Buka Potensi Penuh Perangkat Lunak CMMS untuk Manajemen Aset yang Mulus

Kami menghabiskan begitu banyak waktu di Hippo menulis tentang manfaat solusi CMMS kami sehingga kami telah mengembangkan sekumpulan ungkapan favorit kami sendiri. Karena mereka pendek dan simpel, mereka memiliki daya pukul sambil menghemat waktu dan ruang. 

Namun nilainya untuk melihatnya secara lebih detail untuk lebih memahami tepatnya manfaat CMMS apa. 

Akses di mana saja dari cloud

Salah satu ini selalu muncul setiap kali kami berbicara tentang manfaat CMMS modern yang didukung oleh komputasi cloud. Dalam banyak kasus, kami membandingkannya dengan metode tradisional berbasis kertas dan spreadsheet, yang lambat dan rentan terhadap frustrasi uniknya.

Dengan kertas, hanya ada satu salinan work order, dan itu berarti data Anda seringkali tidak lengkap dan selalu rapuh. Tidak lengkap karena Anda hanya bisa menulis begitu banyak pada satu lembar kertas. Teknisi mendapatkan deskripsi dasar tentang aset mana yang akan dikerjakan dan jenis pekerjaan yang perlu dilakukan. Dengan banyak membaca di antara baris, ada banyak tebakan. Dan data rapuh karena mudah sekali kehilangan lembar kertas.

Dengan spreadsheet, Anda memiliki masalah yang berlawanan. Sebaliknya hanya satu salinan, Anda memiliki banyak. Satu di desktop Anda, plus satu yang Anda kirimkan email kepada diri sendiri sebagai cadangan, dan kemudian ada satu yang Anda kirimkan ke teknisi. Masalahnya dimulai segera setelah Anda membuat perubahan pada salah satu salinan ini karena sekarang Anda tidak memiliki salinan, Anda memiliki versi. Perubahan yang Anda buat dalam satu file tidak diteruskan ke file lain, dan secepatnya menjadi mustahil untuk mengetahui versi mana yang paling baru, mana yang memiliki data yang benar. Ketika Anda mencoba memperbarui work order dengan informasi baru, teknisi tidak tahu apa-apa. Mereka masih bekerja dengan data lama. Dan ketika mereka memperbarui versinya, menambahkan catatan atau menyelesaikan, Anda tidak tahu sampai mereka memberitahu Anda. Ingat, Anda hanya dapat melihat versi file Anda.

Perangkat lunak CMMS modern mengambil semua data Anda dan meletakkannya di satu tempat. Faktanya, kami melakukan semua pekerjaan IT yang berat untuk Anda. Kami mengurus pencadangan data dan pembaruan keamanan perangkat lunak. Perubahan ditangani secara real-time; ketika Anda menetapkan work order atau seorang teknisi menyelesaikan satu, semua orang dapat melihatnya. Dan kami membuat data tersedia dari komputer atau perangkat seluler mana pun yang terhubung ke Internet. Pada akhirnya, “dari mana saja, kapan saja” berarti tidak peduli di mana mereka berada, seluruh tim Anda bekerja dengan data yang sama. Manfaatnya adalah Anda selalu bekerja dengan data yang akurat dan dapat diandalkan. Dengan mudah, Anda membuat semua orang yang perlu berada di lingkungan itu tetap terinformasi.

Alur kerja work order yang terstruktur

Dalam beberapa hal, ini sedikit lanjutan dari manfaat memiliki semua data Anda di satu database terpusat yang diperbarui secara real-time. Sebaliknya harus kembali ke kantor setiap kali mereka menyelesaikan work order dan membutuhkan yang baru, teknisi dapat mengakses tugas saat bergerak. Perangkat lunak work order modern mengurangi waktu henti teknisi di antara tugas, meningkatkan produktivitas.

Namun itu melakukan lebih dari sekadar memberitahu teknisi di mana pergi dan apa yang harus dilakukan. Perangkat lunak work order memberikan semuanya yang mereka butuhkan untuk bekerja secara efisien dan menyelesaikan dengan cepat, termasuk:

• Riwayat perbaikan dan pemeliharaan aset yang lengkap
• Instruksi langkah demi langkah
• Daftar periksa yang dapat disesuaikan
• Daftar bagian dan bahan terkait
• Skematis digital, gambar, manual O&M
• Peta situs dan lantai interaktif

Berkaitan dengan ide bekerja lebih cepat, memiliki daftar bagian dan bahan terkait yang built-in ke dalam work order menyelamatkan teknisi dari keterlambatan tidak terduga ketika mereka harus berlari-lari untuk mencari inventaris. Mereka tiba di lokasi dengan segala sesuatu yang mereka butuhkan. Namun itu juga membantu departemen mengontrol tingkat inventaris secara keseluruhan, memastikan Anda memiliki bagian yang tepat pada waktu yang tepat, dan dengan harga yang tepat. Ketika seorang teknisi menyelesaikan work order, bagian dan bahan secara otomatis dihapus dari hitungan inventaris Anda. Dan ketika Anda mencapai level minimum yang dapat disesuaikan, perangkat lunak mengirim peringatan, memperingatkan Anda untuk melakukan pemesanan. Tidak perlu lagi duduk-duduk, menunggu bagian tiba.

Orang cenderung memikirkan perangkat lunak work order sebagai jalan satu arah, dengan informasi yang bergerak dari pemimpin pemeliharaan ke teknisi departemen. Namun CMMS yang baik mendukung komunikasi dua arah yang jelas, dan itu membantu departemen menghasilkan lebih banyak, dan menyelesaikannya lebih cepat. Ketika seorang teknisi memiliki pertanyaan tentang tugas, mereka dapat dengan cepat melampirkan komentar, meminta bantuan atau penjelasan lebih lanjut. Ketika mereka akan menyelesaikan work order, mereka dapat mengunggah gambar digital dari pekerjaan mereka, meminta inspeksi visual virtual.

Mengungguli kurva pemeliharaan dengan pemeliharaan mencegah

Ini semua tentang bagaimana solusi pemeliharaan kami membuatnya jauh lebih mudah untuk menyiapkan, menjadwalkan, dan melacak program pemeliharaan mencegah. Pada akhirnya, Anda keluar dari tumpukan work order on-demand dan tetap beberapa langkah di depan. Sebaliknya reaktif, sekarang Anda proaktif, menemukan dan mengatasi masalah kecil sebelum mereka kesempatan tumbuh menjadi masalah besar. Tidak hanya Anda menyelamatkan diri dari banyak frustrasi tetapi Anda juga menyelamatkan organisasi dari banyak uang. Contoh cepat: mengganti gigi atau widget murah sebelum pecah berarti perusahaan tidak membayar operator untuk berdiri di samping peralatan yang tidak aktif dan departemen Anda tidak membayar harga pengiriman darurat untuk bagian di atas tarif lembur untuk teknisi.

Ini cara perangkat lunak pemeliharaan mencegah membuatnya terjadi. Pertama, itu memiliki semua catatan perbaikan dan pemeliharaan peralatan dan aset Anda dan dapat menghasilkan laporan secara otomatis yang memberi tahu Anda aset mana yang menghabiskan anggaran departemen paling banyak. Menggabungkannya dengan rekomendasi produsen, Anda dapat menyiapkan PM Anda, yaitu tugas pemeliharaan mencegah yang diperlukan dan frekuensinya. Langkah berikutnya: jadwalkan pemeliharaan mencegah di dalam perangkat lunak, yang mudah berkat kalender dalam aplikasi. Masukkan tugas sekali dan biarkan perangkat lunak secara otomatis menghasilkan dan menetapkan PM berdasarkan meter dan waktu. Ketika Anda perlu memindahkan hal-hal, seret dan lepaskan PM Anda untuk menyesuaikan program.

Dalam beberapa kasus, Anda melakukan penyesuaian kecil pada PM Anda untuk lebih baik mengakomodasi liburan atau ketersediaan bagian dan sumber daya. Dalam kasus lain, Anda dapat menggunakan perangkat lunak pemeliharaan mencegah untuk dengan cepat menambahkan, menghapus, atau menyesuaikan bagian besar dari program. Misalnya, dengan COVID-19, banyak organisasi menambahkan jadwal sanitasi per jam atau, dalam kasus tempat fasilitas ditutup, menunda seluruh program PM mereka.

Pengambilan keputusan berbasis data dengan laporan otomatis

Manajemen aset berarti mendapatkan nilai paling banyak dari peralatan dan aset dengan biaya paling sedikit, dan pada akhirnya, ini adalah permainan seimbang. Anda mungkin dapat menghilangkan work order on-demand sepenuhnya, tetapi tidak ada gunanya jika satu-satunya cara Anda melakukannya adalah dengan PM yang berulang setiap dua hari. Di ujung spektrum yang lain, Anda mungkin menghemat uang pada jangka pendek dengan memotong pemeliharaan terjadwal, tetapi Anda membayarnya dengan waktu henti tidak terjadwal dan perbaikan mahal pada jangka panjang.

Cara terbaik untuk mengetahui apa yang harus dilakukan dan seberapa sering melakukannya adalah dengan pelaporan otomatis yang kuat. Sebelum Anda dapat mengambil tindakan korektif yang tepat, Anda perlu mengetahui aset mana yang paling mahal untuk dioperasikan dan jenis perbaikan yang Anda lakukan padanya. Dalam beberapa kasus, Anda dapat menyesuaikan program pemeliharaan mencegah Anda. Dalam kasus lain, Anda dapat mempertimbangkan untuk mengganti vendor. Misalnya, jika Anda secara teratur menambahkan pelumas ke pompa Anda tetapi masih mengalami kegagalan, saatnya untuk mengganti pemasok. Dan laporan bukan hanya untuk bagian dan peralatan. Itu juga untuk orang. Dengan melacak KPI terkait produktivitas, Anda dapat mengelola sumber daya tenaga kerja Anda dengan lebih baik.

Lacak dengan kontrol inventaris

Salah satu manfaat besar pemeliharaan mencegah adalah karena Anda tahu kapan tim melakukan tugas spesifik, Anda dapat dengan mudah memastikan mereka memiliki bagian yang tepat tepat saat mereka membutuhkannya. Dan dengan kemewahan untuk memesan lebih awal, Anda menghindari menghabiskan lebih banyak untuk pengiriman darurat.

Namun itu lebih dari sekadar itu. Perangkat lunak kontrol inventaris Hippo dimulai ketika Anda memasukkan data kritis untuk semua item inventaris Anda: pasokan saat ini dan level par yang dapat disesuaikan Anda. Ketika siapa pun menghasilkan work order baru, on-demand atau pemeliharaan mencegah, mereka dapat mengaitkan bagian dan bahan yang diperlukan dengan work order. Nanti, ketika seorang teknisi menyelesaikan work order itu, bagian dan bahan secara otomatis dihapus dari hitungan inventaris Anda.

Dan ketika tingkat Anda jatuh di bawah level minimum yang dapat disesuaikan, CMMS mengirimkan peringatan kepada Anda, sehingga Anda tahu untuk menyiapkan pesanan pembelian berikutnya. Namun itu juga mudah karena Anda memiliki semua informasi kontak vendor Anda di dalam CMMS, dan perangkat lunak membantu Anda lebih dengan sebagian mengotomatisasi proses pembelian. Nanti, ketika inventaris tiba, ada proses sederhana untuk memperbarui angka di CMMS, termasuk cara yang intuitif untuk menghitung pengiriman parsial dan lengkap.

Template work order

Ketika Anda pertama kali mendapatkan aset baru, masuk akal untuk mengikuti semua rekomendasi dari produsen. Mereka adalah mereka yang merancang peralatan, jadi mereka tahu terbaik. Juga, kemungkinan ada ketentuan dalam garansi yang mewajibkan Anda untuk melakukan (atau tidak melakukan) inspeksi dan tugas tertentu.

Namun seiring waktu, para ahli sebenarnya untuk aset tersebut adalah teknisi di tim Anda yang telah bekerja padanya paling banyak, mempelajari semua rahasianya. Pada titik itu, kemungkinan lebih masuk akal untuk mulai melakukan apa yang Anda ketahui berhasil, terlepas dari apa yang ada dalam manual.

Pikirkan dengan cara ini: ketika Anda pertama kali menikah, mungkin masuk akal untuk meminta orang tua pasangan Anda untuk tips tentang hadiah ulang tahun yang bagus. Namun setelah Anda sepuluh tahun dalam pernikahan, orang tua yang sama sekarang meminta saran dari Anda. Anda tahu pasangan Anda lebih baik dari orang tua mereka sendiri.

Dengan aset dan peralatan, namun, Anda dapat mengalami masalah ketika semua pengetahuan dalam tersebut hanya ada di kepala satu atau dua teknisi senior. Ini disebut “key person risk,” dan berarti departemen Anda berisiko kehilangan semua pengetahuan itu jika hanya beberapa orang kunci keluar, baik melalui pemindahan atau pensiun. Ketika mereka keluar pintu, semua pengetahuan itu juga keluar.

Cara untuk menghapus risiko adalah dengan melindungi pengetahuan pemeliharaan di dalam CMMS, dalam template yang dilengkapi dengan daftar periksa dan instruksi. Setiap kali Anda menghasilkan work order baru, Anda dapat menambahkan template dengan beberapa klik, segera memberikan teknisi apa yang mereka butuhkan untuk memecahkan masalah menggunakan SOP dan praktik terbaik favorit departemen.

Dan ketika teknisi kunci itu meninggalkan departemen, Anda masih memiliki semua wawasan mereka, dan itu aman dan dapat diakses oleh seluruh tim.

Tunjukkan kepatuhan dengan aktivitas log

Itu dapat bervariasi antara industri, tetapi secara umum, semua orang harus menemukan cara untuk tetap patuh dengan regulasi pemerintah dan standar industri.

Hippo membantu dengan membuatnya mudah untuk menyiapkan dan menjadwalkan inspeksi dan tugas pemeliharaan mencegah, mengelola work order on-demand, dan memastikan teknisi melakukan pekerjaan dengan benar dengan template work order yang dilengkapi dengan daftar periksa dan instruksi.

Namun itu hanya mencakup bagian pertama dari kepatuhan, yaitu menjadi patuh. Ada bagian kedua, namun, dan itu bisa sama menantangnya: membuktikan bahwa Anda patuh.

Berita buruk tentang kepatuhan adalah itu seperti kuis matematika dari SMA. Tidak cukup memiliki jawaban yang benar; Anda juga perlu “menunjukkan pekerjaan Anda.”

Berita baik adalah Hippo membuatnya mudah. Ingat, dengan CMMS modern, semua data Anda ada di satu tempat, di mana itu aman, terlindungi, dan dapat dicari. Itu berarti ketika Anda harus membuktikan Anda melakukan pekerjaan yang benar pada jadwal yang benar, semua yang perlu Anda lakukan adalah menggunakan perangkat lunak untuk menghasilkan beberapa laporan secara otomatis untuk Anda.

Anda juga dapat mendalami work order individu untuk memeriksa Aktivitas Log, yang memberi tahu Anda untuk work order itu tepat siapa yang melakukan apa dan kapan mereka melakukannya.

Inspektur OSHA ingin tahu kapan terakhir kali seseorang memeriksa rel pengaman pada press? Anda dapat mencarinya segera. Inspektur yang berbeda ingin tahu berapa lama waktu yang dibutuhkan tim Anda untuk menyelesaikan work order yang terkait keselamatan tertentu? Itu ada di dalam log.

Tingkatkan transparansi dan atur akuntabilitas dengan pelacakan yang lebih baik

Ketika Anda dapat melacak dan mempercayai data Anda, Anda akhirnya dapat melihat apa yang terjadi di departemen Anda. Akhirnya, Anda tahu apa yang berfungsi dan apa yang tidak, memberikan Anda wawasan tentang cara terbaik untuk memperbaiki masalah dengan aset, peralatan, inventaris, dan bahkan orang.

Setelah Anda mengetahui aset mana yang paling mahal untuk dirawat agar tetap beroperasi, Anda dapat mulai memeriksa mengapa. Apakah saatnya untuk pensiun aset? Apakah Anda harus mencari pemasok baru untuk bagian dan bahan? Atau, apakah Anda perlu meninjau dan memperbarui SOP Anda untuk work order on-demand dan PM?

Dan apa yang Anda pelajari tentang aset Anda, Anda juga dapat pelajari tentang teknisi yang bekerja padanya. Apakah tingkat penyelesaian setara di seluruh teknisi? Apakah ada seseorang di tim yang perbaikan mereka cenderung perlu diperbaiki?

Ada juga sisi lain, di mana wawasan data menunjukkan Anda apa yang berfungsi dengan baik. Faktanya, CMMS adalah cara yang bagus untuk menyorot kontribusi departemen pemeliharaan terhadap garis bawah organisasi seluruhnya.

Manfaat CMMS tidak dijamin

Itu bukan ungkapan yang kita gunakan banyak, tetapi itu benar. Faktanya, tidak jarang proyek CMMS gagal. Itu berarti Anda perlu penyedia CMMS yang berkomitmen pada kesuksesan jangka panjang Anda dan tahu banyak tentang implementasi CMMS yang berhasil. Pertama, Anda ingin memastikan mereka memiliki proses onboarding yang solid dengan instruktur yang khusus dan berbagai sumber daya, termasuk video rekaman dan pelajaran online langsung. Kemudian periksa sistem dukungan berkelanjutan mereka.

Langkah berikutnya

Perangkat lunak CMMS dapat memberikan banyak manfaat. Beberapa dari mereka berlaku untuk semua industri, sementara yang lain lebih spesifik industri. Untuk mendapatkan gambaran yang lebih lengkap tentang jenis manfaat yang dapat Anda harapkan, Anda perlu menghubungi dan mulai berbicara dengan penyedia CMMS. Setelah mereka mengetahui lebih banyak tentang organisasi Anda dan tantangan yang Anda hadapi saat ini, mereka dapat memberi Anda daftar manfaat yang lebih disesuaikan dan menjelaskan bagaimana mereka dapat bekerja dengan Anda untuk memastikan Anda melihatnya.

Hippo memiliki banyak cara untuk membantu Anda, tidak peduli sejauh mana Anda dalam proses. Kami dapat menjawab pertanyaan Anda, membantu Anda memesan demo perangkat lunak langsung, atau bahkan menyiapkan uji coba gratis.

Namun bagaimana jika langkah berikutnya Anda adalah membosankan bos bahwa departemen Anda membutuhkan CMMS? Kirimkan kepada mereka bagian berikutnya, ringkasan padat yang ditulis khusus untuk mereka.

Ringkasan manfaat CMMS

Ada banyak kata kunci di sekitar manfaat perangkat lunak CMMS, tetapi apa yang mereka sebenarnya maksud? Bagaimana CMMS dapat memberikan hasil? Banyak manfaat berasal dari cara sistem diatur, yaitu database terpusat yang dapat diakses melalui desain UX yang bersih dan tidak berantakan. Setelah semua data Anda ada di satu tempat dan dapat diakses dari mana saja, Anda dapat dengan mudah menangkap dan berbagi data, membuat semuanya lebih cepat dan lebih andal. Pekerjaan tidak lagi terlepas dari perhatian, dan tim pemeliharaan tidak hanya dapat menjadwalkan sebelumnya tetapi juga dapat melihat tepat apa yang telah mereka capai dan bagaimana mereka melakukannya, membuatnya lebih mudah untuk memperkuat dan menciptakan kembali keberhasilan. Dan apa yang semuanya ini berarti adalah penghematan biaya tidak hanya untuk departemen pemeliharaan tetapi organisasi seluruhnya. Ketika tim pemeliharaan Anda memiliki CMMS, mereka dapat memberikan waktu operasional lebih dengan uang lebih sedikit. Anda mendapatkan produktivitas lebih dengan biaya lebih rendah di seluruh linie.