Cara Berbelanja Perangkat Lunak Manajemen Aset

Karena daftar manfaatnya yang panjang, membuat keputusan untuk berinvestasi dalam perangkat lunak manajemen aset itu mudah. Tetapi mungkin sulit untuk menemukan solusi perangkat lunak yang paling sesuai untuk Anda. Sama seperti saat Anda berbelanja jenis lain, kuncinya adalah daftar belanja yang baik.

Saat berbelanja perangkat lunak manajemen aset, pastikan daftar Anda mencakup:

• Fitur
• Kemudahan penggunaan
• Dukungan
• Harga

Anda dapat memperluas daftar ini berdasarkan keadaan khusus Anda, tetapi jangan membuatnya lebih pendek. Ini adalah yang benar-benar penting. Mari kita lihat alasannya.

Fitur manajemen aset untuk menyelesaikan masalah Anda

Solusi dengan fitur terbanyak bukanlah pilihan otomatis. Ini bukan kasus "semakin banyak, semakin meriah." Sebaliknya, Anda memerlukan kombinasi fitur yang tepat yang memenuhi kebutuhan spesifik Anda.

Sama halnya ketika Anda membeli mobil. Setiap mobil memiliki radio, tetapi hanya beberapa di antaranya yang dilengkapi dengan stasiun satelit dan subwoofer tambahan. Sebelum Anda menghabiskan uang, tanyakan pada diri Anda seberapa penting bass ekstra itu bagi Anda. Juga, apakah Anda benar-benar membutuhkan power window di kursi belakang ketika semua yang pernah ada di belakang ada bahan makanan?

Melihat contoh khusus dari manajemen aset, dengan beberapa perangkat lunak pelacakan aset, setiap aset dilacak secara individual, yang sempurna di banyak industri. Jika Anda memiliki lima penekan hidrolik, masing-masing perlu dilacak sebagai aset terpisah. Tapi bagaimana dengan sekolah yang memiliki 300 eksemplar buku teks yang sama? Di sini, tidak masuk akal jika setiap buku teks dilacak dengan ID-nya sendiri. Sebagai gantinya, lebih baik memiliki satu jenis aset dengan jumlah yang dapat disesuaikan.

Jadi, bagaimana Anda memutuskan fitur manajemen persetujuan mana yang harus dimiliki, mana yang bagus untuk dimiliki, dan mana yang tidak perlu? Karena Anda mungkin tidak memiliki banyak pengalaman langsung dengan perangkat lunak manajemen aset, mungkin sulit untuk memikirkan fitur. Jadi alih-alih, lakukan dengan apa yang Anda ketahui. Pikirkan masalah saat ini yang ingin Anda selesaikan.

Isi bagian yang kosong.

Saya benci ketika ________________________.

Jika saja ___ tidak _______________, tidak harus ______.

Kami menghabiskan banyak waktu dan energi untuk _______.

Dengan mengetahui masalah yang ingin Anda selesaikan, Anda dapat lebih jelas melihat fitur yang harus Anda fokuskan. Ini berguna ketika berbicara dengan penyedia. Hal pertama yang akan mereka tanyakan adalah masalah apa yang ingin Anda selesaikan. Bekerja sama, Anda dapat menentukan persyaratan fitur Anda.

Perangkat lunak manajemen aset yang mudah digunakan

Bahkan jika perangkat lunak memiliki semua fitur yang Anda butuhkan, itu mungkin masih bukan yang tepat untuk Anda. Jika Anda tidak dapat dengan cepat menemukan dan menggunakan suatu fitur, mungkin fitur tersebut tidak ada sama sekali. Ini sama bergunanya dengan mobil Anda ketika Anda tidak dapat menemukan kuncinya.

Untuk menilai kemudahan penggunaan, periksa apakah semuanya memiliki tampilan dan lokasi yang diharapkan. Itu karena desain yang bagus menghilangkan tebak-tebakan. Ambil remote control TV yang dirancang dengan benar, misalnya. Di mana tombol on/off? Itu ada di atas. Dan apa warna tombolnya? Mungkin merah. Jika tombol volume tidak berdekatan, itu desain yang buruk. Jika mereka diatur secara horizontal, bukan vertikal, itu juga desain yang buruk. Mereka tidak berada di tempat yang Anda harapkan.

Dan desain yang baik lebih dari sekadar menghindari frustrasi kecil. Kemudahan penggunaan memengaruhi proyek Anda dari awal hingga akhir. Semakin sulit perangkat lunak untuk dipelajari, semakin banyak waktu dan uang yang harus Anda investasikan untuk pelatihan. Tidak hanya menghabiskan uang Anda di muka, tetapi juga membakar semangat tim pemeliharaan. Jika mereka frustrasi dengan perangkat lunak tersebut, rendahnya pembelian akan menyebabkan tingkat adopsi yang rendah.

Perangkat lunak manajemen aset yang didukung oleh dukungan yang tepat

Anda tidak hanya berinvestasi dalam perangkat lunak; Anda juga berinvestasi di penyedia. Di masa lalu perangkat lunak lokal, Anda membayar perangkat lunak dan lisensi dan kemudian melakukan semuanya sendiri, termasuk menyiapkan dan memelihara infrastruktur TI. Anda benar-benar hanya perlu melihat perangkat lunak saat membuat keputusan. Tetapi perangkat lunak EAM modern berbasis cloud, dan itu berarti penyedia Anda harus mengurus semua perangkat keras, pembaruan, dan peningkatan untuk Anda. Karena hubungan Anda sedang berlangsung, Anda perlu memastikan penyedia adalah mitra jangka panjang yang baik.

Dukungan mencakup masa pakai langganan Anda. Anda memerlukan penyedia dengan program pelatihan yang baik, yang mencakup pelatihan awal selama on-boarding dan kemudian menawarkan kesempatan untuk penyegaran dan kursus lanjutan di kemudian hari. Periksa untuk memastikan mereka juga memiliki sistem dukungan yang lengkap, termasuk banyak artikel, video, dan proses formal untuk menghubungi Anda saat Anda membutuhkan bantuan.

Perangkat lunak manajemen aset dengan harga yang tepat

Judul di sini agak menyesatkan. Alih-alih berpikir dalam hal harga, Anda harus berpikir dalam hal ROI. Ingat, seluruh alasan Anda mendapatkan perangkat lunak ini adalah untuk menghemat uang. Jika tidak memberikan laba atas investasi Anda, ada sesuatu yang salah.

Ingin tahu tentang angka apa yang perlu Anda perhatikan untuk menghitung kemungkinan ROI? Hippo memiliki Kalkulator ROI yang praktis.

Langkah selanjutnya

Kembali ke atas dan mulai mengisi kekosongan itu. Apa masalah yang ingin Anda selesaikan? Kemudian mulailah menelepon penyedia dan dapatkan bola bergulir. Cari tahu penyedia mana yang memiliki fitur yang Anda butuhkan. Kemudian tonton beberapa demo untuk merasakan cara kerja perangkat lunak. Pahami aset yang Anda coba lacak dan kelola dan apakah perangkat lunak yang berbeda seperti perangkat lunak pemeliharaan armada lebih dapat diterapkan untuk organisasi Anda. Periksa kemudahan penggunaan. Anda menginginkan sesuatu yang rapi dengan segala sesuatu yang Anda harapkan. Tanyakan tentang pelatihan dan dukungan. Anda dapat mempersempitnya menjadi satu pertanyaan yang dapat Anda tanyakan pada diri sendiri:Apakah penyedia ini berinvestasi dalam kesuksesan saya? Terakhir, ketika Anda melihat harga, pikirkan tentang ROI. Anda tidak menghabiskan uang, Anda menyimpannya. Tetapi Anda perlu mengetahui bagaimana dan berapa banyak.