Mengapa Software CMMS Esensial untuk Keberhasilan Usaha Kecil
Software CMMS untuk Usaha Kecil
Menurut US Small Business Administration (SBA) Office of Advocacy, pada tahun 2016 ada 28,8 juta usaha kecil yang mewakili 99,7 persen dari semua bisnis AS. Bisnis ini menanggung 56,8 juta orang yang mewakili 48% dari semua karyawan AS di berbagai spektrum industri, layanan dan sektor korporat (United States Small Business Profile, 2016). Usaha kecil membentuk bagian vital dari lanskap ekonomi dan menurut statistik ini; mereka pasti adalah kekuatan ekonomi yang harus diperhitungkan.
Jadi apa yang mendefinisikan usaha kecil dan tantangan apa yang mereka hadapi? Untuk memulai, usaha kecil bervariasi dalam ukuran, struktur dan penjualan. US Small Business Administration menetapkan standar untuk usaha kecil tetapi secara umum, agensi menetapkan $35,5 juta penjualan dan 1500 karyawan sebagai ambang untuk termasuk dalam kategori ini. Sebagai contoh, usaha kecil mencakup spektrum operasi termasuk bisnis yang dijalankan oleh satu operator dan operasi “Mom and Pop” di satu ujung hingga Start Up, Non-Profit dan setengah besar hingga operasi besar di ujung lainnya. Seiring keberagaman ukuran dan cakupan dalam sektor usaha kecil, datang sejumlah tantangan; banyak di antaranya mirip dengan yang dihadapi entitas bisnis besar. Ini mencakup persaingan pasar yang meningkat, tuntutan ekonomi dan perubahan teknologi. Untuk usaha kecil dengan aset yang banyak dan kompleks, persyaratan inspeksi, kekhawatiran keselamatan dan banyak situs, memiliki pendekatan manajemen pemeliharaan yang tetap mengikuti tuntutan ini sangat penting. Untuk alasan ini usaha kecil telah bergabung dengan rekan-rekan bisnis besar mereka dalam mencari cara untuk meningkatkan strategi pemeliharaan mereka.
Computerized Maintenance Management Software (CMMS) sebagai Solusi untuk Manajemen Pemeliharaan
Sampai akhir-akhir ini, bisnis dari semua ukuran terutama bergantung pada pendekatan “pensil dan kertas” atau spreadsheet terhadap manajemen pemeliharaan. Meskipun berguna pada waktunya, semakin banyak pemilik bisnis sekarang menemukan bahwa pendekatan ini telah tidak memenuhi tujuan pemeliharaan mereka terutama ketika berkaitan dengan biaya tambahan yang terkait dengan alokasi waktu, sumber daya dan staf. Dengan tujuan untuk berfungsi lebih baik, lebih cepat, lebih cerdas dan lebih efisien, bisnis termotivasi untuk menemukan cara meningkatkan efisiensi operasional dengan mengurangi biaya, menghemat waktu dan sumber daya dan pada akhirnya, mencapai return on investment (ROI) yang lebih besar. Dengan keterbatasan dan tujuan ini di garis depan, pemilik bisnis semakin beralih ke Computerized Maintenance Management Software (CMMS) sebagai solusi manajemen pemeliharaan mereka.
Bagi yang mempertimbangkan sistem manajemen pemeliharaan otomatis sebagai alternatif untuk yang manual, penting untuk dicatat bahwa CMMS telah menjadi solusi manajemen pemeliharaan yang disukai untuk perusahaan yang mewakili berbagai industri, layanan dan sektor korporat. Perangkat lunak manajemen pemeliharaan yang canggih dan kuat ini menggunakan ribuan titik data yang pada setiap waktu memberikan pengguna gambaran tentang operasi fasilitas atau, alternatifnya, status sebuah peralatan individu. Mereka memiliki kemampuan untuk memantau tingkat inventaris, melacak work order, dengan cepat menghasilkan laporan yang akurat, dan yang paling penting, mereka dapat secara instan menentukan aset perusahaan mana yang memerlukan perawatan mencegah rutin. CMMS menawarkan pemilik usaha kecil perangkat lunak manajemen fasilitas yang efisien yang seiring waktu menawarkan manfaat seperti efisiensi organisasi yang meningkat, umur peralatan yang lebih lama, manajemen waktu dan pemanfaatan tenaga kerja yang lebih baik dan pada akhirnya, biaya yang lebih rendah serta keuntungan yang meningkat.
Manfaat CMMS untuk Usaha Kecil
Manfaat utama dari sistem manajemen pemeliharaan adalah kemampuan kustomisasinya. Ini berarti bahwa perangkat lunak pemeliharaan CMMS dapat memenuhi kebutuhan individual dari bisnis besar dan kecil, dan dengan jumlah aset, pengguna, situs dan persyaratan perawatan mencegah yang berbeda. Sistem otomatis juga memiliki kemampuan untuk menyesuaikan diri dengan kebutuhan organisasi yang berubah seiring pertumbuhan dan reformulasi. Menggunakan perangkat lunak pemeliharaan CMMS berarti sistem menyesuaikan diri dengan organisasi dan bukan organisasi menyesuaikan diri dengan sistem. Berikut adalah daftar fitur lain yang cocok untuk usaha kecil:
Software Berbasis Cloud – Banyak perangkat lunak CMMS menawarkan deployment berbasis cloud, yang berarti mereka diakses melalui server vendor dengan semua pemeliharaan dan upgrade, disediakan dari jarak jauh. Tidak perlu ada dukungan sistem internal atau perangkat lunak keamanan tambahan. Sistem berbasis cloud mengeluarkan pekerjaan, kekhawatiran dan biaya tambahan dari pemeliharaan dan upgrade.
Kemampuan Akses Pengguna – CMMS memungkinkan untuk menetapkan berbagai tingkat akses sistem untuk pengguna berdasarkan keamanan, deskripsi peran atau pertimbangan lainnya. Sedangkan manajer pemeliharaan dapat ditugaskan akses komprehensif ke sistem, teknisi pemeliharaan dapat ditugaskan akses terbatas ke area tertentu dari sistem.
Akses Seluler dan Portabilitas – Salah satu fitur paling menarik dari perangkat lunak pemeliharaan CMMS adalah akses perangkat seluler yang memungkinkan teknisi pemeliharaan untuk membuat work order, memeriksa tingkat inventaris, memesan bagian atau menghasilkan laporan dll. saat di lapangan. Dapat mengakses papan dasbor CMMS dari setiap perangkat dengan koneksi Internet adalah penghemat waktu yang besar karena mengurangi penundaan waktu yang tidak perlu saat harus bergantung pada komputer berbasis kantor untuk menyelesaikan tugas-tugas ini.
Kemampuan Pengambilan Gambar – Memiliki aksesibilitas perangkat seluler juga memungkinkan staf pemeliharaan untuk menangkap gambar melalui pemindaian kode batang dan foto. Fitur terintegrasi CMMS ini mampu secara akurat mengidentifikasi peralatan yang membutuhkan perbaikan dan menangkap gambar yang dipindai dari kode batang bagian yang perlu diganti. Kedua fitur ini mengurangi penundaan yang sering mahal yang terkait dengan kesalahan yang dilakukan mengenai peralatan yang sedang ditangani atau bagian yang dipesan.
Akses ke Gambar Arsitektur – Juga dikenal sebagai blueprint, gambar arsitektur adalah rendering dari desain arsitektur sebagai tampilan rencana dan/atau elevasi dari bangunan atau struktur. Banyak CMMS memungkinkan untuk mengaksesnya dari papan dasbor sistem menyediakan cara lain untuk mengidentifikasi lokasi yang tepat dari peralatan serta penempatan listrik dan plomberi apa pun yang dapat mempengaruhi fungsinya.
Dukungan CMMS – Perangkat lunak pemeliharaan CMMS hanya sebaik bagaimana mereka diimplementasikan dan digunakan. Selama fase implementasi sistem otomatis semua data kritis mengenai inventaris, aset dan pengguna dimasukkan bersama dengan konfigurasi jadwal perawatan mencegah. Vendor CMMS menawarkan klien pilihan audit internal atau dukungan teknis jarak jauh dan telepon untuk tujuan implementasi. Selain dukungan ini, banyak perusahaan CMMS menyertakan dalam paket sistem mereka berbagai sumber daya onboarding dan berkelanjutan untuk membantu pengguna dalam penggunaan sistem seiring waktu. Sumber daya ini tersedia sebagai manual online, video, email, chat dan rekaman webinar serta dukungan telepon.
Kesimpulan
Usaha kecil adalah bagian vital dari ekonomi. Sebagai contoh, mereka ditantang untuk menemukan cara yang paling efektif untuk mencapai efisiensi operasional dan pemeliharaan. CMMS dirancang untuk memenuhi kebutuhan yang beragam dari semua perusahaan sekarang dan seiring pertumbuhan dan evolusi mereka di masa depan.
