Sederhanakan Manajemen Perintah Kerja di Sekolah Anda dengan CMMS

Sudah lama berlalu gedung sekolah satu kamar yang indah di masa lalu. Sekolah sekarang bisa menjadi fasilitas raksasa dengan departemen pemeliharaan besar mereka sendiri. Tidak diragukan lagi sulit untuk menjaga semuanya tetap berjalan. Namun, seberapa mudahkah dengan CMMS yang digerakkan oleh perintah kerja?

Sekolah saat ini memiliki jalur penjemputan dan pengantaran sendiri, taman bermain multi-struktur, trek beraspal, dan seringkali kompleks olahraga lengkap dengan lapangan dan stand AstroTurf. Di tengah labirin ini terdapat ruang kelas, gimnasium, pusat sumber daya, kafetaria, auditorium , laboratorium komputer, laboratorium sains, dan perpustakaan. Menjaga segala sesuatunya tetap aman dan patuh adalah pekerjaan penuh waktu sepanjang tahun. Sebagian besar staf dan siswa libur musim panas, tetapi bulan Juli dan Agustus adalah bulan-bulan sibuk bagi departemen pemeliharaan sekolah, dengan jadwal yang penuh dengan proyek-proyek lanjutan.

Mari kita telusuri peran yang dapat dimainkan perintah kerja di hari rata-rata manajemen pemeliharaan sekolah. Kita dapat menggunakan posting pekerjaan nyata untuk profesional pemeliharaan untuk mendapatkan pemahaman yang baik tentang tantangan harian yang dihadapi departemen. Deskripsi tanggung jawab berikut dipinjam langsung dari lowongan pekerjaan untuk sekolah dasar di New Jersey.

Tugas pemeliharaan dan perbaikan umum

Melakukan tugas pemeliharaan dan perbaikan umum di berbagai area dan seperti yang ditugaskan oleh Supervisor Pemeliharaan dan sesuai dengan semua kode dan peraturan yang berlaku

Ini adalah tempat yang baik untuk memulai karena menggambarkan sebagian besar hari teknisi rata-rata. Jadi, peran apa yang akan dimainkan oleh perintah kerja?

Dalam banyak kasus, perintah kerja dimulai sebagai tiket yang diajukan oleh guru atau anggota staf lainnya. Kita bisa membayangkan guru seni memperhatikan keran yang rusak di kamarnya. Masuk ke perangkat lunak perintah kerja, dia memasukkan deskripsi singkat tentang masalah dan lokasinya. Informasi tersebut kemudian secara otomatis diteruskan oleh perangkat lunak CMMS ke supervisor pemeliharaan.

Guru seni kemungkinan akan memasukkan informasi yang sangat sedikit. Tapi sekarang supervisor dapat mengambil tiket dan mengembangkannya menjadi perintah kerja yang kaya data. Di mejanya atau di perangkat seluler, dia mengakses CMMS dan, jika bagus, melalui antarmuka yang intuitif dan ramah pengguna, dia menambahkan perintah kerja:

• Peta lantai interaktif
• Daftar suku cadang yang diperlukan, termasuk tingkat inventaris saat ini
• Daftar periksa yang dapat disesuaikan untuk memastikan praktik terbaik saat ini

Masih banyak lagi yang bisa dia tambahkan, tetapi untuk faucet yang rusak, dia mungkin akan membuatnya tetap sederhana. Selanjutnya, dia memprioritaskan dan kemudian menugaskan perbaikan. Semuanya tergantung pada tingkat kekritisan relatif aset. Apakah keran di ruang seni penting untuk menjaga pintu sekolah tetap terbuka? Mungkin tidak. Tetapi dia harus mempertimbangkan keselamatan siswa dan staf ketika melihat perintah kerja apa pun. Aspek itu akan menyebabkan tangan bernoda cat air, yang bukan masalah besar. Tapi ayunan yang rusak di taman bermain dengan rantai logam yang longgar merupakan bahaya langsung bagi anak-anak yang ingin tahu.

Pada akhirnya, faucet yang rusak kemungkinan diberi prioritas rendah. Itu memutuskan, supervisor sekarang memberikan perintah kerja. Karena dia mengirimkan tugas ke setiap anggota departemennya menggunakan perintah kerja yang dapat dilacak melalui CMMS, dia tahu di mana semua orang berada dan apa yang mereka lakukan. Melihat perintah kerja saat ini, dia menempatkan perbaikan faucet ke sore teknisi. Di penghujung hari, dia akan kembali dan memeriksa untuk melihat apakah perintah kerja telah ditutup, bagian mana yang digunakan, dan apakah teknisi mengirim kembali catatan apa pun.

Perintah kerja untuk pihak ketiga

Merekomendasikan perbaikan atau prosedur yang berada di luar lingkup tanggung jawab, keterampilan, atau pengalaman, menguraikan pekerjaan yang dibutuhkan dan spesifikasi yang diperlukan dari kontraktor luar.

Yang ini jarang terjadi di sekolah, tetapi perintah kerja dapat dibuat untuk vendor pihak ketiga. Memasang panel pemutus baru, misalnya, memerlukan teknisi listrik berlisensi. Mungkin tidak ada orang di departemen yang dapat melakukan pekerjaan dengan aman atau legal.

Meskipun pekerjaan dilakukan oleh seseorang di luar departemen, perintah kerja akan membantu semuanya berjalan lebih lancar. Itu dapat memiliki informasi tentang pekerjaan yang diperlukan serta informasi kontak supervisor. Memiliki semuanya adalah perintah kerja sangat berguna ketika harus membayar vendor atau melacak perjanjian atau jaminan apa pun.

Pelacakan inventaris dengan perintah kerja

Mempertahankan persediaan suku cadang dan persediaan yang memadai yang biasanya digunakan dalam perbaikan dan meminta persediaan yang dibutuhkan melalui prosedur yang ditetapkan di distrik.

CMMS yang baik membuat pelacakan inventaris menjadi mudah. Setelah Anda memiliki penghitungan awal yang akurat, pelacakan Inventaris ditangani oleh perangkat lunak perintah kerja. Bagian-bagian yang diperlukan untuk perbaikan dapat dimasukkan dalam perintah kerja saat dibuat. Saat ditutup, tingkat inventaris disesuaikan secara otomatis.

Postingan pekerjaan menyebutkan “prosedur yang ditetapkan di distrik.” Sulit untuk mengetahui apa itu, tetapi ada baiknya melihat bagaimana CMMS yang baik merampingkan kontrol inventaris. Dalam perangkat lunak, suku cadang dan inventaris dapat diatur dengan ambang pemesanan ulang. Setelah angka turun di bawah level yang dapat disesuaikan ini, CMMS dapat mengirimkan pesanan sendiri, bahkan dengan mempertimbangkan waktu tunggu saat ini. Atau, dapat memberi tahu departemen pemeliharaan melalui email bahwa levelnya rendah. Pilihan Anda.

Pemeliharaan preventif dan pelacakan perintah kerja

Pastikan bahwa semua peraturan dan hukum kebakaran, keselamatan, kesehatan, dan lingkungan yang berlaku dipatuhi dan dilampaui.

Simpan log semua fungsi pemeliharaan dan perbaikan yang dilakukan.

Kepatuhan memiliki dua bagian:patuh dan membuktikan bahwa Anda patuh. Untuk bagian pertama, departemen menggunakan PM, yang merupakan jenis perintah kerja khusus yang dijadwalkan sebelumnya untuk memastikan perbaikan atau penggantian besar tidak diperlukan di masa mendatang. Mereka mencakup inspeksi dan pemeliharaan kecil. Untuk sekolah, PM termasuk memeriksa detektor asap, memastikan alat pemadam kebakaran diisi, dan stasiun pencuci mata tersedia di laboratorium sains. Setelah PM ditambahkan ke CMMS, mereka menjadi perintah kerja berulang. Mereka memastikan tidak ada yang terlupakan.

Pelacakan perintah kerja membuat bagian kedua, yang membuktikan bahwa Anda patuh, menjadi mudah. CMMS yang baik memungkinkan Anda meninjau data historis, menghitung kombinasi indikator produktif utama (KPI) yang hampir tak ada habisnya, dan menghasilkan laporan tanpa kesulitan, yang kemudian dapat diteruskan ke departemen pemerintah terkait.

Manajemen pemeliharaan terorganisir

Tampilkan sikap kooperatif dan menyenangkan setiap saat, terutama saat di hadapan staf, siswa, dan pengunjung komunitas.

Oke, Perintah kerja tidak dapat menjamin setiap anggota departemen Anda akan menyenangkan. Tetapi perintah kerja membuat manajemen pemeliharaan lebih terorganisir dan karenanya tidak menimbulkan stres. Perencanaan lebih mudah sehingga ada lebih sedikit kejutan yang tidak menyenangkan. Perintah kerja tidak akan mengubah watak Anda. Tetapi menggunakan sistem tiket perintah kerja dan pelacakan perintah kerja membuat kemungkinan kecil sesuatu di tempat kerja akan merusak hari Anda.