Merevolusi Pemeliharaan Museum: Keberhasilan CMMS di USS Intrepid

Saat spesialis implementasi Hippo Mike Sokulski tiba untuk menyiapkan CMMS baru di USS Intrepid, sebuah kapal pesiar yang menjadi museum, ia mengasumsikan pemeliharaan menggunakan kertas dan pena atau spreadsheet. Tetapi mungkin ada sesuatu yang lebih menakutkan, di bawah garis air…

Mike sekarang khawatir bahwa, jauh dari sinar matahari, di dalam perut kapal perang tua, telah ada seseorang yang mengelola departemen pemeliharaan sejak Intrepid pulang dari perjalan terakhirnya. Satu orang ini mengetahui setiap aset dari dalam dan luar. Mereka menyesuaikan boiler dengan menempatkan tangan mereka di atas pipa dingin dan “mendengar” melalui jari-jari mereka. Ketika HVAC tepat, mereka bisa mencium lampu yang mati dua tingkat jauh. Orang ini mencintai kapal itu, dan dengan cara yang supernaturally possessive, kapal itu mencintai mereka kembali…

Hari ini, seluruh hal itu membuat Mike gemetar. Dan tidak hanya karena itu terdengar seperti premise cerita horor menengah. Sebagai profesional, ia tahu bahwa menyimpan semua pengetahuan institusional Anda terkunci di dalam kepala satu orang adalah awal dari pertunjukan horor yang sebenarnya. Begitu orang itu panggil sakit, pindah ke pekerjaan baru, atau pensiun, semua pengetahuan dan keahlian itu hilang bersama mereka.

Inilah sesuatu yang lebih menakutkan lagi: Bagaimana jika orang itu adalah… Anda? Bagaimana jika Anda adalah orang di museum yang membawa salinan tunggal yang rapuh dari semua pengetahuan dan keahlian ini? Nah, itu berarti Anda hanyalah sedikit keberuntungan buruk dari menjadi pahlawan dari cerita horor nyata milik Anda sendiri. Atau Anda mungkin menjadi atasan langsung atau tidak langsung dari pahlawan itu. Itu juga buruk. Tidak ada yang baik dalam cerita horor. 

OK. Jika Anda sedang melawan vampir, Anda akan mencari botol air suci terdekat dan beberapa kayu tutup yang runcing. Serigala: pelurih perak. Tetapi dalam kasus spesifik ini, senjata terbaik akan menjadi CMMS berbasis cloud yang lengkap fitur. Ini akan membantu dengan banyak masalah di atas memecahkan masalah pengetahuan dan keahlian yang terkunci dan mudah hilang. Tetapi ingat, pada awal cerita horor, karakter utama selalu harus menghabiskan waktu untuk meyakinkan orang lain bahwa monster itu nyata. Artinya sebelum Anda bisa mendapatkan CMMS, Anda perlu meyakinkan orang-orang dari atas ke bawah tangga organisasi bahwa Anda membutuhkannya.

Alasan museum membutuhkan CMMS

Seluruh alasan museum adalah untuk melindungi dan menyebarkan pengetahuan. Menjaga sistem pemeliharaan pemerintah Anda terkunci di dalam kepala satu orang, dicoret pada kertas kecil yang mudah hilang, atau terjebak dalam spreadsheet yang dilampirkan ke email acak bertentangan dengan tujuan inti museologi: kurasi, pelestarian, dan pendidikan. 

CMMS berbasis cloud yang lengkap fitur seperti Hippo, sistem yang Mike sedang di Intrepid untuk membantu menyiapkan, dirancang secara spesifik untuk memenuhi tujuan ini.

Kurasi : Database Terpusat yang Dapat Diakses

CMMS berbasis cloud yang baik membantu Anda:

• Menjaga semua data Anda bersama tanpa versi terpisah dan individu sehingga semuanya selalu terkini
• Membuat semua data dapat diakses melalui komputer desktop atau perangkat seluler yang terhubung internet
• Menyajikan data Anda dalam laporan yang dapat disesuaikan

Pelestarian : Data dicadangkan dan diamankan

Penyedia perangkat lunak CMMS yang baik memperbaiki dan memperbarui perangkat lunak, melindungi dan mencadangkan data Anda, dan semuanya dilakukan secara mulus, di balik layar. Anda tidak akan pernah kehilangan apa pun, dan semuanya tetap milik Anda.

Untuk museum, kepemilikan bisa menjadi sedikit pertanyaan filosofis. Apakah museum benar-benar memiliki semua karya seni berharga itu, atau apakah itu hanya penjaga saat ini, memegangnya dalam kepercayaan untuk generasi mendatang? Nah, untuk penyedia CMMS, tidak ada pertanyaan sama sekali. Data selalu milik Anda. Penyedia hanyalah menjaganya untuk Anda. 

Pendidikan : Surat Kerja yang Memberi Informasi

Perangkat lunak surat kerja yang kuat menyediakan surat kerja yang kaya data yang memberi teknisi semua yang mereka butuhkan untuk mengurangi waktu henti dan meningkatkan waktu bor, termasuk:

• Instruksi langkah demi langkah
• Manual operasi dan pemeliharaan
• Peta lantai interaktif
• Daftar periksa praktik terbaik
• Riwayat kerja aset

Ok, jadi kita dapat melihat museum dan CMMS yang baik memiliki prinsip yang sama, tetapi bagaimana pada tingkat praktis, sehari-hari? Bagaimana CMMS menyelesaikan tantangan sehari-hari yang dihadapi museum?

Peta interaktif membuat menemukan aset mudah

Salah satu museum tertua di dunia, dan saat ini yang terbesar kedua, Museum Hermitage Negara di St Petersburg, Rusia mencakup total 719.480 kaki persegi di enam gedung. Ukuran itu sulit untuk dibayangkan, dan bahkan di musim rendah ketika tidak ramai dengan kerumunan, akan membutuhkan waktu hari-hari bagi pengunjung rata-rata untuk melalui semua gedung. Di atas fakta bahwa itu sangat besar, museum, seperti museum di seluruh dunia, memutar koleksi mereka, menawarkan pameran musiman, tahunan, dan sekali seumur hidup sepanjang tahun.

Bahwa museum adalah labirin yang selalu berubah memposisikan tantangan nyata bagi departemen pemeliharaan, yang perlu menemukan aset secara efisien. Anda tidak dapat mengatakan, “Periksa steker di balik sarkofagus,” dalam PM (surat kerja pemeliharaan mencegah) jika sarkofagus hanya ditampilkan beberapa bulan setiap tahun. Tetapi CMMS yang sangat baik menyediakan peta lantai interaktif untuk surat kerja terjadwal dan on-demand. Teknisi dapat melihat tepat di mana mereka perlu pergi, menghemat waktu antar tugas dan meningkatkan waktu bor.

PM melindungi yang berharga

Kotak dengan tingkat keamanan tinggi, suhu dan kelembaban terkontrol, memutar cahaya kamera di sekitar Mona Lisa mungkin sedikit lebih dari yang dibutuhkan museum rata-rata, tetapi setiap museum perlu memikirkan bagaimana lingkungan fasilitas mereka memanjangkan atau memendekkan umur pakai koleksi mereka.

CMMS yang lengkap fitur memiliki modul pemeliharaan mencegah, yang pada dasarnya memungkinkan Anda menjadwalkan surat kerja pemeliharaan mencegah, memastikan segalanya diperiksa dan masalah kecil diperbaiki sebelum berkembang menjadi masalah besar.

Contoh yang baik adalah sistem pemadam kebakaran Anda. Tidak perlu juga foam non-korosif yang meledak tinggi teknologi. Mungkin Anda hanya memiliki pemadam kebakaran reguler yang ditempatkan di seluruh pameran. Anda dapat menjadwalkan PM untuk memeriksa apakah setiap yang terisi dengan benar. Contoh lain adalah sistem HVAC Anda. Dengan menjadwalkan pemeriksaan dan perbaikan rutin, Anda dapat memastikan lukisan Anda tidak pernah terpapar kelembaban tinggi.

Jadwal pemeliharaan mencegah yang Anda buat dan kelola di CMMS tidak hanya melindungi koleksi; itu juga melindungi aliran pendapatan, yang “berharga” dengan cara mereka sendiri. Museum Louvre menghosting lebih dari 9 juta pengunjung setahun, dan sebagian besar dari itu adalah selama musim panas. Bayangkan apa yang akan terjadi jika hari sebelum musim puncak sebagian atap runtuh. Bahkan jika tidak ada koleksi yang rusak, museum akan melihat penurunan besar dalam kehadiran. Dengan memeriksa fasilitas secara rutin dan sistematis, museum dapat mendeteksi masalah lebih awal dan kemudian menjadwalkan perbaikan saat akan menyebabkan gangguan paling sedikit.    

Modul laporan membantu Anda berbicara dengan dewan

Meskipun banyak di antaranya dimulai sebagai koleksi pribadi, saat ini museum biasanya dijalankan oleh pemerintah, nirlaba, atau kombinasi gabungan dari keduanya. Secara umum, uang sia sempit dan dikendalikan erat, terutama untuk museum kecil. Bahkan ketika ada uang, dewan cenderung lebih tertarik untuk memperluas koleksi daripada mendukung departemen pemeliharaan.

Modul pelaporan yang terintegrasi ke dalam CMMS yang baik memudahkan komunikasi dengan dewan karena tiba-tiba Anda dapat berbicara bahasa mereka: angka, grafik, dan diagram. Misalnya, dengan melacak komponen dan bahan, Anda dapat melihat aset mana yang paling mahal untuk dioperasikan. Sekarang, alih-alih hanya meminta dewan untuk uang untuk mengganti sesuatu, Anda dapat menunjukkan angka yang membuktikan kasus Anda.

CMMS menenangkan kekhawatiran Anda

Museum dan perangkat lunak CMMS adalah semangat serupa, berbagi prinsip filosofis. Pada saat yang sama, pada tingkat praktis, sehari-hari, CMMS membuat menjalankan museum jauh lebih mudah. Anda akan menemukan aset lebih cepat, melindungi koleksi serta aliran pendapatan, dan akhirnya berbicara bahasa yang sama dengan dewan.

Jika Anda adalah orang di departemen yang membawa semua pengetahuan dan keahlian di kepala Anda, atau Anda bekerja untuk orang ini atau mereka bekerja untuk Anda, saatnya untuk menarik diri dari garis cerita ini dan beralih ke sesuatu yang tidak memiliki begitu banyak masalah yang ada di kegelapan dan ketegangan ujung kursi.