Bagaimana CMMS Perawatan Kesehatan Dapat Menavigasi Labirin Peraturannya
Kualitas dan efisiensi selalu bergantung pada pemeliharaan yang baik, tetapi hal ini tidak lebih nyata daripada di rumah sakit. Hampir semua yang dilakukan pekerja perawatan memengaruhi kepatuhan, dan perawatan rutin seperti membersihkan, memeriksa, dan menyimpan peralatan dengan benar dapat berarti perbedaan antara hidup dan mati bagi pasien. Daftar periksa pemeliharaan rumah sakit adalah awal yang baik untuk menjaga prosedur tetap teratur.
Paling tidak, rumah sakit bergantung pada proses yang efisien untuk mempertahankan aliran perawatan pasien yang konsisten, memastikan bahwa sejumlah pasien terlihat pada jadwal yang ditetapkan. Kegagalan peralatan dan tugas yang terlewatkan dapat meningkatkan waktu tunggu pasien dan membebani staf rumah sakit dan peralatan cadangan.
Perangkat lunak manajemen fasilitas rumah sakit adalah alat dasar yang digunakan oleh organisasi untuk membantu mematuhi standar kepatuhan peraturan dan mengurangi biaya dengan memusatkan proses. Meskipun banyak rumah sakit telah mengadopsi perangkat lunak manajemen pemeliharaan, beberapa organisasi masih menggunakan metode manual terdesentralisasi. Jika organisasi Anda belum ikut serta dalam CMMS, baca terus untuk mempelajari lebih lanjut tentang manfaat perangkat lunak manajemen pemeliharaan untuk rumah sakit.
Apakah rumah sakit Anda kesulitan memenuhi peraturan?
Rumah sakit adalah salah satu fasilitas yang paling diatur, dan departemen pemeliharaan memainkan peran penting dalam memenuhi peraturan tersebut. Undang-Undang Privasi dan Portabilitas Asuransi Kesehatan (HIPAA) adalah undang-undang yang, antara lain, mengamanatkan perlindungan yang kuat untuk riwayat pribadi dan medis pasien. Persyaratan ini tidak secara langsung ditujukan pada departemen pemeliharaan, tetapi dapat memperumit tugas rutin seperti pembersihan dan pemeliharaan preventif. Pedoman kebijakan dan prosedur pemeliharaan rumah sakit harus diikuti untuk menyederhanakan tugas-tugas rutin. Jika pekerjaan tidak dijadwalkan dengan hati-hati, pekerja berakhir di area di mana mereka terpapar Informasi Kesehatan yang Dilindungi (PHI). Ini menempatkan mereka dalam ruang lingkup HIPAA, yang memerlukan pelatihan dan perlindungan ekstra, dan meningkatkan risiko pelanggaran yang tidak perlu.
Tugas pemeliharaan yang melibatkan peralatan TI atau area tempat data disimpan perlu ditangani dengan hati-hati untuk meminimalkan risiko pelanggaran. Hal ini memerlukan protokol tambahan untuk memastikan stasiun kerja di-log off atau lemari arsip dikunci sebelum pemeliharaan dilakukan. Kepatuhan HITECH membebankan beban pemeliharaan ekstra untuk memastikan penggunaan teknologi yang efektif. Komputer, jaringan, dan sumber daya TI lainnya memerlukan layanan rutin untuk memastikan semuanya aman dan berfungsi dengan baik setiap saat.
Selain itu, ada peraturan Departemen Kesehatan, persyaratan Komisi Gabungan, survei HCAHPS yang memengaruhi persepsi publik tentang rumah sakit, dan standar opsional seperti Persyaratan Kode Keselamatan Jiwa yang dipilih untuk dipatuhi oleh banyak rumah sakit.
Dengan labirin aturan dan peraturan yang begitu rumit, tidak cukup untuk memperbaiki hal-hal yang rusak. Manajer pemeliharaan harus dapat menguraikan standar dan memprioritaskan tugas untuk memastikan perbaikan terkait kepatuhan dan pemeliharaan preventif diperhatikan. Perangkat lunak manajemen pemeliharaan terkomputerisasi adalah alat efektif yang memastikan tidak ada yang terlewatkan dan gagal.
Studi kasus tentang Philhaven Health Care ini menggambarkan apa yang dapat dilakukan oleh perangkat lunak CMMS yang tepat. Penyedia Perawatan Kesehatan perilaku ini berjuang untuk mengatasi pertumbuhan pesat mereka menggunakan metode manajemen pemeliharaan tradisional. Dengan 12 lokasi termasuk rumah sakit dengan 103 tempat tidur, perintah kerja kertas dan spreadsheet Excel tidak lagi memotongnya. Jim Ipsen, Direktur Fasilitas di Philhaven, menjelaskan:
“Untuk mengelola operasi pemeliharaan di fasilitas kami secara efektif dan efisien dan menunjukkan kepatuhan terhadap otoritas yang mengatur, kami membutuhkan sistem manajemen pemeliharaan yang lebih gesit untuk mencatat dan melaporkan status tugas.”
Perangkat lunak manajemen pemeliharaan kuda nil memungkinkan Philhaven, untuk "menyederhanakan komunikasi antara semua pihak yang terlibat dalam pembuatan, pelaksanaan, dan pemrosesan perintah kerja." Fitur manajemen aset dan peralatan memungkinkan mereka untuk melacak pemeliharaan di seluruh fasilitas mereka, memastikan bahwa tidak ada tugas pemeliharaan yang terlewatkan. Hal ini tidak hanya mempermudah verifikasi kepatuhan, tetapi juga menghasilkan peningkatan efisiensi. Itu berarti standar perawatan yang lebih tinggi, risiko kepatuhan yang lebih rendah, dan penurunan pembelanjaan di seluruh organisasi mereka.
Apakah rumah sakit Anda kekurangan standarisasi proses? Dalam manajemen pemeliharaan rumah sakit, setiap tugas harus sesuai dengan langkah dan tolok ukur yang tepat. Apa pun yang memengaruhi kepatuhan, keselamatan, atau misi rumah sakit — mensterilkan alat, memperbaiki peralatan medis, dan bahkan memeriksa peralatan darurat — harus dilakukan dengan cara yang sangat khusus untuk meminimalkan risiko dan memaksimalkan kualitas perawatan. Bahkan tugas dengan kompleksitas rendah pun perlu dijabarkan, langkah demi langkah, dengan sangat detail.
Dari mulut ke mulut atau instruksi langsung tidak dapat diandalkan. Rumah sakit memiliki puluhan hingga ratusan orang yang bertanggung jawab untuk pemeliharaan. Tugas seperti servis peralatan diagnostik yang kompleks, atau menjalankan dan memantau keamanan TI biasanya dilakukan oleh kontraktor luar, dan seringkali pemeliharaan fasilitas rutin dikontrakkan. Perputaran sering kali tinggi, dan pada titik mana pun, rumah sakit dapat mengubah vendor atau tugas outsourcing yang sebelumnya disimpan di rumah.
Bahkan dengan SOP untuk setiap peralatan, sulit untuk menerapkannya tanpa perangkat lunak manajemen pemeliharaan. Jika mereka disimpan dalam spreadsheet atau binder, seringkali tidak ada cara praktis bagi pekerja untuk mengaksesnya saat mereka membutuhkannya; tidak praktis bagi semua orang untuk kembali ke kantor pemeliharaan untuk memeriksa ulang prosedur dan memastikan semuanya sudah benar. Menghilangkan memori menyebabkan kesalahan dan langkah-langkah yang terlewatkan, sementara menggunakan sistem berbasis kertas terbukti rumit untuk diatur dan dirujuk kembali.
Perangkat lunak manajemen perintah kerja yang andal sesuai permintaan memudahkan untuk memastikan penyelesaian pekerjaan tepat waktu, terlepas dari pekerja yang ditugaskan — mulai dari pekerja pemeliharaan penuh waktu, hingga kontraktor luar yang hanya datang sekali atau dua kali setahun. Perintah kerja memiliki bidang yang dapat disesuaikan, memungkinkan manajer fasilitas untuk menentukan informasi sesedikit atau sebanyak yang diperlukan. Alat, dokumen, masalah keselamatan, dan data lain yang diperlukan dapat diakses berdasarkan perintah kerja, sehingga pekerja dapat merujuk semua informasi yang terkait dengan perbaikan tersebut.
Perintah kerja dapat diakses oleh pekerja pemeliharaan internal atau vendor luar. Semua pengguna dapat menerima perintah kerja di mana pun mereka memiliki koneksi internet dengan kemampuan untuk memperbarui informasi perintah kerja dari lapangan menggunakan aplikasi CMMS seluler. Administrator dapat menyortir, melacak, dan melihat kemajuan perintah kerja, memastikan semua orang berada di jalur yang benar, dan semuanya selesai.
Apakah Anda dapat meminta pertanggungjawaban karyawan dan vendor? Melacak perintah kerja, riwayat perbaikan, dan faktor lainnya tidak hanya membantu pekerja pemeliharaan; itu juga memberi manajemen visibilitas yang diperlukan untuk memastikan akuntabilitas di seluruh organisasi. Laporan pemeliharaan mendalam memungkinkan manajer untuk melihat status semua perintah kerja secara sekilas, difilter menurut kategori yang dapat ditentukan pengguna ke dalam bagan yang mudah digunakan. Sangat mudah untuk melihat tugas mana yang selesai, jatuh tempo atau terlambat — urutkan berdasarkan prioritas, jenis pekerjaan, dan kriteria lainnya.
Laporan CMMS membuat penarikan catatan riwayat pemeliharaan menjadi sederhana. Pengguna dapat memeriksa biaya, membaginya berdasarkan jam kerja reguler dan lembur, suku cadang dan bahan yang digunakan, serta faktur. Laporan riwayat perawatan juga memberikan wawasan yang akurat tentang indikator kinerja utama. Memiliki data ini memudahkan untuk menemukan vendor dengan harga paling kompetitif, mempromosikan karyawan dengan rekam jejak terbaik, atau menurunkan pekerja berkinerja rendah untuk pelatihan tambahan. Ini juga membantu membuat keputusan kepegawaian yang lebih strategis, memberdayakan manajer untuk membandingkan kontraktor dan karyawan secara langsung.
Perangkat lunak manajemen pemeliharaan sama membantu mengelola suku cadang dan inventaris lainnya seperti halnya dengan penjadwalan pekerja. Fungsi laporan inventaris memungkinkan manajer untuk memeriksa dan menyortir seluruh stok secara sekilas. Saat suku cadang dan bahan habis, peringatan melalui email dikirim ke orang yang tepat untuk dipesan ulang, memastikan bahwa suku cadang penting selalu tersedia. Modul manajemen inventaris CMMS juga menyimpan informasi kontak pemasok, sehingga ketika suku cadang dan bahan perlu diisi ulang, hal itu dapat dilakukan tanpa penundaan.
Visibilitas dan akuntabilitas laporan telah menjadi fitur penting bagi banyak manajer fasilitas, termasuk Reynold Peters dari Otoritas Kesehatan Regional Manitoba, Kesehatan Selatan. Organisasi ini mencakup hampir 27.000 kilometer dan beroperasi pada model terdesentralisasi, yang menimbulkan tantangan unik. Meskipun otoritas pusat mengawasi beberapa fasilitas mereka, banyak rumah sakit, klinik, dan pusat bantuan hidup mereka dijalankan secara independen, sehingga sulit untuk memverifikasi kinerja yang konsisten di seluruh departemen pemeliharaan mereka.
Menggunakan perangkat lunak CMMS Perawatan Kesehatan, telah memungkinkan mereka untuk merevolusi departemen pemeliharaan mereka. Menurut Peters, Manajer Penghematan Konstruksi dan Energi, perangkat lunak pemeliharaan memungkinkan mereka untuk melihat "siapa yang mengeluarkan perintah kerja dan tahu siapa yang harus dituju jika ada masalah dengan dokumentasi." Mereka dapat menggunakan laporan dan tolok ukur untuk membandingkan kinerja antar fasilitas, menemukan masalah kontrol kualitas sebelum menjadi masalah serius. Dan mereka mampu melakukannya sambil tetap beroperasi dengan otonomi lokal yang memungkinkan setiap fasilitas memenuhi kebutuhan komunitasnya dengan sebaik-baiknya.
Apakah Anda telah mengadopsi program pemeliharaan preventif? Dalam industri seperti manufaktur di mana mesin yang rusak dapat menghentikan produksi, semua orang memahami manfaat pemeliharaan preventif, tetapi banyak organisasi Perawatan Kesehatan masih mengabaikannya. Namun rumah sakit juga memiliki infrastruktur misi kritis yang perlu dilayani secara teratur. Bukan hanya peralatan utama seperti penopang kehidupan di mana kegagalan bisa menjadi bencana; kegagalan tak terduga dari infrastruktur HVAC, catu daya cadangan, atau peralatan dekontaminasi juga dapat menurunkan tingkat produktivitas dan berdampak serius pada perawatan pasien.
Bahkan ketika nyawa tidak dipertaruhkan, pemeliharaan preventif menghasilkan manfaat besar bagi rumah sakit. Dari MRI hingga unit pendingin, memiliki program pemeliharaan terencana yang diformalkan akan memperpanjang umur aset. Ini menghemat uang dan meminimalkan gangguan, memungkinkan fasilitas Perawatan Kesehatan memberikan standar perawatan yang lebih tinggi dan lebih konsisten.
Perangkat lunak pemeliharaan preventif yang tepat memungkinkan rumah sakit menggunakan satu sistem untuk menjadwalkan, melacak, dan mengonfirmasi perbaikan rutin, mulai dari laboratorium darah, hingga dapur kafetaria. Perintah kerja dijadwalkan berdasarkan frekuensi kalender atau pembacaan meter, dengan opsi mengambang diatur untuk menyesuaikan perintah kerja mendatang berdasarkan tanggal layanan terbaru.
Dengan CMMS, perintah kerja pemeliharaan preventif ditetapkan sehingga secara otomatis ditetapkan ke pekerja atau teknisi yang tepat, atau dikirim ke admin yang kemudian dapat menetapkannya. Tanggal jatuh tempo, pengingat pemberitahuan lanjutan, dan fitur penjadwalan lainnya memudahkan perencanaan ke depan, memungkinkan pekerja memprioritaskan tugas pemeliharaan penting tanpa mengganggu tugas rutin mereka.
Perangkat lunak manajemen pemeliharaan mendukung semua yang dilakukan rumah sakit Anda. Ini memudahkan untuk memenuhi tujuan kepatuhan, mendorong akuntabilitas, memungkinkan keputusan vendor dan staf strategis, serta meningkatkan masa pakai peralatan rumah sakit dan pemeliharaan.
Hippo Health Care CMMS mengkhususkan diri dalam menyediakan sistem manajemen pemeliharaan untuk industri Perawatan Kesehatan. Ini telah berhasil diterapkan di lebih dari 200 rumah sakit, panti jompo, klinik dan fasilitas hidup berbantuan. Hubungi Hippo CMMS untuk mempelajari lebih lanjut tentang perangkat lunak manajemen perawatan sederhana kami untuk fasilitas Perawatan Kesehatan.
