Apakah Perangkat Lunak CMMS Cocok untuk Usaha Kecil?
Perangkat Lunak CMMS untuk Bisnis Kecil
Menurut Kantor Advokasi Administrasi Bisnis Kecil AS (SBA), pada tahun 2016 ada 28,8 juta usaha kecil yang mewakili 99,7 persen dari semua bisnis AS. Bisnis ini mempekerjakan 56,8 juta orang yang mewakili 48% dari semua karyawan AS di berbagai spektrum industri, layanan, dan sektor perusahaan yang luas (Profil Bisnis Kecil Amerika Serikat, 2016). Usaha kecil merupakan bagian penting dari lanskap ekonomi dan menurut statistik ini; mereka jelas merupakan kekuatan ekonomi yang harus diperhitungkan.
Jadi apa yang dimaksud dengan bisnis kecil dan tantangan apa yang mereka hadapi? Untuk memulai, usaha kecil bervariasi dalam ukuran, struktur, dan penjualan. Administrasi Bisnis Kecil AS menetapkan standar untuk usaha kecil tetapi secara umum, agensi menganggap penjualan $ 35,5 juta dan 1500 karyawan sebagai ambang batas untuk dimasukkan dalam kategori ini. Sebagai contoh, usaha kecil mencakup keseluruhan operasi termasuk bisnis yang dijalankan oleh operator tunggal dan operasi "Mom and Pop" di satu ujung ke Start Ups, Non-Profit dan sampai ke operasi ukuran menengah dan besar di ujung lainnya. Seiring dengan keragaman dalam ukuran dan ruang lingkup dalam sektor usaha kecil, muncul sejumlah tantangan; banyak di antaranya serupa dengan yang dihadapi entitas bisnis besar. Ini termasuk peningkatan persaingan pasar, tuntutan ekonomi dan perubahan teknologi. Untuk bisnis kecil dengan banyak aset dan kompleks, persyaratan inspeksi, masalah keamanan, dan banyak lokasi, memiliki pendekatan manajemen pemeliharaan yang sesuai dengan tuntutan ini sangat penting. Untuk alasan ini usaha kecil telah bergabung dengan rekan bisnis besar mereka dalam mencari cara untuk meningkatkan strategi pemeliharaan mereka.
Perangkat Lunak Manajemen Pemeliharaan Terkomputerisasi (CMMS) sebagai Solusi Manajemen Pemeliharaan
Sampai saat ini, bisnis dari semua ukuran bergantung terutama pada "pensil dan kertas" atau pendekatan spreadsheet untuk manajemen pemeliharaan. Meskipun berguna pada masanya, semakin banyak pemilik bisnis sekarang menemukan bahwa pendekatan ini telah gagal mencapai tujuan pemeliharaan mereka terutama ketika menyangkut biaya tambahan yang terkait dengan alokasi waktu, sumber daya dan staf. Dengan tujuan untuk berfungsi lebih baik, lebih cepat, lebih cerdas, dan lebih ramping, bisnis termotivasi untuk menemukan cara meningkatkan efisiensi operasi dengan mengurangi biaya, menghemat waktu dan sumber daya, dan pada akhirnya, mencapai laba atas investasi (ROI) yang lebih besar. Dengan keterbatasan dan tujuan di garis depan, pemilik bisnis semakin beralih ke Computerized Maintenance Management Software (CMMS) sebagai solusi manajemen pemeliharaan mereka.
Bagi mereka yang mempertimbangkan sistem manajemen pemeliharaan otomatis sebagai alternatif dari yang manual, penting untuk dicatat bahwa CMMS telah menjadi solusi manajemen pemeliharaan pilihan bagi perusahaan yang mewakili berbagai sektor industri, layanan, dan perusahaan. Perangkat lunak manajemen pemeliharaan yang canggih dan tangguh ini memanfaatkan ribuan titik data yang pada waktu tertentu memberikan gambaran umum tentang pengoperasian fasilitas kepada pengguna atau, sebagai alternatif, status masing-masing peralatan. Mereka memiliki kemampuan untuk memantau tingkat persediaan, melacak perintah kerja, dengan cepat menghasilkan laporan yang akurat, dan yang paling penting, mereka dapat langsung menentukan aset perusahaan mana yang memerlukan pemeliharaan preventif rutin. CMMS menawarkan pemilik usaha kecil perangkat lunak manajemen fasilitas yang efisien yang menawarkan manfaat lembur seperti peningkatan efisiensi organisasi, rentang hidup peralatan yang diperpanjang, manajemen waktu dan pemanfaatan tenaga kerja yang lebih baik, dan pada akhirnya, pengurangan biaya dan peningkatan keuntungan.
Manfaat CMMS untuk Usaha Kecil
Manfaat utama dari sistem manajemen pemeliharaan adalah kemampuan penyesuaiannya. Ini berarti bahwa perangkat lunak pemeliharaan CMMS dapat memenuhi kebutuhan individu bisnis besar dan kecil, dan dengan jumlah aset, pengguna, situs, dan persyaratan pemeliharaan preventif yang berbeda. Sistem otomatis juga memiliki kemampuan untuk menyesuaikan dengan perubahan kebutuhan organisasi saat mereka tumbuh dan merumuskan kembali. Memanfaatkan perangkat lunak pemeliharaan CMMS berarti bahwa sistem beradaptasi dengan organisasi dan bukan organisasi yang beradaptasi dengan sistem. Berikut ini adalah daftar fitur lain yang cocok untuk bisnis kecil:
Perangkat Lunak Berbasis Cloud – Banyak perangkat lunak CMMS menawarkan penyebaran berbasis cloud, yang berarti bahwa mereka diakses melalui server vendor dengan semua pemeliharaan dan peningkatan, disediakan dari jarak jauh. Tidak perlu dukungan sistem internal atau perangkat lunak keamanan tambahan. Sistem berbasis cloud menghilangkan pekerjaan, kekhawatiran, dan biaya tambahan dari pemeliharaan dan peningkatan versi.
Kemampuan Akses Pengguna – CMMS memungkinkan untuk menetapkan tingkat akses sistem yang berbeda untuk pengguna berdasarkan keamanan, deskripsi peran, atau pertimbangan lainnya. Sementara manajer pemeliharaan dapat diberikan akses komprehensif ke sistem, teknisi pemeliharaan dapat diberikan akses terbatas ke area tertentu dari sistem.
Akses dan Portabilitas Seluler – Salah satu fitur yang paling menarik dari perangkat lunak pemeliharaan CMMS adalah akses perangkat seluler yang memungkinkan teknisi pemeliharaan untuk menempatkan pesanan kerja, memeriksa tingkat inventaris, memesan suku cadang atau membuat laporan, dll. saat berada di lapangan. Mampu mengakses dasbor CMMS dari perangkat apa pun dengan koneksi Internet adalah penghemat waktu yang sangat besar karena mengurangi penundaan waktu yang tidak perlu ketika harus mengandalkan komputer berbasis kantor untuk menyelesaikan tugas-tugas ini.
Kemampuan Pengambilan Gambar – Memiliki aksesibilitas perangkat seluler juga memungkinkan staf pemeliharaan untuk mengambil gambar melalui pemindaian kode batang dan foto. Fitur terintegrasi CMMS ini mampu secara akurat mengidentifikasi peralatan yang perlu diperbaiki dan menangkap gambar pindaian kode batang suku cadang yang perlu diganti. Kedua fitur tersebut mengurangi penundaan yang seringkali memakan biaya yang terkait dengan kesalahan yang dibuat terkait dengan suatu peralatan yang sedang diservis atau bagian yang dipesan.
Akses ke Gambar Arsitektur – Juga dikenal sebagai cetak biru, gambar arsitektur adalah rendering dari desain arsitektur sebagai pandangan rencana dan/atau elevasi bangunan atau struktur. Banyak CMMS memungkinkan untuk mengaksesnya dari dasbor sistem yang menyediakan cara lain untuk mengidentifikasi lokasi peralatan yang tepat serta penempatan listrik dan pipa ledeng yang dapat memengaruhi fungsinya.
Dukungan CMMS – Perangkat lunak pemeliharaan CMMS hanya sebaik bagaimana mereka diimplementasikan dan digunakan. Selama fase implementasi sistem otomatis, semua data penting mengenai inventaris, aset, dan pengguna dimasukkan bersama dengan konfigurasi jadwal pemeliharaan preventif. Vendor CMMS menawarkan klien pilihan audit internal atau dukungan teknis jarak jauh dan telepon untuk tujuan implementasi. Selain dukungan ini, banyak perusahaan CMMS menyertakan dalam paket sistem mereka berbagai onboarding dan sumber daya berkelanjutan untuk membantu pengguna dalam penggunaan sistem sepanjang waktu. Sumber daya ini tersedia sebagai manual online, video, email, obrolan, dan rekaman webinar, serta dukungan telepon.
Kesimpulan
Usaha kecil adalah bagian penting dari perekonomian. Dengan demikian, mereka ditantang untuk menemukan cara paling efektif untuk mencapai efisiensi operasi dan pemeliharaan. CMMS dirancang untuk memenuhi beragam kebutuhan semua perusahaan saat ini dan karena mereka terus tumbuh dan berkembang di masa depan.
