Pastikan pekerjaan pemeliharaan tidak menciptakan kemacetan proses

Dengan adanya kebutuhan yang tidak pernah berakhir bagi produsen untuk berproduksi dengan biaya yang lebih rendah, semua peluang untuk meningkatkan output harus diselidiki dan dimanfaatkan untuk mempertahankan keunggulan kompetitif. Salah satu strategi dalam meningkatkan output adalah dengan meninjau dan mengatasi kondisi atau kejadian yang membatasi output fasilitas produksi, yang sering disebut dengan bottlenecking.

Kemacetan dapat terjadi dalam setiap aspek proses manufaktur, mulai dari pasokan bahan mentah hingga pengiriman produk ke pelanggan, dan penyebabnya akan sangat bervariasi antara industri dan proses. Sebuah aspek manufaktur di mana kemacetan sering ditemukan adalah ketidakmampuan peralatan untuk menghasilkan output yang dibutuhkan secara andal. Penyebab potensial untuk ini mungkin:

• Fisik , seperti peralatan yang sering mogok;

• Manusia , seperti praktik kerja yang buruk; atau

• Tersembunyi , seperti proses perencanaan yang tidak efektif.

Masalah pemeliharaan dan keandalan menyentuh semua penyebab potensial ini. Artikel ini membahas aspek pemeliharaan apa yang memengaruhi hasil pabrik, dan kemudian tindakan apa yang dapat diambil untuk mengurangi efek negatif tersebut.

Organisasi Pemeliharaan Reaktif
Sebuah organisasi pemeliharaan reaktif khas menampilkan karakteristik berikut:

• Organisasi merencanakan dan menjadwalkan pekerjaan pencegahan pada hari tugas tersebut diperlukan.

• Kerusakan adalah hal biasa dan harus dilakukan dengan mengorbankan penyelesaian tugas yang direncanakan.

• Hari libur tidak direncanakan ke dalam jadwal produksi.

• Tugas pemeliharaan terencana yang terdokumentasi sedikit.

• Tidak ada perencana pemeliharaan khusus.

• Materi tidak dikelola secara efektif.

• Tagihan bahan tidak lengkap atau tidak ada.

• Risiko keamanan operasi belum dinilai.

• Tidak ada sistem terstruktur untuk pengembangan rencana pemeliharaan.

• Informasi teknis tidak dikelola dengan baik dan seringkali sulit ditemukan.

• Modifikasi plant dibuat tanpa menerapkan proses manajemen perubahan.

• Analisis kegagalan tidak terjadi.

Peralatan yang dipelihara oleh organisasi dalam "spiral reaktif" ini cenderung menjadi kurang dapat diandalkan dari waktu ke waktu karena tugas pencegahan kritis tidak diselesaikan dan akar penyebab kegagalan sering tidak ditangani. Pada tahap tertentu dalam spiral reaktif ini, keandalan pabrik dapat menjadi hambatan dalam proses produksi.

Inilah cara organisasi reaktif dapat menghasilkan kemacetan.

Perencanaan dan penjadwalan
Terry Wireman adalah penulis sejumlah buku yang berfokus pada pemeliharaan. Terry mengklaim bahwa organisasi pemeliharaan yang sangat reaktif dapat menghabiskan sedikitnya dua jam per hari untuk peralatan, dan pekerjaan yang tidak direncanakan dapat menghabiskan biaya hingga lima kali lipat biaya tugas yang direncanakan. Dengan waktu alat yang sangat rendah, seberapa efektif pemadaman yang direncanakan? Pada kenyataannya, perencanaan dan penjadwalan yang baik akan meningkatkan waktu alat menjadi setidaknya enam jam dalam shift delapan jam. Jadi dalam hal ini, pemadaman delapan jam sebelumnya dapat dikurangi menjadi kurang dari tiga jam. Jika proses Anda dibatasi kapasitas, maka ini akan menghilangkan kemacetan lima jam; namun jika kapasitas tidak menjadi masalah, maka hingga tiga kali lebih banyak pekerjaan dapat diselesaikan dalam kerangka waktu yang sama, secara efektif mengurangi biaya pemeliharaan. Saat Anda menerapkan logika ini pada jadwal kerja 12 bulan dan menyertakan beberapa penghentian kerja multi-minggu yang besar, menjadi jelas bahwa meningkatkan perencanaan dan penjadwalan pekerjaan pemeliharaan sangat bermanfaat.

Tanpa membahas detail yang ekstensif, ada beberapa langkah penting terkait dengan penerapan perencanaan dan penjadwalan yang efektif.

• Anda harus menerima bahwa ada kebutuhan untuk perubahan, dan manajemen harus mendukung perubahan tersebut.

• Perencana pemeliharaan khusus harus diterapkan yang tugasnya hanya merencanakan dan menjadwalkan pekerjaan (bukan menjalankannya).

• Daftar tugas yang mendetail harus dikembangkan untuk semua tugas yang berulang.

• Suku cadang dan tagihan bahan harus dikelola secara efektif.

• Sebuah proses harus ada untuk mengelola pekerjaan melalui sistem.

• Pemadaman yang direncanakan harus dilakukan, dan proses ini harus dikunci dengan produksi.

Bagi mereka yang ingin menempuh jalan ini atau meningkatkan sistem mereka saat ini, ada banyak organisasi konsultasi dan teks luar biasa yang tersedia yang dapat membantu.

Perawatan kerusakan
Kerusakan peralatan dapat menjadi penyebab signifikan kemacetan dalam proses produksi. Pada dasarnya ada dua bentuk kerusakan yang menciptakan kemacetan:

1. Kerusakan frekuensi tinggi dengan durasi pendek

2. Perincian penundaan yang diperpanjang

Efek dari penundaan yang diperpanjang sangat jelas; tidak ada produksi sama dengan tidak ada output. Tetapi seberapa sering penyebab kerusakan dinilai dengan tujuan menghilangkan cacat?

Kerusakan frekuensi tinggi dan berdurasi pendek jauh lebih menyeramkan. Seringkali, jenis kegagalan ini disembunyikan karena staf operasi telah mengembangkan solusi, seperti mengikuti prosedur yang tidak disetujui, memutar daya atau memperlambat proses. Pada waktunya, staf operasi mulai menerima penundaan ini sebagai hal yang normal. Apakah bisnis Anda mengukur seberapa sering peristiwa ini terjadi dan berapa banyak waktu yang hilang untuk setiap peristiwa? Memahami apa kerugian ini adalah satu hal, tetapi yang lain sepenuhnya ketika harus menghilangkan cacat ini. Organisasi yang reaktif jarang menemukan waktu untuk mengatasi akar penyebab masalah apa pun.
Langkah-langkah kunci untuk mengurangi kerusakan dan, karenanya, menghilangkan potensi kemacetan adalah:

• Gunakan CMMS Anda untuk mencatat semua kerusakan, tidak peduli seberapa kecilnya.

• Gunakan grafik Pareto untuk menilai data kegagalan secara teratur guna mengidentifikasi masalah keandalan kronis.

• Tentukan mana dari masalah ini yang menyebabkan kerugian paling signifikan atau menyebabkan kemacetan yang tidak dapat diterima. Masalah ini akan menjadi prioritas tertinggi.

• Tentukan mana dari masalah ini yang sangat mengganggu personel operasi. Mungkin tidak ada keuntungan finansial yang signifikan dalam berfokus pada masalah ini, namun kemungkinan besar memiliki efek positif pada motivasi.

• Gunakan bagan lari untuk menentukan apakah peningkatan telah berhasil.

Pemadaman terencana
Untuk memelihara pabrik dan peralatan ke standar yang dapat diterima, sangat penting bahwa pemadaman terkait pemeliharaan dinilai dan dimasukkan dalam jadwal produksi. Namun, dalam organisasi yang reaktif, biasanya melihat jadwal hari libur diubah atau dibatalkan.

Pekerjaan pemeliharaan tidak direncanakan dan dijadwalkan, hanya untuk menemukan pada hari dimana peralatan tidak dapat dimatikan karena kebutuhan produksi. Ini menunjukkan masalah mendasar dengan sistem perencanaan produksi, karena pemeliharaan kritis yang hilang dapat menyebabkan kerugian kronis, yang pada gilirannya akan mengurangi output. Sering juga ada pengaruh yang signifikan pada organisasi pemeliharaan dalam pekerjaan yang direncanakan dengan baik sekarang harus dipindahkan, dan pekerjaan harus ditemukan untuk pekerja yang dijadwalkan sebelumnya. Jika pemadaman yang direncanakan itu sendiri menyebabkan kemacetan, maka alasan pemadaman dan alokasi waktu perlu ditinjau.

Strategi pemeliharaan
Strategi pemeliharaan berkaitan dengan memutuskan bagaimana memelihara pabrik, menyiapkan organisasi pemeliharaan yang tepat, menetapkan sistem pemeliharaan yang dapat digunakan, dan mengarahkan upaya pemeliharaan. Sebelum Anda dapat merencanakan dan menjadwalkan, Anda harus memiliki strategi pemeliharaan, karena jika Anda belum menentukan apa yang perlu Anda ketahui, bagaimana Anda dapat merencanakan apa yang harus dilakukan?

Strategi pemeliharaan yang dibangun dengan baik akan unik untuk setiap jenis peralatan dan akan mencakup sejumlah aktivitas berbeda yang bila diterapkan akan membantu memastikan bahwa peralatan dapat memenuhi persyaratan produksinya dengan andal. Strategi pemeliharaan umumnya termasuk dalam salah satu dari empat kategori:

1. Lari sampai gagal. Ini adalah strategi yang sah ketika implikasi dari kegagalan minimal atau tidak ada cara untuk memprediksi kegagalan. Pencahayaan adalah contoh yang bagus untuk ini

2. Pemantauan kondisi (analisis getaran, termografi, dll.). Inspeksi berbasis teknologi ini adalah metode yang lebih disukai untuk memahami apakah peralatan memerlukan perbaikan, karena biasanya tidak mengganggu dan dapat memprediksi masalah secara akurat. Teorinya berbunyi, “Jika tidak rusak, jangan coba-coba memperbaikinya”.

3. Pemeriksaan/penggantian waktu tetap. Inspeksi waktu tetap adalah bentuk lain dari pemantauan kondisi, tetapi mungkin memerlukan beberapa pekerjaan yang mengganggu. Penggantian waktu tetap digunakan jika tingkat keausan item apa pun diketahui dengan baik (misalnya oli di dalam mobil).

4. Perbaikan waktu tetap. Ini harus menjadi pilihan terakhir bagi sebagian besar organisasi dan hanya boleh digunakan ketika tingkat keausan dipahami dengan sangat baik.

Bagaimana strategi pemeliharaan dapat menciptakan kemacetan
Di tahun-tahun berlalu, ketika tenaga kerja pemeliharaan berlimpah, ada beberapa program pemeliharaan terencana yang sangat ekstensif, dengan sebagian besar didasarkan pada "tebakan terbaik" dari orang-orang yang berpengalaman dalam bisnis tersebut. Hasilnya seringkali pabrik yang sedang diservis berlebihan atau servis terjadi pada peralatan yang memiliki tingkat kegagalan yang sangat rendah. Dalam 20 tahun terakhir, telah terjadi pergerakan signifikan ke tindakan yang didasarkan pada mitigasi mode kegagalan, menggunakan alat seperti Reliability-Centered Maintenance atau PM Optimization. Tujuan dari alat ini adalah untuk membantu memastikan strategi yang tepat diterapkan berdasarkan pengetahuan dan data yang baik. Efek dari ini adalah bahwa over-service dihilangkan dan fokus pemeliharaan dipindahkan ke penilaian berbasis kondisi, yang umumnya dapat diselesaikan secara on-line. Servis yang berlebihan menyebabkan periode henti yang lebih lama, peningkatan insiden kegagalan prematur, dan mungkin dapat menciptakan hambatan proses. Memiliki strategi pemeliharaan yang dikembangkan dan diterapkan dengan benar akan mengurangi kemungkinan ini.

Ada dua aspek penting dari organisasi pemeliharaan yang mungkin berpengaruh pada hasil proses – struktur organisasi dan tingkat keterampilan anggota.

Struktur organisasi yang optimal
Pada akhirnya, tujuan departemen pemeliharaan adalah untuk memastikan bahwa peralatan dapat memenuhi persyaratan output bisnis dengan biaya terendah. Mengacu dari diskusi sebelumnya, jelas bahwa semakin tidak reaktif bisnis Anda, semakin efisien dan hemat biaya Anda nantinya. Jadi, organisasi perlu menuju struktur yang mendukung perencanaan, penjadwalan, dan praktik manajemen material yang baik. Di sisi lain dari persamaan, organisasi mungkin perlu untuk dapat merespon dengan cepat terhadap keadaan darurat dan kemudian dapat memiliki waktu untuk menilai kegagalan. Pada akhirnya, sangat penting bahwa struktur yang ada membantu mendukung kepemilikan peralatan dan masalah di tingkat perdagangan/pengrajin.

Struktur yang ideal akan berbeda untuk setiap bisnis, tetapi sebagai panduan harus ada:

• Manajer pemeliharaan dan keandalan (mungkin tidak melapor ke manajer produksi)

• Perencana/penjadwal pemeliharaan (rasio sekitar satu untuk setiap 10 perdagangan)

• Kru pemeliharaan reaktif yang menangani semua kerusakan dan pekerjaan tidak terjadwal

• Kru pemeliharaan yang menangani pemeliharaan terencana, preventif, dan prediktif

• Pemantauan kondisi dan sumber daya rekayasa keandalan

• Matikan sumber daya kontrak untuk pekerjaan yang lebih besar dari beban dasar

Tingkat pelatihan dan keterampilan
Pada dasarnya, jika tenaga kerja Anda tidak memiliki keterampilan untuk menyelesaikan tugas dengan benar, Anda akan mendapatkan hasil kelas dua. Pekerja pemeliharaan harus memiliki pelatihan tersier yang sesuai di bidang keterampilan khusus mereka, dan organisasi harus memastikan bahwa tenaga kerja selalu mengikuti perkembangan peralatan dan teknologi yang telah mereka pasang.

Bagaimana organisasi pemeliharaan dapat membuat kemacetan
Struktur organisasi pemeliharaan yang tidak memadai dapat menciptakan kemacetan proses. Jika kru reaktif Anda tidak memiliki cukup sumber daya, maka Anda mungkin memiliki peralatan yang sedang menunggu perbaikan. Jika ada sedikit atau tidak ada dukungan teknis tingkat yang lebih tinggi, penundaan singkat bisa menjadi lebih lama. Ketika tidak ada cukup orang dalam kru pemeliharaan yang direncanakan, atau mereka tidak terlatih dengan benar dalam menyelesaikan tugas, penghentian delapan jam dapat menjadi penghentian 12 jam. Semua kemungkinan ini akan mengurangi output dan berpotensi menciptakan hambatan dalam proses produksi Anda.

Langkah-langkah yang diperlukan untuk membantu mencegah organisasi pemeliharaan Anda dari menciptakan kemacetan proses harus mengatasi masalah struktur organisasi dan pelatihan.

Sehubungan dengan pelatihan, Anda perlu memahami keterampilan apa yang dibutuhkan tim Anda untuk memelihara pabrik. Ini harus dicocokkan dengan set keterampilan saat ini dan kesenjangan yang diidentifikasi. Dari sini, program pelatihan yang tersedia perlu dikembangkan dan jadwal pelatihan dibangun.

Dengan struktur organisasi, penting untuk memahami pola kerja Anda saat ini. Berapa banyak beban Anda saat ini yang reaktif vs. proaktif? Apakah Anda tidak menyelesaikan semua pekerjaan pemeliharaan yang diperlukan? Informasi ini akan membantu Anda memahami di mana tenaga kerja harus ditempatkan dan dapat menyoroti area di mana tenaga kerja tidak cukup tersedia. Jika Anda pindah ke atau meningkatkan perencanaan dan penjadwalan Anda, pemisahan antara reaktif dan proaktif harus dinilai ulang saat sistem Anda membaik. Tujuan utamanya adalah untuk memiliki tenaga kerja yang kurang reaktif.

Kesimpulan
Jika hambatan proses Anda terkait erat dengan pemeliharaan dan keandalan peralatan Anda, kemungkinan besar Anda memiliki organisasi pemeliharaan yang sangat reaktif. Untuk beralih dari rezim yang terutama reaktif, fokus yang signifikan harus ditempatkan pada pengembangan dan penerapan sistem yang menggerakkan organisasi ke arah proaktif. Ini membutuhkan perencanaan dan penjadwalan yang efektif, strategi pemeliharaan yang dikembangkan dengan baik, proses manajemen kerja yang terperinci, tenaga kerja terampil yang memiliki sumber daya yang memadai, proses untuk menentukan dan memperbaiki akar penyebab kegagalan, dan proses manajemen material yang baik. Pada kenyataannya, semua sifat ini umumnya diterima sebagai praktik terbaik, dan penerapannya akan membatasi pemeliharaan dan keandalan peralatan yang menjadi penyebab kemacetan proses.