CMMS Expert Series Bagian 4:Empat faktor yang memengaruhi penyiapan perangkat lunak Anda
Minggu lalu di Bagian 3 dari Seri Pakar CMMS kami , kami menunjukkan kepada Anda tiga jenis penyiapan CMMS, perincian biaya, jadwal implementasi, dan pertimbangan yang harus Anda ketahui sebelum membuat keputusan integrasi. Untuk menyelesaikan pilihan ini, Bagian 4 memberi Anda wawasan tentang empat faktor yang harus Anda pertimbangkan saat memilih jenis penyiapan.
Kami telah mengkonsolidasikan Dasar-Dasar Perangkat Lunak CMMS dan Lebih dari itu Panduan untuk kesenangan mengunduh Anda di sini! Tidak ingin membaca seluruh seri blog? Dapatkan sekarang.
Kami telah merancang bagan alir sederhana untuk menentukan tindakan terbaik agar sistem Anda aktif dan berjalan dengan cepat. Di bagian ini, kita akan membahas pertanyaan yang terletak di gelembung biru pada grafik yang berhubungan dengan empat faktor yang mempengaruhi pengaturan. Setelah memahami keempat faktor tersebut, Anda akan dapat menggunakan diagram alur untuk menentukan jenis penyiapan yang optimal.
Empat Faktor yang Mempengaruhi Jenis Penyiapan
1-Perangkat lunak manajemen pemeliharaan yang ada- Sederhananya, jika Anda sudah memiliki perangkat lunak manajemen pemeliharaan dan ingin beralih ke vendor lain, banyak pekerjaan penyiapan yang mungkin sudah dilakukan untuk Anda. Tim Anda akan memiliki lebih sedikit rintangan selama penyiapan awal database baru Anda, dan mengintegrasikan proses perangkat lunak ke dalam kehidupan bisnis sehari-hari mereka. Ini akan berguna selama peluncuran Bagian 3-. Untuk saat ini, pertanyaan utama yang perlu Anda tanyakan pada diri sendiri adalah “apakah sistem saat ini memungkinkan Anda untuk mengekspor data Anda?”. Jika jawabannya ya, maka Anda beruntung! Pengaturan Anda menjadi jauh lebih sederhana dan pelacakan riwayat pemeliharaan Anda menjadi jauh lebih luas. Dengan memigrasikan data riwayat pemeliharaan dari sistem lama ke sistem baru, Anda akan memiliki pelacakan yang mulus dan konsisten dari awal waktu alih-alih kehilangan data selama peralihan. Selain riwayat pemeliharaan, daftar aset dan peralatan, pengguna, inventaris dan suku cadang, dan templat perintah kerja biasanya dapat dipindahkan dari perangkat lunak lama ke perangkat lunak baru. Tim dukungan vendor Anda dapat membantu Anda membersihkan dan mengimpor data, sehingga proses ini menjadi lebih sederhana.
Jika sistem Anda saat ini tidak memungkinkan Anda untuk mengekstrak data Anda, maka Anda mungkin memiliki sedikit lebih banyak pekerjaan di depan Anda, di situlah staf dukungan vendor ikut bermain. Mungkin Anda telah menyimpan spreadsheet lama dengan informasi aset dan peralatan yang terdaftar atau mungkin vendor Anda saat ini dapat mengambil info dari database lama Anda. Jika semuanya gagal, Anda setidaknya dapat menggunakan akun lama Anda sebagai panduan untuk menyiapkan akun baru Anda, menunjukkan peralatan atau aset yang Anda gunakan untuk melacak dan menyalinnya ke database baru Anda. Layanan penyiapan penuh atau sebagian direkomendasikan pada saat ini untuk membuat Anda aktif dan berjalan dengan cepat dan benar.
2-Anggaran Integrasi- Sebagaimana dinyatakan di Bagian 1, pastikan Anda menyisakan ruang dalam anggaran Anda untuk biaya integrasi. Biaya impor per jam dapat berkisar dari $150/ jam. menjadi $250/jam. tergantung pada vendor, sementara yang lain mungkin memasukkan biaya ini dalam lisensi atau memakan biaya sama sekali. Audit di lokasi memiliki kisaran harga yang luas karena biasanya menambahkan per diem untuk biaya perjalanan dan makanan dan mereka mendasarkan harga pada jumlah aset yang terlibat dalam audit. $1.000- $3.000 per hari memberi Anda gambaran tentang titik harga audit. Terlepas dari rute penyiapan mana yang Anda ambil, kami sangat menyarankan agar Anda memilih bantuan dalam menyiapkan sistem Anda, artinya Anda perlu menganggarkan setidaknya sebagian untuk layanan ini.
3-Jangka Waktu Implementasi- Anda dapat melihat jangka waktu implementasi dalam tiga periode berbeda, jangka pendek (1-3 bulan), jangka menengah (3-6 bulan), dan jangka panjang (6 bulan-1 tahun). Jika Anda tidak terburu-buru untuk menjalankan sistem baru ini, Anda mungkin memiliki lebih banyak waktu untuk mengaturnya sendiri secara perlahan dan mantap. Anda dapat meluangkan waktu untuk merapikan daftar yang akan diimpor, melakukan audit sendiri menggunakan staf internal, dan mendapatkan umpan balik dari sesama anggota tim tentang jenis izin yang mereka perlukan atau aset yang ingin mereka lacak. Jika Anda membutuhkan sistem Anda dan berjalan lebih cepat, maka mungkin lebih masuk akal untuk menyewa seorang profesional untuk menyelesaikan pekerjaan untuk Anda. Dengan keahlian mereka dalam industri dan kemudahan penggunaan dengan produk mereka sendiri, vendor dapat melakukan audit penuh dan menyiapkan akun Anda dalam waktu satu bulan atau kurang.
4-Sumber Daya Internal Khusus- Seorang anggota staf internal yang berdedikasi harus ditunjuk sebagai orang yang dapat dihubungi untuk pengaturan dan dukungan sistem yang berkelanjutan. Orang ini harus menjadi orang yang secara teratur akan menggunakan sistem dan yang dapat menyebarkan info baru ke tim pengguna perangkat lunak mereka. “Software champion” ini dapat membantu menyiapkan sistem baru dengan mengumpulkan info aset, mengisi spreadsheet impor, dan mengintegrasikan info ini dengan perangkat lunak. Beberapa organisasi memanfaatkan keterampilan konsultan perangkat lunak pihak ketiga untuk membantu meneliti sistem baru dan menyiapkannya dengan benar. Organisasi lain menugaskan magang musim panas atau peserta pelatihan untuk mengatur sistem, menjadikannya proyek besar yang sedang berlangsung selama kontrak mereka. Perekrutan sementara ini bisa masuk akal sebagai kontak pengaturan awal, tetapi pastikan juara ini telah berhasil menyampaikan pengetahuan mereka kepada anggota tim lainnya yang akan menggunakan sistem secara berkelanjutan. Jika Anda memiliki staf juara yang ditunjuk di tim Anda dengan mandat untuk menyiapkan sistem Anda, database dapat dibuat dan berjalan jauh lebih cepat daripada mereka yang tidak menjadikan ini sebagai prioritas di departemen pemeliharaan.
Kami telah menggabungkan CMMS Basics and Beyond kami yang mengagumkan Panduan untuk kesenangan mengunduh Anda di sini! Tidak ingin membaca seluruh seri blog? Dapatkan sekarang.
Baca Bagian 5 dari Seri Pakar CMMS kami tempat kami membahas 5 kiat untuk mengoptimalkan strategi peluncuran CMMS Anda.
