Seri Pakar CMMS – Bagian 4: Empat Faktor Utama untuk Memilih Setup Perangkat Lunak Anda
Minggu lalu di Bagian 3 dari CMMS Expert Series kami, kami telah menunjukkan kepada Anda tiga jenis setup CMMS, uraian biaya, timeline implementasi, dan pertimbangan yang harus Anda ketahui sebelum membuat keputusan integrasi. Untuk menyelesaikan pemilihan ini, Bagian 4 memberikan wawasan tentang empat faktor yang harus Anda pertimbangkan saat memilih jenis setup Anda.
Kami telah mengkonsolidasikan panduan CMMS Software Basics and Beyond kami yang luar biasa untuk kesenangan unduhan Anda di sini! Tidak ingin membaca seluruh seri blog? Ambil sekarang.
Kami telah menciptakan diagram alur sederhana untuk menentukan tindakan terbaik untuk mendapatkan sistem Anda berjalan dengan cepat. Dalam bagian ini, kami akan membahas pertanyaan yang terletak dalam gelembung biru pada diagram yang terkait dengan empat faktor yang mempengaruhi setup. Setelah memahami empat faktor, Anda akan dapat menggunakan diagram alur untuk menentukan jenis setup optimal Anda.
Empat Faktor yang Mempengaruhi Jenis Setup
1-Perangkat lunak manajemen pemeliharaan yang ada- Sederhananya, jika Anda sudah memiliki perangkat lunak manajemen pemeliharaan dan ingin beralih ke vendor yang berbeda, banyak pekerjaan setup mungkin sudah dilakukan untuk Anda. Tim Anda akan memiliki hambatan yang lebih kecil selama setup awal database baru Anda, dan mengintegrasikan proses perangkat lunak ke dalam kehidupan bisnis harian mereka. Ini akan berguna selama Bagian 3- peluncuran. Untuk saat ini, pertanyaan utama yang harus Anda tanyakan pada diri sendiri adalah “apakah sistem saat ini memungkinkan Anda mengekspor data Anda?”. Jika jawabannya ya, maka Anda beruntung! Setup Anda menjadi jauh lebih sederhana dan pelacakan riwayat pemeliharaan Anda baru saja menjadi jauh lebih luas. Dengan memigrasikan data riwayat pemeliharaan dari sistem lama ke yang baru, Anda akan memiliki pelacakan yang mulus dan konsisten dari awal waktu alih-alih kehilangan data Anda selama pergantian. Selain riwayat pemeliharaan, daftar aset dan peralatan, pengguna, inventaris dan spare part, dan templat work order biasanya dapat dipindahkan dari perangkat lunak lama ke yang baru. Tim dukungan vendor dapat membantu Anda membersihkan dan mengimpor data Anda, membuat proses ini jauh lebih sederhana.
Jika sistem saat ini Anda tidak memungkinkan Anda mengekstrak data Anda, maka Anda mungkin memiliki sedikit lebih banyak pekerjaan di depan Anda, yang merupakan tempat tim dukungan vendor berperan. Mungkin Anda telah menyimpan spreadsheet lama dengan informasi aset dan peralatan atau mungkin vendor saat ini Anda dapat menarik informasi dari database lama Anda. Jika segala usaha gagal, setidaknya Anda dapat menggunakan akun lama Anda sebagai panduan untuk menyiapkan yang baru, menunjukkan peralatan atau aset yang Anda lacak sebelumnya dan menyalinnya ke database baru Anda. Layanan setup penuh atau sebagian direkomendasikan pada titik ini untuk menjadikan Anda berjalan dengan cepat dan dengan benar.
2-Anggaran Integrasi- Seperti yang disebut dalam Bagian 1, pastikan Anda menyediakan ruang dalam anggaran Anda untuk biaya integrasi. Biaya impor per jam dapat berkisar dari $150/ jam. hingga $250/ jam. tergantung pada vendor, sementara yang lain mungkin menyertakan biaya ini dalam lisensi atau menanggung biaya sepenuhnya. Audit di tempat memiliki rentang harga yang luas karena biasanya mereka menambah uang harian untuk perjalanan dan biaya makanan dan mereka menetapkan harga berdasarkan jumlah aset yang terlibat dalam audit. $1.000- $3.000 per hari memberi Anda ide tentang titik harga audit. Terlepas dari rute setup mana yang Anda ambil, kami sangat merekomendasikan Anda untuk memilih beberapa bantuan dalam menyiapkan sistem Anda, yang berarti Anda perlu menyiapkan anggaran setidaknya sebagian untuk layanan ini.
3-Rangka Waktu Implementasi- Anda dapat melihat rangka waktu implementasi Anda dalam tiga periode yang berbeda, jangka pendek (1-3 bulan), jangka menengah (3-6 bulan), dan jangka panjang (6 bulan- 1 tahun). Jika Anda tidak terburu-buru untuk meluncurkan sistem baru ini, maka Anda mungkin memiliki lebih banyak waktu untuk menyiapkannya secara perlahan dan stetis sendiri. Anda dapat mengambil waktu Anda untuk mengatur daftar untuk diimpor, melakukan audit Anda sendiri menggunakan staf internal, dan mendapatkan umpan balik dari rekan tim tentang jenis izin yang mereka butuhkan atau aset yang ingin mereka lacak. Jika Anda membutuhkan sistem Anda berjalan lebih cepat, maka mungkin lebih masuk akal untuk menyewa profesional untuk menyelesaikan pekerjaan untuk Anda. Dengan keahlian mereka di industri dan kemudahan penggunaan produk mereka sendiri, vendor dapat melakukan audit penuh dan menyiapkan akun Anda dalam waktu satu bulan atau kurang.
4-Sumber Daya Internal yang Dedikasi- Anggota staf internal yang berdedikasi harus ditunjuk sebagai kontak utama untuk setup dan dukungan sistem berkelanjutan. Orang ini harus seseorang yang akan menggunakan sistem secara teratur dan yang dapat menyebarkan informasi baru kepada tim pengguna perangkat lunak mereka. “Juara perangkat lunak” ini dapat membantu menyiapkan sistem baru dengan mengumpulkan informasi aset, mengisi spreadsheet impor, dan mengintegrasikan informasi ini dengan perangkat lunak. Beberapa organisasi menggunakan keterampilan konsultan perangkat lunak pihak ketiga untuk membantu menyelidiki sistem baru dan menyiapkannya. Organisasi lain menyerahkan tugas kepada magang musim panas atau pelatihan untuk menyiapkan sistem, menjadikan ini proyek berkelanjutan yang besar selama durasi kontrak mereka. Pekerja sementara ini mungkin masuk akal sebagai kontak setup awal, tetapi pastikan juara ini telah berhasil menyampaikan pengetahuan mereka ke resto tim yang akan menggunakan sistem secara berkelanjutan. Jika Anda memiliki staf juara yang ditunjuk di tim Anda dengan mandat untuk menyiapkan sistem Anda, database dapat berjalan jauh lebih cepat daripada mereka yang tidak menjadikan ini prioritas di departemen pemeliharaan.
Kami telah mengkonsolidasikan panduan CMMS Basics and Beyond kami yang luar biasa untuk kesenangan unduhan Anda di sini! Tidak ingin membaca seluruh seri blog? Ambil sekarang.
Baca Bagian 5 dari CMMS Expert Series kami di mana kami membahas 5 tips untuk mengoptimalkan strategi peluncuran CMMS Anda.
