberi tag, bahan yang diperlukan untuk tag aset, dan persyaratan identifikasi aset lainnya. Industri pertahanan, misalnya, memerlukan identifikasi unik, atau dikenal sebagai UID atau IUID, di bawah MIL-STD-130. Tag aset yang digunakan untuk aplikasi pertahanan, yang dikenal sebagai label UID, harus memenuhi kriteria ketat, termasuk kemampuan untuk bertahan dalam kondisi lingkungan yang keras dan tetap dapat dibaca sepanjang masa pakai aset. Dalam industri pertahanan, sistem penandaan aset menyediakan alat yang berharga untuk melacak properti militer sepanjang siklus hidupnya, mulai dari manufaktur hingga distribusi dan akhirnya disposisi.

Data yang dikumpulkan untuk masing-masing aset memungkinkan perusahaan di semua industri untuk membuat keputusan yang lebih cerdas dan berdasarkan data, seperti menentukan apakah berinvestasi pada peralatan baru merupakan keputusan yang lebih baik secara finansial daripada memperbaiki peralatan yang mendekati akhir masa pakai yang diharapkan.

Karena setiap item ditempelkan dengan pengidentifikasi unik dan riwayat lokasinya didokumentasikan, penandaan aset juga dapat membantu mencegah pencurian dan kehilangan. Jenis tag aset tertentu, seperti label kode batang anti-rusak, menambahkan pencegah tambahan untuk mencegah pencurian.

Mengapa Tag Aset Penting?

Tag aset adalah dasar dari sistem pelacakan aset, menyediakan metode yang andal untuk mengidentifikasi aset individual dan cara yang efisien untuk menangkap data. Tanpa tag aset, informasi tentang lokasi dan riwayat aset harus didokumentasikan secara manual, sebuah proses yang penuh dengan kesalahan manusia dan rentan terhadap ketidakakuratan. Aset lebih cenderung salah diidentifikasi saat mengandalkan proses manual, juga, sehingga menghasilkan data yang tidak dapat diandalkan.

Ditempelkan pada aset menggunakan perekat permanen yang peka terhadap tekanan atau lampiran mekanis, tag aset dimaksudkan untuk tetap terpasang dan dapat dibaca sepanjang masa pakai aset. Karena tag aset digunakan untuk menandai aset yang dapat tetap digunakan selama beberapa dekade, sangat penting untuk mempertimbangkan lingkungan pengoperasian saat memilih tag aset.

Sementara barcode dapat dicetak pada label kupas dan tempel, label berbasis kertas ini tidak cukup tahan lama untuk menahan paparan hujan, salju, dan UV selama beberapa bulan atau tahun. Tag aset yang lepas, pudar, atau menjadi tidak terbaca harus diganti, yang mengakibatkan biaya yang lebih tinggi sepanjang masa pakai aset dibandingkan dengan memilih tag aset tahan lama yang dapat menahan kondisi lingkungan khas aset sejak awal.

6 Langkah Menuju Sistem Penandaan Aset yang Efisien

Di bawah ini adalah ikhtisar langkah-langkah penting dalam alur proses pemberian tag aset.

1. Identifikasi jenis dan kategori aset.
2. Tetapkan nomor identifikasi unik.
3. Tentukan jenis label aset yang diperlukan.
4. Masukkan aset dan semua informasi terkait dalam sistem pelacakan aset Anda.
5. Membubuhkan tag aset ke item.
6. Terapkan proses verifikasi data.

Inilah yang perlu Anda ketahui untuk menerapkan proses penandaan aset yang disederhanakan.

Identifikasi Jenis dan Kategori Aset

Jika Anda telah menerapkan sistem pelacakan aset, kemungkinan Anda memiliki sistem klasifikasi, atau skema, untuk aset termasuk kategori dan jenis aset. Jika Anda menerapkan sistem pelacakan aset untuk pertama kalinya, membuat sistem kategorisasi ini merupakan langkah penting untuk memastikan kategorisasi yang konsisten dari waktu ke waktu. Aset dapat dikelompokkan menurut departemen, biaya, penggunaan, atau sejumlah variabel lainnya.
Anda mungkin ingin memilih metode kategorisasi yang sejalan dengan proses yang digunakan untuk mengkategorikan aset untuk tujuan akuntansi. Meskipun sistem akuntansi Anda mencakup aset berwujud dan tidak berwujud dan proses penandaan aset Anda hanya terkait dengan aset berwujud, memastikan bahwa klasifikasi aset fisik Anda sesuai dengan metodologi akuntansi Anda memungkinkan integrasi dan pelaporan yang lebih sederhana.

Tangkapan layar melalui Lembaga Keuangan Perusahaan

Berikut adalah beberapa contoh kategori aset fisik:

• Perabotan
• Peralatan IT (komputer, laptop)
• Peralatan audio-visual
• Peralatan teknis (catu daya, unit pendingin udara)

Tetapkan Nomor Identifikasi Unik

Selain mengkategorikan aset dan mengklasifikasikannya berdasarkan jenisnya, setiap aset harus memiliki nomor identifikasi unik untuk pelacakan yang akurat. ID unik ini membedakan aset individu dari aset lain dengan kategori dan jenis yang sama, sehingga memudahkan untuk mengelola proses seperti pemesanan ulang, pemeliharaan, dan akuntansi.
Nomor identifikasi unik dapat berisi pengkodean yang menunjukkan jenis aset atau departemen kepemilikan . Misalnya, aset yang dikendalikan oleh departemen SDM dapat berisi awalan seperti 013, sedangkan aset yang dikendalikan oleh akuntansi memiliki awalan 014. Metode ini memudahkan untuk menentukan informasi penting tentang suatu aset hanya dengan melihat tag, sementara lebih detail informasi adalah pemindaian kode batang.

Tentukan Jenis Label Aset yang Diperlukan

Label dan tag aset bukanlah solusi satu ukuran untuk semua. Ada berbagai label dan tag aset yang dirancang agar sesuai dengan aplikasi tertentu, seperti tag aset tahan lama untuk aset yang mungkin terpapar pada kondisi yang sulit atau tag aset keamanan untuk aset bernilai tinggi yang dapat dicuri, ditransfer tanpa izin, atau dirusak . Label peralatan permanen ideal untuk mengotomatisasi pengumpulan data selama masa pakai aset. Pertimbangkan kategori dan jenis aset, serta kondisi lingkungan yang akan dihadapi aset. Apakah aset akan dibersihkan menggunakan larutan pembersih yang keras? Apakah akan terkena bahan kimia atau pelarut? Apakah akan terkena kondisi cuaca luar ruangan? Semua faktor ini harus dipertimbangkan saat menentukan label aset terbaik untuk setiap aset.

Masukkan Aset dan Informasi Terkait ke Sistem Pelacakan Aset Anda

Aset harus dimasukkan ke dalam sistem segera setelah diterima. Untuk merampingkan proses ini, ada baiknya untuk memiliki dokumentasi proses tertulis yang menguraikan kapan aset harus diberi tag, bagaimana mereka dikategorikan, jenis label aset apa yang diminta untuk jenis aset tertentu, dan prosedur untuk entri data. Misalnya, University of Washington memiliki dokumen Prosedur Penandaan yang memberikan informasi spesifik tentang alur proses. Persyaratan entri data dapat bervariasi menurut kategori dan jenis aset. Secara umum, data yang dimasukkan ke dalam sistem pelacakan aset meliputi:

• Nomor identifikasi aset
• Nomor seri atau model
• Informasi produsen atau vendor
• Tanggal akuisisi
• Lokasi atau departemen kepemilikan
• Status
• Nilai aset

Menempelkan Tag Aset ke Item

Metode lampiran bervariasi berdasarkan jenis aset dan jenis label. Beberapa tag aset menggunakan perekat yang peka terhadap tekanan, sementara yang lain memiliki lampiran mekanis. Beberapa tag aset menawarkan kedua metode lampiran. Jika Anda memiliki opsi perekat atau lampiran mekanis, pilih metode yang paling sesuai untuk aset atau metode yang diperlukan sesuai kebijakan perusahaan.

Terapkan Proses Verifikasi Data

Verifikasi aset dari minimal dua titik data, seperti kode batang dan nomor seri item. Saat membuang aset, langkah ini sangat penting untuk memastikan “rantai pengawasan yang akurat dan dapat diverifikasi”, yang dapat membantu mengurangi pelanggaran data (terutama untuk pembuangan aset TI) dan juga membantu menjaga kepatuhan terhadap peraturan.
Menerapkan alur proses penandaan aset yang konsisten memastikan bahwa semua aset yang diterima oleh perusahaan Anda diklasifikasikan dan dilacak secara konsisten, sehingga memudahkan untuk menemukan aset di seluruh perusahaan, menerapkan jadwal pemeliharaan rutin, dan memelihara pencatatan yang akurat untuk tujuan audit dan akuntansi. Mengembangkan kebijakan dan prosedur yang jelas dan melatih anggota tim Anda tentang prosedur penandaan aset yang disetujui menyederhanakan proses dan pada akhirnya dapat berdampak positif pada laba Anda, memungkinkan Anda untuk meningkatkan pemanfaatan sumber daya, mengurangi duplikasi aset yang tidak perlu, dan mendapatkan lebih banyak manfaat dari masa pakai Anda. investasi.