Dapatkah Semua Pekerjaan Pemeliharaan Direncanakan?
Pekerjaan yang direncanakan dengan baik akan memastikan bahwa cakupan yang diinginkan tercapai, kualitasnya tinggi dan waktu itu dan usaha tidak sia-sia. Rata-rata, pekerjaan yang direncanakan dengan baik akan memakan waktu sekitar setengahnya selama pekerjaan yang tidak direncanakan. Artikel ini membahas fungsi perencanaan secara lebih rinci dan menyarankan beberapa cara untuk memastikan bahwa semua pekerjaan pemeliharaan, kecuali keadaan darurat yang sebenarnya, direncanakan dengan benar.
Jika definisi perencanaan adalah memutuskan apa yang harus dilakukan dan bagaimana melakukannya, maka menurut definisi, setiap pekerjaan pemeliharaan yang dilakukan direncanakan oleh seseorang. Di mana ada posisi dengan gelar "perencana", sering diasumsikan bahwa pemegang jabatan menghabiskan pekerjaan perencanaan hari-nya. Pada kenyataannya, perencana menghabiskan banyak waktu mereka untuk memproses perintah kerja, yang bukan perencanaan, dan menyelesaikan tugas administratif lainnya, seperti penjadwalan. Mereka sebenarnya mungkin menghabiskan sedikit waktu untuk melakukan perencanaan terperinci. Untuk sebagian besar pekerjaan, keputusan tentang apa yang harus dilakukan dan bagaimana melakukannya diserahkan kepada supervisor pemeliharaan dan, lebih sering, para pedagang.
Proses umum untuk menangani tugas pemeliharaan yang lebih kecil, yang sering kali merupakan mayoritas dari upaya pemeliharaan, adalah menugaskan pekerja untuk pekerjaan yang belum terdefinisi dengan baik. Lingkup tugas kerja kemudian mencakup "perencanaan" (yaitu, mengidentifikasi masalah, memutuskan solusi yang bisa diterapkan, dan menemukan alat dan bahan) dan melaksanakan perbaikan. Pekerjaan seperti ini sulit untuk diperkirakan dan dijadwalkan karena ruang lingkupnya tidak diketahui. Jika fungsi perencanaan diserahkan kepada pedagang berdasarkan pekerjaan demi pekerjaan, kemungkinan besar tidak akan efisien dalam menggunakan waktu mereka.
Idealnya, semua pekerjaan harus direncanakan terlebih dahulu, terutama pekerjaan yang memiliki tenggat waktu yang ketat, seperti pekerjaan shutdown, dan pekerjaan yang terisolasi dari sumber persediaan dan alat.
Sebagai bagian dari proses manajemen kerja, keputusan harus dibuat tentang penugasan fungsi perencanaan untuk setiap pekerjaan baru. Jika perintah kerja baru ditinjau setiap hari oleh supervisor pemeliharaan dan operasi (praktik yang baik), maka ini adalah waktu yang ideal untuk memutuskan apakah setiap pekerjaan harus direncanakan oleh seorang perencana atau oleh pedagang.
Jika fungsi perencanaan diberikan kepada pedagang, maka harus dikelola dengan baik. Contoh manajemen yang baik termasuk memberikan waktu selama tur inspeksi PM untuk merencanakan perbaikan masalah yang ditemukan. Persediaan formulir sederhana untuk mencatat langkah kerja dan bahan serta alat yang diperlukan untuk setiap langkah harus disertakan dalam paket perintah kerja untuk tur inspeksi PM. Perintah kerja PM juga harus menentukan waktu yang diizinkan untuk kegiatan perencanaan ini. Tentu saja, ini hanya akan berhasil jika proses administrasi PM dirancang untuk memungkinkan para pemeriksa memeriksa dengan cepat apakah masalah yang diidentifikasi selama pemeriksaan mereka sudah memiliki perintah kerja perbaikan.
Contoh lain dari manajemen yang baik akan mencakup penjadwalan perencanaan pekerjaan oleh pedagang sebagai bagian dari kegiatan rutin mereka sambil mengikuti praktik penjadwalan yang tepat. Misalnya, jika ada pekerjaan berprioritas tinggi yang akan direncanakan atau dilaksanakan di lokasi terpencil, maka pekerjaan berprioritas rendah lainnya di lokasi tersebut juga harus direncanakan pada saat yang sama bila memungkinkan. Perintah kerja untuk tugas perencanaan ini dapat dengan mudah diperkirakan dan tidak perlu dibebankan ke peralatan. Upaya perencanaan ini juga akan memungkinkan perkiraan realistis untuk diterapkan pada pekerjaan perbaikan yang dihasilkan.
Selain itu, jangan pernah biarkan praktik perdagangan yang membatasi mengganggu perencanaan. Jika ada perdagangan pipefitting dan pipefitters memiliki yurisdiksi atas perbaikan pipa, ini seharusnya tidak mencegah inspektur PM dari perdagangan lain untuk mencantumkan langkah-langkah pekerjaan dan bahan (baut, gasket, tangga, dll.) untuk mengganti gasket yang bocor. Pembatasan kontrak seharusnya hanya berlaku untuk pekerjaan perbaikan fisik. Dalam organisasi konservatif, hal ini mungkin menjadi hal yang sangat kontroversial, tetapi hal ini layak diselesaikan demi keuntungan semua orang.
Ketika fungsi perencanaan ditugaskan ke pedagang, ruang lingkupnya harus dibuat jelas. Biasanya, pedagang akan mengidentifikasi langkah-langkah pekerjaan serta bahan, peralatan dan perlengkapan yang dibutuhkan, sementara posisi non-perdagangan lainnya seperti perencana dan/atau karyawan gudang akan memiliki tanggung jawab untuk mengumpulkan barang-barang tersebut ke dalam kit pesanan kerja yang sesuai sebelum pekerjaan yang dijadwalkan.
Perencanaan terperinci, yang merupakan proses memikirkan suatu pekerjaan, memecahnya menjadi langkah-langkah logis dan mendaftar semua bahan, alat, peralatan, dan tenaga kerja yang diperlukan untuk melakukan pekerjaan itu, tidak datang secara alami bagi banyak orang. Namun, itu dapat dipelajari dan akan meningkat dengan latihan. Ini adalah keterampilan yang dapat digunakan untuk banyak aktivitas dalam hidup, baik di dalam maupun di luar pekerjaan.
