Mengapa Backlog Penting untuk Pemeliharaan yang Efektif
Mengelola backlog perintah kerja bukanlah tugas pemeliharaan yang paling menarik, tetapi tanpa tugas pemeliharaan yang lengkap dan terkini tanggal backlog, pekerjaan penting akan terlupakan. Memang, manajemen backlog yang baik merupakan prasyarat untuk perencanaan dan penjadwalan yang efektif.
Mendefinisikan Backlog
"Backlog" memiliki arti yang berbeda bagi orang yang berbeda. Ada dua definisi umum. Yang pertama dan paling umum adalah bahwa "backlog" adalah daftar semua pekerjaan yang telah disetujui dan pada akhirnya akan diselesaikan. Ini adalah definisi yang benar. Kadang-kadang diukur dalam jam perdagangan, tetapi lebih baik diukur dalam minggu, dihitung sebagai waktu yang diperlukan untuk menyelesaikan semua pekerjaan saat ini di backlog dengan sumber daya yang dapat diterapkan untuk pekerjaan ini. Ini mungkin atau mungkin tidak termasuk pekerjaan PM.
Definisi kedua adalah bahwa "backlog" hanyalah perintah kerja yang telah melewati tanggal "diperlukan oleh". Definisi ini tidak boleh digunakan karena tidak logis. Sebagian besar departemen pemeliharaan memiliki jumlah pedagang yang cukup tetap yang melakukan pekerjaan dari perintah kerja yang dihasilkan kurang lebih secara acak.
Ketika perintah kerja dimulai, tanggal pekerjaan akan diselesaikan tergantung pada kepentingannya relatif terhadap pekerjaan yang sudah ada di backlog, yang diketahui, dan juga perintah kerja yang akan dihasilkan di masa depan, yang tidak diketahui. Hasilnya adalah bahwa setiap tanggal "diperlukan oleh" yang ditetapkan saat perintah kerja dimulai hanya akan menjadi tebakan liar dan biasanya salah. Menetapkan tanggal "diperlukan oleh" harus dibatasi pada beberapa perintah kerja yang memiliki tenggat waktu asli. Jika tidak, tanggal tersebut akan bertentangan dengan tujuan untuk selalu mengerjakan pekerjaan yang memiliki nilai terbesar setiap saat.
Pada artikel ini, definisi backlog pertama akan digunakan. Di dalam tumpukan perintah kerja yang telah disetujui tetapi belum dimulai ini, ada sub-kelompok. Ini termasuk "perencanaan backlog," yang dapat didefinisikan sebagai semua perintah kerja di mana setiap komitmen seperti pembelian telah dibuat, dan "backlog siap-jadwal," yang terdiri dari perintah kerja yang semua bahannya dan sumber daya lainnya tersedia sehingga pekerjaan dapat dimulai kapan saja.
Penyaringan Backlog
Menggabungkan semua perintah kerja yang disetujui menjadi satu jaminan simpanan bisa sangat melelahkan. Sebaliknya, itu harus disaring ke dalam komponen logis. Filter berikut direkomendasikan:
Pekerjaan Shutdown dan Pekerjaan Non-Shutdown
Pekerjaan shutdown jelas harus tetap berada di backlog sampai shutdown yang sesuai dijadwalkan, yang mungkin satu tahun atau lebih. Membiarkan pekerjaan yang tidak aktif ini dalam backlog mempersulit pengelolaan pekerjaan non-shutdown yang sedang berlangsung, sehingga harus disembunyikan sampai saatnya tiba untuk mempersiapkan shutdown, ketika akan dikelola sendiri. Tentu saja, pekerjaan persiapan untuk shutdown sangat penting dan harus diprioritaskan bersama dengan semua pekerjaan non-shutdown lainnya. Memisahkan pekerjaan shutdown dan non-shutdown juga diperlukan untuk perencanaan shutdown yang efisien.
Pekerjaan Mekanikal dan Elektrikal
Ini juga akan mencakup pekerjaan untuk semua kategori sumber daya pemeliharaan lainnya, seperti kru pemeliharaan area. Ingat, backlog untuk kru pemeliharaan harus terbatas pada pekerjaan kru tersebut dan harus menyertakan referensi ke dukungan yang diperlukan dari kru lain.
Pekerjaan Pemeliharaan Pencegahan dan Pemeliharaan Korektif
Pekerjaan pemeliharaan preventif harus direncanakan dan dijadwalkan sebelumnya. Instruksi untuk inspeksi dan rutinitas lainnya harus ada dalam arsip dan termasuk dalam perintah kerja pemeliharaan preventif (PM). Pekerjaan harus dijadwalkan secara otomatis oleh sistem komputer pemeliharaan. Tentu saja, pekerjaan PM dan pemeliharaan korektif memerlukan sumber daya perdagangan terbatas yang sama dan perlu dijadwalkan bersama, tetapi untuk tujuan manajemen simpanan, mereka dapat dipisahkan. Backlog lebih mudah dikelola jika pekerjaan PM disembunyikan hingga waktunya tiba untuk dijadwalkan.
Pekerjaan PM harus diatur dalam sistem komputer pemeliharaan sehingga ada beban kerja tetap yang dijadwalkan untuk setiap hari kerja. Hal ini memungkinkan tenaga kerja yang ditugaskan ke PM menjadi konstan dan dianggap "tak tersentuh" untuk pemeliharaan korektif. Dengan cara ini, penjadwalan pemeliharaan preventif dan korektif disederhanakan.
Kebersihan Backlog
Disiplin yang cukup diperlukan untuk membatasi pekerjaan yang tertunda hanya pada pekerjaan-pekerjaan yang akan diselesaikan dalam waktu dekat. Backlog tidak boleh berisi pekerjaan yang telah selesai, perintah kerja yang digandakan, atau pekerjaan berprioritas rendah yang tidak pernah ingin dilakukan oleh siapa pun.
Bagian penting dari disiplin untuk menjaga jaminan simpanan yang bersih adalah menutup pesanan kerja (atau mengubah status menjadi "selesai secara fisik") segera setelah pekerjaan selesai, yang seharusnya pada hari yang sama untuk pekerjaan non-shutdown dan dalam beberapa hari untuk pekerjaan shutdown besar.
Fungsi menjaga backlog bersih harus dimasukkan dalam deskripsi pekerjaan untuk posisi pemeliharaan yang ditunjuk. Ini adalah salah satu fungsi non-perencanaan yang tepat untuk diberikan kepada seorang perencana. Tidak memakan banyak waktu, dan perencana berada dalam posisi untuk mengetahui status semua perintah kerja di area tersebut.
Ukuran Backlog
Ada ukuran optimal untuk backlog perintah kerja non-shutdown. Jika backlog terlalu kecil, akan sulit untuk menjaga pedagang pada pekerjaan prioritas. Pembobolan dan pekerjaan yang tidak direncanakan akan meningkat, dan produktivitas akan turun.
Jika backlog terlalu besar, banyak material yang terikat dan backlog akan sulit dikendalikan. Akan ada kehilangan kepercayaan bahwa pekerjaan akan dilakukan, dan "keadaan darurat emosional" akan didorong. Bahkan dapat menjadi lebih mudah untuk mengirimkan perintah kerja baru daripada mencoba menemukan perintah kerja yang ada dalam tumpukan besar. Tumpukan yang besar tidak banyak membantu untuk penjadwalan kerja.
Idealnya, backlog harus berukuran sedemikian rupa sehingga personel pemeliharaan dan operasi utama, termasuk supervisor pemeliharaan area, koordinator operasi, dan perencana, memiliki "perasaan" yang cukup baik untuk apa yang ada di backlog untuk dapat segera mengenali pekerjaan duplikat. permintaan.
Untuk operasi proses berkelanjutan 24/7 yang khas, tujuan awal yang baik adalah memiliki "total backlog" sekitar empat minggu, "backlog perencanaan" sekitar dua hingga empat minggu dan backlog "siap-untuk-jadwal". dari satu hingga dua minggu.
Perhatikan bahwa backlog "siap-untuk-jadwal" satu sampai dua minggu menyiratkan bahwa semua materi untuk pekerjaan ini harus dipentaskan di suatu tempat di lokasi dan siap untuk digunakan. Manajemen material semacam ini memiliki manfaat besar tetapi hanya akan berhasil jika sebagian besar pekerjaan sesuai jadwal dilaksanakan sesuai dengan jadwal tersebut.
Menambahkan Pekerjaan ke Backlog
Setiap pekerjaan yang ditambahkan ke backlog harus mendapat pengawasan dari para pengambil keputusan di area tersebut. Proses yang baik adalah bagi supervisor pemeliharaan area dan koordinator operasi untuk meninjau semua permintaan kerja baru setiap pagi. Salah satu fungsi penting dalam langkah ini adalah untuk memutuskan apakah permintaan tersebut merupakan "pekerjaan kecil" yang dapat diselesaikan segera dan tidak dapat dibenarkan untuk direncanakan atau dijadwalkan. Mengizinkan siapa pun untuk menambahkan pekerjaan ke backlog tanpa peninjauan menjamin bahwa pekerjaan itu akan menjadi tidak teratur dan bernilai kecil.
Perangkat Lunak Manajemen Backlog
Idealnya, sistem manajemen pemeliharaan Anda harus digunakan untuk kontrol simpanan, tetapi sayangnya banyak sistem memiliki fungsionalitas yang sangat lemah di area ini. Mengelola backlog adalah tentang menyortir dan memfilter daftar pekerjaan. Daftar ini akan berisi kolom untuk peralatan dan identifikasi pekerjaan, catatan penjadwalan, prioritas, sumber daya, status, dll. Dari pengamatan saya, hanya ada sedikit, jika ada, sistem komputer pemeliharaan yang lebih baik dalam mengelola daftar pekerjaan daripada spreadsheet yang bagus. Faktanya, banyak organisasi tidak dapat secara efektif memanipulasi daftar kerja tanpa terlebih dahulu mengunduhnya dari sistem komputer pemeliharaan mereka ke Excel.
Kebanyakan sistem komputer pemeliharaan sangat baik dalam mencatat biaya pemeliharaan terhadap perintah kerja, dan harus selalu digunakan untuk tujuan ini. Namun, jika menggunakannya untuk mengelola daftar pekerjaan rumit, proses spreadsheet yang dirancang dengan baik dan dikelola dengan baik yang terintegrasi dengan database komputer pemeliharaan harus digunakan.
Backlog dapat dengan mudah dipelihara dan diperbarui dengan memanfaatkan server situs Anda untuk mengelola dan berbagi daftar pekerjaan dengan template yang aman dan manajemen yang disiplin.
Kesimpulannya, manajer harus memperhatikan dan sering memperhatikan backlog untuk memastikan mereka "bersih", perkiraan waktu realistis dan tetap mendekati ukuran optimal.
