Jebakan Manajemen Work Order Kertas dan Spreadsheet: Panduan Solusi Modern

Dengan kertas, membuat work order baru memakan banyak waktu dan usaha, memaksa Anda untuk menyertakan minimum saja. Dengan spreadsheet, Anda dapat dengan cepat membuat dan membagikan data, tetapi setelah mulai menyebar, Anda tidak memiliki kendali atasnya. 

Kertas membunuh data pemeliharaan Anda, dan spreadsheet mengubahnya menjadi zombie. Pada setiap kasus, Anda terjebak dalam kegelapan. 

Jika Anda saat ini kesulitan di bawah manajemen pemeliharaan berbasis kertas atau spreadsheet, Anda tahu semua tentang masalahnya. Anda sudah hidup di dalam film seram itu. 

Tetapi layak untuk melihat monster lama ini sekali lagi untuk memahami mengapa mereka menyebabkan begitu banyak sakit kepala. Karena setelah kita tahu mengapa mereka tidak bekerja, kita dapat lebih mudah memilih solusi software CMMS modern yang berhasil. 

Work order kertas membunuh data pemeliharaan Anda 

Tidak mengherankan bahwa begitu banyak organisasi dan industri mencoba menjadi tanpa kertas. Semua dari bank lokal Anda hingga maskapai internasional telah beralih sejak lama karena semua masalah mencoba menjalankan operasi modern yang intensif data sambil bergantung pada kertas. 

Banyak masalah kembali pada seberapa sulit untuk menghasilkan data dan seberapa sulit untuk tidak menghilanginya.  Hasilnya? Ketidakefisienan yang membuang waktu dan uang Anda.

Buatan tangan bagus untuk makanan, dan langsung adalah pengalaman terbaik 

Tetapi apa pun yang “manual” justru mengerikan ketika berkaitan dengan data, termasuk work order, tempat Anda perlu dapat diandalkan untuk: 

• Generate 
• Prioritize 
• Assign 
• Capture 
• Leverage

Melihat daftar itu, itu pada dasarnya segala sesuatu yang pernah Anda butuhkan untuk melakukan dengan data Anda. 

Menyalin semuanya secara manual berarti Anda hanya dapat menyertakan jumlah informasi minimum 

Mari kita bandingkan apa yang ingin Anda sertakan dalam work order dengan apa yang biasanya dapat Anda. Untuk membantu teknisi tiba di tempat siap, bekerja efisien, dan selesai lebih awal, Anda ingin mereka memiliki: 

• Riwayat perbaikan dan pemeliharaan aset yang komprehensif 
• Instruksi langkah demi langkah 
• Checklist yang dapat disesuaikan 
• Bagian dan material terkait 
• Gambar terkait, skema, manual O&M, dan garansi 
• Peta situs dan rencana lantai interaktif 

Seberapa banyak yang dapat Anda masukkan dengan wajar dengan work order kertas? Bahkan jika Anda bersedia dan mampu membuang setiap pagi di depan fotokopi kantor, itu selalu akan memakan waktu terlalu banyak dan terlalu banyak sumber daya untuk menghasilkan work order kertas dengan sebagian kecil dari informasi itu. 

Dan bahkan jika Anda memiliki waktu dan menjalani pabrik kertas sehingga kertas pada dasarnya gratis, teknisi akan membutuhkan sekop bara hanya untuk membawa satu hari work order. 

Pada akhirnya, work order kertas selalu hanya memiliki informasi minimum, sehingga menjadi tanggung jawab teknisi untuk mengetahui banyak hal sendiri, memecahkan masalah saat seharusnya bekerja, membuang waktu semua orang dengan menciptakan roda yang sama berulang kali.

Dan saat teknisi membuang waktu mereka, Anda membuang uang Anda.  

Sedikit data itu juga kemungkinan penuh dengan kesalahan kecil 

Ini adalah jenis kesalahan terburuk, karena tidak ada yang lebih buruk daripada gagal “diam-diam.” Jika Anda dapat melihat kesalahan segera, Anda dapat memperbaikinya. Tetapi saat bisa lewat Anda dengan mudah karena kecil, ada lebih banyak kemungkinan bencana besar nanti. 

Ini adalah contoh cepat. Ada dua freezer yang identik di belakang, dan salah satunya memerlukan inspeksen diikuti oleh beberapa tugas preventive maintenance cepat. Saat Anda menyalin informasi ke dalam work order kertas, Anda secara tidak sengaja menulis nomor yang salah, sehingga teknisi bekerja pada freezer yang salah. Yang sebenarnya perlu diperbaiki diabaikan — sampai akhirnya rusak karena kurang perhatian. 

Dan kesalahan kecil ini membuat laporan pemeliharaan Anda tidak hanya frustrasi dan memakan waktu tetapi juga tidak akurat 

Kita menghabiskan banyak waktu membicarakan bagaimana kertas membuatnya sulit untuk bekerja dengan data, tetapi layak untuk sedikit kembali dan bertanya, “Mengapa kita bahkan membutuhkan data ini pada awalnya? Mengapa penting bagi kita untuk memiliki data yang baik?” 

Pertanyaan bagus. Dan jawabannya adalah karena pengetahuan adalah kekuatan. Dan mengetahui adalah setengah pertempuran. Dan sekelompok pepatah populer dan kutipan terkenal yang menyoroti pentingnya pengetahuan. 

Saat Anda memiliki angka yang tepat, Anda dapat membuat keputusan yang tepat. 

Tetapi saat Anda dipaksa bergantung pada kertas, angka Anda kemungkinan sedikit salah. Pertama, mudah untuk kehilangan lembar kertas, dan itu berarti banyak data Anda hilang. Jika Anda ingin tahu berapa banyak yang Anda habiskan untuk pemeliharaan bulan lalu, langkah pertama adalah melacak semua lembar kertas kecil itu. Berapa banyak yang dapat Anda dapatkan secara andal? Dan kemudian ada kesalahan kecil pada kertas kerja yang dapat Anda kumpulkan, yang menumpuk saat Anda mencoba menulis laporan. 

Kembali ke contoh freezer yang salah identitas. Ada kesalahan kecil namun krusial dalam work order asli, yang menyebabkan tim bekerja pada aset yang salah. Dari sana, kesalahan menjadi lebih buruk saat Anda menambahkan angka yang salah ke dalam laporan pemeliharaan bulanan. Sekarang, alih-alih tahu ke mana uang Anda pergi dalam anggaran, Anda pikir pergi ke tempat lain. 

Dan saat Anda mencoba menggunakan laporan Anda untuk mengarahkan jadwal preventive maintenance Anda dengan lebih baik, Anda menyebarkan kesalahan itu, mendorongnya ke tempat depan tempat dapat menyebabkan lebih banyak masalah bagi Anda dan tim pemeliharaan. 

Bahkan sekilas melihat work order kertas, dan kita dapat melihat mengapa hampir semua orang bersemangat untuk melompat ke work order spreadsheet. Tetapi itu hanya memperkenalkan masalah baru. 

Work order spreadsheet mengubah data pemeliharaan Anda menjadi zombie 

Di sini, Anda hadapi masalah yang berlawanan dengan yang Anda miliki dengan kertas. Sekarang, alih-alih data yang langka dan mudah hilang, Anda memiliki banyak data, tetapi Anda tidak pernah benar-benar dapat mempercayainya. 

Untuk memahami lebih baik masalah utama dengan spreadsheet, kita harus memulai dengan tinjauan cepat tentang perbedaan antara salinan dan versi file. 

Pikirkan tentang alur kerja work order standar berdasarkan spreadsheet. Anda menerima permintaan pemeliharaan dan memutuskan untuk membuat work order. Berita baik adalah Anda duduk di meja, jadi Anda dapat dengan cepat menyalakan komputer desktop dan mengakses program spreadsheet Anda. Dari sana, Anda dapat mengetik beberapa informasi, menyalin dan menempelkan beberapa informasi terkait dari template atau work order lama. 

Apa yang Anda miliki adalah file asli work order di desktop Anda. 

Selanjutnya, Anda membuka akun email Anda, melampirkan file ke email, dan mengirimkannya ke teknisi pemeliharaan. Tetapi mereka tidak pernah menerima file itu. Sebaliknya, mereka menerima salinannya. Jadi sekarang ada asli di desktop Anda dan salinan di perangkat seluler teknisi. 

Segera setelah teknisi itu melakukan pekerjaan apa pun, menambah atau mengubah sesuatu pada salinannya, file itu berubah dari salinan menjadi versi. Ini mirip dengan asli, tetapi cukup berbeda untuk membuat salinan Anda usang. Ingat, tidak ada yang menghubungkan dua file tersebut. Setiap kali Anda mengubah satu, yang lain semakin usang. Anda telah menggandakan jumlah data yang Anda miliki, tetapi hanya setengahnya yang saat ini. Dan jika tim membagikan file-file ini beberapa kali sebagai lampiran email, jumlah data yang usang meningkat secara eksponensial. 

Itu pada dasarnya data zombie. 

 

Software CMMS adalah solusi aman untuk manajemen work order pemeliharaan (jadwal preventive maintenance, juga) 

Untuk perbandingan apel dengan apel, mari kita lihat sekali lagi daftar hal yang perlu Anda lakukan dengan data Anda: 

• Generate 
• Prioritize 
• Assign 
• Capture 
• Leverage 

Melalui daftar tersebut, melihat beberapa item tersebut lebih dekat, kita dapat melihat seberapa lebih baik solusi CMMS modern dapat membuat hidup bagi semua orang.

Database pusat menjaga semua hal mudah, aman, terlindungi, up to date, dan dapat diakses 

Di jantung CMMS yang baik adalah database di mana semua data Anda dengan aman tinggal. Ini adalah kunci untuk keluar dari semua masalah mencoba menggunakan kertas atau spreadsheet untuk menjalankan pemeliharaan. Alih-alih memiliki data Anda yang berbahaya menyebar di jutaan lembar kertas kecil di mana mudah hilang atau berkembang secara acak di sel spreadsheet yang tak berujung, Anda memiliki semuanya di satu tempat, tempat CMMS menjaganya semua secara otomatis up to date secara real time.    

Buat work order dengan template 

Dengan database pusat, mudah untuk membuat work order yang dipenuhi data karena semuanya sudah ada di sana untuk Anda tambahkan ke work order. CMMS yang baik bahkan dilengkapi dengan template, yang berarti Anda sekarang dapat menambahkan instruksi langkah demi langkah yang komprehensif dan checklist yang dapat disesuaikan hanya dengan beberapa klik. Perlu membuat banyak work order preventive maintenance? CMMS memudahkan Anda dengan secara otomatis membuatnya sesuai jadwal PM kustom Anda. 

Prioritaskan dan tetapkan work order dengan dasbor 

Berbeda dengan kertas dan spreadsheet, CMMS yang baik membuatnya mudah untuk melihat semua work order sekaligus, memberikan Anda gambaran besar yang mudah dipahami tentang operasi Anda. Dengan dasbor yang bersih dan sederhana, semuanya ada tepat di depan Anda, sehingga mudah untuk dipahami dan diorganisir. 

Dengan kertas, Anda akan membutuhkan begitu banyak catatan pelipat sehingga pada dasarnya Anda menempelkan kertas di kantor Anda. Dan dengan spreadsheet, Anda akan perlu merakit lima layar ke desktop Anda. 

Dan kemudian, saat Anda mengaturnya, software manajemen work order modern membuatnya mudah untuk menugaskan pekerjaan. Memberi tahu mereka menggunakan email atau notifikasi smartphone, dan begitu mereka mengakses software, mereka dapat melihat tepat apa yang telah Anda tugaskan kepada mereka, ditambah semua informasi ekstra yang Anda masukkan ke dalam work order untuk membantu mereka menyelesaikan secara efisien. 

Tangkap dan manfaatkan data work order dengan laporan 

Teknisi pemeliharaan mulai dengan mengonsumsi data dari CMMS, tetapi mereka dengan cepat juga menambahkannya. Setiap kali mereka menutup work order, mengunggah gambar, atau menambahkan komentar tugas atau work order, mereka menambahkan data. 

Itu persis apa yang Anda inginkan. Dengan bantuan database pusat, data baru ini menjaga semuanya up to date. Sekarang, alih-alih menugaskan work order dan tidak pernah tahu apa yang terjadi padanya, Anda berada di dalam lingkaran data, dapat melacak semuanya dari mana saja. 

Selama Anda masuk ke CMMS, Anda terhubung dengan segalanya.   

Dan tidak hanya Anda dapat melihat data itu saat ini, tetapi Anda juga dapat menggunakannya nanti, juga. Karena Anda tahu itu akurat, dikumpulkan secara real time oleh CMMS (bukan dicoret pada kertas atau disalin sejuta kali di seluruh spreadsheet yang tidak terhubung), Anda dapat yakin menggunakannya untuk membuat laporan untuk melacak segalanya dari sumber daya tenaga kerja hingga inventaris Anda. 

Aset mana yang membiayai Anda paling banyak untuk dipertahankan bulan lalu? 

Seberapa cepat Anda dapat menjawab pertanyaan ini saat ini tentang operasi pemeliharaan Anda? Jika Anda mencoba bergantung pada kertas atau spreadsheet, menemukan jawaban yang benar melibatkan banyak membalik-balik kertas kerja atau klik balik-balik antara file. 

Dengan CMMS yang tepat, semua pengolahan angka itu dilakukan untuk Anda. Anda bahkan dapat dengan cepat membuat grafik dan diagram yang mudah dibaca dan mudah dipahami menggunakan modul pelaporan CMMS. Akhirnya, gambaran besar pemeliharaan ada tepat di depan Anda, tidak tersembunyi di dalam tumpukan kertas atau di lampiran file email.     

Langkah selanjutnya 

Lelah mencoba tanpa henti untuk tetap di atas bencana yang menimbulkan work order kertas dan spreadsheet? Mungkin tidak begitu dramatis, dan Anda hanya lelah dengan sakit kepala rendah yang konstan dari manajemen work order klasik. 

Sekarang saatnya untuk meningkatkan alur kerja Anda dan menurunkan gangguan Anda. 

Mulai dengan menghubungi penyedia CMMS untuk mempelajari lebih lanjut opsi Anda.