Memanfaatkan CMMS untuk Menguasai Regulasi Kesehatan: Tingkatkan Kepatuhan & Keselamatan Pasien
Kualitas dan efisiensi selalu bergantung pada pemeliharaan yang baik, tetapi tidak ada tempat yang lebih jelas ini dari pada di rumah sakit. Hampir semua yang dilakukan pekerja pemeliharaan mempengaruhi kepatuhan, dan pemeliharaan rutin seperti membersihkan, memeriksa, dan menyimpan peralatan dengan benar dapat membuat perbedaan antara hidup dan mati untuk pasien. Daftar periksa pemeliharaan rumah sakit adalah awal yang baik untuk menjaga prosedur tetap teratur.
Setidaknya, rumah sakit bergantung pada proses yang efisien untuk menjaga aliran perawatan pasien yang konsisten, memastikan sejumlah pasien tertentu dilihat sesuai jadwal yang ditetapkan. Kerusakan peralatan dan tugas yang terlewatkan dapat meningkatkan waktu tunggu pasien dan memberikan beban pada staf rumah sakit dan peralatan cadangan.
Perangkat lunak manajemen fasilitas rumah sakit adalah alat dasar yang digunakan oleh organisasi untuk membantu mematuhi standar kepatuhan regulasi dan mengurangi biaya dengan memusatkan proses. Meskipun banyak rumah sakit telah mengadopsi perangkat lunak manajemen pemeliharaan, beberapa organisasi masih menggunakan metode manual terdesentralisasi. Jika organisasi Anda belum bergabung dengan gerakan CMMS, baca terus untuk mempelajari lebih lanjut tentang manfaat perangkat lunak manajemen pemeliharaan untuk rumah sakit.
Apakah rumah sakit Anda kesulitan memenuhi regulasi?
Rumah sakit adalah antara fasilitas yang paling diatur, dan departemen pemeliharaan memainkan peran penting dalam memenuhi regulasi tersebut. HIPAA (Health Insurance Privacy and Portability Act) adalah undang-undang yang, di antara hal lain, mewajibkan perlindungan yang kuat untuk riwayat pribadi dan medis pasien. Persyaratan ini tidak langsung membahas departemen pemeliharaan, tetapi mereka dapat menyulitkan tugas rutin seperti membersihkan dan pemeliharaan mencegah. Manual kebijakan dan prosedur pemeliharaan rumah sakit harus diikuti untuk menyederhanakan tugas rutin. Jika pekerjaan tidak dijadwalkan dengan hati-hati, pekerja akhirnya berada di area di mana mereka terpapar Informasi Kesehatan yang Dilindungi (PHI). Ini menempatkan mereka dalam cakupan HIPAA, memerlukan pelatihan dan pengamanan tambahan, dan secara tidak perlu meningkatkan risiko pelanggaran.
Tugas pemeliharaan yang melibatkan peralatan IT atau area di mana data disimpan perlu ditangani dengan hati-hati untuk meminimalkan risiko pelanggaran. Ini memerlukan protokol tambahan untuk memastikan workstation terlogout atau lemari arsip terkunci sebelum pemeliharaan dilakukan. Kepatuhan HITECH membebankan beban pemeliharaan tambahan untuk memastikan penggunaan teknologi yang efektif. Komputer, jaringan, dan sumber daya IT lainnya memerlukan pelayanan teratur untuk memastikan mereka aman dan dalam kondisi baik sepanjang waktu.
Di atas itu, ada aturan Departemen Kesehatan, persyaratan Joint Commission, survei HCAHPS yang mempengaruhi persepsi publik tentang rumah sakit dan standar opsional seperti Life Safety Code Requirements yang banyak rumah sakit pilih untuk mematuhi.
Dengan busur aturan dan regulasi yang kompleks, tidak cukup untuk memperbaiki hal-hal saat rusak. Manajer pemeliharaan harus dapat menetapkan standar dan memprioritaskan tugas untuk memastikan perbaikan terkait kepatuhan dan pemeliharaan mencegah sedang diatasi. Perangkat lunak manajemen pemeliharaan terkomputerisasi adalah alat yang efektif yang memastikan tidak ada yang terlewati dan terlewatkan.
Studi kasus ini tentang Philhaven Health Care menggambarkan apa yang dapat dilakukan oleh perangkat lunak CMMS yang tepat. Penyedia perawatan kesehatan perilaku ini kesulitan mencoba mengatasi pertumbuhan cepat mereka dengan metode manajemen pemeliharaan tradisional. Dengan 12 lokasi termasuk rumah sakit 103 tempat tidur, pesan kerja kertas dan spreadsheet tidak cukup lagi. Jim Ipsen, Direktur Fasilitas di Philhaven, menjelaskan:
“Untuk mengelola operasi pemeliharaan di fasilitas kami secara efektif dan efisien dan menunjukkan kepatuhan dengan otoritas pengatur, kami membutuhkan sistem manajemen pemeliharaan yang lebih cepat untuk merekam dan melaporkan status tugas.”
Perangkat lunak manajemen pemeliharaan Hippo memungkinkan Philhaven untuk “menyederhanakan komunikasi antara semua pihak yang terlibat dalam pembuatan, eksekusi, dan pemrosesan pesan kerja.” Fitur manajemen aset dan peralatan memungkinkan mereka untuk melacak pemeliharaan di seluruh fasilitas mereka, memastikan tidak ada tugas pemeliharaan yang terlewat. Tidak hanya ini membuatnya lebih mudah untuk memverifikasi kepatuhan, ini juga menghasilkan peningkatan efisiensi. Itu berarti standar perawatan yang lebih tinggi, risiko kepatuhan yang lebih rendah dan pengeluaran yang menurun di seluruh organisasi mereka.
Apakah rumah sakit Anda kurang standarisasi proses? Dalam manajemen pemeliharaan rumah sakit, setiap tugas perlu cocok dengan langkah dan standar yang tepat. Apa pun yang mempengaruhi kepatuhan, keamanan atau misi rumah sakit — sterilasi alat, servis peralatan medis dan bahkan pemeriksaan peralatan darurat — harus dilakukan dengan cara yang sangat khusus untuk meminimalkan risiko dan memaksimalkan kualitas perawatan. Bahkan tugas kompleks rendah perlu dijelaskan, langkah demi langkah, dengan sangat detail.
Kata lisan atau instruksi langsung tidak dapat diandalkan. Rumah sakit memiliki puluhan hingga ratusan orang yang bertanggung jawab atas pemeliharaan. Tugas seperti servis peralatan diagnostik kompleks, atau menjalankan dan memantau keamanan IT biasanya dilakukan oleh kontraktor luar, dan seringkali pemeliharaan fasilitas rutin dilakukan oleh kontraktor. Tingkat pergantian karyawan sering kali tinggi, dan pada setiap titik, rumah sakit dapat mengganti vendor atau meng-outsource tugas yang sebelumnya dipertahankan di dalam rumah.
Bahkan dengan SOP untuk setiap peralatan, sulit untuk memberlakukan mereka tanpa perangkat lunak manajemen pemeliharaan. Jika mereka disimpan dalam spreadsheet atau binder, seringkali tidak ada cara praktis bagi pekerja untuk mengakses mereka saat mereka membutuhkan; tidak praktis untuk semua orang berlari kembali ke kantor pemeliharaan untuk memeriksa ulang prosedur dan memastikan mereka semuanya benar. Bekerja dari ingatan mengarah pada kesalahan dan langkah yang terlewat, sementara menggunakan sistem berbasis kertas terbukti memberatkan untuk diorganisir dan dirujuk kembali.
Perangkat lunak manajemen pesan kerja berdasarkan permintaan yang kuat memudahkan untuk memastikan penyelesaian pekerjaan yang tepat waktu terlepas dari pekerja yang ditugaskan—dari pekerja pemeliharaan waktu penuh, hingga kontraktor luar yang hanya datang satu atau dua kali setahun. Pesan kerja memiliki bidang yang dapat disesuaikan, memungkinkan manajer fasilitas untuk menentukan sebanyak sedikit atau sebanyak banyak informasi yang diperlukan. Alat, dokumen, masalah keamanan dan data lain yang diperlukan dapat diakses pada pesan kerja, memungkinkan pekerja untuk merujuk semua informasi yang terkait dengan perbaikan tersebut.
Pesan kerja dapat diakses oleh pekerja pemeliharaan internal atau vendor luar. Semua pengguna dapat menerima pesan kerja di mana saja mereka memiliki koneksi internet dengan kemampuan untuk memperbarui informasi pesan kerja dari lapangan menggunakan aplikasi seluler CMMS. Administrator dapat mengurutkan, melacak dan melihat kemajuan pesan kerja, memastikan semua orang pada jalur yang benar, dan segalanya selesai.
Apakah Anda dapat mempertanggungjawabkan karyawan dan vendor? Melacak pesan kerja, riwayat perbaikan dan faktor lain tidak hanya membantu pekerja pemeliharaan; ini juga memberikan manajemen visibilitas yang diperlukan untuk memastikan akuntabilitas di seluruh organisasi. Laporan pemeliharaan yang menyeluruh memungkinkan manajer untuk melihat status semua pesan kerja dalam satu pandangan, difilter oleh kategori yang dapat ditentukan pengguna ke dalam diagram yang mudah digunakan. Mudah untuk melihat tugas mana yang selesai, jatuh tempo atau terlambat—urutkan berdasarkan prioritas, jenis pekerjaan dan kriteria lainnya.
Laporan CMMS membuat menarik catatan riwayat pemeliharaan menjadi sederhana. Pengguna dapat memeriksa biaya, memecahnya menjadi jam kerja reguler dan lembur, suku cadang dan materi yang digunakan, dan faktur. Laporan riwayat pemeliharaan memberikan wawasan yang akurat tentang indikator kinerja utama juga. Memiliki data ini memudahkan untuk menemukan vendor dengan harga paling kompetitif, mempromosikan karyawan dengan catatan terbaik, atau menempatkan pekerja dengan performa rendah untuk pelatihan tambahan. Ini juga membantu membuat keputusan stafing yang lebih strategis, memberdayakan manajer untuk membandingkan kontraktor dan karyawan satu sama lain.
Perangkat lunak manajemen pemeliharaan sangat membantu dalam mengelola bagian dan inventaris lainnya sama seperti dalam menjadwalkan pekerja. Fungsi laporan inventaris memungkinkan manajer untuk memeriksa dan mengurutkan seluruh stok dalam satu pandangan. Saat bagian dan materi berkurang, peringatan melalui email dikirim kepada orang yang tepat untuk pemesanan ulang, memastikan bahwa bagian kritis selalu tersedia. Modul manajemen inventaris CMMS juga menyimpan informasi kontak supplier, sehingga saat bagian dan materi perlu diisi ulang, dapat dilakukan tanpa keterlambatan.
Visibilitas dan akuntabilitas laporan adalah fitur yang krusial bagi banyak manajer fasilitas, termasuk Reynold Peters dari Manitoba Regional Health Authority, Southern Health. Organisasi mencakup hampir 27.000 kilometer dan beroperasi pada model terdesentralisasi, yang menantang tantangan unik. Meskipun otoritas pusat mem supervisi beberapa fasilitas mereka, banyak rumah sakit, klinik dan pusat tinggal didampingi dijalankan secara independen, sehingga sulit untuk memverifikasi kinerja yang konsisten di seluruh departemen pemeliharaan mereka.
Menggunakan perangkat lunak CMMS Perawatan Kesehatan, telah memungkinkan mereka untuk merevolusi departemen pemeliharaan mereka. Menurut Peters, Manajer Konstruksi dan Penghematan Energi, perangkat lunak pemeliharaan memungkinkan mereka untuk melihat “siapa yang mengeluarkan pesan kerja dan tahu harus pergi ke mana jika ada masalah dengan dokumentasi.” Mereka dapat menggunakan laporan dan standar untuk membandingkan kinerja antara fasilitas, menemukan masalah kontrol kualitas sebelum menjadi masalah serius. Dan mereka telah dapat melakukannya sambil masih beroperasi dengan otonomi lokal yang memungkinkan setiap fasilitas untuk paling baik memenuhi kebutuhan komunitasnya.
Apakah Anda telah mengadopsi program pemeliharaan mencegah? Di industri seperti manufaktur di mana mesin yang rusak dapat menghentikan produksi, semua orang memahami manfaat pemeliharaan mencegah, tetapi banyak organisasi Perawatan Kesehatan masih mengabaikannya. Namun rumah sakit juga memiliki infrastruktur penting yang perlu diservis secara teratur. Ini bukan hanya peralatan kunci seperti dukungan kehidupan di mana kegagalan dapat merusak; kegagalan tidak terduga infrastruktur HVAC, suplidan cadangan atau peralatan dekontaminasi juga dapat menurunkan tingkat produktivitas dan berdampak serius pada perawatan pasien.
Bahkan ketika nyawa tidak terancam, pemeliharaan mencegah menghasilkan manfaat besar untuk rumah sakit. Dari MRI hingga unit pendingin, memiliki program pemeliharaan terencana yang formal akan memperpanjang umur aset. Ini menghemat uang dan meminimalkan gangguan, memungkinkan fasilitas Perawatan Kesehatan untuk menyediakan standar perawatan yang lebih tinggi dan lebih konsisten.
Perangkat lunak pemeliharaan mencegah yang tepat memungkinkan rumah sakit untuk menggunakan satu sistem untuk menjadwalkan, melacak dan mengonfirmasi perbaikan teratur, dari laboratorium darah, hingga dapur kafetaria. Pesan kerja dijadwalkan berdasarkan frekuensi kalender atau bacaan meter, dengan opsi melayang yang disetel untuk menyesuaikan pesan kerja masa depan berdasarkan tanggal servis terbaru.
Dengan CMMS, pesan kerja pemeliharaan mencegah diatur sehingga secara otomatis ditugaskan kepada pekerja atau teknisi yang tepat, atau dikirim ke admin yang kemudian dapat menugaskannya. Tanggal jatuh tempo, pengingat pemberitahuan lanjutan dan fitur penjadwalan lainnya memudahkan untuk merencanakan sebelumnya, memungkinkan pekerja untuk memprioritaskan tugas pemeliharaan penting tanpa mengganggu tugas reguler mereka.
Perangkat lunak manajemen pemeliharaan mendukung segala hal yang dilakukan rumah sakit Anda. Ini memudahkan untuk memenuhi tujuan kepatuhan, mempromosikan akuntabilitas, memungkinkan keputusan vendor dan stafing yang strategis dan meningkatkan umur peralatan rumah sakit dan pemeliharaan.
Hippo Health Care CMMS spesialis dalam menyediakan sistem manajemen pemeliharaan untuk industri Perawatan Kesehatan. Ini telah berhasil diimplementasikan di lebih dari 200 rumah sakit, komunitas pensiunan, klinik dan fasilitas tinggal didampingi. Hubungi Hippo CMMS untuk mempelajari lebih lanjut tentang perangkat lunak manajemen pemeliharaan sederhana kami untuk fasilitas Perawatan Kesehatan.
