Bahkan Bisnis Kecil Menang Besar dengan Manajemen Inventaris

Bisnis kecil—sungguh, semua orang dalam bisnis—hidup dan mati dalam pengelolaan inventaris. Namun sebelum kita melihat pengelolaannya, kita perlu bertanya, “Apa sih inventory itu?”

Jenis Inventaris

Sebelum kita melangkah maju, mari kita buat definisi inventaris yang berfungsi. Kami sebenarnya membutuhkan lebih dari satu karena secara garis besar ada empat jenis, yang berarti hal-hal dapat menjadi sedikit membingungkan jika kami tidak hati-hati.

Bahan Umpan

Ini adalah bahan mentah yang akan Anda gunakan untuk membuat produk akhir dan jadi Anda. Katakanlah Anda menjalankan restoran pizza. Adonan, saus, dan topping individu adalah bahan bakunya. Jika Anda menjalankan pabrik dayung kano, itu adalah kayu dan noda. Pakaian? Baut dari kain.

Istilah "mentah" bisa sedikit menyesatkan karena juga bisa memiliki lebih dari satu arti. Pada akhirnya, tingkat "mentah" bahan Anda akan tergantung pada industri Anda. Jadi, jika Anda seorang penggilingan, bahan baku Anda adalah pohon. Namun, jika Anda adalah perusahaan skateboard, bahan baku Anda adalah lembaran kayu lapis (yang berasal dari pabrik).

Pekerjaan sedang berlangsung

Mari kembali ke tempat pizza. Anda mengambil bahan-bahannya, bahan bakunya, mengumpulkan semuanya dan memasukkannya ke dalam oven. Sementara semuanya dipanggang, itu setengah jalan antara menjadi bahan baku dan sesuatu yang bisa Anda jual. Jenis ini, barang-barang yang ada di lini produksi Anda, adalah inventaris barang dalam proses.

Berapa banyak yang Anda miliki pada waktu tertentu tergantung pada industri Anda. Dengan pizza joint kami, kami tidak akan pernah memiliki sebanyak itu. Oven kami tidak cukup besar. Akan selalu ada lebih banyak keju yang disimpan di lemari es daripada dipanggang di oven. Tapi jika kita sedang membangun pesawat, kita mungkin memiliki persediaan di telepon selama berbulan-bulan. Dan saat pesawat semakin dekat dan hampir selesai, akan ada lebih banyak inventaris pekerjaan dalam proses daripada bahan baku.

Barang jadi

Yang berikutnya mudah dipahami begitu kita menyebutnya dengan nama yang lebih umum, merchandise. Ini adalah persediaan yang siap untuk dijual. Tapi ingat, barang jadi juga bisa menjadi bahan baku untuk industri lain. Kita bisa menjual produk jadi kita ke publik atau perusahaan lain. Pikirkan kembali perusahaan skateboard yang membeli lembaran kayu lapis dari pabrik. Produk jadi pabrik adalah bahan baku perusahaan skateboard.

Industri mendikte rasio

Sebelum beralih ke jenis inventaris keempat, kita dapat meluangkan sedikit lebih banyak waktu untuk memikirkan tiga yang pertama. Secara khusus, kita dapat melihat bagaimana industri yang berbeda memiliki jumlah relatif yang berbeda dari setiap jenis.

Jadi, sekali lagi, kembali ke tempat pizza kami. Akan ada sebagian besar bahan baku, sedikit persediaan barang dalam proses, tetapi hampir tidak ada barang jadi. Karena hanya butuh sedikit waktu untuk mengumpulkan bahan-bahan dan kemudian memanggangnya, Anda bisa menunggu pesanan masuk sebelum Anda mulai. Anda tidak akan pernah memiliki banyak produk jadi karena begitu pai selesai, itu keluar dari pintu.

Kami sudah berbicara tentang membangun pesawat. Banyak inventaris Anda akan terjebak di jalur produksi karena produk Anda melibatkan perakitan suku cadang yang sangat banyak secara perlahan dan hati-hati. Bagaimana dengan toko pakaian lokal? Industri ritel memiliki banyak barang jadi tetapi pada dasarnya tidak ada dua jenis persediaan lainnya.

Suku cadang dan bahan

Jenis persediaan keempat adalah yang dimiliki setiap bisnis di setiap industri, suku cadang dan bahan. Itu semua barang yang Anda simpan saat ada yang rusak. Di tempat pizza, itu adalah bohlam pengganti untuk lampu di oven. Di pabrik, itu adalah mata gergaji ekstra.

Sekarang setelah kita mengetahui apa itu inventaris, mari selami lebih dalam.

Inventaris:konsep kunci

FIFO vs LIFO

Bayangkan Anda baru saja pulang dari toko dengan susu. Saat Anda membuka lemari es, Anda melihat karton yang hampir kosong sudah ada di sana. Di mana Anda meletakkan susu baru, di depan karton lama atau di belakangnya? Atau bayangkan Anda sedang mengantre menunggu bus. Ketika bus tiba, bagaimana orang naik, berdasarkan siapa yang sampai di sana lebih dulu atau siapa yang terakhir sampai di sana?

Dalam kedua situasi tersebut, Anda mengikuti prinsip FIFO, yang merupakan singkatan dari first in, first out. Susu yang lama digunakan terlebih dahulu. Orang pertama di halte bus adalah orang pertama di bus. Apa pun (atau siapa pun) yang datang lebih dulu akan digunakan (atau pergi) terlebih dahulu.

Oke, dua situasi lagi. Anda mengambil piring di restoran prasmanan. Apakah Anda mendapatkan satu dari atas tumpukan atau bawah? Anda mengisi piring Anda dan mulai berjalan kembali ke meja Anda ketika Anda melihat seseorang telah pergi dan mencuri kursi Anda, tetapi itu tidak masalah karena Anda melihat tumpukan mereka di sudut. Saat Anda mendapatkan kursi baru, apakah Anda mengambilnya dari tumpukan atas atau bawah?

Dalam situasi ini, Anda akan mengambil piring dan kursi Anda dari atas tumpukan. Sekarang Anda mengikuti prinsip LIFO, yang merupakan singkatan dari last in, first out. Piring terakhir yang ditambahkan adalah yang pertama digunakan. Kursi terakhir yang ditambahkan adalah yang pertama dihapus.

Anda harus sedikit berhati-hati dengan kedua prinsip ini karena ada istilah akuntansi yang terkait tetapi berbeda dengan nama yang sama. Kami tidak punya waktu untuk membahasnya sekarang, tetapi penting bagi Anda untuk mengetahui keberadaannya dan terkait dengan cara akuntan Anda berpikir tentang inventaris.

Analisis A, B, dan C

Untuk terakhir kalinya mari kita pikirkan tentang tempat pizza imajiner kita, khususnya toppingnya. Jadi, Anda memiliki keju dasar dan murah, beberapa keju yang lebih mewah, keju yang lebih mahal, dan kemudian truffle, jamur bawah tanah yang sangat mahal itu. Semuanya adalah bahan baku, tetapi karena perbedaan nilainya, masuk akal untuk membaginya ke dalam kategori. Biasanya, orang memilih tiga, A, B, dan C, dan mencoba menyeimbangkannya dengan melihat persentase biaya perusahaan dan persentase keseluruhan inventaris.

Jadi, truffle adalah A. Membelinya mengambil 70% dari anggaran tahunan Anda untuk inventaris tetapi hanya 20% dari total inventaris Anda.

Keju yang lebih mewah adalah B. Membeli membutuhkan 25% dari anggaran tahunan Anda untuk inventaris tetapi hanya 30% dari total inventaris Anda.

Keju dasar adalah C. Membeli hanya membutuhkan 5% dari anggaran tahunan Anda untuk inventaris tetapi itu adalah 50% penuh dari total inventaris Anda.

Keuntungan dari analisis A, B, C adalah sekarang Anda dapat mulai memikirkan seberapa banyak upaya yang akan Anda lakukan untuk mengendalikan—hanya cara lain untuk mengatakan pelacakan dan perlindungan—setiap kategori. Anda dapat menyimpan setumpuk keju dasar di pendingin utama, yang lebih mewah disimpan di rak belakang, dan truffle mungkin terkunci di kantor Anda. Anda juga dapat mengatur jadwal yang berbeda untuk pemesanan. Anda akan selalu menggunakan banyak keju dasar, sehingga Anda dapat mengatur pengiriman beberapa kotak seminggu sekali. Tapi untuk truffle mahal, Anda memonitor level Anda dan memesan hanya apa yang Anda butuhkan. Keuntungan lain untuk membagi inventaris Anda menjadi A, B, dan C datang saat Anda melakukan penghitungan fisik. Untuk truffle, karena mereka A, Anda tahu Anda akan masuk dan menghitung setiap satu. Tetapi untuk keju dasar, C, Anda dapat menghitung lebih sedikit, mungkin hanya menambahkan jumlah kotak yang ada, daripada menghitung setiap kantong kecil, yang akan menghemat banyak waktu dan tenaga.

Membawa biaya dan kerugian, alias susut

Bosan dengan tempat pizza, Anda kembali ke toko untuk membeli lebih banyak susu. Ketika Anda melihat susu sedang dijual, apakah Anda mengisi mobil Anda sebanyak yang Anda bisa bawa atau apakah Anda membeli jumlah yang sama seperti yang selalu Anda lakukan?

Sangat bagus untuk menghemat uang, tetapi Anda tahu hanya ada begitu banyak ruang di lemari es Anda, dan Anda tidak dapat menyimpan karton ekstra di gudang halaman belakang Anda. Anda selalu dapat membeli lemari es tambahan, tetapi apakah biaya jangka panjang untuk mendapatkannya dan kemudian menjalankannya akan ditutupi oleh uang yang Anda hemat untuk membeli susu hari ini? Bahkan jika Anda bisa mendapatkan lemari es yang sangat murah dan menjalankannya dengan tenaga surya, dapatkah Anda meminum semua susu ekstra itu sebelum rusak atau orang lain mengambilnya? Mungkin tidak.

Pada akhirnya, paling masuk akal untuk memiliki jumlah susu sekecil mungkin tanpa pernah kehabisan. Dengan begitu, biaya pengangkutan Anda rendah, dan Anda terhindar dari kehilangan karena pembusukan atau pencurian. Di sinilah kami mendapatkan sistem JIT, di mana inventaris dikirim tepat waktu, yang berarti tepat sebelum dibutuhkan. Alih-alih Anda membayar untuk membawa susu, Anda mendorong biaya itu kembali ke toko. Jangan khawatir tentang toko. Mereka memiliki semua jenis skala ekonomi yang membuatnya lebih mudah dan lebih murah bagi mereka.

Pelacakan menyatukannya

Menerapkan konsep-konsep ini ke dalam praktik semuanya bermuara pada pelacakan yang efektif. Anda memerlukan sistem yang dapat memberi tahu Anda secara real-time berapa banyak inventaris yang Anda miliki. Seiring waktu, Anda kemudian dapat menggunakan data historis ini untuk menemukan tren dan menggunakannya untuk menyempurnakan kontrol inventaris Anda.

Setelah Anda memiliki catatan akurat tentang kapan persediaan masuk, Anda dapat membuat sistem FIFO atau LIFO.

Mengawasi inventaris A Anda sangat mudah ketika hitungan Anda selalu akurat dan terkini.

Mengurangi biaya pengangkutan dan kerugian hanya mungkin setelah Anda dapat melihat penggunaan sebelumnya. Jika Anda melihat berapa banyak yang Anda miliki sekarang, berapa banyak yang biasanya Anda gunakan, dan waktu tunggu, yaitu berapa lama waktu yang dibutuhkan untuk memesan lebih banyak inventaris, Anda kemudian dapat menetapkan tingkat nominal, yang merupakan ambang pemesanan ulang Anda. Setelah inventaris Anda berada di bawah ambang batas ini, Anda tahu inilah saatnya untuk mendapatkan lebih banyak.

Langkah selanjutnya

Ada banyak cara untuk melacak inventaris, tetapi yang tradisional rentan terhadap kesalahan dan membutuhkan banyak waktu. Jadi, alih-alih mencoba menyelesaikan semuanya dengan kertas dan pena atau spreadsheet, ada baiknya Anda meluangkan waktu untuk melihat perangkat lunak pelacakan inventaris. Ada perangkat lunak manajemen inventaris khusus. Situasi dan kebutuhan spesifik Anda akan menentukan apa yang terbaik untuk Anda.

Jika Anda khawatir tentang memperbarui data Anda secara real-time dan aman—dan memang seharusnya begitu—tetapi tidak punya waktu atau keahlian TI untuk menyiapkan sesuatu, carilah solusi berbasis cloud berlangganan. Penyedia yang baik memperbarui perangkat lunak dan mencadangkan data untuk Anda, tanpa hambatan di belakang layar. Dan data tetap menjadi milik Anda. Mereka hanya menyimpannya untuk Anda.