Memanfaatkan Desain UX untuk Memilih Aplikasi CMMS Ideal dengan ROI Cepat

Atau judul alternatif yang jauh lebih panjang: Bagaimana Menemukan Aplikasi Pemeliharaan CMMS yang Mudah Dipelajari dan Digunakan, Memastikan Onboarding Lancar dan Tingkat Adopsi Tinggi untuk ROI yang Lebih Cepat. Karena yang Anda butuhkan adalah sesuatu yang disukai teknisi sehingga departemen melihat pengembalian investasi yang cepat. Namun tanpa latar belakang desain, bagaimana mengetahui aplikasi pemeliharaan CMMS mana yang menyediakan pengalaman pengguna yang baik? 

Setelah pemahaman singkat tentang beberapa konsep kunci, Anda dapat menemukan aplikasi yang paling mudah dipelajari dan dimanfaatkan untuk pengembalian konkret dari investasi waktu, energi, dan uang Anda. 

Mari kita mulai dengan pengenalan cepat tentang usability, elemen inti dari UX. 

Apa itu usability dalam desain UX? 

Singkatnya, ini adalah jawaban atas pertanyaan ini: Seberapa banyak hambatan yang ada dalam jalan menuju solusi masalah manajemen pemeliharaan Anda? Semakin sedikit hambatan, semakin baik usability-nya. 

Kemudian, jika kita uraikan, kita memiliki 5 Es dari usability. 

Effectiveness (Efektivitas) 

Apakah aplikasi membantu teknisi menyelesaikan tugas pemeliharaan dengan akurat? 

Efficiency (Efisiensi) 

Dapatkah teknisi melakukan tugas dengan cepat, dalam jumlah langkah terpisah yang relatif sedikit? 

Engagement (Keterlibatan) 

Apakah teknisi suka menggunakan perangkat lunak dan merasa itu cocok untuk industri mereka? 

Error Tolerance (Toleransi Kesalahan)

Dapatkah teknisi dengan mudah membatalkan kesalahan? Misalnya, jika mereka melupakan langkah, seberapa mudah bagi mereka untuk kembali dan memperbaikinya? Juga, apakah perangkat lunak membantu Anda menghindari kesalahan sejak awal? Pada aplikasi mobile Hippo CMMS, misalnya, Anda tidak dapat menghasilkan work order sampai Anda memasukkan informasi yang diperlukan yang benar. Aplikasi juga memperingatkan Anda ketika Anda telah melakukan perubahan tetapi belum menyimpannya. 

sebelum membuang perubahan, aplikasi memastikan bahwa itu adalah yang Anda inginkan

Ease of Learning (Kemudahan Belajar) 

Apakah teknisi mampu menguasai aplikasi dengan cepat, dan kemudian menjadi lebih baik dengan pengalaman?

Ini semua adalah aspek penting dari usability, tetapi mari kita fokus pada yang terakhir, kemudahan belajar. Apa yang membuat sesuatu mudah dipelajari? Sebagian penting dari jawabannya adalah information architecture. 

Bagaimana information architecture mendukung kemudahan belajar? 

Information architecture adalah seni dan ilmu mengorganisir dan memberi label perangkat lunak untuk mendukung usability dan find-ability. Ketika barang ada di tempat yang tepat dan disebut dengan nama yang benar, mereka mudah ditemukan, membuat seluruh sistem lebih mudah dipelajari. Anda tidak perlu mengalihkan tenaga pikiran untuk mencari barang dan mengingat di mana mereka berada jika semua ada di tempat yang Anda harapkan. Faktanya, salah satu klasik semua waktu tentang desain usability adalah Don’t Make Me Think karya Steve Krug, dan judulnya juga adalah nasihat besarnya untuk desainer: Buat semuanya sangat jelas dan intuitif sehingga orang tidak perlu memikirkan apa yang mereka lakukan. 

Kerja pemeliharaan sudah cukup sulit tanpa gangguan tambahan dari aplikasi yang membingungkan. Semakin sedikit tenaga pikiran yang dihabiskan teknisi untuk aplikasi, semakin banyak mereka dapat fokus pada tugas pemeliharaan. 

Menempatkan semuanya di tempat yang tepat, tepat di tempat yang diharapkan 

Bayangkan Anda sedang berkendara ketika tiba-tiba lagu favorit Anda datang di radio. tanpa mencabut mata dari jalan, seberapa mudah akan menjadi untuk menaikkan volume? Harusnya mudah. Bahkan jika Anda belum pernah mengemudi mobil spesifik itu sebelumnya, Anda tahu kontrol radio akan ada di konsol tengah. Atau bayangkan Anda perlu masuk ke toko untuk membeli karet gunting. Anda tahu untuk pergi ke check-out. Selalu ada setidaknya beberapa karet gunting di sana, tepat di samping batok cokelat dan majalah. 

Aplikasi yang mudah dipelajari melakukan hal yang sama: itu menempatkan barang di tempat yang Anda harapkan temukan. Pada aplikasi mobile Hippo CMMS, misalnya, tab pada work order berada dalam urutan Anda menyelesaikan tugas. Itu intuitif karena organisasi internal cocok dengan organisasi eksternal. 

Memanggil semuanya dengan nama yang tepat, yang sama yang digunakan semua orang 

Barang tidak hanya perlu berada di tempat yang Anda harapkan, tetapi juga perlu memiliki nama yang tepat. Kembali ke contoh supermarket, mencari karet gunting lebih banyak. Jika Anda masuk ke toko untuk membeli karet gunting dan mencoba mencarinya dengan membaca papan di atas gang, Anda akan mencari “CANDY.” Jika toko memilih untuk menggunakan “CONFECTION,” mereka secara teknis benar, tetapi semua orang membutuhkan waktu lebih lama untuk menemukan apa yang mereka butuhkan. Dengan memilih nama yang kurang umum, mereka membuat karet gunting lebih sulit ditemukan.

Pada aplikasi mobile Hippo CMMS, kami menggunakan istilah yang paling masuk akal bagi profesional pemeliharaan. Kami memanggil work order pemeliharaan mencegah PM, misalnya. Dan saat menghasilkan work order on-demand dan terjadwal, kami menggunakan “Resources” untuk orang yang ditugaskan. Ketika perangkat lunak berbicara bahasa Anda, itu lebih mudah dipelajari dan dikuasai. 

aplikasi berbicara bahasa Anda

Information architecture mencakup di mana barang ada dan apa yang disebutnya. Bagian berikutnya dari kemudahan belajar adalah affordances, yang langsung terkait dengan bagaimana hal terlihat. 

Bagaimana affordance mendukung kemudahan belajar? 

Pernah bermain kriket? Bagaimana tentang Jai alai? Mungkin tidak. Namun dalam kedua kasus, Anda dapat melihat palu dan scoop dan segera tahu bagaimana cara kerjanya. Jika Anda mengangkatnya, Anda akan tahu tepat bagaimana memegangnya dan menggunakannya untuk menggerakkan bola. Faktanya, tidak ada yang perlu memberi tahu Anda bahwa olahraga ini melibatkan bola. Anda akan tahu hanya dengan melihat palu kriket dan scoop Jai alai. Desain objek secara kuat menyarankan bagaimana Anda menggunakannya. 

Affordance adalah topik besar dengan banyak teori yang bersaing dan definisi yang bertentangan. Namun untuk tujuan kami, ide pentingnya adalah semakin mudah hanya melihat sesuatu dan mengetahui apa fungsinya, semakin mudah untuk mempelajari cara menggunakannya. Ketika datang ke aplikasi pemeliharaan, affordances adalah elemen yang memberitahu kita di mana mengklik dan di mana menggulir. Mereka memberitahu kita apa yang dapat kita lakukan dan bagaimana melakukannya. 

Aplikasi Hippo memiliki affordance yang bagus pada salah satu layar work order-nya. Di tepi kanan layar, Anda dapat melihat tepi paling kiri layar berikutnya. Jelas bahwa ada lebih banyak informasi di sana dan untuk melihatnya, semua yang perlu Anda lakukan adalah mengayunkan ke kiri. Tidak ada instruksi yang mengatakan Anda dapat melakukan ini; hanya melihat tata letak layar sudah cukup. 

mengayunkan ke kanan untuk melihat layar berikutnya

Sampai saat ini, kita hanya mencakup sedikit usability, yang hanya bagian kecil dari pengalaman pengguna. Namun untuk lebih memahami desain UX, kita perlu lompat jauh kembali ke China kuno. 

Dari mana ide desain UX berasal? 

Kita dapat menemukan contoh UX melalui seluruh sejarah dan di seluruh budaya. China memiliki feng shui sejak 4000 BC, dan Hippocrates menggambarkan cara terbaik untuk mengatur alat dan ruang kerja seorang bedah pada 500 BC. Lompat jauh ke California pada tahun 1950-an, dan Anda menemukan Walt Disney sibuk merancang taman tema yang sepenuhnya imersif. 

Ide dan praktik umum telah ada pada dasarnya untuk selamanya, tetapi definisi modern hanya dari awal tahun 90-an, ketika Donald Norman, arsitek pengalaman pengguna pertama di Apple, menciptakan istilah “user experience design.” 

Apa definisi saat ini dari user experience design? 

Menurut Norman, ini lebih dari sekadar cara Anda menggunakan aplikasi atau situs web. Dia berpendapat untuk definisi luas yang mencakup seluruh pengalaman dengan produk atau layanan. 

Ambillah pergi ke bioskop, misalnya. Film itu sendiri hanya bagian kecil dari pengalaman pengguna secara keseluruhan. Ada juga: 

• Menonton trailer 
• Mendengar rekomendasi lisan 
• Parkir di teater 
• Menunggu antrian untuk masuk 
• Membeli tiket secara online atau langsung 
• Mengambil popcorn dan minuman (lebih banyak antrian…) 
• Menemukan kursi Anda di dalam teater 
• Menonton trailer menunggu acara utama

Dan bahkan setelah film berakhir, pengalaman pengguna terus berlanjut. Besok di kantor di ruang istirahat, Anda mungkin memiliki perdebatan panas dengan rekan kerja tentang apakah film itu bagus atau tidak. 

Pada awalnya, ini mungkin terlalu luas sebagai definisi. Apakah menemukan tempat parkir di luar teater benar-benar bagian dari pengalaman Anda dengan film? Ketika seseorang bertanya apakah Anda suka film, apakah mereka memulai dengan bertanya tentang parkir? 

Namun semua hal ini mempengaruhi pengalaman Anda. Tidak seberapa bagus filmnya, Anda tidak akan menikmatinya jika orang di belakang Anda tidak berhenti menendang bagian belakang kursi Anda. 

Bagaimana semua ini langsung berlaku bagi Anda dalam menemukan aplikasi yang terbaik untuk Anda dan tim Anda? 

Itu berarti Anda perlu melihat lebih dari sekadar perangkat lunak. Anda juga perlu melihat semua cara lain Anda dan tim Anda berinteraksi dengan produk dan layanan penyedia. 

Untuk penyedia perangkat lunak CMMS, layanan termasuk pelatihan dan onboarding serta dukungan berkelanjutan. Pertama, cari penyedia dengan staf yang berpengalaman. Anda ingin mereka membantu Anda menghindari potensi masalah dan menerapkan praktik terbaik sejak awal. Kedua, hindari penyedia yang bergantung pada pelatihan satu dimensi yang seragam. Sebaliknya, cari seseorang yang mulai dengan bertanya tentang tujuan pelatihan Anda dan kemudian bekerja keras untuk mewujudkannya. Mereka juga harus menawarkan lebih dari satu gaya pelatihan. Tidak semua orang belajar dengan cara yang sama, dan penyedia yang baik memiliki segalanya dari pelatihan satu-atas-satu hingga perpustakaan video dan dokumen untuk membantu setiap tipe pembelajar. Penyedia yang sangat baik juga proaktif ketika datang ke dukungan. Mereka secara aktif memantau cara Anda menggunakan perangkat lunak mereka, dan jika mereka melihat tempat di mana Anda bisa mendapatkan lebih banyak, mereka menghubungi dan mewujudkannya. 

Langkah berikutnya 

Jika Anda siap untuk melompat ke CMMS, atau Anda sudah memilikinya tetapi gagal memenuhi yang dijanjikan, saatnya untuk menghubungi dan mulai berbicara dengan penyedia.