Strategi untuk Mengurangi Biaya Pemeliharaan

Inilah situasi yang tidak biasa. Sebagai manajer pemeliharaan atau manajer pabrik, Anda tahu ada yang salah dengan pemeliharaan. Anda melihat dua atau tiga pedagang melakukan pekerjaan yang hanya membutuhkan satu orang, orang-orang berkeliaran di gudang atau pulang lebih awal, pekerjaan yang dilakukan dengan nilai yang meragukan, dan tidak ada yang bisa memberi Anda jadwal kerja yang baik. Keandalan baik-baik saja, tetapi Anda curiga bahwa itu membutuhkan biaya lebih dari yang seharusnya untuk dicapai.

Pikiran langsung Anda adalah bahwa perencanaan dan penjadwalan pekerjaan pemeliharaan perlu ditingkatkan. Namun, dengan meningkatkan perencanaan dan penjadwalan, Anda tahu bahwa pedagang Anda akan menjadi lebih produktif. Jadi, jika tidak ada perubahan lain, lebih banyak pekerjaan yang akan diselesaikan, lebih banyak bahan yang akan digunakan, dan biaya akan naik.

Anda juga menyadari bahwa jika Anda mencoba untuk menyeimbangkan peningkatan produktivitas dengan mengurangi tenaga kerja pemeliharaan Anda, reaksi tersebut akan menghapus semua keuntungan yang Anda coba buat. Bahkan, Anda mungkin sudah berkomitmen untuk tidak melakukan PHK.

Jadi, bagaimana Anda mengurangi biaya dengan beralih ke pendekatan manajemen pemeliharaan yang lebih profesional melalui perencanaan dan penjadwalan kerja yang lebih baik tanpa mengurangi tenaga kerja Anda? Salah satu caranya adalah dengan mengurangi tenaga kerja melalui atrisi. Sebagian besar departemen pemeliharaan khawatir tentang hilangnya pekerja berpengalaman yang akan datang saat mereka pensiun dan mengalami kesulitan menemukan pengganti yang terampil. Pilihannya adalah meningkatkan efektivitas tenaga kerja yang lebih kecil untuk mencapai hasil yang sama dengan tingkat tenaga kerja Anda saat ini.

Sayangnya, gesekan membutuhkan waktu. Mungkin perlu lima tahun atau lebih sebelum Anda mencapai target tingkat tenaga kerja yang baru. Selain itu, hampir tidak mungkin untuk menyamai tingkat peningkatan efisiensi agar tetap seimbang dengan pengurangan tenaga kerja dalam jangka waktu yang lama.

Ada alternatif. Pendekatan yang paling berhasil adalah membuat pengurangan mendadak dalam jumlah tenaga kerja yang tersedia untuk pekerjaan pemeliharaan dengan menugaskan sejumlah besar kru proyek yang "tak tersentuh". Awak proyek ini hanya ditugaskan untuk pekerjaan yang seharusnya dilakukan oleh kontraktor.

Ini membutuhkan perencanaan yang matang, pengawasan yang berpengalaman dan beberapa pelatihan khusus. Namun, jika Anda mempertimbangkan penghematan yang dapat dicapai dengan menghindari kontraktor, biaya apa pun yang terkait dengan tindakan ini akan memberikan hasil yang baik.

Pengenalan kru baru ini juga dapat memberikan kesempatan untuk mengatasi praktik perdagangan restriktif yang tidak dilindungi oleh perjanjian serikat pekerja.

Seperti halnya perubahan apa pun, beberapa perlawanan dapat diharapkan, sehingga kepemimpinan yang kuat sangat penting. Namun, penolakan tidak mungkin datang dari pedagang Anda yang baik, banyak dari mereka akan frustrasi karena harus menemukan cara untuk melewati hari tanpa terlalu bosan. Sebagian besar pekerja di kru baru akan menemukan bahwa tugas proyek mereka lebih menarik daripada banyak rutinitas pemeliharaan dan memberikan kesempatan belajar.

Penolakan terbesar akan datang dari serikat pekerja, karena perubahan pada akhirnya akan mengakibatkan pengurangan keanggotaan dan pendapatan mereka. Tentu saja, perlu untuk menghormati setiap kesepakatan yang ada, tetapi kesepakatan tersebut biasanya memberikan kebebasan yang cukup besar untuk meningkatkan kinerja.

Mungkin juga ada penolakan dari beberapa penyelia dan perencana, karena mereka akan segera melihat bahwa mereka diharapkan untuk mengubah cara mereka bekerja (mungkin secara substansial) dan bahwa fokus akan tertuju pada mereka. Mereka harus terlibat dalam semua aspek perubahan ini.

Tak perlu dikatakan lagi bahwa pengenalan kru proyek dan pengurangan yang sesuai dalam pekerja pemeliharaan harus didahului dengan pelatihan dan (mungkin) organisasi dan perubahan sistem untuk menyediakan tingkat perencanaan dan penjadwalan kerja profesional yang diperlukan.

Ada peluang lain untuk mengurangi biaya dengan menugaskan pedagang ke aktivitas yang memiliki nilai tetapi tidak menggunakan bahan apa pun. Contohnya termasuk pelatihan, memperbarui dan meningkatkan program pemeliharaan preventif, menghilangkan stok usang dari gudang Anda, mengganti nama item stok sehingga pedagang dapat dengan mudah menemukannya, menyiapkan rencana kerja standar untuk pekerjaan berulang, dan mengembangkan standar untuk pembangunan kembali peralatan.

Namun, sebagian besar "proyek" ini akan berakhir, jadi jika pengurangan diharapkan terjadi pada tingkat yang wajar, jadwal untuk menyelesaikan kegiatan ini harus menyeimbangkan pengurangan tenaga kerja yang diantisipasi.

Mungkin juga ada peluang lain untuk mengurangi biaya layanan dari luar, misalnya dengan melakukan beberapa pembangunan kembali peralatan secara internal.

Jika Anda mempertimbangkan untuk meningkatkan perencanaan dan penjadwalan kerja, penting untuk memikirkan prosesnya sampai akhir sehingga Anda memiliki jawaban atas pertanyaan dasar, "Bagaimana hal ini akan mempengaruhi hasil akhir?" dan rencana untuk menyelesaikan proses perubahan.