Memaksimalkan Uji Coba CMMS Anda: Tips untuk Evaluasi yang Berhasil
Uji coba gratis merupakan bagian penting dalam menemukan solusi CMMS yang tepat. Ini adalah kesempatan Anda untuk mencoba perangkat lunak, melihat cara kerjanya, dan memutuskan apakah cocok untuk kebutuhan Anda.
Namun, seperti peluang lainnya, Anda perlu persiapkan diri untuk mendapatkan manfaat maksimal darinya.
Saat mengikuti uji coba gratis, apa yang harus Anda perhatikan dan cara terbaik untuk melakukannya?
Berikut beberapa langkah yang dapat Anda ambil untuk memanfaatkan uji coba gratis sebaik-baiknya.
Mulai persiapan sebelum uji coba dimulai
Baiknya memulai sebelum uji coba secara resmi dimulai. Secara umum, Anda memiliki akses sekitar dua minggu, yang merupakan waktu yang cukup, tetapi Anda tidak ingin membuang waktu untuk pekerjaan persiapan yang sebenarnya bisa dilakukan lebih awal.
Apa itu pekerjaan persiapan tersebut?
Pastikan Anda memiliki gambaran jelas tentang apa yang ingin Anda capai dengan uji coba. Ini bisa sederhana seperti “Saya ingin tahu apakah solusi perangkat lunak CMMS ini bagus” hingga kompleks seperti daftar periksa 100 item yang mencakup setiap aspek desain dan aplikasi perangkat lunak CMMS.
Sediakan waktu untuk menjelajahi CMMS. Jika Anda sudah tahu minggu depan penuh dengan PM yang melibatkan seluruh kru dan vendor pihak ketiga, dan di atasnya Anda mengantisir pengiriman besar bagian dan bahan yang perlu diurutkan dan ditambahkan dengan hati-hati ke inventaris Anda. Juga, tiga teknisi terbaik Anda akan libur…
Setiap minggu sibuk bagi departemen pemeliharaan, terutama jika alasan Anda mempertimbangkan solusi CMMS modern adalah karena Anda masih kesulitan dengan metode kertas dan spreadsheet lama. Jadwalkan waktu untuk memastikan Anda mendapatkan sebanyak mungkin dari uji coba.
Sediakan waktu untuk orang lain yang juga ingin melihat perangkat lunak, terutama teknisi pemeliharaan. Ini bisa formal seperti rapat duduk hingga informal seperti obrolan saat makan siang.
Di berbagai industri, tingkat kegagalan implementasi bisa mencapai 80%, seringkali karena orang yang seharusnya menggunakan perangkat lunak memutuskan bahwa itu terlalu sulit dipelajari atau hanya menjadi hambatan.
Anda dapat membantu menghindari masalah ini dengan memastikan sejak awal bahwa teknisi setuju. Mendapatkan reaksi yang tepat dari mereka sangat membantu membuat seluruh proyek CMMS sukses.
Pastikan Anda memiliki informasi kontak untuk seseorang di penyedia CMMS. Jika Anda sudah di tahap melakukan uji coba gratis, dipastikan Anda berada di radar seseorang dan mereka tahu cara menghubungi Anda. Namun, pastikan Anda tahu cara menghubungi mereka jika ada pertanyaan selama uji coba gratis.
Setelah selesai, kita dapat mulai melihat cara memaksimalkan uji coba gratis CMMS setelah dimulai.
Jangan hanya memikirkan fitur; cari juga kemudahan penggunaan CMMS
Terjun langsung ke fitur sangat menggoda, tetapi ada beberapa hal yang harus Anda periksa terlebih dahulu.
Dan yang pertama dalam daftar adalah UX, tata letak, dan kemudahan penggunaan secara keseluruhan.
Buka CMMS di sebanyak mungkin perangkat yang berbeda, termasuk desktop, tablet, dan ponsel. Bandingkan tampilannya di setiap layar. Apakah sempurna di desktop tetapi padat di seluler? Apakah lebih masuk akal di tablet dibandingkan layar komputer di meja kantor pemeliharaan?
Mengapa ini penting? Ingat bahwa setiap tipe pengguna sebagian besar mengakses CMMS dari satu perangkat. Jadi ketika CEO menjalankan laporan, itu dari desktop. Namun ketika teknisi memeriksa pesan kerja dan memindai kode batang, itu dari aplikasi pemeliharaan seluler. Saat menilai seberapa baik CMMS bekerja untuk pengguna tertentu, pastikan Anda melihat perangkat yang cocok.
Lihat seberapa banyak yang dapat Anda temukan sendiri. Hanya dengan melihat perangkat lunak, di mana hal-hal berada di layar dan bagaimana diberi label, seberapa banyak yang dapat Anda temukan?
Seharusnya cukup banyak. Jika perusahaan merancang perangkat lunaknya dengan benar, seharusnya secara umum dapat dijelaskan sendiri. Itu tidak berarti Anda akan menguasai perangkat lunak dalam semalam. Perangkat lunak CMMS tidak sama dengan aplikasi game seperti Candy Crush atau Tetris yang dapat dipelajari sebagian besar dengan coba dan kesalahan. Namun ketika CMMS benar-benar mudah dipelajari, Anda seharusnya mendapatkan pemahaman dasar yang baik cukup cepat.
Fokus pada fitur CMMS yang Anda ketahui Anda butuhkan
Banyak perangkat lunak manajemen pemeliharaan datang dengan daftar fitur panjang, tetapi Anda hanya harus peduli pada yang akan Anda gunakan. Ini sama dengan memilih paket kabel. Tidak penting berapa banyak saluran yang Anda dapatkan; yang penting berapa banyak yang ingin Anda tonton. Dan seperti kabel, solusi manajemen pemeliharaan modern adalah langganan. Hal terakhir yang Anda inginkan adalah membayar banyak hal yang tidak akan Anda gunakan.
Ini mungkin terlihat seperti saran aneh pada awalnya, tetapi dapat membantu untuk tidak memikirkan fitur sama sekali. Sebaliknya, fokus pada alur kerja, kumpulan fitur terkait yang bekerja sama untuk membantu menyelesaikan tugas pemeliharaan. Mengapa? Itu adalah cara orang menggunakan perangkat lunak CMMS.
Contohnya, Anda dapat fokus pada kasus penggunaan umum ini:
- Buat pesan kerja on-demand baru
- Tetapkan ke teknisi pemeliharaan
- Terima pesan kerja
- Tambahkan komentar pada pesan kerja
- Tutup pesan kerja
- Tinjau riwayatnya menggunakan KPI dan laporan
Sekarang, alih-alih hanya tahu cara kerja fitur, Anda memiliki gambaran tentang bagaimana menggunakan CMMS setiap hari.
Periksa perbedaan antara aplikasi dan desktop
Ini kembali ke mencoba mendapatkan gambaran tentang bagaimana perangkat lunak bekerja berbeda untuk pengguna yang berbeda. Juga, Anda ingin memastikan tidak melewatkan fitur apa pun.
Aplikasi seluler Hippo CMMS adalah contoh sempurna. Jika Anda hanya mencoba versi desktop, Anda melewatkan semua fitur di aplikasi.
Mengapa ada fitur berbeda untuk perangkat berbeda? Karena aplikasi tinggal langsung di perangkat seluler, ia dapat terhubung langsung ke perangkat lunak dan perangkat keras, menciptakan peluang untuk fitur baru, termasuk:
- Notifikasi push
- Pemindaian kode batang
- Pidato-ke-teks pada pesan kerja
- Sinkronisasi offline
Jika ada fitur yang hanya ada di aplikasi, pastikan Anda meluangkan waktu untuk memeriksanya.
Periksa juga dukungan, sumber daya, dan pembaruan perangkat lunak penyedia CMMS
Setelah melihat UX, kemudahan penggunaan, dan tata letak, Anda dapat melihat fitur dan cara mereka membentuk alur kerja.
Dari sana, pastikan meluangkan waktu melihat pusat sumber daya penyedia. Ini bukan bagian ketat dari perangkat lunak, tetapi merupakan bagian penting dari pengalaman pengguna secara keseluruhan, dan itulah yang Anda coba rasakan selama uji coba gratis.
Ahli desain Apple terkenal dengan pekerjaan pionir dalam pengalaman pengguna, yang mereka definisikan dengan luas. Faktanya, salah satu kepala desainer menjelaskan bahwa pengalaman pengguna adalah semua interaksi Anda dengan produk, hingga seberapa mudahnya membawa komputer baru dari toko ke mobil. Jadi, mereka merancang ulang kotak untuk membuatnya lebih mudah dibawa dan lebih mungkin muat di kursi belakang.
Coba tinjau alat dukungan, termasuk
- Sumber daya
- Video
- Tutorial fitur
Ringkasan cepat
Uji coba gratis adalah cara bagus untuk menjelajahi perangkat lunak CMMS dan menemukan yang terbaik untuk Anda. Kunci untuk mendapatkan manfaat maksimal adalah datang dengan persiapan. Jadwalkan waktu untuk Anda dan tim untuk meninjau CMMS.
Jangan fokus hanya pada fitur. Pertama, lihat tata letak dan desain secara keseluruhan. Ingat, jika sulit digunakan, tidak ada satu pun di tim pemeliharaan yang akan menggunakannya. Luangkan waktu untuk memikirkan beberapa kasus penggunaan umum untuk diuji. Lebih masuk akal untuk memikirkan dalam hal alur kerja daripada fitur individu.
Jangan fokus hanya pada perangkat lunak. Uji coba gratis adalah kesempatan untuk menjelajahi seluruh pengalaman pengguna, termasuk memeriksa beberapa sumber daya.
Langkah selanjutnya
Sekarang Anda tahu cara mendapatkan manfaat maksimal, saatnya mendaftar sekarang untuk uji coba gratis 14 hari dengan Hippo CMMS.
